外部合同管理制度

外部合同管理制度1.前言本规章制度旨在规范和加强我公司对外部合同的管理，确保我公司与供应商、客户等各方签订的合同能够妥当执行，维护公司的合法权益，并有效防范合同风险。同时，本制度将对外部合同的签订、履行、更改、解除等各个环节进行明确和规范的管理，以提高合同管理的效率和可控性。2.适用范围本外部合同管理制度适用于我公司全部与供应商、客户等外部单位签订的合同，包含但不限于产品采购合同、销售合同、服务合同等。3.合同签订流程3.1合同需求确定需要签订外部合同的各部门应事先提出书面的合同需求，包含合同目的、合同重要条款、合同期限等信息，并提交给公司法务部门。公司法务部门负责对合同需求进行审核，并供应相应的法律看法和建议。3.2合同起草在法务部门审核通过后，相关部门可以依据合同需求起草合同草案。合同草案应包含合同的要素，例如合同双方信息、合同目的、合同条款等，并依据实际情况合理设置相应的保密和风险条款等。3.3合同审批合同起草完成后，相关部门应将合同草案提交给公司法务部门进行审批。公司法务部门负责对合同草案进行审查，包含但不限于合同合法性、合同条款合规性等。审批通过后，公司法务部门将签署授权书，并将合同草案转交给相关部门负责人审批。相关部门负责人对合同草案进行审批，并在合同上签字确认。3.4合同签订审批通过的合同草案由公司法务部门负责将合同正本和副本交付给我公司代表人或授权代表进行签署。签署人在签署合同之前，应核实对方合同签署人的身份，并确保签署的合同内容与审批通过的合同草案全都。签署完成后，公司法务部门应保存合同正本，同时将合同副本分发给相关部门和对方合同签署人。4.合同履行和更改4.1合同履行合同的履行由相关部门负责，相关部门应依照合同商定的方式和期限履行各项义务，并确保合同的执行实现预期效果。合同履行过程中如发现问题或遇到困难，相关部门应及时向公司法务部门汇报和寻求解决方案。4.2合同更改如需对合同内容进行修改或更改，相关部门应提出书面的更改申请，并提交给公司法务部门审批。公司法务部门审查更改申请，并供应法律看法和建议。更改申请经公司法务部门和相关部门负责人审批通过后，公司法务部门负责与对方进行协商并修改合同内容。修改后的合同经双方确认后进行签署，并进行相应的合同副本更新和归档。5.合同解除和停止5.1合同解除如合同期限届满或合同目的实现，合同自动解除。合同双方协商全都，可以书面形式解除合同。发生违约行为的一方，另一方可以书面形式解除合同。5.2合同停止合同双方协商全都，可以书面形式停止合同。依据法律、法规、政策要求，或者发生不行抗力事件等情况，合同可能被迫停止。6.合同档案管理6.1合同登记与归档公司法务部门负责对新签订的合同进行登记，并为每份合同调配唯一的合同编号。公司法务部门负责将签订的合同正本归档，同时将合同副本分发给相关部门。6.2合同保管与查阅合同的保管责任由公司法务部门负责，确保合同档案的安全和完整性。合同保管期限为合同停止之后的十年，过期的合同档案应及时进行清理和销毁。相关部门在需要查阅合同档案时，应提前与公司法务部门联系，并在法务部门的引导下进行查阅。7.合同风险管控7.1合同风险评估公司法务部门应定期对已签订的合同进行风险评估，包含但不限于合同条款是否合规、合同履行风险等。风险评估结果应及时提交给相关部门，并采取相应措施进行风险管控。7.2合同纠纷处理如发生合同纠纷，相关部门应及时报告公司法务部门，并帮助公司法务部门进行纠纷处理。公司法务部门负责与相关部门一起协商并订立解决方案，尽力保护公司的合法权益。8.法律责任对违反本外部合同管理制度的行为，将依照公司相关制度规定进行相应处理，包含但不限