文件、档案、记录管理制度及文档管理系统方案

PAGE1-文件、档案、记录管理制度1.目的确保我局与管理体系运行有关的各岗位员工活动所依据的文件均为有效版本，防止使用作废的文件,对文件要求的相关记录进行控制，保证管理体系运行的有效性和可追溯性。2.适用范围适用于我局所有与管理体系运行有关的文件和资料的控制。3.主要职责3.1质量管理部负责组织管理体系文件的编制、修订、发放和回收等工作，负责法律法规、技术标准的备案管理。3.2各部门、单位及项目部负责职责范围内文件的编制、修订、发放、回收、保管工作，对形成的记录进行控制。3.3办公室负责公文的管理和科技档案的保管。4.工作内容及要求4.1文件的分类文件分为管理文件、法律法规、技术标准、工程文件和公文。4.1.1管理文件管理文件包括：a)管理手册b)管理目标c)管理制度d)支持性文件e)管理过程中所形成的记录4.1.2法律法规：适用的法律及地方法规及相关行政规章。4.1.3技术标准：适用于施工生产及各项管理的标准及规范。4.1.4工程文件：项目在投标及施工过程中产生的文件、记录和相关部门发来的有关工程的文件。4.1.5公文：单位在对内实施管理和对外交往过程中，形成的具有管理效力或请示商洽工作性的规范体式文书。见《河北省水利工程局公文处理实施办法》。4.2文件的编制、评审、批准4.2.1《管理手册》由质量管理部编写，管理者代表审核，局长批准；管理制度由各主管职能部门编写，质量管理部组织审核，管理者代表批准，质量管理部进行发放。4.2.2法律法规及技术标准：局质量管理部和总工办分别负责建立全局的《法律法规清单》和《技术标准有效版本目录清单》，各部门、单位、项目部需要从中识别出符合自身工作需求的法律法规和技术标准，并综合其他途径获取的相关规定和标准来建立本部门、单位、项目部的《法律法规清单》和《技术标准有效版本目录清单》。4.2.3工程文件：项目部要做好文件的编制、审批、发放、落实。需要归档的在工程结束后按照工程档案管理要求随竣工资料入档管理。未入档的有价值的文件、记录资料应由项目所辖单位自行保管至其没有使用价值为止。4.2.4文件标识应保持唯一性，可以是编号或其他方式，如利用计算机进行管理记录，应按系统软件的要求或相应规定录入。4.2.5当我局的组织结构、操作流程等发生改变或适用的法律法规和标准发生变化时，应对原文件重新进行评审、修改、批准，并保留评审记录。4.3文件的收发过程中要做好收发文记录。发文时不能只发放到中层领导为止，要做到下沉一级，使有需要人员均能获得相应文件。4.4文件的修订4.4.1《管理手册》由质量管理部进行修订，经管理者代表审核，局长批准；管理制度的修订由原编制部门负责，管理者代表批准。文件修订时应由提出修订要求的人员填写《文件更改审批表》，说明更改理由，按原审批程序进行文件更改的审批。4.4.2法律法规和技术标准如有最新版本，各部门应及时更新。4.5文件、记录的使用和保管4.5.1文件记录要进行标识，并保证记录的内容准确可靠、字迹清晰、有可追溯性,按发生的顺序与类别进行保存，以便于检索查阅。查阅记录时，需经保管人员同意，保管要确保不损坏、丢失。4.5.2文件的借阅要经文件管理部门负责人批准，借用期间不得擅自复印，借阅人填写《文件借阅登记表》。4.5.3文件、资料的领用人要妥善保管好领用的文件和资料，未经归口管理部门同意不得将文件、资料复印或转借他人。4.5.4当文件遗失时，领用人要办理申请补发文件手续，经归口管理部门确认无法寻找后，方可重新补发。4.5.5如有文件失效或作废，由原文件发放部门以文件形式在其发放范围内通告，并将失效/作废文件撤出工作场所或自行销毁。对有参考价值的失效文件可加盖“失效暂存”印章，隔离存放。4.5.6当记录需要更改时，可以划改，但必须在更改处作出标记，由更改人签名。4.5.7各类文件、记录应分类存放在干燥、通风、安全的地方。4.5.8对于超过保存期限的记录，如因特殊需要以后查阅、考证之用时，应标明“失效暂存”，隔离存放。需要销毁的记录，经主管领导批准后以适当的方式销毁，并填写《记录销毁登记表》。4.5.9对法律法规和技术标准合订本，如属于部分作废，应在标准目录相应位置及章节首页上加盖“作废”印章，或做出相应的标识。4.5.10工程施工过程记录的归档，按有关文件规定执行。4.5.11记录分类和保管期限序号记录分类分管部门保存期限1管理体系文件明确的记录各主管部门3年2与管理体系有关的工作记录各主管部门3年3工程归档资料工程、质检部门按规定执行注：在工程施工中与管理体系运行有关的记录，工期大于3年的，保存期应在保修期满之后。5.记录《文件更改审批表》《记录销毁登记表》《文件借阅登记表》《发文记录》《收文记录》《文件作废记录》《技术标准有效版本目录清单》文档管理系统解决方案TOC\h\z\t"标题1,1,标题2,2,标题3,3,正文文本,1"1 概述 -4-1.1 系统目标 -4-1.2 系统框架 -4-2 设计方案 -5-2.1 系统管理 -5-2.1.1 组织机构 -5-2.1.2 人员管理 -5-2.1.3 编码配置 -6-2.1.4 权限管理 -6-2.1.5 文档后台管理 -6-2.2 文档管理主页 -6-2.2.1 文档发布 -6-2.2.2 文档排名 -6-2.2.3 文档推荐 -6-2.2.4 文档分类 -6-2.3 文档管理功能 -6-2.3.1 文档上传 -7-2.3.2 文档下载 -7-2.3.3 文档阅读 -7-2.3.4 文档播放 -7-2.3.5 文档查找 -8-2.3.6 文档统计 -8-2.4 系统接口 -8-2.4.1 提供的接口 -8-2.4.2 需要的接口 -8-

概述随着企业信息化建设的推进，企业已经在两个方面进行了较多的信息化应用，一方面是具体业务的数字化，一方面是以公文流转为主的日常办公信息化。随着这些工作的开展，企业电子信息数据主要以结构化的数据库和非结构化的文档数据库为主，除开这些数据外，像音频、视频、资料等电子文档则没有进行规范管理。为此，在企业构建“统一”、“集中”的文档管理系统显得极为必要。系统目标文档管理系统总的目标是建设集中、共享的企业文档服务。其中要达到如下几个要点。集中统一的管理：目前各部门都有相应的文档，各自存储，存储方式也不尽相同，容易丢失、查找困难。文档管理系统要实现统一的数据中心，集中进行文档管理。整个企业都采用这个文档管理服务。信息共享与权限：文档可以通过设置进行共享，加快文档的传递；对于机密文件和个人私密文件，可以通过权限控制杜绝他人访问或者允许个别访问。及时更新文档发布：对于个人需要关注的、或者他人推荐的文档第一时间反应出来。合理完善的接口：通过接口使得其他系统能够访问文档系统，使得文档系统成为企业唯一的文档存储、管理系统。一点登录：通过登录接口，允许从其他系统登录后，自动登录文档系统。系统框架设计方案系统管理系统管理主要完成系统运行相关后台配置及登录人员信息及前线的管理。组织机构对企业涉及到电子文档管理的相关部门进行登记。以树状结构方式体现组织的上下级管理。是人员和权限管理的基础。人员管理在组织机构下建立人员信息资料。并设置登录缺省账号和密码。人员信息中做好与相关其他应用系统一点登录的对照关系。其他系统连接进入文档管理后能够自动完成登录。编码配置对系统中使用到的相关编码、如部门类别、文档类别等等需要选择的编码进行配置。权限管理对系统中的人员进行权限分配，主要分配的是文档的管理权限。文档的访问权限不在系统功能中配置，而是上传者进行配置。文档后台管理该功能由管理员或相应权限的人，可以对系统中文件进行删除、访问权限配置、评论删除等等。文档管理主页文档发布文档发布功能不是做文档发布，而是新发布的文档的信息。能够及时反映文档上传的动态。也让相映的需要关心的人及时了解到信息。文档排名文档排名按照访问频率进行排名，并在主页上显示前10名。文档推荐主页上显示有阅读者推荐的文档的前10名。文档分类文档分类则是列举出重要的文档分类，如按照法律法规、工作规范、报表、音视频等类别。点击后能够按照时间顺序显示文档，并进行访问。文档管理功能文档管理实现文档本身的各种操作，包括上传、下载、于都、播放、查找、评论、推荐等等。文档上传文档上传首先需要登录系统，没有登录系统不能进行文件的操作。但是可以阅读文件。上传文件时需要进行登记的内容有：文件名、文件摘要、文件类别，并确定文件的权限级别，权限包括：部门共享、部门及上级共享、部门及下级共享、全部共享、私有、指定共享，其中制定共享可以选择本单位的人，只有指定的人才能访问。权限还包括设置是否允许下载，缺省设置为可以下载。对于自己上传的文件，可以进行覆盖和删除。文档下载文档下载是针对非音视频文件，音视频文件不能下载，纺织流量过大。文档下载也由权限控制，对于完全共享的文件，无需登录即可访问，部门共享的必须是发文者同部门的人才能访问；对于部门级上级共享的是本部门及上级管理部门可以访问；部门及下级共享是本部门及下级部门可以访问。文档阅读文档阅读的权限与文档下载类似。不同的是，即便是完全共享的文件，如果不登录系统也不能下载。文档阅读针对的是PDF、Word、Excel等常见格式文件，不能识别的文件只能下载阅读。这类可以识别的文件，自动采用内嵌浏览的方式。文档评论：在阅读中，读者可以加入自己的评论，评论会根据文件的权限自动反馈到主页中。文档推荐：在阅读时，读者可以对文档进行推荐，推荐的文档也会进入主页推荐文档排名。文档播放对于多媒体文档，系统不运行下载（可以通过管理员获得文件），只能进行在线播放。系统内嵌播放组件。文档查找文档查找可以通过文件名、日期、大小、类别、发布者、发布部门、摘要模糊查找文件。查找到文件后，可以进行以上文件操作。文档