XX企业行政办公室管理手册范文VIP

目录第一章行政办公室的人员架构与权责1.办公室人员架构表2.办公室权力与职责2.1办公室的职责2.2办公室的权力3.岗位职责表3.1办公室主任职责3.2行政文员职责3.3行政文员职责3.4驾驶员职责第二章行政办公室日常事务列表及办事流程1.办公室日常事务列表2.主要事务办事流程2.1合理化建议管理管控流程2.2文件审批管理管控流程2.3办公用车使用管理管控流程2.4固定资产、行政物品的申购流程2.5办公用品领用流程2.6台帐印刷流程第三章行政办公室管理管控制度及相关表格1.管理管控制度汇总1.1合理化建议管理管控办法1.2办公用品领用制度1.3员工宿舍管理管控规定1.4图书管理管控规定1.5来客接待分类与流程1.6礼品礼金管理管控办法1.7废旧物资变卖管理管控规定1.8办公物资采购管理管控规定1.9会议管理管控规定1.10相关计划/总结管理管控办法1.11公文编写分类管理管控规范1.12文件审批管理管控规定1.一三证照档案管理管控规定1.14办公物资配备标准及管理管控办法1.一五工服管理管控规定1.16保密制度2.相关表格汇总第四章部门事项案例库1.非常规事件案例及应对预案表2.部门事故数据第一章行政办公室的人员架构与权责1.办公室人员架构表行政办公室行政办公室办公室主任行政文员行政专员驾驶员2.办公室权力与职责办公室主要负责公司的日常行政事务处理，做good组织的内部服务与外部联络工作2.1办公室的职责：职责6负责对办公区域安全消防、环境卫生、办公秩序、设备设施、节电节水等的检查、督促整改。职责6负责对办公区域安全消防、环境卫生、办公秩序、设备设施、节电节水等的检查、督促整改。职责5公司各类公文档案的管理。职责4负责商场固定资产、低值易耗品、办公用品、材料物资、礼品礼金办公物资的实物与台帐管理，并组织盘点工作，并负责商场的零星办公物资的价格复核和采购。职责3负责公司行政工作的工作计划、实施、监督、控制等管理工作。职责2负责审核公司各项行政费用支出、执行情况，并进行相应管控。职责1传达和贯彻公司的各项规章制度及会议精神。职责8负责对本部门员工工作绩效进行综合考评，并提出人事任免、晋级、奖惩建议。职责7负责小车管理及日常办公用车的调配工作。职责10员工宿舍、图书馆等后勤管理。职责9负责商场相关外联资源的建立、维护、整合与管理。权力1权力1权力3权力4权力5权力6权力7权力8权力9权力2参与公司经营管理制度的制定对内部员工考核的权力开展内部工作的自主权要求相关部门配合工作的权力对影响办公室工作的人员提请处罚的权力向总经理提交管理制度和工作流程改进计划并获得回复的权力聘用、解雇内部员工的建议权公司行政后勤管理的权力对其他部门行政事项监督检查的权力3.岗位职责表3.1办公室主任职责：职责1职责1贯彻执行集团、区域中心、商场的各项制度，完善商场制度并督促检查职责3参与业务管理、现场经营和物业安全的管理，并提出相关意见职责4协助总经理协调各部门之间的业务工作职责5检查各部门计划的执行情况，随时向总经理汇报职责6办公用品的分配和管理工作职责7负责及时签批、送阅上级机关以及外单位来文，按照领导的签批意见处理回复职责8审核以商场名义发出的文件职责9做好商场重要来宾的接待工作职责10本部门员工的管理、考核、培养职责2组织制定各项行政办公管理制度并监督执行3.2行政文员职责：职责1职责1负责公司每日各类通知、便笺和日常相关公文的处理工作职责3每天与集团、区域联系保证各类文件能按时上传下达职责4会议记录工作职责5公司各类总结、计划的编纂工作职责6档案以及文件的管理职责7工作周报、经营月报的制作职责8合理化建议征集、评选、公示、后续跟进工作职责9与各部门沟通、联系，统计相关数据信息职责10完成领导交办的其他工作事项职责2公司OA办公系统的管理3.3行政专员职责：职责1职责1行政管理办公会会议决议事项的追踪职责3负责5S检查工作。职责4员工名片、工作服、工号牌的管理职责5信件、报刊杂志等的接受分发工作职责6外来人员的接待工作职责7办公物资的采购以及物品领用工作职责8出差人员的旅程安排工作职责9行政管理看板的管理，信息的公示职责10每日与小车驾驶员沟通，了解车辆情况，保证合理安排车辆的使用职责2各类会议、活动的组织工作3.4驾驶员职责：职责1职责1凭出车单出车，严格遵守交通规则，做到安全驾驶、文明驾驶。职责3做好车辆的防火、防冻、防盗，按规定办理车辆的年检手续。职责4不经办公室批准，不得将车辆借与他人。职责5无出车任务时，正常在办公室上班。职责6完成办公室主任交代的其他工作。职责2经常检修保养车辆，保管好车上物品，保证车辆内外整洁，性能良好。第二章行政办公室日常事务列表及办事流程1.办公室日常事务列表部门办公室负责人办公室主任主要事务文档管理管控1、公司各类通知及日常公文的规范处理工作2、制度的建设与执行3、与集团、区域的联系，保证各类文件的及时上传下达4、会议记录管理管控5、档案管理管控6、公文管理管控7、公司各类总结、相关计划的编纂工作8、OA管理管控物资管理管控1、小车管理管控，办公用车调度2、固定资产的申购与管理管控3、办公物品的领用4、办公物品的采购行政事务1、员工名片、工作服、工号牌的订做2、各类会议的组织工作3、合理化建议征集、评选、公示、后续跟进工作4、工作周报、经营月报的制作5、台帐印刷6、行政管理管控看板的管理管控，信息的公示7、信件、报刊杂志等的接受分发工作8、5S管理管控9、每月一线员工会议的组织工作10、办公区域的日常管理管控11、廉政台帐管理管控外联工作1、外来人员的接待2、出差人员的旅程安排3、预定酒店、旅馆其他事务1、图书馆管理管控2、宿舍管理管控3、各类活动的组织工作4、员工通讯录的更新，生日蛋糕的定制发送2.主要事务工作流程2.1合理化建议管理管控流程图2-1合理化建议管理管控流程图表2-1合理化建议管理管控流程图说明表序号事项说明①员工提交建议月底前可个人提交、也可部门汇总后统一交予办公室。②评审次月5日前由公司决策委员会进行。③评优评出优秀、最佳两个奖励级别，分别给予行政加分1和2分的奖励。④部门研究反馈部门研究决定是否采纳，并于晨会上反馈完成期限或不采纳原因。⑤落实完成必须按期、保质完成。⑥结果检查由办公室、建议人分别检查完成情况，并分情况反馈给相关部门。注：合理化建议是指任何员工个人或部门，对公司经营管理管控和发展的任何环节所提出的，具有可操作性的改进方法和措施。2.2文件审批管理管控流程图2-2文件审批管理管控流程图表2-2文件审批流程图说明表序号事项说明①接收上级发文每日查看部门邮箱，查看是否由上级发文。②上报审批在发文上附上发文审批单报总经理室审批。2.3“一线员工会议”组织工作流程图2-3“一线员工会议”组织工作流程图表2-3“一线员工会议”组织工作流程图说明表序号事项说明①发布通知月初晨会通知召开“一线员工会议”的通知，发动基层员工参与。②统计报名人员由办公室统计报名人员，控制在6~7人。③审核名单报总经理审核，要求参与者为公司最基层员工。④会场、车辆安排与总经理室确定时间、地点，安排酒店、车辆。⑤会议记录安排good会议的记录工作，做good文字、图像记录。2.4名片印制流程图2-4名片印制流程图表2-4名片印制流程图说明表序号事项说明①申请申请印制名片的员工填写名片印制申请单交至办公室。②填名片合适的内容单办公室根据申请单按照固定格式打印出名片合适的内容单。③联系单位联系印刷单位，将名片合适的内容单传真予印刷单位并确定取回的时间。2.5办公用品领用流程图2-5办公用品领用流程图表2-5办公用品领用流程图说明表序号事项说明①提出申请领料单交至办公室领用物品。②办公室审核办公用品领用标准为一般员工每人每月不超过5元，部门主管不超过10元。注：每周二、周六为物品领用时间，其他时间不得领用。2.6台帐印刷流程图2-6台帐印刷流程图第三章行政办公室管理管控制度及相关表格1.管理管控制度汇总1、合理化建议管理管控办法1、目的建立公司合理化建议的提出、采纳和奖励程序，以确保公司的持续改进。2、适用范围适用于无锡红星美凯龙任何员工或集体对公司经营管理管控和发展所提出的建议。3、名词解释合理化建议是指任何员工个人或部门对公司经营管理管控和发展的任何环节所提出的、超出其职责范围以外的、具有可操作性的改进方法和措施。4、职责4.1办公室负责合理化建议的收集整理工作，客服中心负责顾客意见的收集整理工作。4.2公司决策委员会负责对合理化建议进行评审；客服中心经理参与决策委员会进行顾客意见的评审。4.3各部门、各店、超市负责相关合理化建议的反馈、实施。5、合理化建议提报渠道/流程5.1建议/意见箱：5.11设置合理化建议/意见箱，置于会议室外。员工可完整填写《合理化建议单》投入信箱，合理化建议箱由办公室进行管理管控，定期开启，收集员工建议及意见。5.12设置顾客意见箱，置于各店入口合适位置，顾客可在“陆萍服务签”意见栏上填写意见并留下联系方式，投入箱中。顾客意见箱由客服中心管理管控，定期开启，收集建议及意见。5.2看板留言：员工可以将积极的合理化建议直接在管理管控看板-合理化建议栏上书写。5.3总经理E-mail：员工可通过wxhx_leaderx163x向公司高管直接提报合理化建议并与高管交流。6、合理化建议反馈、实施对于员工提出的每一条合理化建议，办公室将分类别与相关部门对接。无论合理化建议采纳与否，责任部门或责任人必须进行反馈，向提报员工解释不采纳原因或详细实施相关计划，以便建议者了解其建议的落实情况。办公室将对每条合理化建议的反馈做记录并公示。7、合理化建议/意见评比公司每月最后一日汇总当月所有合理化建议，在次月5日前由公司决策委员会进行评比，对于评选出的优秀合理化建议将给予提报人行政加分的奖励，行政加分记入员工绩效档案，在提报人次月工资中体现。7.1群策群力—优秀合理化建议奖一经确认建议符合合理化建议定义并具有一定建设性，给予提报人行政加1分的奖励。7.2群策群力—最佳合理化建议奖7.2.1对于不能明确计算经济效益的合理化建议，一经采纳实施，酌情给予提报人行政加2—5分的奖励。7.2.2对于经济效益可确认的合理化建议，其奖励金额为经济效益的1-5%，但最低不少于行政加2分，最高不大于行政加40分；7.2.3对于对公司经营管理管控有重大促进的合理化建议，除行政奖励外，公司将以提报人的名字命名该合理化建议或相关经营管理管控方式方法，此外，提报人还将获得和公司总经理共进晚餐的机会。7.3群策群力-顾客奖7.3.1对于对公司经营管理管控的帮助和促进的顾客意见，公司将酌情给予该顾客50-200元的现金奖励，由客服中心负责联系顾客，向顾客致谢，并履行“顾客奖”的奖励流程。8、合理化建议/意见回复对于采纳的合理化建议所涉及的相关整改部门，应公开明确整改时间，并在规定时间内给予回复。8.1责任部门在规定时间内未按时回复的，给予责任部门负责人行政扣分2分的处罚（一条扣2分，二条扣4分，以此类推）。8.2责任部门在规定时间内未按时完成，又未经上级领导书面确认，提前通报办公室申请延长时间的，给予责任部门负责人每条建议行政扣分3分的处罚（一条扣3分，二条扣6分，以此类推）。8.3责任部门在规定时间内未按时完成，经再次确认仍未完成的，给予责任部门负责人行政扣分5分的处罚（一条扣5分，二条扣10分，以此类推）。2、办公用品领用制度[目的]有效管理管控办公用品领用，加强内部控制，杜绝浪费。[范围]全体员工[责任]办公室[合适的内容]一、相关计划管理管控1．办公用品实行相关计划管理管控。办公室根据办公用品发放情况合理掌握办公用品库存和配备，以供各部门领用之需；2．各部门需按领用标准于每周五将下周需领用的办公用品清单报至办公室，办公室将根据库存情况合理采购或者准备配备办公用品；二、领用管理管控1．领用办公用品时间为每周二、六，员工领用办公用品必须填写《领料单》，否则一概不予领用。2．专人负责。各部门需指定本部门办公用品负责人，此负责人负责本部门办公用品的相关计划、领用和分发管理管控，并建立本部门的办公用品台帐，办公室在办公用品领用的时候对部门办公用品负责人负责；3．新进员工的办公用品领用由办公室统一负责；离职或转岗员工的办公用品由本部门的办公用品负责人进行管理管控；4．各部门的办公用品按公司标准额度进行配发：每月领用的物品仅限于低值易耗品，如水笔、笔芯、曲别针、橡皮、大头针、书写便笺等。（其他如剪刀、美工刀、尺、订书器、计算器等用品按一次配发原则进行配发）5．如非相关计划内标准配发的办公用品，申请部门应以书面申请提前两日按流程审批后方可由办公室按其申请予以准备配发；6、墨盒等高价值易耗品需以旧换新，同时一次限领一只。7、如需领用特殊办公物品，如U盘、文件柜……，需提前两天提交书面申请，由办公室主任同意后方可办理。三、新进员工的领用标准岗位配备的办公用品每月领用额度高层文件框1个、12个A4文件夹、笔记本（大）1本、名片册（精）1册、订书器1个、笔筒1个、美工刀1把、剪刀1把20元中层文件框1个、8个A4文件夹、笔记本（大）1本、名片册（普）1册、笔筒1个、美工刀1把、剪刀1把10元基层文件框1个、5个A4文件夹、笔记本（中）1本、、笔筒1个、水笔、圆珠笔各1支、剪刀1把5元3、员工宿舍管理管控规定为使员工宿舍保持良good的清洁卫生，整齐的环境及公共秩序，使员工获得充分的休息，以提高工作效率，特订本规定。一、住宿条件：1、安全员、电工、维修工、实习生以及兄弟商场来本商场工作的同事。2、不提供夫妻宿舍。3、入住员工在一周内未入住的作自动放弃。4、实习生实习期满即办理退舍手续。原商场租房、安排住宿享受补贴的管理管控人员一旦入住，原宿舍补贴取消。二、住宿标准：男女分区，按班同住。安全员、电工、维修工等工作人员，每6人一间。管理管控人员、科员每3个人一间。主管、部门经理每2个人一间。总经理助理、副总经理每人一间。三、室内设施1、衣柜一只2、衣架一只3、脸盆架一个4、鞋子专用板5、刷牙杯专用板6、毛巾挂架7、纸篓1只8、扫帚、簸箕各一只9、办公桌椅各一张注：所有物品须摆放在指定的位置。三、凡在集体宿舍住宿的员工必须自觉遵守以下规章制度：1、整理一切内务，分配清扫，保持整洁，维持秩序。2、监督轮值人员维护环境清洁。3、有下列情况之一者，应通知主管部门：（1）违反宿舍管理管控规则，情节重大者。（2）宿舍内有不法行为或外来灾害时。（3）留宿亲友者。（4）员工身体不适应或病情重大者应通知上级部门。4、员工对所居住宿舍，应尽管理管控人责任，不得随意改造或变更房舍。5、有关宿舍现有的设备(如玻璃、卫浴设备、门窗、床铺等)本公司以完good状态交与员工使用，如有疏于管理管控或恶意破坏，酌情由现住人员负担该项修理费或赔偿费，并视情节轻重论处。6、宿舍舍监或公司领导得经常视察宿舍，员工不得拒绝，并听从有关指示。七、住宿员工应遵守下列规则：1、服从舍监管理管控与监督。2、室内禁止私自接配电线及装接电器。3、室内不得使用或存放危险及违禁物品。

4、个人棉被、垫被起床后须叠齐。5、烟灰、烟蒂不得丢弃地上，易燃物品不得放置寝室。6、换洗衣物不得堆积地上，其余衣、鞋必须收入柜内。

7、洗晒衣物需按指定位置晾晒。8、电视、收音机的使用，声音不得放大，以免妨碍他人安宁。9、就寝后不得有影响他人睡眠行为。10、宿舍不得留宿外人或亲友，如外人拜访应登记姓名、关系及进出时间。11、夜间最迟应于23时前返回宿舍(注意关闭门窗)，否则应向舍监报备（加班情况除外）。12、贵重物品应避免携入或妥善保管，遗失由各自负责。一三、不得于墙壁上随意张贴字画或钉物品。14、不得于床上抽烟，不得于宿舍内吃槟榔或其他不良物品。一五、污秽、废物、垃圾等应集中于指定场所倾倒。16、宿舍卫生由各自住宿人员轮流清洁整理。17、水、电不得浪费，随手关灯及水龙头。一八、沐浴的水、电、煤气用毕即关闭。19、沐浴以20分钟为限。20、员工不得于宿舍内聚餐、喝酒、赌博、打麻将或其他不良或不当行为。21、宿舍熄灯时间为晚上22：30整。八、住宿员工有下列情况之一者，除取消其住宿权利(退宿)并呈报管理管控部议处，情节严重者，送交司法机关处理：1、不服从舍监的监督、指挥者。2、在宿舍赌博(打麻将)斗殴、及酗酒。3、蓄意破坏公用物品或设施等。4、擅自于宿舍内接待异性客人或留宿外人者。5、经常妨碍宿舍安宁、屡戒不改者。6、违反宿舍安全规定者。7、无正当理由经常外宿者。8、有偷窃行为者。9、拉帮结派，寻衅滋事者。九、迁出员工应将使用的床位、物品、抽屉等清理干净，所携出的物品，应先经舍监或主管人员检查。十、非紧急时候，禁止使用消防用水，出现紧急情况，如匪警或火警，在确保人身安全的情况下及时报警呼救或通知公司。

匪警x110

火警x119十一、员工图书阅览室的开放时间为每天晚上一八：30—22：00，图书的借阅严格按照公司规定执行。十二、各类体育用品由专人负责保管，物品的借用手续按照公司规定执行。十三、对于外来人员进出宿舍的，一律需填写《外来人员来访登记表》，由专人负责登记。4、图书管理管控规定1、图书馆开放时间开放时间为每天晚上一八：30——22：00注：以下情况发生请联系图书馆管理管控委员会成员，1、发现图书馆没有按时开放2、有特殊原因要在其他时间进出图书馆

2、入馆须知2.1、保持馆内安静，馆内不得大声喧哗、高声交谈，读者入馆后须将手机的呼叫方式改为振动；2.2、保持馆内清洁，不得乱涂乱画、乱扔垃圾、随地吐痰，禁止在馆内进餐；2.3、注意衣着整洁，举止文明，不得穿背心、拖鞋入馆；2.4、馆内严禁吸烟及使用明火，严禁用物品抢占座位；2.5、爱护书刊资料和一切公共财物，损坏须按规定赔偿；2.6、自觉遵守图书馆的规章制度，支持管理管控人员按章办事。3、阅览室管理管控制度3.1、每次限借一本图书或杂志，并在借阅台帐上登记借阅时间、姓名、书名、电话号码。看完后仍放回原处。爱护书刊和室内设施，请勿污损。保持室内整洁、安静，文明阅览，注意公共卫生。阅览结束，请把椅子放回原处。书刊借还制度1、本馆实行开架借书，请勿将本人书刊及物品带入书库。爱护书籍，不损坏书标。不在书上涂划、做习题，不撕页裁剪，如发现污损，按章赔偿。每人每次可借书一本，借期一周，归还后由管理管控人员确认方可。员工调离，退休需归还所借图书。违规惩罚制度1、随地吐痰、乱扔纸屑、杂物者罚捐书一本。2、污损、毁坏馆内设施按其市场价格进行赔偿。3、图书馆内严禁烟火，违者每次罚捐五本书。4、超期借阅人在图书馆管理管控人员催还两天后还未还的按每迟还两天多罚捐一本书。六、图书馆管理管控规章制度适用范围1、本规定适合于所有无锡红星美凯龙来馆借书员工。2、本规定由办公室负责执行。3、本规定由本馆执行部门负责解释，若再有疑难问题，可到办公室咨询。七、附录图书馆管理管控委员会成员：所有成员每周一天晚上一八：30——22：00在图书馆值班，负责开门，登记，整理图书、报纸、杂志。5、来客接待分类与流程1.目的规范，有序接待来访人员，树立公司良good形象2.定义来访客人分类：A类—需要副总经理级以上亲自接待（集团来人、省/市/区政府领导、厂家代理商等）B类—需要部门经理级接待（同行、厂商老板、营业员等）C类—需要办公室人员接待（应聘人员、办公设备维修人员、咨询者等）3．具体流程3.1临时性访客接待流程由办公室对所接待的人员进行初步接待，通过简单交流后对来访人员进行分类并按类别不同进行接待：A类：1、有预约x客人来后，电话告知总经理（副总经理），得到允许后将来客指引至总经理室（副总经理室），泡茶。2、无预约x客人来后，先询问来意，电话告知总经理（副总经理），得到允许后将来客指引至总经理室（副总经理室），泡茶。B类：客人来后，询问来意，电话告知相关部门经理，并指引来客前去接待室，做good先期接待，茶水的准备并请客人等候；征询——如厂商老板需要代订宾馆住房，办公室可帮其代订。C类：办公室人员做good接待工作，了解来客意图，并做good记录。3.2预约性访问流程A类：首先征询任务安排部门来访的客人——是否需要预订中餐（晚餐）含标准；是否需要预订宾馆住房（标准）；是否需要预订车票（火车、汽车、飞机）。如需要，办公室代订；其次，询问来访客人相关来访事务是否需要召开会议、交流，办公室做good会议室相应准备工作；再次，汇报相关事务至副总经理、总经理，做good备忘录；最后，做good客人来访的准备接待；B类：首先征询如厂商老板需要代订宾馆住房，办公室帮其代订；其次，通知相关部门责任人做good来访准备工作；最后，办公室负责人员到访的初步接待准备；C类：办公室做good接待初步准备工作4．其他4.1泡茶：如召开长时间会议，每隔二十分钟办公室人员需进去添加一次水。4.2如在商场召开会议或活动时需备水果、香烟等物品，其他部门需提前一天通知办公室准备，告知来人数量。4.3会议上需使用投影仪、话筒等仪器设备、需调整会议桌椅摆放的，其他部门需提前两个小时通知办公室准备。6、礼品礼金管理管控办法1．目的：为了规范各部门、各店、超市的礼品、礼金的上缴及领用管理管控，特制定本管理管控办法。2．范围：适用范围：无锡红星美凯龙3．名词解释：3.1礼品：外部单位/个人因工作关系赠与我公司/个人的物品、有价证券等。3.2礼金：外部单位/个人因工作关系赠与我公司/个人的现金、信用卡、存折等。4．职责：4.1办公室：负责礼品领用审批、礼品礼金的帐务管理管控及礼品、礼金制度的制订、解释、推行、完善和监督执行。4.2行政专员担任帐务员，负责帐务记录；实物管理管控员负责礼品实物的管理管控。4.3财务部：负责礼金的收缴，并配合办公室对礼品、礼金进行监督管理管控，同时做帐务登记。5．作业合适的内容：5.1管理管控原则5.1.1公司所有人员不得以任何理由向合作单位索要礼品、礼金。5.1.2公司业务合作单位以公司或个人的名义馈赠的礼品、礼金均属公司行为，须一律上缴公司，任何人不得留作私用。5.2礼品管理管控实行帐实分管，帐务员和财务部门分别建立礼品管理管控台帐，详细记录礼品名称、型号、数量、估计单价、总价、来源、日期、有无来源方标记、保质期（后两项可在备注栏反映）、合计等。实物保管员对实物进行保管并对接收和使用情况登记。5.3礼品的上缴5.3.1企业员工应在收到礼品、礼金3个工作日内上缴至办公室。5.3.2实物保管员清点礼品、礼金后，开具入库单（一式四联），经上交人、实物保管员签字后，实物保管员留存第一联（存根）、上缴人留存第二联（送货凭证），帐务员留存第三联（记账凭证），财务部门留存第四联（财务凭证）用以登记实物台账；5.3.3礼金由实物保管员直接交财务，财务开具收据，收据由实物保管员转交帐务员留存；上缴人以实物保管员开具的入库单作为上缴凭证，礼金不作为外联使用，不得领用。5.3.4实物保管员定期将入库单中的第三联、第四联交帐务员、财务部门登记实物台帐。5.4礼品的领用及保管5.4.1各级单位领用礼品，应认真填写《礼品领用申请表》，并按照审批权限进行审批。5.4.2礼品领用人持审批后申请表批单到实物保管员处领取礼品，实物保管员开具出库单（一式四联）经领用人签字后，实物保管员留存第一联（存根），领用人留存第二联（领用凭证），帐务员留存第三联（记账凭证），财务部门留存第四联（财务凭证）用以登记实物台账。5.4.3礼品的保管严格实行帐实分离的原则。礼品领用分为两种：一是作为礼品送给外联单位或作为奖品奖励给公司员工；二是由公司使用转为公司资产。5.4.4对保质期较短的食品类礼品、贬值较快的电子类礼品及特殊性礼品（如带有接受人名字印章、工艺品等）要及时上报有关领导，做特殊处理。5.5奖惩规定5.5.1对能够严格执行此管理管控办法，确保每半年礼品、礼金汇总无差错的，给予相关人员“嘉奖”以上奖励一次。5.5.2凡公司员工向合作单位索要礼品、礼金者，一经发现作开除处理。5.5.3凡接受业务合作单位礼品、礼金逾期不上缴者，一律视为贪污受贿，将根据受贿金额大小分别予以书面指导一次，行政扣罚5分，直至开除，并追缴所收礼品、礼金。5.5.4对礼品、礼金管理管控人员发生账实不符的情况，要及时查明原因，并对责任人予以口头指导一次，行政扣罚2分。5.5.5对保质期到期未进行合理处置而造成礼品浪费的，将给予资产管理管控专员口头指导一次，行政扣罚2分。6．工作流程:6.1礼品、礼金上缴流程员工收到礼品、礼金3个工作日内上缴至办公室实物保管员，实物保管员清点礼品、礼金后，开具入库单（一式四联），经上交人、实物保管员签字后，实物保管员留存第一联（存根）、上缴人留存第二联（送货凭证），帐务员留存第三联（记账凭证），财务部门留存第四联（财务凭证）用以登记实物台账，6.2礼品领用流程申请领用部门咨询现有礼品情况，填写礼品领用申请单，按授权报相应领导审批，实物保管员凭批单办理领用手续，填写出库单（一式四联），留存第一联（存根），第二联交领用人，第三联交帐务管理管控员，第四联交财务，由财务做帐务处理，对于转为公司使用的100元以上且使用年限在一年以上的礼品，本部门兼职资产管理管控员凭出库单第二联登记〈部门财产清册〉。7．注意事项7.1礼品的盘点按照资产盘点执行。7.2对于作为办公使用单价在100元以上且使用年限在一年以上的礼品，其日常的保管、处置、报废、借用、修理等管理管控流程参照固定资产执行。7、废旧物资变卖管理管控规定1．目的：为了合理规范可回收垃圾变卖流程，加强资金管控力度，创造节约环境，特制定可回收垃圾变卖管理管控制度。2．范围：无锡红星美凯龙3．名词解释：可回收垃圾：是指在经营过程中所剩余的可回收性垃圾，如：纸箱、废旧报纸、杂志、废旧硒鼓、墨盒等。可回收的垃圾主要包括废纸、塑料、玻璃、金属和布料五大类，具体合适的内容如下：3.1废纸：主要包括报纸、期刊、图书、各种包装纸、办公用纸、广告纸、纸盒等等，但是要注意纸巾和厕所纸由于水溶性太强不可回收。3.2塑料：主要包括各种塑料袋、塑料包装物、一次性塑料餐盒和餐具、牙刷、杯子、矿泉水瓶等。3.3玻璃：主要包括各种玻璃瓶、碎玻璃片、镜子、灯泡、暖瓶等。3.4金属物：主要包括易拉罐、罐头盒、牙膏皮等。3.5布料：主要包括废弃衣服、桌布、洗脸巾、书包、鞋等。3.6建筑废料：主要指各店在装修、闭店、搬迁等工程结束后剩余的有价值的废料。4．职责：4.1可回收垃圾变卖管理管控部门为办公室。4.2财务部负责监督商场可回收垃圾变卖过程及资金入帐情况。4.3办公室负责各部门、各店、超市的可回收垃圾变卖及落实资金入帐。4.4各店、超市变卖的资金须在每月10日前交与办公室，各部门物流变卖的资金由办公室统一负责。每月一五日前由办公室统一上交财务部入帐。5．管理管控制度：5.1各部门、各店、超市必须制定专用地点存放可回收垃圾，以方便集中变卖。5.2办公室须在本区域内指定一至二家废品回收公司进行回收垃圾变卖5.3可回收垃圾变卖操作方法5.3.1办公室须指定专人负责收集、看管、变卖可回收垃圾，并建立台帐。5.3.2当实施变卖过程中，必须填写《可回收垃圾变卖确认单》，由办公室监督变卖过程，并签字确认。5.3.4办公室每月10日前将款项交与财务入帐。6.工作流程:7.注意事项:各部门、各店、超市必须严格按此制度执行，若发现未按此管理管控办法执行或者弄虚作假的部门和个人，公司将予以严惩。8、办公物资采购管理管控规定1．目的：为了规范公司办公物资采购行为，降低公司经营成本，为公司的办公物资采购提供明确的依据，特制定本办法。2．范围：适用范围：本办法适用于无锡红星美凯龙。3．名词解释：3.1办公物资：是指公司为销售商品、提供劳务、出租或经营管理管控而持有的，不以出售为目的的各类资产。4．职责：4.1办公室：4.1.1解释、推行办公物资采购管理管控制度；4.1.2研究确定办公物资采购的中长期规划，优化采购渠道；4.1.3负责实施办公物资的采购及对商场的监督管理管控；4.1.4负责根据公司实际需要及费用节约原则确定采购物资的品牌、型号、单价。4.2财务部：4.2.1负责办公物资的帐务管理管控工作；4.2.2负责根据办公物资采购管理管控授权对供应商和商场进行帐务核对及结算工作；4.4.2负责对结帐确认单上发票开具名称进行确认。5．管理管控制度:5.1采购相关计划与申请。为节省配送费用及采购成本，各部门对日常办公物资的需求将有相关计划申报，每月向办公室申请一次。5.2采购方式办公物资采购可采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等采购方式。5.2.1.公开招标采购，是指采

购部门(统称招标人)以招标公告的方式邀请不特定的供应商(统称投标人)投标的采购方式。5.2.2邀请招标采购，是指招标人以投标邀请书的方式邀请五个以上特定的供应商投标的采购方式。5.2.3竞争性谈判采购，是指采购部门直接邀请三家以上的供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。5.2.4询价采购，是指对三家以上的供应商提供的报价进行比较，以确保价格具有竞争性的采购方式。5.3采购合同合约的签订5.3.1办公物资的采购必须签订采购合同合约，以便于维护公司的利益。符合下列全部条件的情况可以不必签订合同合约：5.3.1.1单笔采购金额较小5.3.1.2需求较急5.3.1.3不属于公司长期采购相关项目5.5.2经过招标、竞争性谈判、询价等采购方式确定供应商后，经权限领导批准签订采购合同合约。采购合同合约采用经公司决委会签批的标准合同合约范本，对于无标准合同合约范本的物资采购合同合约可根据办公物资采购授权一事一报。5.5.3采购合同合约范本包括：办公设备采购合同合约范本、办公家具采购合同合约范本、办公用品采购合同合约范本、印刷品采购合同合约范本、工服采购合同合约范本，共5种。5.6办公物资的进货及验收5.6.1采购合同合约经双方签章生效后，采购人员按合同合约约定，向供应商发出采购订单；5.6.2采购人员按合同合约交货进度，及时催促供应方按时将采购物资运送至合同合约指定地点并组织相应人员进行验收。验收时如发现货物品种、质量经检测与合同合约约定标准不符，验收人员拒绝接收或将货物退回供应方；验收时如发现数量与合同合约不符，验收人员应及时告知采购员，以便及时补货，如造成公司损失的由采购人员追究供应商的责任。收货地点及货物验收分为两种情况：5.6.2.1物资收货地点：一种是由供应商将货物运送到商场库房，由采购人员和库房人员根据合同合约约定标准共同验收签字；一种是由供应商将货物直接运送到所需部门或使用人，由使用人员及相关负责人员进行验收签字。5.7要求办公室必须2人及以上人员同时验货；5.8办公物资的结算。供应商所售货物经验收合格后，根据合同合约约定的帐期及付款方式由办公室友上报付款申请，报总经理批准后供应商凭批单到财务部进行结算。5.9奖惩规定5.9.1对积极学习采购知识，不断进行市场调查及询价为公司节约采购成本的采购人员视实际情况给予从通报表扬到行政加5分的奖励； 6．工作流程:6.1办公物资配发流程(见附件8.1)6.1.1办公室审核各部门物资申请单，核准后报总经理审批6.1.2采购专员根据审批后的物资申请单，采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等采购方式进入采购程序6.1.3办公室审核并确定拟采购的办公物资6.1.4采购专员依流程采购物资6.1.5接收到物资后必须是2名行政人员同时接收、清点物资6.1.6办公室在5天内根据实收物资和出库单制作结账确认单和差异单，然后转财务审核并签字确认。6.1.7采购专员接收并汇总结账确认单7．注意事项:7.1采购人员要密切关注办公物资的主要材料、市场供求、价格变动等相关情况，趋势预测，及时进行市场调查询价，随时与供应商洽谈，维护公司利益。7.2与供应商的结款方式尽量采用按一定帐期的结算方式，协商使用赊购、商业票据，减少公司采购和库存资金的占用。9、会议管理管控规定1.目的：为规范商场会议管理管控、提高会议质量，提高商场各方面工作的的执行力，特制订本制度。会议原则：提高效率，节约资源，解决问题。2.范围2.1适用和发布范围：本规定适用于无锡红星美凯龙各店、各部门、超市2.2本规定中会议范畴：包括无锡红星美凯龙有关商场经营管理管控的正式工作会议，不含其它非工作性质会议。3.名词解释：3.1紧急会议：具有明确时间限制性的突发性、重要性会议。3.2常规会议、例会：指已经确定于固定时间召开、有固定议题和参加人员的会议。3.3专题会议：多中心、多部门围绕某议题进行专门研究、讨论并形成决议。3.4主持人：负责对会议进程进行整体现场组织、控制，保证会议目标实现、进行会议总结。3.5汇报人：对会议议题的合适的内容进行阐述，并回答参会人员的问题，参与讨论。3.6参会人员：对会议议程参与讨论和决策。3.7列席人员：列席会议，但不参与会议议题的讨论和决策。3.8会议级别：A级会议为商场级会议，B级会议为各部门、各店、超市会议，C级会议为各部门内班组会议。4.职责：4.1办公室是各级、各类会议的统筹管理管控部门，负责A级会议的议程安排、议案归纳、议案上会协调。B、C级会议统筹管理管控为各部门、各店、超市指定，如有需要可与办公室沟通、协调上会议案准备。5.管理管控制度：5.1会议说明5.1.1商场实行会议分级管理管控，商场会议体系（见附件8.5）是商场战略相关计划执行的重要保障，所有部门/人员须严格执行。5.1.2涉及两个部门以上的议题应先沟通，并提交解决合适的方案建议上会讨论。5.1.3为保证会议效率和质量，会议时间一般应控制在2小时以内。5.1.4会议到时后应立即结束，会议统筹管理管控人员对到时未结束会议作记录统计。5.1.5有关单位必须作good会议纪要，完整记录所有的决定、建议等要点，以及责任人、完成时间、完成标准。5.1.6参会人员到达会场后应在签到表（见附件8.4）上签到，签到表由会议召集单位准备。5.2会议通知（见附件8.2）5.2.1会议通知应该包括以下几项合适的内容：5.2.1.1会议目的：明确说明举行此次会议要达到的效果。5.2.1.2会议时间：应包括会议的开始时间和结束时间。5.2.1.3会议地点：会议地点应该明确标出,如果会议地点在商场外部,与会人员并不熟悉,会议通知中应附上会议地点示意图。5.2.1.4会议议程：会议议程的第一项是主持人宣布请假者（人员或部门）名单、点名、讲解会议要求及会议注意事项。5.2.1.5每项会议议程原则上应该列出本项议程的汇报人、时长。5.3会议主持人：会议主持人要对会议的进程进行整体控制，保证会议按时、按会议通知要求进行；会议主持人对会议按时召开、确定参会议题、确定参会人员及会议过程中负责控制讨论的方向、保证达到会议目标负责。主持人通常由本部第一负责人担任。5.4请假5.4.1凡属于与会人员，如不能参加会议或不能按时参加会议，必须提前请假。5.4.2请假得到批准方为有效，凡不被批准的请假，一律要求申请人按时参加会议。5.5会议纪律5.5.1参会人员应按时到会，无论何种原因迟到，只要没有事先请假则站立参会。5.5.2凡会议涉及保密和暂时保密的事项，与会者必须严守秘密，不得泄密。5.5.3参加会议人员不应处理与会议无关的工作。会议期间禁止大声喧哗，开小会或从事其它影响会议秩序的行为。5.6会后管理管控5.6.1会议纪要（见附件8.3）的使用要求：会议纪要是公司各级会议的议题议案讨论结果的记录，是各级部门执行会议决定的备忘录，故请会议纪要接收人员认真阅读纪要，执行会议决定。办公室将定期对会议纪要的执行推进工作进行检查。5.6.1.1紧急会议由专人跟踪、落实，在要求时间内向会议主持人催答。5.6.1.2会议中形成的明确任务，会后24小时内形成决议事项，做为专项任务催办。5.6.1.3会议纪要由主持人签发，紧急的会后4-6小时内签发，其它会议会后24小时内签发。5.6.1.4会议纪要的核心合适的内容形成摘要，并分类归档。5.6.2办公室是会议纪要的管理管控单位。5.6.3会议形成的专项任务需明确任务的合适的内容、完成标准、责任人、完成时间、预警期等相关合适的内容。5.6.4会议组织部门对会议决议的执行落实情况进行跟踪、推进、督办。5.8会议冲突的处理原则。如会议室时间、地点安排冲突，会议管理管控人员应遵循以下原则予以协调处理：5.8.1级别高的会议优先于级别低的会议。5.8.2经营业务部门的会议优先于行政职能部门的会议。6.工作流程：6.1会议召集及议题征集。常规会议的A级会议由办公室负责召集准备，B级、C级会议由各主持部门负责召集，各召集部门负责议题征集，A级会议召集单位应于会前两天通知各参加单位/人员填写《无锡红星美凯龙会议议题提报单》（见附件8.1），B、C级会议议题征集时间由召集部门确定，所有议题提报单由召集部门审核批准后下发会议通知。6.2会议通知：A级会议的会议通知由总部管理管控中心下发，B、C级会议的会议通知由召集部门下发。6.3会议纪要：会后24小时内必须出会议纪要，并送达有关人员和单位，会议决议事项及时下达各责任人，责任人签字后专项督办。7.注意事项：7.1着装要求:在工作日期间召开的会议按照公司着装规范着装。在休息日期间召开的会议可着便装。如有特殊的着装要求需要明确指出。7.2会议合适的内容保密要求：会议组织者根据会议的性质和合适的内容确定会议合适的内容是否需要保密。如果需要保密，应采取必要的保密措施。7.3对会议文件的要求：会议组织人员根据会议的目的、规模等合适的内容确定是否发放会议资料，一般应采用PPT投影演示方式。10、相关计划/总结管理管控办法１．目的：相关计划管理管控是公司对经营活动、重要事件处理、资源分配、以及日常业务等一切事项进行预先安排，据此安排执行，并对执行效果进行检查、考核的一系列活动。２．范围：无锡红星美凯龙各店、各部门、超市；３．名词解释：3.1相关计划：相关计划是经营单位一段时间内工作合适的内容的具体安排，相关计划必须以单位职责和上级给定的任务目标为中心。相关计划书中必须包括能够量化完成标准的重点工作和常规工作的重点工作合适的内容。3.2重点工作：指各单位在本相关计划期能够推动公司经营发展的重点或有突破性的工作，其中包含相关计划期内的专项任务。重点工作在周相关计划中权重占比为60%，每周重点工作一般为3-6项。3.3常规工作：指各部门日常开展的每月相对固定的工作，在周度相关计划中权重占比为40%。４．职责：4.1办公室对各部门、各店、超市周度相关计划/总结管理管控工作进行全面指导、监督和检查。4.2各部门、各店、超市必须指定相关计划/总结管理管控责任人，负责汇总本部门周工作相关计划/总结，跟踪本部门月度工作的实施，汇总上报本部门周工作相关计划/总结表。4.3各部门、各店、超市负责本部门周工作相关计划/总结的编制、执行、总结以及评定。5．管理管控制度：5.1相关计划制定原则5.1.1各部门、各店、超市每周须编制月度工作相关计划/总结。5.1.2各部门、各店、超市根据上级布置的任务同时结合所在部门工作的具体情况，对各项管理管控目标、重点任务进行分解，按各相关项目标和工作进度要求编制本部门周工作相关计划。5.1.3对当周因未实施、未按标准完成、未按时间完成的任务，需要继续执行或重新安排的，应注明最终完成的时间并编入下周工作相关计划。5.1.4各部门、各店、超市周工作相关计划经本部门负责人确认后上报。5.2相关计划审批原则区域和商场总经理负责审批下属各部门、各店、超市周相关计划。5.3相关计划执行5.3.1经办公室确认上报的相关计划为正式相关计划，各单位必须严格按此相关计划执行。5.3.2在相关计划的执行过程中出现需要停止执行或修改相关计划情况时，必须报至办公室。5.4周总结制定原则5.4.1各部门、各店、超市每周须对周工作完成情况进行总结，对周相关计划任务的完成情况进行总结、评定。5.4.2各部门、各店、超市总结工作必须依据办公室确认上报的相关计划进行。5.4.3总结工作必须按实际执行情况如实进行，必须采用量化标准，对完成情况不得出现含糊不清的描述。5.5相关计划工作核查5.5.1核查主要包括相关计划制定是否符合公司经营任务要求、是否符合公司现阶段工作安排、是否具可行性、执行结果质量是否得到保障等。5.5.2办公室应对各部门的周工作的执行情况实行核查。6．工作流程：6.1相关计划上报6.1.1各部门、各店、超市的周工作相关计划采用统一的表式，不得修改或自创。6.1.2每周日下午17：00前为各部门、各店、超市周工作相关计划及总结上报时限。6.1.3报送方式：电子版发至办公室。6.2相关计划/总结审批办公室对各店、各部门、超市的相关计划进行初评，评价主要包括各上报相关计划是否符合公司时间、格式、合适的内容要求，各店、各部门、超市相关计划是否包括经过分解的经营管理管控任务，初评后报商场总经理审批。总经理确认后相关计划在每周一上午10：00前上报区域管理管控营运中心办公室。6.4相关计划总结考核6.4.1每月5日前，办公室会同人力资源部对各部门、各店、超市上周的周相关计划、周总结设立的形式、合适的内容及完成情况进行考核，完成后报总经理审批。6.4.2总经理审批结果为工作相关计划/总结的最终结果，办公室将此结果转人力资源部纳入绩效考核。7．注意事项：7.1相关计划制订重点工作清晰，专项任务属于重点工作。7.2上报及时：严格按照月度相关计划/总结上报的时间要求上报。7.3数据准确：相关计划书中的数据必须准确，相关计划目标必须现实可行，数据的口径应标准。7.4相关计划规范：月度相关计划书的填写必须合乎规范，重要合适的内容、指标、数据不得遗漏。7.5相关计划可行：相关计划合适的内容不得空洞无物，相关计划任务不得过于模糊，策略与措施要具体、可操作。11、公文编写分类管理管控规范结合公司目前的发展，为提高商场的各项政策、指令下达的准确性、针对性，保障商场各项政策文件得到及时、有效的贯彻和执行，同时加强公文的统一性、规范性，现对商场公文工作进行进一步规范，具体要求如下：1．文号要求商场发文的编号分为：发、行字、纪字。1.1文号编写：xx红星+发/行字/纪字+[年号]+第***号。例：无锡红星发/行字/纪字[2007]第001号1.2文号分类 发：商场名义下发的重要事项、通知、任命决定等文件 行字：商场各系统、各职能部门下发的行政类文件、业务指导及奖罚文件纪字：商场下发的会议纪要类文件2．行文规范文号：宋休五号；标题：黑体三号居中；正文：宋休或仿宋小四号，行间距为24磅；主题词：黑体四号。3．工作要求3.1区域、商场需严格按文件要求对文件进行分类编号下发。自本通知下发之日起，各商场、各职能部门从001号开始编号下发各类文件，原仅用发字号编号下发继续顺延原编号下发文件，但必须按通知要求规范编号并下发各类文件。3.2商场各系统所有文件必须由办公室公文流转负责人统一授号下发，其他人不得自行下发任何文件。3.3各类文件按要求流水编号，不得串号、漏号。3.4文件审批结束前，不对文件进行授号，待审批结束后，再进行授号下发。12、文件审批管理管控规定1．目的：为加强各部门审批文件的时限与质量规范管理管控，做到公司要求的精细化管理管控目标，提升办公效率，特制定本规定。2．范围：2.1适用范围：无锡红星美凯龙；3．名词解释：3.1常规文件：日常工作中产生的各系统按授权规定流转的各类文件，审批时限见附件。3.2加急文件：3.2.1因突发事件产生的文件。3.2.2各部门按照审批规范上报，商场未按时审批的常规文件自动转为加急文件。3.3首问负责制:即由第一个被请示部门负责协调其它会签单位意见并将最终决定由第一个被请示部门反馈至上报部门。4．职责：4.1各部门按授权规定负责审批各类文件的人员为文件审批时限的直接责任人，必须按照本规定的文件审批时限及时处理完成文件审批工作。4.2各部门需指定专人为文件流转的直接责任人，必须按照制度规定保证文件及时、完整流转。4.3办公室是文件审批、流转工作的监督部门。5．管理管控制度：5.1各类文件审批时间的规定5.1.1加急文件5.1.1.1急需商场、区域或集团公司对口部门审批的文件：商场遇紧急问题需向区域及集团公司对口中心领导单线请示时，可采取电话请示的形式急事急办。5.1.1.2商场上报到集团的急件需两个（含）以上中心领导会签时，按急事急办原则，商场可采用电话请示的形式，并实行首问负责制，即由第一个被请示单位负责协调其它会签单位意见并将最终决定最长在两个小时内由第一个被请示单位反馈至商场。5.1.1.3原则上商场应在电话请示的同时将文件上传，如遇特殊情况，也必须在当日内完成上报。5.1.1.4商场处理各部门上报的加急文件类比上述原则。5.1.2需向上级上报文件必须在收到文件当天一五：00前审批完，并进行上报。5.1.3当天收到文件当天审批完，做到日清。5.1.4需找上报人、申请人了解情况的于第二天上午10：00前找人了解情况并审批。5.1.5需上会讨论在文件在会后审批。5.2文件审批规范5.2.1公司文件报批必须采用文件报批单形式按授权体系进行。5.2.2公司各系统各级别员工在撰写报告或各级管理管控人员在审核报告时，应认真对待、建立签字责任制，同时签注时间。5.2.3各部门文件审批责任人出差、请假期间应事先指定授权代理人审批相关文件。5.2.4各级文件审阅人在签署意见时必须明确处理意见，即“同意”或“不同意”，“不同意”应说明原因或建议。如与平级审阅人意见不一致时，可由后审阅者与前审阅者沟通协商，若达不成一致，由其共同上级做出决策。避免回传文件下级无法执行，下级执行上级决定时遵从最高领导指示。5.2.5对于跨部门签批的文件，如一方与另一方的批示意见相左，则意见相左的双方应事先沟通，沟通后仍达不成一致的，则由否定方提报否定理由，报共同的上级主管领导审批后返回请示单位遵照执行。5.2.6为提高公司文件提报质量及处理事务的能力，要求第一个文件阅批人对所报文件的质量及阐述的观点的正确与否予以评价，同时要求其余接下来的各级文件审批人员对上一级审批的意见进行评价，即在文件报批单的右侧“处理意见”栏里作出评价，作为考评的依据。5.2.7各部门文件流转人应将急件文档和普通文档分类呈报上级主管，并提醒上级主管及时处理急件文档，批复后的急件文档秘书应及时转出，不得延误。5.2.8办公室负责对商场的文件质量、是否执行流程及制度进行检查。对于领导审阅后的文件应严格按照批示意见转回承办单位或抄送相关部门；对于各部门呈报的不符合要求的文件应予提示并退回。5.2.9各类文件、任务、纪要实行接收人签字登记制，时间签至分钟，不得延误、丢失、损毁文件。5.2.10所有非突发事件类急件文件，办公室应在处理完该文件的同时与人力资源中心协作在绩效考评时参考本指标。5.3对违反本规定的处罚5.3.1各单位文件流转人员如发生延误、丢失、损毁文件等情况视情节严重程度给予责任人2分以上处罚。5.3.2各级领导未按上述规定审批文件者，未延误事情的给予通报批评，理由书一次，造成事情延误的给予责任人2分以上处罚。5.3.3对于口头请示后未按时补报手续者予以口头指导一次，如再次发生此类情况视情节严重程度给予责任人2分以上处罚。5.3.4超授权审批文件给予签发人5分处罚，两次以上的给予解雇处理。6．工作流程：无。7．注意事项：7.1对于大区、商场上报的一般性文件，如因客观原因在总部停留时间过长，进而转为急件性质的文件，按上述急事急办的原则予以处理。7.2商场上报或补报的请示文件应与口头请示合适的内容相一致，并严格按批示意见办理。7.3文件审批严格按照授权进行，严禁超授权审批文件。7.4常规文件审批时限公司另行发文规定。一三、证照档案管理管控规定1.目的：为加强商场证照的集中统一管理管控，使公司证照管理管控工作正规化和系统化。2.范围：适用于无锡红星美凯龙。3.名词解释：3.1公司证照：是指公司营业执照、组织机构代码证、税务登记证（国、地税）、各类决议、章程或其修改案等，是公司合法权益受法律保护的凭证，是规范公司生产经营活动或业务联系活动的凭证，具有法律效力。3.2工商登记：指各公司需要在所在地的工商局办理公司设立的有关事项。3.3工商变更：指各公司需要在所在地的工商局办理公司变更的有关任何事项。3.4年度检验：指各地工商行政管理管控部门要求的公司年度检验事项。4.职责：办公室会同财务部负责对公司的证照的归档、借阅等管理管控工作；负责对各部门的证照归档、借阅的全面指导和管理管控。5.管理管控制度：5.1证照档案的保管和管理管控5.1.1证照档案管理管控人员在接收证照档案时，要依据档案移交收进登记表仔细核对，并按照公司进行分类、登记、编目、排列。5.1.2证照档案为永久保存档案。5.1.3证照档案库房要有防火、防虫、防鼠、防盗、防尘、防潮、防光等设施，集团为证照档案保护提供必要条件。5.1.4证照档案管理管控人员应定期进行安全检查，遇有特殊情况，应立即向主管领导报告，及时处理。5.1.5证照档案的出入必须有详细记录，借用完毕的证照档案应及时收回，并放回原位。5.2证照归档5.2.1办理工商登记、工商变更具体要求参照《工商登记及变更管理管控办法》。5.2.2工商登记、年度检验、工商变更事项完成后一周内，经办部门应将各类决议、章程或其修改案、合同合约或其修改案、委派函等文件以及营业执照、组织机构代码证、税务登记证（国、地税）正副本等，按移交手续移交财务部存档。同时，需将该类文件复印件填写交接清单交办公室。办公室应根据具体事项判断交接文件是否充分，如有文档欠缺，办公室应负责督促经办单位尽快补齐。5.3执照档案的归档要求5.3.1归档的证照档案应文件齐全，图文字迹清晰，格式标准统一。5.3.2归档应履行交接手续，填写《档案移交收进登记表》一式二份，交接双方各留一份备查。5.4证照档案的利用5.4.1借阅证照档案要严格履行审批手续。5.4.2所有证照档案材料的借阅（包括原件及复印件），都必须详细填写《档案借阅审批单》，上报本部门主管领导审核签字后，上报总经理审批（复印件可由副总审批）。5.4.3借阅者应承担所借阅证照档案材料的安全、保密责任，应爱惜证照档案，不得撕去其中文件，不得在文件上划线、涂改，未经同意不得复印、转借证照档案材料。5.4.5归还证照档案时应严格履行注销登记手续(复印件可不必归还)，档案管理管控人员应仔细清点，核查无误后方可办理签字注销，如发现有损坏、丢失等情况，应立即追究责任。5.4.6所借证照档案复印件如需加盖公章，应同时填写《用印审批单》，按用印审批流程办理。5.4.7借阅证照档案办理工商登记、年度检验、工商变更等事项的经办单位，应在完成一周内将相关资料按规定移交。14、办公物资配备标准及管理管控办法1．目的：为了降低公司成本、提高办公物资配发效率、规范办公物资配备管理管控，在保障业务正常运营的前提下，本着勤俭节约、合理化使用和有利于工作的原则，特制定本制度。2．范围：无锡红星美凯龙3．名词解释：3.1办公物资：指办公用品、办公设备、办公家具、票据、卖场用品、工服等办公类物资。3.2耐用性办公物资：指可以多次使用而非一性消耗的办公物资，如文件夹、计算器、订书器、印章等。3.3一次性消耗类办公物资：指一次消耗后而无法再次使用的办公物资。如：纸张、签字笔芯、墨水、票据等。4．职责：4.1办公室是办公物资管理管控部门，负责办公物资相关计划、采购、保管、发放、核算，并监督各部门、各店、超市办公物资台账的管理管控。4.2各部门、各店、超市负责人及兼职资产管理管控员是该部门办公物资管理管控的直接责任人，负责办公物资的领用、发放、登记与控制。5．管理管控制度：5.1各部门、各店、超市每申报日只允许申请一次性消耗类办公物资，耐用性办公物资只有在损坏、报废、新增岗位、新增人员时才允许申请。5.1.1打印机耗材申请以各部门、各店、超市的实际打印机数量每3个月换一个墨盒、硒鼓。每台打印机每月配备2瓶墨粉、墨水。5.1.2针式打印机色带架、色带芯需求量根据打印机数量、实际使用量申请。5.1.3二联、三联打印纸根据入库数量、转仓数量、送货数量申请。5.1.4工服相关计划量根据人员数量、季节确定。5.2管理管控办法 5.2.1办公物资库房要求整洁规范、摆放整齐。 5.2.2保证办公物资帐实相符。 5.2.3纸杯由办公室统一管理管控，其他部门不予配发；店内由服务台统一管理管控。 5.2.4电脑部件申请更换，经程序维护员检测，并出具检测说明签字确认。 5.2.5离职、调动人员需办理办公物资交接手续，人力资源部在得到办公室的签字确认后方可办理离职、调动手续。6．工作流程：无7．注意事项《物资配发标准管理管控办法》所制订的金额标准若与附件中相应金额存有差异，以办公物资申请标准金额为准，附件中主要针对数量进行控制，申请办公物资品类不做限定,申请物资总金额控制在标准金额之内。一五、工服管理管控规定1．目的:为统一公司良good的对外形象，建立完善的工服管理管控方法，方便商场在实际工作能够得到全面、准确的指导，特制定此工服管理管控制度。2．范围：无锡红星美凯龙3．名词解释（无）4．职责：4.1办公室：负责工服的申请、发放、回收、费用结算；4.2人力资源部：负责工服申请数量的统计、配合行政部进行工服发放登记等；4.3各部门指定的兼职资产管理管控员协助办公室做good工服的发放、回收工作。5．管理管控制度：5.1管理管控要求5.1.1工服配备要求：(具体要求见附表8.1)5.1.1.1工服的制作原则：5.1.1.2商场对所需工服进行统计并提前45天按照费用授权经相关领导审批，由办公室统一制作并配发至各单位；5.1.1.3各部门在统计上报时，要认真按照工服着装的相关规定如实上报，需经办公室、人力资源部签字确认后上报。5.1.2工服的申请：5.1.3.1日常工服申请随双月物资一起进行，申请数量严格根据商场实际规定和需要。5.1.3.2工服必须按季节性申请，严禁一次性将春夏秋冬的工服全部申请而积压库存，职能装不得有库存积压，每品类库存数量不得超出2套；5.1.3工服的发放：5.1.3.1职能部门员工：凭人力资源部确认的《工服领用单》（附件8.3）到办公室领用工服，由领用人在《红星正式员工工服领用登记表》（附件8.4）中签字确认作为办公室帐务记录的依据（试用期员工着装应参照公司统一要求自备）。5.1.4工服的收费标准：5.1.4.1无锡红星正式员工由公司统一配发的工服一律不收回，折旧办法（含棉大衣）如下：5.1.4.1.1工服穿用不满半年的，按其原价值金额支付给公司，工服归个人所有；5.1.4.1.2工服穿用满一年，不满一年半的，按其原价值金额的50%折扣工装费，工服归个人所有；5.1.4.1.3工服穿用满一年半，不满二年的，按其原价值金额的30%折扣工装费，工服归个人所有；5.1.4.1.4工服穿用满二年的不再扣款；5.1.4．1.5工服穿用满二年且有破损需更换的，可免费进行更换，新工服发放后如员工出现离职情况则按工服折旧办法进行处理；5.1.4.2红星正式员工各式工服原价值及收费标准参照红星投资的出库单价格。5.1.4.3职能部门员工离职时必须经办公室/财务部在离职交接清单上签字，对其所着工服应按相关工服折旧办法进行退款，旧工服一律不予收回。5.1.5工服的保管：5.1.5.1领取或购买的工服由个人妥为保管，员工应保持工服干净整齐，不得人为损坏，如未到更换期限，工服遗失或已破损且无法穿着，员工应及时申请更换新工服，费用由员工自付；5.1.5.2未发放的工服，应存放在库房干燥、无漏雨、无浸水的区域，为防止虫蛀可放置适量蟑脑丸等，避免因储藏不当造成霉变、虫蛀、鼠咬等；16、保密制度1．目的：为规范公司商业秘密管理管控，维护公司权益，特制定本制度。2．范围：无锡红星美凯龙3．名词解释：3.1商业秘密：指关系公司发展，能为公司带来利益，依照特定程序确定和使用，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。3.2密件：指以任何形式载有公司商业秘密的介质。主要包括文字资料、影印资料、电子文档、邮件、声像资料、密码、数据库等。3.3泄密：指使商业秘密被不应知悉者知悉的行为，或使商业秘密超出了限定的开放范围，而不能证明未被不应知悉者知悉的行为。3.4密件起草人：拟定公司内部商业秘密合适的内容的人（若拟定人不明确，则因其业务工作直接导致密件产生的人员视同密件起草人）。3.5密件管理管控人：各部门设立负责管理管控本部门商业秘密的人。3.6密件使用人：按照密件接触范围的规定可以使用某项商业秘密的人。3.7涉密部门：通过各种渠道得知商业秘密或接触、使用密件的组织与个人。4．职责：4.1公司全体员工都有保守商业秘密的义务。4.2涉密部门负责制定和落实责任内商业秘密之保密细则。4.3密件起草人负责依据密件等级标注密件。4.4密件管理管控人负责秘件的使用、存档、销毁和发送，并对密件的标密、流转进行督控。如密件起草人未标密，密件管理管控人应令其标密，否则未标密责任由密件管理管控人承担。4.5密件使用人可以在规定范围和时间内使用密件，未经同意不得转发、传播、复制。4.6办公室负责涉密电子文档通过公司内部网络途径传递给竞争对手的核查。4.7决策委员会负责对各项涉密工作的保密措施进行监督和泄密事件的最终认定。4.8人力资源部负责对泄密责任人进行处罚、对改善保密工作有重大贡献者进行奖励。5．管理管控制度：5.1密件的范围：凡包含以下相关合适的内容的文字资料、影印资料、电子文档、邮件、声像资料等均属于保密文件。5.1.1公司重大决策中的机密事项。5.1.2公司正在筹划中的尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营相关项目及经营决策等。5.1.3公司内部各项合同合约、协议、意见书及可行性报告、工作相关计划、专项任务、会议纪要等。5.1.4公司非向外部公开的财务预决算报告及各类财务报表、统计报表、经营分析、销售数据、利润数据等。5.1.5经营情况、客户信息、库存信息、新店选址、开发相关计划及进程、促销资源、促销时间、促销范围、促销手段、促销策略等。5.1.6各种信息系统、办公系统、管理管控系统的授权密码及拥有自主产权的软件程序。5.1.7公司职员人事档案，工资、劳务收入及资料。5.1.8在一定时间和范围内不宜公开的有关机构设置、业务调整、人员任免。5.1.9公司计算机系统中重要信息和数据。如ERP中的数据等。5.1.10公司所掌握的其他尚未公开的各类信息。5.1.11其他经公司确定应当保密的事项。5.2密件等级的划分5.2.1公司商业秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。属于公司保密的文件、资料，责任部门应当依据本制度规定标明密级，并确定保密期限。保密期限届满，自行解密。5.2.2绝密指最重要的商业秘密，泄露会使公司的权利和利益遭受特别严重的损害；机密指重要的商业秘密，泄露会使公司权利和利益遭受到严重的损害；秘密指一般的商业秘密，泄露会使公司的权利和利益遭受一定的损害。5.3密件等级的确定5.3.1公司经营发展中，涉及公司发展方向的如公司战略规划、年度发展规划纲要、各业务中心年度公司级发展规划，各大区、商场年度发展规划，公司范围的营销策划，各大区、商场区域营销行动相关计划，以及直接影响公司权益和利益的重要决策、竞争策略及经营数据等相关文件资料为绝密级；5.3.2公司内部各项合同合约、协议、意见书及可行性报告、管理管控剧本、《公司授权》等各种手册及单行本、各项常规财务报表、各类统计资料、工作相关计划、专项任务、会议纪要、招商情况、客户信息、库存信息、新店选址、开发相关计划及进程、各种信息系统、办公系统、管理管控系统授权密码、促销资源、时间、范围、手段、策略、未公开的公司经营情况为机密级。5.3.3公司人事档案、重要人事任免、合同合约（公司业务采购类合同合约以外其它合同合约）、协议、职员工资、尚未公开的各类信息为秘密级。5.4保密工作规范5.4.1公司各部门设立密件管理管控人（原则上由部门经理以上领导兼任），负责本部门的各项保密工作，在部门内部贯彻落实本规定。5.4.2密件起草人在该密件的显著位置（如封面或正文右上角）表明密件等级和保密期限，对无法标识的商业秘密，如口头通知、会议应告知接触该项秘密的人员注意保密和不得传播。5.4.3属于商业秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由部门密件管理管控人会同部门主管领导书面签字执行。需要收发、传递和外出携带，根据密件等级由总经理授权指定人员担任，