项目用户需求分析报告

XXXXX项目用户需求分析报告文件状态：[]正式发布[]正在修改文件标识：iABCD-ECM-05-07当前版本：作者：完成日期：2015-05-07版本历史版本/状态作者参与者起止日期备注1.合同管理项目现状调研和需求分析的目标 61.1调研现状 61.2需求分析的目标 62.现状调研和需求分析的范围和方法 82.1现状调研的范围 82.2现状调研的方法 83.需求分析点-组织机构 93.1企业组织机构及角色 93.1.1ABCD组织机构图 93.1.2总部机构图 103.1.3独立事业部机构图 103.1.4分子公司机构图 113.2合同业务部门 113.3合同审核岗位 153.4合同用户角色及权限 163.4.1角色及权限分析 173.4.2功能说明 174.需求分析点-合同业务 174.1现有合同类别 174.2现有合同模板 184.2.1合同模版 184.2.2合同模板分析 194.2.3条款及款项 194.2.4条款及款项分析 204.3现有合同内部管理规定 215.需求分析点-合同业务流程 225.1合同业务相关流程 225.1.1国内销售物流管理流程 225.1.2国内采购流程 235.1.3国外销售流程 255.1.4国外采购流程 265.1.5重大合同论证流程 275.1.6重大合同审核流程 285.1.7整套合同文件审核及交接流程 295.2合同管理流程分析 305.2.1合同创建 305.2.2合同协商 315.2.3合同审批 315.2.4合同执行 325.2.5合同变更 325.2.6合同关结 325.2.7合同续签 325.2.8其它 326.需求分析点-主数据维护 326.1供应商信息 326.2产品信息 327.系统集成需求 33本文档中用到的简称对照表全称简称有限公司XXXXEmptorisContractManagement(合同管理软件)ECM1.合同管理项目现状调研和需求分析的目标1.1调研现状随着业务国际化、信息化的发展，XXXX在传统国际贸易模式中融入电子商务元素，于2011年推出全新的，面向全球的电子商务平台易单网，后台支撑易单网的为ERP系统。但是随着公司业务量的扩大，XXXX在2014年下半年，企业管理部调研公司3649个销售、3806个采购的合同评审、付款审批流程、权限，通过数据分析发现公司合同管理权限职责分工不合理、部分环节执行效率低下，缺乏全生命周期端到端的合同管理流程，部分环节存在失控、执行不到位的问题。而且当前XXXX国际贸易有限公司的合同都是线下审核，虽然有流程规定说明审核步骤及审核条款的说明，但审核人不能第一时间摘取出自己职责范围内的条款，且选择审核内容时可能会有疏漏，在会审的业务上，或者出现层层重复审核的情况，或者出现大家都认为对方审核过而实际上无人审核的情况。加之合同签订后在落实执行上也需要通过信息化提升管理效率，避免人为失误的控制漏洞。1.2需求分析的目标需求分析的目标是为了通过对合同管理软件系统及ERP系统改造优化，通过合同的结构化管理、标准化管理，订单的系统排程、进度提醒和控制，实现合同的在线制作、变更、审批与在线控制，固化合同管理全流程，最终达到系统防控合同管理风险的目的。合同管理软件项目要实现的目标为：1、降低风险：通过合同标准化，条款款项结构化管理，实现合同文本的规范，降低制作、审核过程中的差错和遗漏；通过合同的在线管理，有效保存合同执行过程中的历史痕迹记录，避免有人随意变更条款但却没有说明，审核人没有审核变更条款的情况；避免审核版本混乱不清的情况；合同审批通过之后才能出现打印按钮，避免线上线下内容不一致；通过系统对合同的分类分级、风险点的组合判断，触发不同审批流，降低合同管理风险；通过合同管理，有效的实现风险预警管理，包括：应收账款逾期、逾期收货、增值税票未收等，从而实现从事后的坏账预警跟踪处理到事前的有效防范及事中的有效控制。2、提高效率： (1)通过合同标准化，条款款项结构化管理，审核内容按岗位进行区分，大大降低审核时间，提高审核效率；审批权限合理下放，减少领导层审批瓶颈。 (2)审批及审核合并；减少审批、审核中的重复环节； (3)合并重大业务论证、审核到合同管理平台中，实现重大业务管理的在线化； (4)通过合同在线对比功能，审批人可将变更的条款及原条款做出清晰的比对； (5)通过系统自带的报表功能，可快速配置内部所需报表。2.现状调研和需求分析的范围和方法2.1现状调研的范围合同管理项目调研的范围包括企业组织机构，合同涉及的业务部门，及合同用户角色及职责，权限管理；合同类别，合同模板及合同的内部管理规定；合同全生命周期 (合同起草，合同协商，合同审批，合同签订，合同变更，合同终止，合同续签，其他)的合同业务流程及功能描述；主数据(供应商，物料，合同模板，合同条款等)维护流程和功能需求；ERP系统与ECM系统关系及集成需求。表格总结如下：调研项备注企业组织机构，合同业务部门，合同用户角色及职责，合同用户权限4项合同类别，合同模板，合同内部管理规定3项合同全生命周期的业务流程及功能描述7项主数据维护流程和功能需求4项ERP系统与ECM系统关系及集成需求需求调研涉及到的部门为信息技术部，各个事业部，市场部，风控部，企管部，供应链部，法务部，物流部，财务部，人力资源部等各大部门。2.2现状调研的方法现状调研的工作方法主要依据IBM提供的合同管理项目需求调研模板，采用问卷调查法进行。问卷调查是一种结构化的调查，其调查问题的表达形式、提问的顺序、答案的方式与方法都是固定的，是一种文字交流方式，且问卷调查的结果便于统计处理与分析。但是也存在一些潜在的问题，如问卷调查经常由客户自己填写问卷，所以调查结果【点击拖动可看大图】子公司公司务公司处网训部公司海外仓部部发部部部训部 料制训部司组务部海外仓炭部物流公司部公司板部务部伏公司宣部会建筑机械事业部缆组作部建材海外仓料业部司贸易公司理部资部部部板部公司伏务程业部建材务部纤部海外仓部公司作伴部单证部南公司纤子公司公司务公司处网训部公司海外仓部部发部部部训部 料制训部司组务部海外仓炭部物流公司部公司板部务部伏公司宣部会建筑机械事业部缆组作部建材海外仓料业部司贸易公司理部资部部部板部公司伏务程业部建材务部纤部海外仓部公司作伴部单证部南公司纤组料业部司力部特海外仓部部部海外仓建筑机械部罗公司程料部业部流部政部五组理部处程料部部部国公司务部门处制部杭州公司流部流部购部部力部理部部计算部胶粘理部业理部务部务部制部温程部温程组料制品无锡项目组五部建材部胶粘理文档。XXXX合同管理项目需求调研分析过程如下：3.需求分析点-组织机构3.1企业组织机构及角色3.1.1ABCD组织机构图业部海外业部煤分公司燃料公司伏公司建材信息业部海外业部煤分公司燃料公司伏公司建材信息技术公司市中建无纺布有限公司部伏业部炭部信息术部酋公司部圳处部料部四公司二公司能公司一公司产购部制购部制部流理部建材事业四部部材料项信息技术公司工程无组分公司司司出口部进口部务开发部燃料分公司料部公司公司建材事业四部部材料项信息技术公司工程无组分公司司司出口部进口部务开发部燃料分公司料部公司公司品部PE塑料制品无锡项目组产品无组心业务无组部产品部 资金科【点击拖动可看大图】3.1.3独立事业部机构图XXXXXXXX国际贸易有限公司公司公司 煤分公司海外运营事业务部锡工程部【点击拖动可看大图】机业筑事部建械心煤司信息技分公司司市 光伏项海外运部公司分公司源公司分公司分公司司事建材事 海外仓部业四部新业务开发事部仓仓一部司司组组事建材事务部部 部司业二部燃料分公司建材事二工公司司伙伏贸组 部料事业部特海公司 机业筑事部建械心煤司信息技分公司司市 光伏项海外运部公司分公司源公司分公司分公司司事建材事 海外仓部业四部新业务开发事部仓仓一部司司组组事建材事务部部 部司业二部燃料分公司建材事二工公司司伙伏贸组 部料事业部特海公司 仓斯公司材料部处公司办处州分 部部 部公司司XXXXXXXX国际贸易有限公司合部合部一部一部部务部一部部部部 公司 部 公司公司业务力资部建筑机部流部部务部购部部中心部【点击拖动可看大图】3.2合同业务部门合同管理相关的业务部门及岗位信息如下表：分支机构部门合同相关业务部门相关岗位一分公司副总经理塑料事业部塑料事业部客户经理销售经理销售助理业务部门经理事业部总经理助理装饰材料事业部瓷砖部销售经理业务项目经理装饰材料事业部灯具项目组销售经理业务部门经理装饰材料事业部吊顶及隔墙部销售经理销售助理销售助理(专)业务部门经理业务项目经理装饰材料事业部人造板材部销售经理业务部门经理业务项目经理装饰材料事业部五金制品部销售经理销售助理销售助理(专)业务部门经理装饰材料事业部装饰材料事业部事业部总经理事业部总经理助理二分公司副总经理独立事业部燃料分公司燃料分公司事业部总经理事业部总经理助理销售经理销售助理业务部门副经理业务部门经理业务项目经理燃料分公司业务总监独立事业部冶金煤分公司冶金煤分公司客户经理事业部总经理事业部总经理助理销售经理销售助理业务部门经理业务总监一分公司钢材事业部钢管部采购经理销售经理销售助理销售助理(专)业务部门经理业务项目经理钢材事业部卷板部采购经理采购助理销售经理销售助理销售助理(专)业务部门经理业务项目经理钢材事业部型钢部采购经理销售经理销售助理销售助理(专)业务部门经理业务项目经理钢材事业部钢材事业部事业部总经理事业部总经理助理二分公司建材事业二部防水材料部采购经理销售经理业务部门经理业务项目经理建材事业二部家居产品部销售经理业务项目经理建材事业二部金属工程部销售经理销售助理业务部门经理业务项目经理建材事业二部再生材料部采购经理销售经理业务部门经理业务项目经理二分公司建材事业二部建材事业二部业务部门经理独立事业部建材事业四部电线电缆项目组销售经理业务部门经理建材事业四部复合材料部销售经理业务部门经理业务项目经理建材事业四部冶炼材料项目组销售经理销售助理业务项目经理建材事业四部建材事业四部事业部总经理事业部总经理助理一分公司建材事业一部采购部采购经理采购助理建材事业一部节能产品部销售经理销售助理销售助理(专)业务部门经理业务项目经理建材事业一部铝箔部销售经理销售助理销售助理(专)业务部门经理业务项目经理建材事业一部铝材部销售经理销售助理销售助理(专)业务部门经理业务项目经理建材事业一部数码产品项目组销售经理业务部门经理建材事业一部建材事业一部事业部总经理事业部总经理助理四分公司建筑机械事业部工程机械部技术工程师销售经理销售助理业务部门经理业务项目经理建筑机械事业部模板工程部技术工程师销售经理销售助理业务项目经理建筑机械事业部重型装备部技术工程师销售经理销售助理(专)业务部门经理业务项目经理建筑机械事业部建筑机械事业部采购经理事业部总经理事业部总经理助理二分公司水务工程事业部球墨铸件二部销售经理销售助理业务部门经理业务项目经理水务工程事业部球墨铸件一部销售经理销售助理业务部门经理业务项目经理水务工程事业部水务工程事业部事业部总经理事业部总经理助理独立事业部新业务开发事业部PE塑料制品部销售经理销售助理业务部门经理业务项目经理新业务开发事业部玻纤产品部销售经理业务部门经理业务项目经理新业务开发事业部第五业务部销售经理业务部门经理新业务开发事业部高温工程部采购助理销售经理销售助理业务部门经理业务项目经理新业务开发事业部胶粘带部销售经理业务部门经理业务项目经理新业务开发事业部新产品部销售助理业务项目经理3.3合同审核岗位根据合同管理审核要素表,按照其中岗位的最大子集整理的审核岗位信息如下:序号部门审核岗位备注1总经理2风险控制部风控总监3风险控制部风险控制部经理4风险控制部进口风险控制科长5风险控制部合同审核主管6风险控制部信保主管7法务部法务部经理8法务部法务主管9物流部物流部经理物流部货权控制科科长物流部仓储监管科科长物流部商务科长单证部单证部经理单证部单证主管供应链管理部供应链管理总监供应链管理部供应链管理部经理供应链管理部质量主管市场部市场部经理财务部财务总监20财务部财务部经理21财务部资金科科长22财务部资金主管23财务部付款主管24财务部授信主管25财务部会计核算部经理26财务部会计核算主管27业务副总经理28事业部总经理29业务部门经理3.4合同用户角色及权限调研示例表格如下：权限角色(合同创建者)合同审阅合同审批合同创建合同编辑合同审批3.4.1角色及权限分析在合同管理软件中，权限设计对系统的运行与操作非常重要，是系统成功运行非常重要的组成部分，每个用户在系统中都拥有一定的操作权限完成相应的系统操作，“权限”既包括应该具有的权利，也包括应该受到的限制两个部分。要通过权限设计保证用户能够进行正常的业务操作，也要限制用户在系统中的操作本不属于他的业务。要通过权限设置限制机密信息被不相关的人查看。权限分配的结果是用户所得到的权限应该正好够用，既不多也不少。配置合同管理软件时，会依据实际业务岗位创建对应的用户组，然后为用户组赋予合适的权限，并将用户和用户组或角色关联。3.4.2功能说明按照XXXX合同管理软件需求说明书中4.5小节的说明，参考如下：1、支持树型多级结构。2、支持分子公司管理，支持集团式组织结构管理。说明：XXXX与分子公司分别使用独立的ERP业务系统，属于集团组织管理架构。3、在ERP中维护组织架构，包括增删改停启用等操作，都能同步到合同管理软件中。单向维护，ERP—》合同。4、支持组织机构、人员的调整，如合并、撤销(离职)、变更、调动等，对客商、合同等相关权限进行同步调整。5、支持持单点登录功能。4.需求分析点-合同业务4.1现有合同类别根据5月5日XXXX初步反馈，合同类别划分如下：合同分类合同类型公司主体部门其他属性合同采购国贸总部事业部物流部其他部门无锡产品一部产品二部产品三部…德国产品一部产品二部产品三部…阿联酋销售国贸总部事业部物流部其他部门无锡产品一部产品二部产品三部…德国产品一部产品二部产品三部…阿联酋4.2现有合同模板4.2.1合同模版序号名称模版文件备注1国内采购合同x2国外采购合同3国内销售合同国内销售合同.docAris系统下载4国外销售合同销售确认书.xls5职能合同4.2.2合同模板分析合同模板可以用来创建合同实例。合同模板的正文可以由多个条款模板组成。合同模板可以带入一个合同所需的大部分信息，包括合同正文的初稿、合同中包含的关键变量、合同的审批流程等...合同模板设计的优劣，将直接影响合同管理模块实际应用的效果和效率。合同模板的设计目标：1.能准确有效提取定义好的条款库内容，并保持不同模板建立时定义的排版格式；2.根据合同模板管理要求，灵活但严格设置权限管理，保证模板的规范性及统一性；3.抽取通用信息，加入合同模板，方便每个合同的编辑处理工作。合同模板的设计原则：统一合同格式，简化合同编辑。目前只有国内销售和国内采购示例合同，没有按照业务部门划分的合同示例，或者没有客户已经归类好的合同模板。4.2.3条款及款项合同条款序号名称条款内容备注1通用条款2协议条款3特殊条款合同款项序号款项类别变量/要素备注1付款条件金额、时间2品质条件3物流条件44.2.4条款及款项分析合同条款是组成合同正文的基本元素。通过对合同现有模板的分析整理，形成可应用于各类合同模板的合同条款，将有助于提高未来合同管理业务的效率。合同条款的设计目标：1.某些针对特定内容(例如法务)的条款具有很高的通用性，并且需要在合同制作/协商过程中保持标准性。此类条款通常会由固定的负责人维护。如果引用这些条款的合同在制作/协商过程中对条款进行了修改，则需要由对应的条款负责人进行审批。2.根据以往的系统使用和项目实施经验，一个合同中含有过多的条款容易导致一些不好的结果：a、条款维护过程比较复杂，b、合同编辑比较麻烦，c、容易产生合同正文格式错误。所以尽量简化合同的条款组成。根据现有的合同模板进行对应的合同条款，这个合同条款包含合同正文的主要内容。这样一个合同一般包括3到4个条款。3.对于用合同正文中用表格表示的信息尽量采用行条款。因为行条款能够定义所用信息的数据类型，能获得更好管理的控制性、并便于程序自动处理。4.通过对已有合同模板中款项及关键信息的筛选，建立通用的款项，为后续系统设计、报表开发及合同执行管理等做好准备。合同条款的设计原则：1.确保实现特定条款由特定负责人维护，条款在具体合同中被改动后要由对应的负责人审批。2.简化合同的组成结构。需要根据收集上来的合同范本来分析合同条款。4.3现有合同内部管理规定序号阶段说明管理规定备注1合同签订论证审核重大合同审核规定.Aris下载2合同执行风险控制(物流和财务等要素)合同执行手册相关出口业务合同执行doc出口货物保险相关Aris下载3合同归档归档分析合同档案管理规定.Aris下载NYNYYN5.1合同业务相关流程5.1.1国内销售物流管理流程动流程结束流程结束 YNN5.1.2国内采购流程 YNN启启动Y 流程结束流程结束国内采购订单审核子流程审核成本估算表有销售订单部分有销售订单/无销售订单业务部经理审核业务部经理审批国内采购订单事业部总经理审核业务部副总经理风控总监审核国内采购订单审核审核成本估算表有销售订单部分有销售订单/无销售订单业务部经理审核业务部经理审批国内采购订单事业部总经理审核业务部副总经理风控总监审核国内采购订单审核是否是库存订是否是库存订单审核要素：致证通过审核要素：证通过5.1.3国外销售流程审核要素：1.审核业务模式、产品范围是否符合公司要求2.审核客户资信、信用额度和付款方式是否合理，并在公司授信范围之内，且客户前期无潜在坏账3.审核成本核算单计算是否完整准确、利润合理，符合公司利益4.按照《销售确认书填写规定》逐条审核合同条款，并按照《成本核算单填写规定》审核费用等项目5.审核线上订单数据、条款、成本核算单是否准确、完整6.若使用线下文件签约，线上订单数据是否填写准确且与线下一致注：业务部经理审核1到6点事业部总经理审核1，2，3业务副总审核1，2，3风控总监审核1，2，3NN流程结流程结束非大宗采购需求产生 N采购管理Y建立采购订单并提请申请采购经理审批重大业务论证流程采购管理成本估算表大宗采购论证通过成本估算表采购合同建立采购订单并提请审批采购管理成本估算表采购管理事业部总经理审核采购订单成本估算表业务副总经理审核采购订单采购合同采购合同成本估算表2000万人名币以上采购合同大宗(判断条件？)重大合同审核签订流程 客户经理办理签字盖章手续采购管理客户经理上传双方已签署的合同合同双方签署盖章完成N(2000万含及以下)风控总监审批采购订单采购管理采购合同Y总经理审批采购订单成本估算表采购合同国外采购订单审批完成重大合同审核签订流程采购管理采购合同成本估算表审批要素：1.该采购业务的主要风险和预防措施是否合理.业务模式、付款方式非大宗采购需求产生 N采购管理Y建立采购订单并提请申请采购经理审批重大业务论证流程采购管理成本估算表大宗采购论证通过成本估算表采购合同建立采购订单并提请审批采购管理成本估算表采购管理事业部总经理审核采购订单成本估算表业务副总经理审核采购订单采购合同采购合同成本估算表2000万人名币以上采购合同大宗(判断条件？)重大合同审核签订流程 客户经理办理签字盖章手续采购管理客户经理上传双方已签署的合同合同双方签署盖章完成N(2000万含及以下)风控总监审批采购订单采购管理采购合同Y总经理审批采购订单成本估算表采购合同国外采购订单审批完成重大合同审核签订流程采购管理采购合同成本估算表审批要素：1.该采购业务的主要风险和预防措施是否合理.业务模式、付款方式、盈利预期等是否有利于公司的发展国国外采购是是否大宗采购采购合采购合同客户经理审客户经理审批业务部门经理审核采购订单采购合同审审核要素：1.如果是重大业务是否已经通过重大业务风险论证，并根据论证意见拟定了预防措施2.采购合同条款符合要求和公司利益3.检查成本估算表(进口)或成本核算单成本、费用内容完整，符合实际,并适当考虑了价格波动的因素4.线上采购合同信息与文本一致采购管采购管理成本估算表采购管采购管理完完成结束全部否决论证材料审核未通过结束不同意通过5.1.5重大合同论证流程结束全部否决论证材料审核未通过结束不同意通过拟承接重大业拟承接重大业务销售合同业务部门经理申请部门级重大业务论证项目基本情况分析报告项目基本情况分析报告成本核算单项目基本情况分析报告有问题有问题销售合同没有问题销售合同业务部门经理申请风险决策小组讨论采购合同成本核算单项目基本情况分析报销售合同重大业务风险论销售合同证规定采购合同风险决策小组进行风险论证并提示风险点采购合同成本核算单项目基本情况分析报告重大业务风险论证规定风险小组决策风险小组决策业业务部门经理制作《项目操作节点控制表》销售合同销售合同风风险控制部经理提请总经理决策总经理总经理对所论证业务进行决策是是否同意承接重大业务重重大合同审核签订流程5.1.6重大合同审核流程 5.2合同管理流程分析流程是一个公司业务运作的基础，合同管理的规范化要求必须通过流程来实现，围绕规范化构造端到端的业务为核心，实现合同管理各个阶段的有效衔接，达到持续改善和优化的目标。对于合同管理业务，主要的业务过程包括：合同起草、合同谈判、合同审阅、合同发布、合同签署、合同执行、合同变更、合同关闭等。从合同全生命周期管理角度出发，项目组结合XXXX现有的合同管理流程、实际业务特点以及Emptoris合同管理模块的系统功能，梳理了8个合同管理业务流程，见下表。序号流程编号流程名称1合同创建管理流程2BPD_2合同审批及发布管理流程3BPD_3合同执行管理流程4BPD_4合同变更管理流程5合同变更申请审批管理流程6BPD_5合同关结管理流程7BPD_6合同模板(条款)管理流程8BPD_7合同续签管理流程具体的流程设计会在后续的《XXXX国际贸易合同管理项目详细设计报告》中给出。5.2.1合同创建类别起草人员动作描述国内销售客户经理起草合同，提出申请国内采购采购经理建立国内采购订单，提请申请国外销售销售经理制作，上挂相关文件国外大宗采购客户经理起草合同，提出申请国外非大宗采购采购经理建立采购订单，提请申请2、合同审核要素：审核成本估算表有销售订单部分有销售订单/无销售订单业务部经理审核业务部经理审批国内采购订单事业部总经理审核业务部副总经理风控总监审核一般合同审核成本估算表有销售订单部分有销售订单/无销售订单业务部经理审核业务部经理审批国内采购订单事业部总经理审核业务部副总经理风控总监审核客户经理重大合同业务部门经理起草合同，提出申请5.2.2合同协商合同起草人负责与合同各方对合同条款进行协商，修改。5.2.3合同审批1、合同审批流程类别审批流程审批要素国内销售国内采购见下图见图中描述国外销售国外大宗采购国外非大宗采购一般合同重大合同示例：国内采购合同审批流程国内采购订单审国内采购订单审核是否是库存订是否是库存订单审核要素：致证通过审核要素：证通过合同管理相关审核合同管理相关审核要素20150209销售要素(2014.11)-15.2.4合同执行具体的流程设计会在后续的《XXXX国际贸易合同管理项目详细设计报告》中给出。5.2.5合同变更5.2.6合同关结5.2.7合同续签5.2.8其它6.需求分析点-主数据维护6.1供应商信息供应商主数据在ERP中维护，同步到合同软件中。6.2产品信息产品分类和产品信息在ERP中维护，同步到合同软件中,同步信息包括产品名称、产品单位、产品规格属性，产品规格属性值等信息。7.系统集成需求按照《XXXX合同管理软件需求说明书》及《ECM软件功能清单》，筛选出总共11条需做系统集成定制开发。功能一级功能二级功能ERPEmptorisContractManagement描述备注2基础数据品信息ERP维护，格属性，产品规格属性值等信息。产