物业管理公司档案管理制度及销售合同管理系统设计报告

PAGEPAGE1一、物业管理公司档案管理规定：1．公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管（包括代理主管）负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。2．有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。3．物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。4．物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。5．物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。6．物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。7．因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。8．公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要求的保管责任人将作适当处分。9．物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。二、物业管理公司管理保密规定：1．在工作范围获有关的公司、物业管理公司内部资料，业主、用户单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联系电话、购/租合约及金额、特别条款、物业管理公司及公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。2．业主、用户及员工资料统一存放在办公室文件柜中，由专人负责注记及存档等工作，由物业管理公司主管每周审核，其他工作人员未经许可禁止查阅。3．物业管理公司物业管理处文件柜备用钥匙由主管保管，主管及秘书因需告假时，经指定的授权人士，方可代为执行以上事务4．应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联系电话、员工个人联系电话、地址等，必须隐藏放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。5．公司制定的各类物业管理公司规章制度及工作指引，由物业管理处统一保管，高级管理员以上级别人员可借阅（须办理借阅手续），每次限时一周。实行借阅目的为指引员工培训，严禁任何形式的抄袭及复印。6．发布的各类通知通告，应限定时效，过时收回。7．员工应具有维护他人阴私权利的法律意识，主动为公司及业主保守秘密，对于任何人士不正常的打探行为，应坚决拒绝并向公司报告。8．员工因执行保密规定不当，致使公司、业主、业户或管理员工利益受不良侵害的，公司将按员工守则有关规定从重处罚，并由当事人个人承担导致的全部法律责任。

三．物业管理公司档案资料：1、物业管理公司验收档案：1）土建、设备安装竣工资料（图纸、设备资料）；2）设施设备之质检、消防、劳动局、公安及音像管理等部门验收合格文件；3）机电设备保养合约；4）公共区域设施设备验收记录（管理公司）；5）公共区域设施设备移交记录（发展商、承包商与管理公司）；6）单元验收及移交记录（承包商、业主与管理公司）；2、物业管理公司二次装修档案：1）用户单元二次装修图则及审批手续；2）二次装修期间管理处监督检查资料；3、业户资料：1）入伙情况记录；2）业主（租户）情况登记（包括名称、单元号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间或租用期限等）；4、物业管理公司管理文本汇编：1）管理合同、管理公约、用户手册等统一装订成册；2）物业管理公司各类管理规章制度及装修规定等；3）物业管理公司各项管理分包合约；5、物业管理公司设备维修保养类：1）各类设施设备要有专门的维修保养制度及应急措施；2）各类设施设备有独立的维修档案，及日常巡检维修记录；3）主要部位如变配电间、监控中心、电梯机房等应有工作日记、交接班记录、巡视记录及人员进出记录；4）物业管理处有用户维修保修单，维修后应有回访记录；6、物业管理公司设施设备检测类：1）变配电间要有供电部门定期电气测试报告记录；2）电梯要有劳动部门合格证书及年检报告；3）生活水箱要定期清洗并存记录，清洗后要有卫生部门水质检测报告，清洗工作应有有效体检证明；4）避雷系统要有定期检测报告；5）应有定期沉降检测报告；6）消防泵、管道应有定期试机及换水记录，烟感及温感探头应有定期测试工作记录；7）其它设施设备检测记录资料；7、物业管理公司物业管理处运作类：

1）正式文件应用电脑打印操作，并有规定的电脑档号及存档目录记录；2）物业管理公司管理费收缴情况3）物业管理公司管理费财务报告4）物业管理公司物业管理处运作报告；物业管理公司物业管理处会议记录（包括内部会议及与发展商或业主委员会的会议）*物业管理公司物业管理处值班记录*保安值班记录*设备值班与巡检记录*管理工作计划与报告*工程设备管理计划与报告*物业管理公司物业管理处往来信函*用户报修与投诉处理记录*承包商维修或保养工作情况记录20**/3/18课程设计成绩考勤成绩(%)指导老师评语报告及程序成绩(%)总评成绩指导老师签名：《面向对象分析与设计》课程设计报告学院（系）：电子信息与计算机工程系班级：计科三班学生姓名：学号：*************指导教师：时间：从销售合同管理系统【摘要】本文简要介绍了本销售合同管理系统的开发情况,基本设计思想、系统开发环境及目前的应用情况。关键词合同客户销售目录:第一章系统简述第二章销售合同管理系统开发简介2.1 数据库2.2 数据库管理系统2.3 创建数据库第三章销售合同管理系统需求分析3.1销售合同管理需求分析3.2确定系统边界3.3确定执行者3.4确定用例3.5绘制用例图第四章系统分析4.1动态模型4.2系统类图第五章页面设计第六章心得体会致谢主要参考文献第一章系统简述随着社会经济制度改革进一步的深入和各企业单位管理建设的逐步完善，对管理人员掌握每一销售合同内容必须规范化，系统化，科学化，现代化；企业管理必须现代化、规范化。我们知道，传统的销售合同管理方法是由企业员工负责管理，这样往往造成大量的合同难以查找，不能达到对合同的科学而又全面的管理。针对这一情况，我们研制了销售合同管理系统。一方面，销售管理系统避免了企业管理手工管理合同容易出错，不易集中管理；另一方面，销售管理系统避免了在大量合同中查找难,耗费大量时间，以至于严重降低工作效率的问题。电脑信息管理技术越来越受到各企业的高度重视，逐渐成为企业在现代化发展中不可缺少的一部分。在当今IT技术日新月异，而企业市场化进程加快的时刻，电脑信息管理技术几乎涉及到每一家优秀企业的整个经营活动。对公司经营、效率甚至政策的变化都有直接而深远的影响。 《销售合同管理系统》是一套针对企业产品销售合同方面的电脑信息管理系统，它包括了企业在产品销售合同上的各方面内容。而销售方面对一个企业在市场化经营中是重中之重的部分。所以用电脑信息技术进行管理也是各企业的实际需求。 本《销售合同管理系统》主要包括了：合同管理、发货管理、开票管理、资金回收管理以及客户管理、产品信息管理等方面的内容。各方面的内容相互联系，最终产生各种查询统计报表，供企业进行参考和决策。二数据库应用系统开发简介在数据库应用系统开发之前，对开发数据库的基本概念应当了解，对数据库的结构、开发数据库应用程序的步骤、开发体系及方法都应当有相当清晰的了解和认识。数据库应用系统开发的目标是建立一个满足用户长期需求的产品。开发的主要过程为：理解用户的需求，然后，把它们转变为有效的数据库设计。把设计转变为实际的数据库，并且这些数据库带有功能完备、高效能的应用。数据库技术在计算机软件邻域研究中一直是非常重要的主题，产生于60年代，30多年来数据库技术得到了迅速发展，并已形成较为完整的理论体系和一大批实用系统。并且，近年来，随着WorldWideWeb(WWW)的猛增及Internet技术的迅速发展，使得数据库技术之时成为最热门技术之一。§2.1数据库数据库由DBMS（数据库管理系统）处理，DBMS则由开发人员和用户通过应用程序直接或间接地使用。它主要包括四个要素：用户数据、元数据、索引和应用元数据。用户数据：目前，大多数主流数据库管理系统把用户数据表示为关系。现在把关系看作数据表。表的列包含域或属性，表的行包含对应业务环境中的实体的记录。并非所有的关系都同样符合要求，有些关系比其它关系更结构化一些。元数据：数据库是自描述的，这就意味着它自身包含了它的结构的描述，这种结构的描述称作元数据。因为DBMS产品是用来存储和操纵表的，所以大多数产品把元数据以表的形式存储，有时称作系统表。这些系统表存储了数据库中表的情况，指出每一个表中有多少列，那一列是主关键字，每一列的数据类型的描述，它也存储索引、关键字、规则和数据库结构的其他部分。在表中存储元数据不仅对DBMS是有效的，对用户也是方便的，因为他们可以使用与查询用户数据同样的查询工具来查询元数据。本文介绍的SQL语言可以同时用于元数据和用户数据。应用元数据：存储在数据库中的第四种数据是应用元数据，它用来存储用户窗体、报表、查索引：第三种类型的数据改进了数据库的性能和可访问性，这种数据经常称作开销数据，尽管有时也采用其他类型的数据结构，如链表，但它主要还是索引。索引可以用来排序和快速访问数据。查询和其他形式的查询组件。并非所有的DBMS都支持应用组件，支持组件的DBMS也不一定把全部组件的结构作为应用元数据存储在数据库中。然而，大多数现代的DBMS产品存储这种数据作为数据库的一部分。一般来说，数据库开发人员和用户都不直接访问应用元数据，想反，他们通过DBMS中的工具来处理这些数据。§2.2数据库管理系统数据库管理系统（DBMS）是指数据库系统中管理数据的软件系统。DBMS是数据库系统的核心组成部分。对数据库的一切操作，包括定义、更新及各种控制,都是通过DBMS进行的。DBMS总是基于某种数据模型，可以把DBMS看成是某种数据模型在计算机系统上的具体实现。根据数据模型的不同，DBMS可以分成层次型、网状型、关系型、面向对象型等。Access2000就是一种关系型数据库管理系统。DBMS的特点和功能可以分为三个子系统：设计工具子系统、运行子系统和DBMS引擎。设计子系统有一个方便数据库及其应用创建的工具集。它典型地包含产生表、窗体、查询和报表的工具。DBMS产品还提供编程语言和对编程语言的接口;运行子系统处理用设计子系统开发的应用组件。它所包含的运行处理器用来处理窗体和数据库的数据交互，以及回答查询和打印报表等;DBMS引擎从其他两个组件接受请求，并把它们翻译成对操作系统的命令，以便读写物理介质上的数据。DBMS引擎还涉及事务管理、锁、备份和恢复。§2.3创建数据库数据库模式:数据库模式定义了数据库的结构、表、关系、域和业务规则。数据库模式是一种设计，数据库和应用正是建立在此基础上的。数据库设计主要是进行数据库的逻辑设计，即将数据按一定的分类、分组系统和逻辑层次组织起来，是面向用户的。数据库设计时需要综合企业各个部门的存档数据和数据需求，分析各个数据之间的关系，按照DBMS提供的功能和描述工具，设计出规模适当、正确反映数据关系、数据冗余少、存取效率高、能满足多种查询要求的数据模型。数据库中的关系表是二维的，它有如下四个性质：l在表中的任意一列上，数据项应属于同一个属性(如图中每一列都存放着不同记录的同一属性数据)。2表中所有行都是不相同的，不允许有重复组项出现(如图中每一行都是一个不同的记录)。3在表中，行的顺序无关紧要(如图中每行存的都是记录，至于先放哪一个都没关系)。4在表中，列的顺序无关紧要，但不能重复为防止数据库出现更新异常、插入异常、删除异常、数据冗余太大等现象，关系型数据库要尽量按关系规范化要求进行数据库设计。第三章销售合同管理系统需求分析本章节主要给大家介绍本销售合同管理系统能给大家带来的方便。首先给大家介绍本系统的五大系统模块：数据导入、综合报表、综合查询、基础设置、系统设置销售合同管理系统销售合同管理系统综合查询统计报表数据导入基础设置系统设置图1系统五大模块图在各大模块中，又包含了实现具体功能的各个子模块1.数据录入包括：合同主表录入，发货明细录入，开票明细录入，资金回收录入、修改合同信息录入2、综合查询包括：合同主表查询，合同子表查询，发货明细查询，开票明细查询，资金回款查询，一览综合查询3、统计报表包括:销售费用结算表，销售费用支付表，应收款汇总表。4、基础设置包括：产品基价表，员工情况表，客户情况表5、系统设置包括：操作缘设置，打印机设置§3.1销售合同管理需求分析企业销售人员与客户签订销售合同，经主管经理同意后合同生效。合同签订并生效后，分送到各个部门进行组织生产，准备客户所需产品，为收款作准备。销售合同的管理包括录入新的销售合同、修改销售合同、查询销售合同、核对收款单并发送货物等等。 销售销售合同管理数据录入综合查询统计报表基础设置系统设置图2销售合同管理需求框图销售合同数据录入销售员工在和客户签订合同，经主管经理签字生效后，合同管理人员就要将新合同的基本信息录入到“销售合同管理系统”。合同的基本信息包括合同编号、甲方乙方的基本信息（单位名称、地址、联系方式等等）、订购产品名称、规格型号、单价、数量、总金额、发货时间、发货量、客户付款时间等等。一般来讲执行期合同是不允许修改的，但如果经过甲乙双方同意，可以对已签订的合同内容进行修改。该功能有严格的修改权限限制。对已签订生效的销售合同，财务管理部门负责收取客户货款，并开具有款单。销售人员根据付款情况按时从仓库提取客户订购的产品，核查并发货给客户。在核对收款单准备发货时，如发现仓库中客户订购的产品数量不够，就要要求组织生产。（2）销售合同综合查询对执行期合同进行各种查询统计。如合同主表查询，合同子表查询，发货明细查询，开票明细查询，资金回款查询，一览综合查询。（3）销售合同统计报表对执行期合同产生的一系列报表进行统计。包括：销售费用结算表，销售费用支付表，应收款汇总表。将执行期合同产生的报表进行统计后，让管理者方便的进行生产管理和货物发放。（4）销售合同基础设置该模块主要是提供企业的一些基本信息，如各种产品的单价，员工情况和客户的一些基本情况。包括：产品基价表，员工情况表和客户情况表。（5）销售合同系统设置该模块主要是设置一些本系统的相关操作设置。如：打印机设置§3.2确定系统边界通过以上分析可以总结出，“销售合同管理系统”边界包含“数据录入”、“综合查询”、“统一报表”、“基础设置”、“系统设置”五个大模块，各模块中还有小功能，凡是由这些功能包括的业务都属于系统内的职责范围。超出该职责范围的都属于系统边界之外的业务。§3.3确定执行者 在“销售合同管理系统”中，销售人员要与客户签订销售合同并操作该系统中所有的功能。要向主管经理提供综合报表等信息，还要经理签字使合同生效。§3.4确定用例 在前面确定系统边界中确定“数据录入”、“综合查询”、“统计报表”等五个功能，可以把这五个功能确定为系统内的五个主要的用例：·“数据录入”用例：销售合同管理人员录入新合同主表的基本信息，和合同的修改·“综合查询”用例：对执行期合同进行各项信息查询·“统计报表”用例：对执行期合同产生的报表进行统计·“基础设置”用例：对企业基本的信息设置，对客户基本信息设置·“系统设置”用例：对打印机进行设置§3.5绘制用例根据以上分析，可以画出“销售管理系统”用例图如图3 图3销售合同管理系统 图4销售合同管理系统(第4级图)第四章系统的分析技术框架及详细说明、面向对象分析的各个步骤并细化到具体的每一项功能和模块中4.1动态模型：（包括活动图、时序图）活动图是一种特殊形式的状态图，用于对计算流程建模。活动图中的状态表示计算过程中所处的各种状态，而不是普通对象的状态。通常，活动图假定在整个计算处理的过程中没有外部事件引起的中断，否则，普通的状态机更适合于描述这种情况。活动图是对状态图的扩展。状态图突出显示的状态，状态之间的转移箭头代表的是活动。而活动图突出现实的是活动。每个活动的图表示为圆角矩形，比状态图标更接近椭圆。活动图的起始点和中止点图标与状态图一样。 图5销售合同管理系统活动图时序图（SequenceDiagram）表示对象之间传送消息的时间顺序。时序图可以用来进行一个场景的说明，即一个事物的历史过程。时序图中每一个类元角色用一条生命线来表示（用垂直线代表整个交互过程中对象的生命期）。生命线之间的箭头连接代表消息。时序图可以用来进行一个场景说明，即一个事物的历史过程。时序图的用途是用来表示用例中行为的时间顺序。当执行一个用例行为时，时序图中的每条消息对应一个类操作或状态机中引起转换的出发事件。 图6处理付款单顺序图 图7销售合同状态图4.2系统类图：4.2.1人员信息类图：4.2.2接口信息类图：图4.2.3系统事务信息类图：4.2.4系统组件图4.2.5.系统部署图：4.2.6.双向工程：第五章页面设计系统主界面，介绍系统开发时间和开发者的基本信息。该系统无需密码登录，点击即可运行，方便个人使用（系统还在试用阶段，一些技术还需完善）系统的第二主界面左边提供本系统的主要功能，界面不是很华丽是本系统的最致命的缺点，不过请用放心，本系统还在开发中，核心功能已经设计好了，外观的设计还在进行中，相信不远的将来，此系统一定会荣登管理系统界的第一宝座，还希望各位用户支持。员工信息该界面主要是提供公司员工的基本信