房建工程监理合同和信息管理方法及措施

第一节合同管理关系框图 2第二节合同管理的原则与目标 3一、合同管理的原则 3二、合同管理的目标 4第三节合同管理的重点与内容 5一、合同管理的重点 5二、合同管理的内容 6第四节合同管理的措施和方法 6一、合同变更管理措施 8二、费用索赔处理的合同管理措施 8三、工程延期和延误的合同管理措施 9四、工程暂停及复工管理措施 10五、合同争议的调解措施 11六、施工单位、供应商合同签订前的管理 11七、施工合同签订后的管理 12八、设备、物资合同管理 12九、履行监理职责，落实合同管理责任 16十、施工质量控制的合同管理措施 17十一、施工进度控制的合同管理措施 17十二、施工投资控制的合同管理措施 18十三、设计修改和工程变更的合同管理措施 19十四、违约处理和合同解除的监理工作 20十五、运用合同条款，维护业主权益 20十六、合同资料的文档管理 20第五节工程信息资料的管理 21一、建设工程信息管理的基本任务 21二、建设工程信息管理的方法 22三、建设工程信息管理遵循基本原则 23四、建设工程信息管理的措施 24五、对工程各阶段信息的处理 25第六节工程档案资料的管理 30一、监理方的职责 30二、建设工程档案编制质量要求与组卷方法 30三、卷内文字的排列 32四、监理文件和档案收文与登记 32五、监理文件档案资料传阅与登记 33六、监理文件发文登记 33七、监理文件档案资料分类存放 34八、监理文件档案资料归档 34九、建设工程档案验收与移交 35第一节合同管理关系框图合同管理是对工程建设项目合同的签订、履行、变更和解除进行监督检查，对合同争议纠纷进行处理和解决，以保证合同依法订立和全面履行。本公司将严格根据法律、法规和合同的要求，运用组织、引导、控制等手段，促使参与工程建设的各方，依法签订、履行、变更合同和承担违约责任，减少和避免合同纠纷的发生，制止签约方利用合同进行违法活动，保证项目顺利进行，在公平、合理的情况下最大限度地保护工程项目业主的利益。第二节合同管理的原则与目标一、合同管理的原则（一）合同管理在工程实施的全过程中，无论是业主、总承包商、设计还是监理单位都必须遵守全面履行和实际履行的原则，切实维护合同严肃性、权威性、各方都应做到“重合同、守信誉”，使得工程实施始终处于良好的在合同约束下的管理状态之中。（二）监理工程师还应采取预控在先，深入调查的方法，经常根据合同执行情况及施工中违反合同的问题，及时通过不同方式（如会议、通知、函件）督促和纠正总承包商、业主违反合同约定的行为和提前向业主和总承包商发出预示，防止各方行为有偏离合同事件的发生。二、合同管理的目标根据XX工程监理招标文件及我公司的现场勘察，经初步分析，我公司将运用成熟、有效的合同管理方法和手段，以确保实现如下合同管理目标：（一）合同管理以法律为依据，在合法的前提下最大限度地通过合同手段维护业主的合法利益。（二）合同管理以该项目的实际情况为出发点和突破点，保证项目在实现质量、进度、成本三大目标的前提下顺利竣工并投入使用。（三）合同管理以预防为主，减少甚至避免纠纷和索赔的发生，在发生纠纷、索赔时最大限度地保护业主利益。（四）最大限度地将监理工作中的各种问题纳入到合同管理的范围中，使参与项目建设的任何一方都能以合同为依据，享有权利，履行义务，共同保证XX工程项目的顺利竣工和投入使用。第三节合同管理的重点与内容一、合同管理的重点（一）针对工程项目特点制定科学合理的项目合同网络图我公司将运用多年来的监理经验，详细分析项目合同管理的一切影响因素，在与业主充分沟通的前提下制定出科学合理而又符合项目实际情况的合同网络图，使之成为进行项目合同管理的指导性文件之一；同时制定项目合同网络图也是进行项目监理的基础性工作，做好这项工作能为今后的管理工作创造非常有利的条件。（二）运用我公司的合同管理经验，结合工程项目特点，协助业主建立起具有项目特色的合同文件体系。合同网络体系中包含的合同管理思想必须通过具体的合同文件来实现，因此整个项目合同文件条款的严谨、完善、系统性是整个项目合同管理甚至是整个监理工作的决定性工作之一。而且，编制严密的合同文件不但能够最大限度地避免项目建设中的纠纷、索赔的发生，督促项目的参建各方严格按照合同约定参与项目建设，而且即使发生了纠纷、索赔，业主也能依据合同约定保护自己的合法权益。（三）项目合同履行管理合同履行管理是督促项目各参建方严格按照合同约定履行合同义务，顺利完成项目建设任务的阶段。该阶段是项目主要监理思想、监理方法的实施、实现阶段。我们将运用多年监理和管理经验，制定出严谨、可操作性强的合同履行管理方法，抓住合同履行管理的重点——总承包商管理和减少甚至避免纠纷发生，最大限度地预防纠纷、索赔的发生，保护业主的合法权益。二、合同管理的内容（一）制定项目合同网络图；（二）审核合同文件及其补充协议；（三）参与合同谈判，制定合同谈判方案、策略；（四）协助业主完成合同、补充协议的签署工作；（五）合同履行、文件记录的起草、审查；（六）合同履行、文件记录的收集、整理；（七）合同执行情况检查、分析、总结；（八）工程变更、索赔处理；（九）合同交底、解释、合同争议处理；（十）合同资料的整理、归档。第四节合同管理的措施和方法（一）针对本项目工程特点，制订《项目合同网络图》，确定各参建单位的相互关系，进行合同的控制管理。合同管理网络架构是合同管理的基本规划，我们将根据XX工程的项目特点和实际情况，综合分析项目建设的总体要求，详细分解项目的所有合同管理工作，制定出合法完备、科学合理的合同网络图，最大可能地将项目的管理工作纳入到合同网络图管理当中，以该合同架构作为理清参建各方关系，管理思路的基础性工作，合同网络图经业主批准后将其作为今后合同管理的管理规划进行实施。合同网络图的制定应具有可操作性，以减少工作界面、便于协调管理、得降低成本为核心的原则。在项目建设过程中，我们将根据项目的实际进展情况及时地对合同网络图进行修改和完善，使之更加符合项目的实际情况且更具操作性。（二）监督合同当事人按照合同约定履行合同义务，并定期进行合同履行情况检查。（三）对合同履行过程中的变更事项详细记录，并及时组织各方进行商谈。起草合同补充协议书，并在征求各方意见后监督各方完成补充协议书的签署。（四）督促有关人员严格按合同进行工作，随时检查、记录合同的实际履行情况，定期上报工程项目业主。（五）在收到合同相对方的信函、文书或电报后，及时审阅并制定对策，采用发文、发函的形式发出指令或批复；（六）及时、积极地收集、整理、保存有关合同履行中的书面签证，往来信函、文书、会议纪要、传真等资料。（七）制定有关工程变更、索赔、合同争议、违约处理等有关合同管理的程序，并向工程各参建单位进行交底，在监理工作中当发生工程变更、索赔、合同争议、违约处理等事件时，敦促当事人遵照合同约定并按程序进行处理。（八）必要时对于合同履行中出现的问题给予解释，协调，对经常出现的问题加以研究、剖析，并对这类问题给出一般性的处理意见。（九）对于合同履行中出现的问题及时详细地加以记录，并根据实际情况制定出切实可行且有效的处理措施和策略。（十）监理工作开始后，项目监理部将合同文件资料的管理责任落实到具体的管理人员，妥善保存所有合同及与合同有关的一切资料，并及时满足工程项目业主的查询。在项目竣工验收完毕后将与项目有关的合同文件资料移交给工程项目业主。合同文件资料的具体管理要求如下：1.合同文件资料要统一编号，统一记录；2.合同文件资料要分类管理；3.合同文件资料借阅要登记。一、合同变更管理措施（一）对于合同变更、工程变更，应建立一整套的申请、审查、批准手续，规范合同变更、工程变更程序。（二）合同管理专业监理工程师应分析合同变更、工程变更的起因、全面评估合同变更对工程的影响，进行合同变更的责任分析，协助业主就变更协议与承包单位进行商谈。二、费用索赔处理的合同管理措施（一）项目监理部在受理施工方提出的费用索赔时，应由项目总监组织监理人员了解所发生的索赔内容确实不是施工单位自己造成的，且确已造成施工单位的直接经济损失；在处理索赔时，项目监理部应维护业主合法权益，严格依据施工合同文件和国家有关的法律、法规规定进行审查，审查分析索赔事件发生的合同责任、施工成本和其他费用的变化，审查索赔发生后，施工单位是否采取了减少损失的措施，是否包含有让索赔事件任意发展而造成扩大损失的情况。（二）项目总监在审查索赔申请时，应附有经办的费用索赔监理审查报告，内容包括确认的索赔理由及合同依据，确定的索赔计算方法和计算数额，总监审核的评价意见、结论等；如果索赔涉及工期延期的，项目总监应在认真审定的情况下，作出工程延期审批决定，并报业主同意。（三）认真办理由于施工单位原因造成损失由业主提出的费用索赔，提出索赔理由，并请施工单位及时作出答复。三、工程延期和延误的合同管理措施（一）施工单位提出非施工方原因、且符合施工合同文件规定的工程延期要求时，项目监理部应受理，在与建设、施工单位协商后，由总监组织监理人员，从申报延期是否符合合同规定、延期的事实和程度、费用和影响天数等方面进行监理审查，由项目总监签署延期审批表向业主报告。（二）由于施工单位原因或责任，不能按合同工期要求竣工造成的工程延误，不能按工程延期处理。项目监理部应组织监理人员确定事实，分清是工程延期还是工程延误，属于工程延误的，应按施工合同规定扣除施工单位应赔偿工程延误的损失费用。四、工程暂停及复工管理措施（一）总监理工程师在遇到下列情况之一时，应事先确定对工程建设的影响范围程度，并就有关工期和费用等事宜与业主和承包单位协商，并确保工程确切停工范围后，签发工程暂停令：1.建设单位要求暂停施工，且工程需要暂停施工；2.为了保证工程质量而需要进行停工处理；3.施工出现安全隐患，总监理工程师认为有必要停工以消除隐患；4.发生了必须暂停止施工的紧急事件和；5.承包单位未经许可擅自施工，或拒绝项目监理管理。（二）由于非施工单位原因的暂停施工，应事先就有关工期、费用等问题与施工单位协商，且要如实记录所发生的实际情况，暂停施工原因消失后，项目总监应及时签署指令复工。（三）由于承包单位原因导致工程暂停，在具备恢复施工条件时，监理应审查单位的复工申请及相关材料，同意后签发工程复工令。（四）监理应会同有关各方按照施工合同的约定，处理因工程暂停引起的与工期、费用等有关的问题。五、合同争议的调解措施（一）在合同执行的过程中，对于出现的合同争议和合同纠纷，合同管理专业监理工程师应及时了解合同争议的全部情况并进行调查取证。及时与合同争议双方进行磋商，提出调整方案。（二）在合同争议的仲裁或诉讼过程中，在接到仲裁机关或法院要求提供有关证据的通知，应及时公正地提供与争议有关的证据。六、施工单位、供应商合同签订前的管理按照招标文件的要求，我公司可以协助建设单位进行有关招标工作，包括对投标单位资格预审、考察，协助组织编制及审查招标文件，参与各项投标的评标工作，协助建设单位与承包人、材料供应商的合同协商与签订工作。我公司具有丰富的项目管理咨询经验，可以协助建设单位对投标人进行投标资格审核、考察。（一）审查和考察投标人的基本情况，综合分析其实力；（二）协助建设单位编制或审核招标文件；（三）协助建设单位组织投标人答疑及接线招标文件的修正与澄清；（四）协助建设单位组织开标、评标、决标工作；（五）协助建设单位起草、修改合同协议书及参加合同谈判；（六）应建设单位要求，参加建设单位各类合同的谈判，并对各类合同的风险协助建设单位签订总承包合同和分包合同；（七）督促检查承包单位与分包单位的合同签订，保证分包合同不影响总合同目标的实现。（八）协助建设单位实施签订其他有关合同。七、施工合同签订后的管理（一）采取预先分析调查的方法，经常跟踪合同执行情况和施工中的问题，及时督促纠正承包单位不符合合同约定的行为，提前向建设单位和承包单位发出预示，防止偏离合同约定事件的发生。（二）对有关合同文件即合同和款进行重点分析分分类管理，以合同为依据，公平公正的维护建设单位利益。（三）对项目实施过程中的有关合同进行动态跟踪管理检查，并实施合同风险管理，对合同履行过程中重大关键性问题进行预测分析，及早发现影响工程合同履行的关键因素，提出解决问题措施，及时协调处理，以避免或减少建设单位风险。（四）在合同实施过程中，必要时，协助建设单位及时协商签署有关的初充条款。（五）定期对合同执行情况进行全面跟踪管理、检查和评声，并及时与建设单位沟通，必要时呈文报送建设单位。八、设备、物资合同管理（一）大型设备采购合同的管理方法合同价格设备采购合同通常采用固定总价合同，在合同交货期内为不变价格。合同价内包括合同设备（含备品备件、专用工具）、技术资料、技术服务等费用，还包括合同设备的税费、运杂费、保险费等与合同有关的其他费用。支付管理支付的条件、支付的时间和费用内容应在合同内具体约定。支付条件合同生效后，供货方提交金额为约定的合同设备价格某一百分比不可撤销的履约保函，作为采购方支付合同款的先决条件。合同设备款的支付订购的合同设备价格一般分3次支付：1.设备制造前供货方提交履约保函和金额为合同设备价预付款。2.供货方按交货顺序在规定的时间内将每批设备（部组件）运到交货地点，并将该批设备的商业发票、清单、质量检验合格证明、货运提单提供给采购方，供货方支付该批设备款。3.剩余合同设备价格作为设备保证金，待每套设备保证期满没有问题，采购方签发设备最终验收证书后支付。违约责任为了保证合同双方的合法权益，虽然在前述条款中已说明责任的划分，如修理、置换、补足短少部件等规定，但还应在合同内约定承担违约责任的条件、违约金的计算办法和违约金的最高赔偿限额。（二）物资合同执行管理的方法材料采购合同管理材料采购合同的主要内容1.产品名称、商标、型号、生产厂家、订购数量、合同金额、供货时间及每次供应数量；2.质量要求的技术标准、供货方对质量负责的条件和期限；3.交（提）货地点、方式；4.运输方式及到站、港和费用的负担责任；5.合理损耗及计算方法；6.包装标准、包装物的供应与回收；7.验收标准、方法及提出异议的期限；8.随机备品、配件工具数量及供应办法；9.结算方式及期限；10.如需提供担保，另立合同担保书作为合同附件；11.违约责任；12.解决合同争议的方法；13.其他约定事项。合同的变更或解除合同履行过程中，如需变更合同内容或解除合同，都必须依据《合同法》的有关规定执行。一方当事人要求变更或解除合同时，在未达成新的协议前，原合同仍然有效。要求变更或解除合同一方应及时将自己的意图通知对方，对方也应在接到书面通知后的15天或合同约定的时间内予以答复，逾期不答复的视为默认。物资采购合同变更的内容可能涉及订购数量的增减、包装物标准的改变、交货时间和地点的变更等方面。（三）支付结算管理支付货款的条件合同内需明确是验单付款还是验货后付款，然后再约定结算方式和结算时间。验单付款是指委托供货方代运的货物，供货方把货物交付承运部门并将运输单证寄给采购方，采购方在收到单证后合同约定的期限内即应支付的结算方式。尤其对分批交货的物资，每批交付后应在多少天内支付货款也应明确注明。结算支付的方式结算方式可以是现金支付、转账结算或异地托收承付。现金结算只适用于成交货物数量少，且金额小的购销合同；转账结算适用于同城市或同地区内的结算；托收承付适用于合同双方不在同一城市的结算方式。（四）违约责任违约金的约定：当事人任何一方不能正确履行合同义务时，均应以违约金的形式承担违约赔偿责任。双方应通过协商，将具体采用的比例数写在合同条款内。（五）供货方的违约责任未能按合同约定交付货物：这类违约行为可能包括不能供货和不能按期供货两种情况，由于这两种错误行为给对方造成的损失不同，因此承担违约责任的形式也不完全一样。产品的质量缺陷：交付货物的品种、型号、规格、质量不符合合同约定，如果采购方同意利用，应当按质论价；当采购方不同意使用时，由供货方负责包换或包修。不能修理或调换的产品，按供货方不能交货对待。（六）采购方的违约责任不按合同约定接受货物：合同签订以后或履行过程中，采购方要求中途退货，应向供货方支付按退货部分货款总额计算的违约金。逾期付款：采购方逾期付款，应按照合同内约定的计算办法，支付逾期付款利息。九、履行监理职责，落实合同管理责任（一）合同签订前协助建设单位检查合同条款，提出合理化建议。（二）进行合同投资、进度、质量管理；对合同履行情况，进行跟踪，及时反馈；对未履约的发出监理通知单。（三）对发现的合同文件缺陷，及时向建设单位提出补救和澄清的建议。（四）对合同文件缺陷在必要时协调双方进行磋商，签订补充协议。（五）公正严格按合同内容处理施工单位合同违约问题，维护业主利益。（六）对费用索赔、工程延期申请，在审批之前与建设单位及施工单位进行协调。（七）通过定期召开监理例会，必要时召开专门的协调会，协调澄清双方主体对合同的异议。（八）对于合同争议，首先协调双方进行磋商，本着友好合作的原则妥善处理，避免事态扩大。（九）项目总监应经常组织项目监理部监理人员，熟悉施工合同条约内容和要求，了解掌握履约双方的权利、义务和责任，在业主授权范围内，认真履行监理职责，搞好合同管理，依据合同，检查施工单位履约情况，监督施工单位认真履约，按照合同质量标准、工期要求和工程造价支付结算约定，完成合同约定的施工承包任务。十、施工质量控制的合同管理措施（一）督促施工单位按合同约定质量要求进行施工。（二）根据合同规定材料要求，对建筑材料、构配件进行审查、不符合要求不得进场。（三）检查施工单位是否违反合同肢解工程，合同约定可分包的工程，监理要审查分包单位资质及能力是否满足施工合同规定的质量要求。（四）对工程质量达不到合同约定标准，监理工程师在检查验收时，应要求施工单位按合同、设计和规范规定进行整改或必要处理。（五）工程竣工验收后，应监督施工单位按合同要求签订质量保修书。十一、施工进度控制的合同管理措施（一）监督各施工单位做好各项准备工作，保证工程按合同开工日期按时开工。（二）定期督促和检查施工单位按已批准进度计划组织施工，控制施工任务在合同规定的合同工期内完成。（三）检查了解进度存在问题，如工期滞后应督促施工单位提出改进补救措施，并审查是否符合合同规定。（四）在合同进度管理时，对确需暂停施工的，监理工程师要督促各方采取措施履行合同，承担合同责任，并要求施工单位按合同规定向业主提交竣工图。（五）协助业主组织工程竣工验收和办理工程竣工备案手续。十二、施工投资控制的合同管理措施（一）根据合同规定，审查向施工单位预付工程款的数额，并在每月审查进度款时按约定的比例逐次扣回。（二）依据合同约定对施工单位提交的已完工程量报告进行审查，对施工超出设计范围、质量达不到要求及施工返工的工程量，不予计量和拨付工程款。（三）施工单位提出工程变更价款后，监理工程师应按投资控制要求，实施监督，对照合同规定予以审查，提出应否变更价款的意见；经总监审查签认后送业主审批。（四）对施工组织设计涉及施工安全、文明等其他费用，监理工程师应按施工合同和有关规定进行监督控制，特别注意不得将合同规定不应发生的费用列入工程结算。（五）对照合同关于结算的规定和竣工结算资料，认真审核竣工结算，对不合理或不符合工程实际的结算内容不予承认。十三、设计修改和工程变更的合同管理措施设计修改和工程变更（简称工程变更）的管理是合同管理的重要内容之一，项目监理部应按照委托监理合同约定的权限进行监理管理。（一）工程变更应按合同规定办理，变更内容应是业主同意的；工程变更文件应提交项目总监审查同意后，送设计单位编制设计变更文件；其中涉及安全、环保内容的，尚需经有关部门审定。（二）项目总监进行变更审查时，应了解施工实际和收集变更有关资料，判定技术上的可行性。（三）按照合同有关条款，掌握有关情况，对变更作出费用和工期评估。（四）工程变更评估意见，经总监审查后，将费用变更和工期变化情况，与施工单位和业主协商，协商同意后，各方在变更文件上签字认可。（五）由项目总监签发工程变更单。（六）项目监理部应根据工程变更监督施工单位抓紧实施。（七）应严格控制设计修改工程变更不改或少改，以保证投资和工期控制。（八）项目监理部应按照监理合同进行工程变更管理，不应超越合同所授权限，并应协助业主与施工承包单位签定工程变更的补充协议。十四、违约处理和合同解除的监理工作由于施工单位违约使合同无法履行而解除合同，项目监理部应依据委托监理合同业主委托的权限和施工合同有关条款以及《监理规范》（GB50319-2000）规定，维护业主利益，审查事实材料，盘点工程和清算费用款项，提出处理意见，通过与双方协商后，由项目总监提出书面款项清算证明报业主，合同解除后尚需为业主处理善后事宜。十五、运用合同条款，维护业主权益对施工单位违反合同，造成本工程不能如期完成或造成工程损失，项目监理部应主动配合业主，运用合同条款，维护业主权益，积极提供事实证据，向施工方提出履约要求，直至要求施工方承担损失赔偿责任。十六、合同资料的文档管理合同管理专业监理师负责合同资料与合同有关的工程资料的收集、整理、和保管存档工作。还应建立合同资料的编码系统和索引系统，以便合同资料的调用和查阅。需要收集的合同资料如下：（一）招标文件、投标文件、工程施工合同文件，各种补充协议、总进度计划，图纸、工程说明等。（二）合同总体分析、合同事件表等合同分析资料及各种索赔资料。（三）工程签证、会议纪要、变更指令、施工日记、各种文件、批文、工程图片、施工报表、设计变更通知单、各种检查验收报告等在施工过程中产生的各种工程资料。第五节工程信息资料的管理一、建设工程信息管理的基本任务信息管理监理工程师实施施工监理的重要内容，在工程施工和监理过程中的各种记录、记载、资料等，形成了监理过程的全部信息，这些信息将是工程的交付、质量评价、安全鉴定、竣工验收、运行维护、缺陷修复以及可能涉及到的争议的仲裁、法律诉讼等的重要依据，同时也是建设档案的不可分割的组成部分。因此，监理工程师必须重视信息管理。项目监理部应利用计算机系统对工程质量、进度、造价三大控制过程中产生的原始信息通过收集、传递、处理和存储实施动态管理，向总监、公司和建设单位快速、准确地提供各种有用的信息，更好地为决策服务。信息管理是指对信息的收集、加工、整理、存储、传递与应用等一系列工作的总称，信息管理的目的就是通过有组织的信息流通，使决策者能及时、准确地获取相应的信息。为达到信息管理的目的，要做好信息管理的各个环节。了解信息的来源，对信息进行分类，掌握和正确运用计算机对信息管理的手段，掌握信息流程的不同环节，建立信息管理系统。监理工程师作为项目管理者，承担信息管理的任务，收集项目实施情况的信息，做各种信息的收集和整理，信息管理的任务包括：1.组织项目基本情况信息的收集并系统化，编制项目手册。2.项目报告及各种资料的格式、内容、数据结构要求。3.按照项目实施、项目组织、项目管理工作过程建立项目管理系统流程，在实际工作中保证系统正常运行，并控制信息流。4.文件档案管理，信息管理是人们沟通的桥梁，有效的项目管理可以提高整个项目管理系统的运行效率。二、建设工程信息管理的方法（一）建设监理的工作主要是对工程进行控制管理，正确的控制管理是建立在真实可靠信息的基础上，因此信息管理是监理工作的一个重要环节。监理的信息涉及面广，技术含量高，并在施工中不断更新，只有及时掌握准确、完整的信息，才能对工程进行最优控制和合理决策，指导施工正常进行。（二）结合本工程特点，建立工程的信息管理体系，并委派专人负责本工程各类信息的收集、整理、传递和保存，做好各类会议记录或纪要，做到及时、准确、真实、完整。（三）运用先进的计算机及相关软件系统，对本工程信息进行分类管理，减少手工作业，提高工作效率，使监理资料分类有序，真实齐全，全面辅助监理工程师对项目的投资、进度、质量进行控制。（四）根据新颁布的国家标准《建设工程监理规范》和地方性标准《建筑安装工程资料管理规程》的规定，对本工程中形成的相关资料进行归类整理。监理资料信息大致可分为：质量控制、进度控制、造价控制、合同管理、工程管理及相关文件。监理信息的收集，是监理信息管理的基础工作。信息管理工作的质量好坏，很大程度上取决于原始资料的准确性、真实性、完整性。三、建设工程信息管理遵循基本原则本工程在建设工程产生的信息数据种类多，为便于信息的收集、处理、储存、传递和利用，监理工程师在进行信息管理中要遵循以下几个基本原则：（一）标准化原则：要求在项目实施过程中对有关的信息的分类进行统一，对信息进行规范，产生的控制报表力求做到格式化和标准化，通过建立健全的信息管理制度，从组织上保证信息生产过程中的效率。（二）有效性原则：监理工程师所提供的信息针对不同层次管理者的要求进行适当的加工，针对不同管理层提供不同要求的信息。（三）定量化原则：建设工程产生的信息不应是项目实施过程中产生数据的简单记录，应该是经过信息处理人员的比较与分析。采用定量工具对有关数据进行分析和比较是十分必要的。（四）时效性原则：考虑工程项目决策过程的时效性，建设工程的成果也应具有相应的时效性，周报、月报表、年度报表等建设工程的信息都有一个生产周期，为保证信息产品能及时为决策服务。（五）高处理性原则：采用高性能的信息管理系统，尽量缩短信息在处理过程中的延时，监理工程师主要精力应放在对处理结果的分析和控制措施的制定上。四、建设工程信息管理的措施（一）依托公司数据库系统健全项目监理部监理信息系统。（二）建立项目监理部计算机辅助管理系统，通过计算机与互联网，使用文字图像处理软件、项目管理软件，对信息资料收集整理并进行分析传递，将与工程项目有关的各类信息集中存储于计算机之中，进行高效、准确的加工处理。为更好地进行工程质量控制、进度控制、造价控制及合同管理等提供可靠的信息支持。（三）建立信息前馈和反馈控制，过程处理责任到人，有文字记录，对处理结果有回馈意见。（四）建立行之有效的信息流通方式，建立良好的各参建单位之间、工程各阶段之间，信息处理的上下级关系、横向关系、内外部关系的沟通机制和联络方法。（五）强化项目监理部内部信息沟通机制，重要经济信息各专业监理工程师必须随时向总监理工程师汇报，必要时，总监理工程师及时与建设单位沟通。五、对工程各阶段信息的处理（一）设计阶段1.同类工程相关信息：建筑规模、结构形式、造价构成，工艺，设备的选型，地质处理方式及实际效果，建设工期，采用新材料、新工艺、新设备、新技术的实际效果及存在问题，技术经济指标。2.拟建工程所在地相关信息：地质、水文情况，地形地貌、地下埋设和人防设施情况，城市拆迁政策和拆迁户数，青苗补偿，周围环境（水电气、道路等的接入点，周围建筑、交通、学校、医院、商业、绿化、消防、排污）。3.勘察、测量、设计单位相关信息：同类工程完成情况，实际效果，完成该工程的能力，人员构成，设备投入，质量管理体系完善情况，创新能力，收费情况，施工期技术服务主动性和处理发生问题的能力，设计深度和技术文件质量，专业配套能力，设计概算和施工图预算编制能力，合同履约情况，采用设计新技术、新设备能力等，4.工程所在地政府相关信息。5.设计中的设计进度计划，设计质量保证体系，设计合同执行情况，偏差产生的原因，纠偏措施，专业间设计交接情况，执行规范、规程、技术标准，特别是强制性规范执行的情况，设计概算和施工图预算结果，好解超限额的原因，了解各设计工序对投资的控制等。设计阶段信息的收集范围广泛，来源较多，不确定因素较多，外部信息较多，难度较大，要求信息收集者要有较高的技术水平和较广的知识面，又要有一定的设计相关经验、投资管理能力和信息综合处理能力，才能完成该阶段的信息收集。（二）施工招投标阶段施工招标阶段的信息收集，有助于协助建设单位编写好招标书，有助于帮助建设单位选择好施工单位和项目经理、项目班子，有利于签订好施工合同，为保证施工阶段监理目标的实现打下良好基础。施工招投标阶段信息收集从以下几方面进行：1.工程地质、水文地质勘察报告，施工图设计及施工图预算、设计预算，设计、地质勘察、测绘的审批报告等方面的信息，特别是建设工程有别于其他同类工程的技术要求、材料、设备、工艺、质量等要求有关信息。2.建设单位建设前期报审文件：立项文件，建设用地，片地，拆迁文件。3.工程造价的市场变化规律及所在地区的材料、构件、设备、机具能力。4.施工单位管理水平，质量保证体系，施工质量、设备、机具能力。5.本工程适用的规范、规程、标准、特别是强制性规范。6.招投标有关法规、规定，国际招标，国际货款指定适用的范本，本工程适用的建筑施工合同范本及特殊条款精髓所在。7.招投标代理机构能力、特点，招投标管理机构及管理程序。8.该建设工程采用的新技术、新设备、新材料、新工艺，投标单位对“四新”的处理能力和了解程度、经验、措施。（三）施工阶段的信息收集，可从施工准备期、施工期两个子阶段分别进行。1.施工准备期，监理工程师应该从如下几点入手收集信息：（1）监理大纲：施工图设计及施工图预算，特别要掌握结构特点，掌握工程难点、要点、特点，掌握工业工程的工艺流程特点、设备特点。了解工程预算体系（按单位工程、分部工程、分项工程分解）；了解施工合同。（2）施工单位项目经理部组成，进场人员资质，进场设备的规格型号、保修记录；施工场地的准备情况，施工单位质量保证体系及施工单位的施工组织设计，特殊工程的技术方案，施工进度网络计划图表，进场材料、构件管理制度，安全保安措施，数据和信息管理制度，检测和检验、试验程序和设备，承包单位和分包单位的资质等施工单位信息。（3）建设工程场地的地质、水文、测量、气象数据；地上、地下管线，地下洞室，地上原有建筑物及周围建筑物、树木、道路；建筑红线，标高、坐标；水、电、所管道的引入标志；地质勘察报告、地形测量图及标桩等环境信息。（4）施工图的会审和交底记录，开工前的监理交底记录，对施工单位提交的施工组织设计按照项目监理部要求进行修改的情况；施工单位提交的开工报告及实际情况。（5）本工程需遵循的相关建筑法律、法规和规范、规程，有关质量检验、控制的技术法规和质量验收标准。在施工准备期，信息的来源较多、较杂，由于参建各方相互了解还不够，信息渠道没有建立，收集有一定困难。应该组建工程信息合理的流程，确定合理的信息源，规范各方的信息行为，建立必要的信息秩序。2.施工实施期施工实施期，信息来源相对比较稳定，主要是施工过程中随时产生的数据，由施工单位层层收集上来，比较单纯，容易实现规范化。目前，建设主管部门对施工阶段信息收集和整理有明确的规定，施工单位也有一定的管理经验和处理程序，随着建设管理部门加强行业管理，相对容易实现信息管理的规范化，关键是施工单位和监理单位、建设单位在信息形式上和汇总上不统一。因此，统一建设各方面的信息格式，实现标准化、代码化、规范化是我国目前建设工程必须解决的问题。施工实施期收集的信息该分类并由专门的部门或专人分级管理，。（1）施工单位人员、设备、水、电、气等能源动态信息。（2）施工期气象的中长期趋势及同期历史数据，每天不同时段动态信息，特别在气候对施工质量影响较大的情况下，更要加强收集气象数据。（3）建筑原材料、半成品、成品、构配件等工程物资的进场、加工、保管、使用等信息。（4）项目经理部管理程序；质量、进度、投资的事前、事中、事后控制措施；数据采集来源及采集、处理、存储、传递方式；工序间交接制度；事故处理制度；施工组织及技术方案执行的情况；工程文明施工及安全措施等。（5）施工中需要执行的国家和地方规范、规程、标准；施工合同执行情况。（6）施工中发生的工程数据，如地基验槽及处理记录，工序间交接记录，隐蔽工程检查记录等。（7）建筑材料必试项目有关信息：如水泥、砂石、钢筋、外加剂、混凝土、防水材料、回填土、饰面板等。（8）设备安装的试运行和测试项目有关信息：如电气接地电阻、绝缘电阻测试，管道通水、通气、通风试验，电梯施工试验，消防报警、自动喷淋系统联动试验等。（9）施工索赔相关信息：索赔程序，索赔依据，索赔证据，索赔处理意见等。第六节工程档案资料的管理一、监理方的职责（一）设专人负责监理资料的收集、整理和归档工作，在项目监理部，监理资料的管理由项目总监理工程师负责，并指定专人具体实施，监理资料在各阶段工作结束后及时整理归档。（二）监理资料及时整理、真实完整、分类有序。在设计阶段，对勘察、测绘、设计单位的工程文件的形成、积累和立卷归档进行监督、检查；在施工阶段，对施工单位的工程文件的形成、积累、立卷归档进行监督、检查。（三）按照委托监理合同的约定，接受建设单位的委托、监督、检查工程文件的形成积累和立卷归档工作。（四）编制的监理文件的套数、提交内容、提交时间，按照现行《建设工程文件归档整理规范》（GB50328－2001）和城建档案管理部门的要求，编制移交清单，双方签字、盖章后，及时移交建设单位，由建设单位收集和汇总。监理公司档案部门需要的监理档案，按照《建设工程监理规范》的要求，及时由项目监理部提供。二、建设工程档案编制质量要求与组卷方法（一）归档文件的质量要求（二）归档的工程文件一般应为原件。1.工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。2.工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。3.工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水。4.工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。5.工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（277mm×210mm）。6.工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。7.所有竣工图均应加盖竣工图章。8.利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据。9.工程档案资料的缩微制品，必须按国家缩微标准进行制作。10.工程档案资料的照片及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，文字说明或内容准确。11.工程文件应采用打印的形式并使用档案规定用笔，手工签字。（三）立卷的原则和方法1.立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于归档。2.一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。3.立卷采用如下方法：（1）工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分。（2）工程准备阶段文件可按单位工程、分部工程、专业、形成单位等组卷。（3）监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。（4）施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。（5）竣工图可按单位工程、专业等组卷。（6）竣工验收文件可按工程、专业等组卷。4.立卷过程中宜遵循下列要求：（1）案卷不宜过厚，一般不超过40mm。（2）案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷。三、卷内文字的排列（一）文字材料按事项、专业顺序排列。（二）图纸按专业排列。（三）既有文字材料