秘书实务之秘书电话礼仪

关于秘书实务之秘书电话礼仪

第一章日常办公基本行为规范

第一节

遵守办公规范一、服饰整洁大方二、保持良好的工作态度构成良好工作态度的障碍主要有几个方面的因素：敬业精神、工作责任心、虚荣攀比心理第2页,共69页，2024年2月25日，星期天三、基本行为要求1、严格遵守作息时间

2、处理好一切事务

3、有事要提前请假。

4、取送文件要注意保密和礼貌。第3页,共69页，2024年2月25日，星期天

第二节合作相处

一、尊重领导

1、注意敬重领导的几种表现2、服从上级领导

服从上级命令

认真完成布置的任务

如实向上级反映和请示

第4页,共69页，2024年2月25日，星期天补充：请示规范问题：

如何把握准确的请示规范，提升你与上司之间的关系？你能正确区分一般地询问与正式的请示之间的差异吗？为什么？那么你是否凡是都会请示？你如何把握请示与否的界限？做到准确无误？第5页,共69页，2024年2月25日，星期天请示的技巧请示的目的明确，把决定权交给上司，自己仅仅是提些建议请示用词准确，在充分陈述之后，通常会用“请指示”提出要求。请示语气温和，秘书只能起提示作用，你不能用询问的口吻让上司感到压力，更不用用急迫的预期逼上司表态。第6页,共69页，2024年2月25日，星期天请示态度平静，但也不是胸有成竹。（崇拜上司，信赖上司）请示技巧高超，即使是一个别无选择的建议，也总是在最后加上一句“您看呢”？让上司作出决定。请示时间恰当，见机行事。第7页,共69页，2024年2月25日，星期天请示时机的选择原则察言观色。上司的神态是决定秘书做什么样请示的晴雨表。高兴是，老是打扰他，会扫兴。全神贯注，也不要影响他的思考。分门别类

急待定夺的——不能耽搁，不带感情色彩。

突然发生的——权衡利弊，考虑什么方式、什么尺度请示，冷静分析。

例行公事的——无关紧要，完全可以根据上司的当时的工作状态决定。第8页,共69页，2024年2月25日，星期天合适场合

请示可以随时随地，但一旦有第三者在旁边，请示就多有顾忌。主动提出

总是由秘书向上司主动提出，目的是由上司作出正确的决定，以便你或有关人员可以照此办事。第9页,共69页，2024年2月25日，星期天3、学会创造性地完成任务并多提建设性意见4、听取上级批评5、规范汇报第10页,共69页，2024年2月25日，星期天补充：规范汇报的几点问题秘书向上司汇报工作，可以分成三种情况：一是上司交代办的事情完成后向上司汇报；二是原定的日程安排作例行汇报；三是突发状态需要紧急处置而作临时汇报。上司的判断和决策在很大程度上是根据秘书的汇报作出来的，汇报的内容是否真实，汇报的数据是否准确，汇报的用语是否恰当，汇报的时机是否合适，都影响到汇报所产生的结果。第11页,共69页，2024年2月25日，星期天汇报的几大原则1、信息的准确原则

秘书必须将最接近事实真相的信息提供给上司，以利于上司不折不扣地理解。2、材料熟悉原则

材料能够证明内容的真实可靠，也能丰富内容的说服力。第12页,共69页，2024年2月25日，星期天3、全面妥善原则

一个出色的秘书能够准确地把握上司的所思所想，能够就关心的问题作出准确恰当的回应。一问三不知是尴尬的。4、简明扼要原则

抓住重点把握全面是一个秘书的基本功，秘书应抓住重点，如实禀报。第13页,共69页，2024年2月25日，星期天5、郑重其事原则

可以使你的上司充分意识到重要性。6、结论建议原则

负责人的汇报通常包括结论和建议的内容，这是秘书的职责之一。7、有问必答原则

对上司的询问，秘书应该采取积极的态度，一是弄明白上司的真实意图；二是充分了解上司的问题与整个汇报的关系及作用；三是坦率真诚地提出你的想法；四是直截了当地说出答案。第14页,共69页，2024年2月25日，星期天二、接受指示的基本礼仪

1、接受指示的基本礼貌

2、不理解指示时的礼仪

3、指示不妥时，也要礼貌对待4、接受指示时的忌讳

第15页,共69页，2024年2月25日，星期天三、协调好与同事的关系1、和睦相处，平等对待2、尊重同事，不干预他人事物3、避免嫉妒4、物质上的往来应一清二楚5、不在背后议论同事的隐私6、对自己的失误或同事间的误会，应主动道歉说明第16页,共69页，2024年2月25日，星期天

四、协调好与下属的关系1、尊重

尊重下级的人格尊重下级的意见尊重下级的职权尊重下级的劳动成果。

2、信任3、帮助4、赏罚分明、承担责任第17页,共69页，2024年2月25日，星期天第三节办公室个人形象礼仪一、使用敬语、谦语、雅语

（一）敬语

敬语，亦称“敬辞”，它与“谦语”相对，是表示尊敬礼貌的词语。除了礼貌上的必须之外，能多使用敬语，还可体现一个人的文化修养。

第18页,共69页，2024年2月25日，星期天１、敬语的运用场合

第一，比较正规的社交场合。第二，与师长或身份、地位较高的人的交谈。

第三，与人初次打交道或会见不太熟悉的人。

第四，会议、谈判等公务场合等。

第19页,共69页，2024年2月25日，星期天２、常用敬语

我们日常使用的“请”字，第二人称中的“您”字，代词“阁下”、“尊夫人”、“贵方”等，另外还有一些常用的词语用法，如初次见面称“久仰”，很久不见称“久违”，请人批评称“请教”，请人原谅称“包涵”，麻烦别人称“打扰”，托人办事称“拜托”，赞人见解称“高见”等等。

第20页,共69页，2024年2月25日，星期天（二）谦语

谦语亦称“谦辞”，它是与“敬语”相对，是向人表示谦恭和自谦的一种词语。谦语最常用的用法是在别人面前谦称自己和自己的亲属。例如，称自己为“愚”、“家严、家慈、家兄、家嫂”等。自谦和敬人，是一个不可分割的统一体。尽管日常生活中谦语使用不多，但其精神无处不在。只要你在日常用语中表现出你的谦虚和恳切，人们自然会尊重你。第21页,共69页，2024年2月25日，星期天（三）雅语

雅语是指一些比较文雅的词语。雅语常常在一些正规的场合以及一些有长辈和女性在场的情况下，被用来替代那些比较随便，甚至粗俗的话语。多使用雅语，能体现出一个人的文化素养以及尊重他人的个人素质。

第22页,共69页，2024年2月25日，星期天

在待人接物中，要是你正在招待客人，在端茶时，你应该说：“请用茶”。如果还用点心招待，可以用“请用一些茶点。”假如你先于别人结束用餐，你应该向其他人打招呼说：“请大家慢用。”雅语的使用不是机械的、固定的。只要你的言谈举止彬彬有礼，人们就会对你的个人修养留下较深的印象。只要大家注意使用雅语，必然会对形成文明、高尚的社会风气大有益处，并对我国整体民族素质的提高有所帮助。第23页,共69页，2024年2月25日，星期天电话礼仪一、专业电话沟通技巧之一----声音和语言

向电话微笑我们打电话时第一件事，就是用声调，表达出你友谊的微笑来。正是因为对方不能从电话中看见你的笑容，所以你的声调就要负起全部的责任来。第24页,共69页，2024年2月25日，星期天目的要明确，主题要集中，观点要鲜明陈述事实要简洁，说明要点要有条理用最少的语言交待清楚内容5W1H法特殊的音量变化你在电话中谈话，不能完全根据你平时说话的习惯。你要有一种特殊的适合于打电话的节奏与速度，你的音量也要加以调整，太轻太重都使对方听起来不清晰。第25页,共69页，2024年2月25日，星期天

清晰的语言

一般来说，你的嘴要正对着话筒，咬字要清楚，一个字、一个字地说。数目、时间、日期、地点等等，要特别注意，最好能重复一遍，并且确知对方已经完全听清楚了。尽量使用“魔术语”

如：“请、请稍等、谢谢、对不起、再见”等。避免使用非正式或草率的语言。

三分钟通话习惯

要努力养成做到一次通话在3分钟之内结束的习惯，并要对私人电话加以节制。一次电话的平均通话时间，也是衡量整个国家国民教养水平的尺度之一。

第26页,共69页，2024年2月25日，星期天态势语：

接电话时，即使看不见对方，也不要忘记自己的笑容。接电话时，只要姿势端正，声音自然会清晰明朗。即使在彼此看不见的电话中打躬作揖地向对方道歉，对方也会感觉到你的诚意。第27页,共69页，2024年2月25日，星期天传话游戏有一天,我与我的同事在出差的路上经过佛山,遇见有人抢劫,四名匪徒冲进银行,一人手里拿着枪,一人拿着匕首,一人拿着炸药.他们头上套着丝袜,身上穿黑色衣服.在慌乱之中,我把手袋丢了.我的同事也丢了一把雨伞.后来,公安局通知我们找到了.语音语调的变化会影响意义

我没说是你偷了他的钱包。第28页,共69页，2024年2月25日，星期天二、接电话

接电话的流程：接听电话主动报出自己公司名称、姓名、职务询问对方公司名称、姓名、职务详细记录通话内容复述通话内容，以便得到确认整理记录提出拟办意见呈送上司批阅第29页,共69页，2024年2月25日，星期天⑴、接听电话原则一：在铃响两声到三声时，拿起电话！原则二：一次电话会谈应从问候语开始！第30页,共69页，2024年2月25日，星期天⑵主动报出自己公司的名称、

自己的姓名和职务公司部门个人（3）询问对方公司的名称、姓名、职务第31页,共69页，2024年2月25日，星期天怎样详细记录通话内容呢？时间对方公司名称对方姓名对方职务通话内容记录人备注

第32页,共69页，2024年2月25日，星期天复述通话内容，以便得到确认以下的信息尤其要注意复述：对方的电话号码对方约定的时间、地点对方谈妥的产品数量、种类对方的解决方案双方认同的地方，以及仍然存在分歧的地方其他重要的事项第33页,共69页，2024年2月25日，星期天整理记录提出拟办意见

5W1H：

Who（是谁）

What（什么事）

When（什么时候）

Where（什么地方）

Why（为什么）

How（怎么样）第34页,共69页，2024年2月25日，星期天比较:电话记录表、电话留言电话记录表样例一（必备）时间：

年

月

日

时

分公司名称：

姓名：

电话号码：

来电内容：1、2、处理情况：1、请交

处理2、请

回电话3、约会

再打电话来接话人：

第35页,共69页，2024年2月25日，星期天

电话留言表一来电/来方记录单紧急

接受人姓名：

留言人姓名：

留言人单位：

留言人电话

将再来电请您回电

将来访已来访

留言内容：

记录人：日期和时间：

第36页,共69页，2024年2月25日，星期天

下面是一份电话记录的范例：

时间2002．7．27地点办公室对方单位方圆广告公司对方姓名及职务张军（业务员)通话内容我公司委托该公司制作的电视广告，已经制作完毕。对方约我公司7/25日前去查看效果。备注

该事由公司宣传部负责，宜将该电话记录转宣传部知；

张军的联系电话是：xxxxxxxxxxxxxxxx第37页,共69页，2024年2月25日，星期天

呈送上司将电话记录单呈送上司请求上司批阅理解并接受上司意见后执行第38页,共69页，2024年2月25日，星期天拨打电话的流程管理：提前想好谈话要点，列出提纲拨打电话询问对方公司名称、姓名、职务说明自己的公司名称、姓名、职务主动询问是否需要再说一遍在通话记录上注明接听人及时间第39页,共69页，2024年2月25日，星期天提前想好谈话要点，列出提纲拨打电话前的思考提纲：

我的电话要打给谁？

我打电话的目的是什么？

我要说明几件事情？它们之间的联系怎样？

我应该选择怎样的表达方式？第40页,共69页，2024年2月25日，星期天讲述事由要简明扼要，声音和蔼，遵守六原则：时间、地点、人物、事件、原因、怎么做；简单地重复一遍事由，即重复重点，也要听取对方所谈事情；适可而止

一旦要传达的信息已经说完，就应当果断地终止通话。按照电话礼节，应该由打电话的人终止通话。因此，不要话已讲完，依旧反复铺陈，再三絮叨。否则，会让人觉得做事拖拖拉拉，缺少素养。

第41页,共69页，2024年2月25日，星期天十大电话情景应对技巧状况一：领导刚好不在位置看看自己可以解决吗？留下信息便条递进会议室状况二：接到领导不愿接的电话灵活、礼貌第42页,共69页，2024年2月25日，星期天状况三：接到一些令人困惑的电话询问清楚代为总结状况四：当对方怒气冲天时耐心聆听细心劝说承诺对方第43页,共69页，2024年2月25日，星期天状况五：当对方喋喋不休时总结状况六：线路中断主动打电话的一方负责重拨道歉第44页,共69页，2024年2月25日，星期天状况七：对方的谈话谈不到点子归纳总结状况八：拔错号抱歉状况九：通话时受到干扰不可同时交谈状况十：被问及公司机密问题婉言回避第45页,共69页，2024年2月25日，星期天

过滤及转接电话需要过滤的几种情况

上司正在主持会议；上司正在参加会议；上司与访客会谈；上司有特别交代。第46页,共69页，2024年2月25日，星期天

1、在整个电话沟通过程中，克制和耐心是必不可少的。不要受到客人情绪的影响。客人生气，是对情况生气，不要引伸到个人，不要想到对方对你个人有成见。你要成熟并显出你的专业性。2、要培养以下习惯：A、赞同对方；B、在电话沟通过程中尽量使用对方的语言；C、多赞扬对方：如赞扬对方的判断力好等。

电话聆听技巧：第47页,共69页，2024年2月25日，星期天3、要机智，要成为一个好的倾听者，显示你对对方谈话的兴趣：A、不要显出不耐烦；B、不要打断对方说话；C、不要帮对方说完句子；D、不要没有听完就匆忙下结论；E、与对方相呼应，用“聆听间隔”来表示我们在专心聆听。第48页,共69页，2024年2月25日，星期天4、回答问题技巧：A、负责地回答所有问题，如遇不清楚的事情，或说其大意，或请了解情况的人接电话。回答问题不能含糊不清。B、自己不了解情况，无法转达对方的电话内容时，可跟对方说“我不了解具体情况，过后我再给您回电话，您看可以吗？”第49页,共69页，2024年2月25日，星期天案例分析:1、新加坡利达公司销售部文员刘小姐要结婚了，为了不影响公司的工作，在征得上司的同意后，她请自己最好的朋友陈小姐暂时代理她的工作，时间为一个月。陈小姐大专刚毕业，比较单纯，刘小姐把工作交代给她，并鼓励她努力干，准备在蜜月回来后推荐陈小姐顶替自己。

某一天，经理外出了，陈小姐正在公司打字，电话铃响了，陈小姐与来电者的对话如下：

来电者：“是利达公司吗？”

陈小姐：“是。”

来电者：“你们经理在吗？”

陈小姐：“不在。”

来电者：“你们是生产塑胶手套的吗？”

陈小姐：“是。”

第50页,共69页，2024年2月25日，星期天

来电者：“你们的塑胶手套多少钱一打？”

陈小姐：“1.8美元。”

来电者：“1.6美元一打行不行？”

陈小姐：“对不起，不行的。”说完，“啪”挂上了电话。

上司回来后，陈小姐也没有把来电的事告知上司。过了一星期，上司提起他刚谈成一笔大生意，以1.4美元一打卖出了100万打。陈小姐突口而出：“啊呀，上星期有人问1.6美元一打行不行，我知道你的定价是1.8，就说不行的。”上司当即脸色一变说：“你被解雇了”陈小姐哭丧着脸说：“为什么？”上司说：“你犯了五个错。”

第51页,共69页，2024年2月25日，星期天

2、秘书小孙一次因工作被领导批评了，心情很不好，恰好电话响了，铃声响了两声以后，她拿起话筒说，“喂，你找谁？”当得知对方打错电话时，她很不耐烦的说了声“您打错了。”就将电话给挂了。她的做法对吗？3.秘书小欧一次八点钟就给新疆的一位老板打电话，“喂，是张总吗？”“你是谁？”“我是杭州娃哈哈集团人力资源部的办公室秘书。”“对不起，我在吃早餐，等会打过来好吗？”“噢，好的。”如果你是秘书小欧，你该如何做？第52页,共69页，2024年2月25日，星期天4.秘书小董接到了一个投诉电话，对方态度还可以，她一边接电话，一边翻阅当天的文件。小董做的对吗？5.秘书小张一次接到了一个恐吓电话，对方态度很恶劣，声称一定要让她的老总亲自接。小张说老板不在，让他过一会打过来，对方依然态度强硬，小张就把电话筒放在一边，去做别的事情。小张的做法对吗？第53页,共69页，2024年2月25日，星期天实务训练:

场景：你是杭州丝绸公司秘书A，省外贸进出口公司业务处处长B，欲约你公司王总周五晚聚餐。B拨通你的电话，A接电话：A：你好，这里是杭州丝绸公司，我是秘书A，请问什么事？B：你好，我是省外贸进出口公司业务处B，我想约你公司王总谈谈2004年秋季丝绸出口中东的有关事宜，能安排王总周五晚在湖滨大酒店吃个饭吗？第54页,共69页，2024年2月25日，星期天

A：（停顿）想约王总吃饭，周五晚上？B：是的。请你安排一下。A：（停顿）那我来查一下王总的工作安排表。（翻开记事本）对不起，周五晚上恐怕不行，王总要参加一个同学会。下周四、五都有空，要不安排在下周五？具体时间我们再联系，好吗？B：（停顿）嗯——好的，我安排好后会通知你的。A：（停顿，待答复）好的，那我等你电话，再见。第55页,共69页，2024年2月25日，星期天讨论问题：1.接约见电话时应注意什么问题？2.秘书A的电话回复中，体现了约会工作的什么原则？3.从上面电话片段中，可以看出秘书的哪些优点？第56页,共69页，2024年2月25日，星期天

秘书办公效率与时间管理一、浪费时间的症状●办事拖拉●会议冗长●不速之客闯入●电话干扰●经常加班加点●穷于应付突发事件上●上班漫谈、聊天

第57页,共69页，2024年2月25日，星期天●交待不清，事情做错●不敢拍板，等指示●不考虑事情过于复杂●主管事必亲躬●完美主义办事●不考虑累重缓急●凭记忆办事●主办人员迟到第58页,共69页，2024年2月25日，星期天二、时间管理方法1.要事第一“大石头”理论与“二八”定律

ABCD法则

A——必须去做的B——应该去做的C——最好去做的

第59页,共69页，2024年2月25日，星期天

ABCD分类法急迫重要A

B

C

D第60页,共69页，2024年2月25日，星期天

(1).将自己工作按轻重缓急分为：

A（紧急、重要）、B（重要不急）、C（紧急不重要）三类；D（次要、不紧急）

(2).安排各项工作优先顺序，粗略估计各项工作时间和占用百分比；

(3).在工作中记载实际耗用时间；

(4).