档案整理及数字化服务项目验收方案

第一节档案数字化处理标准 3一、纸质档案数字化处理标准 3二、照片档案数字化标准 5三、声音档案数字化标准 6四、影像档案数字化标准 6五、实物档案数字化标准 7六、电子数据质量标准 8第二节数据检验、验收和备份 9一、数据检验 9二、验收审核 10三、验收登记 10四、数据备份 10第三节服务规范要求 11一、档案整理 11二、档案扫描 11三、图像修正 14四、文档命名 14五、数据对接 15六、数据校对 15七、光盘刻录 15八、档案还原 16第四节项目验收规范 16一、验收方式 16二、验收内容 17三、验收质量标准 19数据验收首批以XX万页为单位，验收合格后以XX万页为单位，我公司自检合格后，递交采购单位验收。并保证不低于以下标准：1.由用户方对目录与图像挂接完毕的数据进行验收。数据验收以抽检方式进行，抽检比例为5%，根据采购单位提供的《纸质档案数字化加工验收标准》进行检查，档号、控制符、数据挂接准确率达到100%，其他项目合格率达到95%以上（含95%），填写《纸质档案数字化验收登记表》，做好验收记录。2.档案实体验收逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查；我公司保证合格率达到95%以上（含95%）。3.数据验收合格后，我公司将刻录DVD光盘两份移交给采购单位；目录和全文数据均向采购单位数据库迁移。本项目交付光盘质量标准如下：（1）光盘片制作两份，制作成影像存储格式为单页或多页TIFF及JPG的数据光盘和转换后的文件（PDF）数据DVD光盘各1份。（考虑到PDF格式的通用性，为方便以后数字档案的各项利用，本项目中我公司暂提供PDF格式文件，若用户需要DJVU格式文件，我公司将负责进行转换。）（2）同一份文件，不跨越二片DVD片号。（3）文件影像存于符合标准的光盘片。（4）光盘表面标示光盘片编号并注明光盘内目录索引信息。（5）在光盘片刻录完成后，与影像系统档案进行比对一次，以确保档案资料无遗漏及正确性。（6）光盘刻录人员对于所有光盘片序号进行管理与记录。（7）光盘中需自带简易查询、阅览工具，可以直接使用光盘进行查阅。第一节档案数字化处理标准一、纸质档案数字化处理标准（一）纸质文件扫描后的电子文件技术指标1.纸质档案扫描采用黑白方式。2.文件格式采用TIFF格式或者TIF格式。3.文件扫描分辨率不低于300dpi。4.电子文件大小应在25K/张左右。5.扫描文件及相应的数据库备份存储在硬盘及光盘中。（二）文件名称要求：1.案卷、文件的相关信息输入《档案管理信息系统》。案卷必须输入案卷题名，案卷编号、归档号、归档日期、立卷日期、立卷人；文件必须输入文件名、文件编号、归档号、归档日期、主题词，对于长期和永久保存的档案文件，必须挂接相关的电子文件。2.电子文件存储时按全宗、案卷分级建立文件夹存储，其中的每一份文件也需要单独创建目录。（三）纸质档案文件拆分要求1.标页码的准确率不低于95%；2.页码字迹不影响原文档内容，尽量为小；3.除装订线、订，在有利于扫描的同时，要保持原文档的完整性；4.有相关《档案拆分记录》。（四）纸质档案文件装订要求1.恢复文档原样，不漏页、错页；2.装订案卷左下方对齐，两边成直角，三孔一线，装订线先拉紧；3.有相关的《档案相关记录》；4.按照文档内的卷内目录，校对目录，正确率达100%（五）纸质档案文件扫描要求1.不多扫、漏扫，保证文档顺序准确；2.文档字迹清晰可认，不能过浓或偏淡；3.有相关的《档案扫描记录》。（六）纸质档案文件修图要求1.文档清晰，无多余杂点；2.保留原文档的字迹；3.有相关的《档案修图记录》4.保存方式为年份一卷号。（七）纸质档案文件分件要求1.按照卷内目录对扫描文件编号；2.保存方式为卷号—文件号；3.分件准确率不低于98%；4.有相关的《档案分件记录》。（八）纸质档案文件录入要求1.录入的正确率不低于97%；2.记录条清晰，格式严谨；3.有相关的《档案录入记录》。（九）纸质档案文件挂接要求1.为扫描文件分发文件号，便于挂接；2.保存方式为年份—卷内—目录号；3.有相关的《档案挂接记录》。二、照片档案数字化标准1.前提条件：所有要进行数字化的档案必须先进行着录，编制好页号。2.扫描方式：照片按全彩方式扫描。3.分辨率：所使用扫描仪的光学分辨率必须大于或等于400dpi。4.扫描办法：对于所扫的照片，以常见5寸照片大小（12.5cmX8.5cm）为参数，统一采用400dpi分辨率，（主要考虑在网络浏览时其尺寸为最佳的观看效果，不须放大或缩小）对于其它大于或小于5寸的照片，其扫描线数可做相应的调整，但不得低于400dpi。例如：7寸以上的大照片，可选用300dpi；5寸以下的一寸照片，必须选用600dpi。若是2—3寸的黑白照片内，必须选用400dpi或450dpi。5.文件存储类型：扫描后的照片以JPG格式存储，保存时必须选用图像选项的品质为最佳值的（12）大文件，存入到统一的照片数据库。6.文件存储方式：档案照片存储时按全宗、目录、相册分级建立文件夹保存，照片名字以照片的档案号命名。7.照片命名方法：每一张照片必须定义完全。包括此张照片的档案号、拍摄时间、组说明或照片的定义内容。以上注明需在文件名中全部打出。三、声音档案数字化标准1.存储标准：声音档案数字化时要选用标准和通用的格式。本项目规定的声音文件存储为：WAV或MP3。2.采样频率：声音档案数字化选用44.1KHZ作为声音采样的标准。对于DVD的声音选用48KHZ。四、影像档案数字化标准1.存储格式：影像档案数字化存储有两种标准。第一作为再利用的图像格式选用MPEG2格式。第二作为可在网络上浏览查阅的图像格式选用MPEG4格式（常见文件名为ASF格、RM格式）。2.数据传输率：作为DVD备份保存的影像档案数据传输率应在于6-8Mb/S。五、实物档案数字化标准（一）实物档案数字化要求1.存储要求：数码相机所拍摄的实物档案存储在计算机中的格式为通用的图像格式JPEG/JPG。经过处理后，文件保存时必须选用图像选项中的品质为最佳值的（12）大文件，格式仍为JPEG/JPG。2.存储方式：实物档案照片存储时按实物的类别建立文件夹，对每一张实物照片按档案号进行保存。例：1995-JP-05前面为此实物颁发的年度时间（1995），中间为实物的归类缩写编号（奖牌），后为此实物在该类别实物中的流水号（第五块）。3.实物图片后期处理标准：对图片进行色、亮度的调整，对图片进行适当的边框裁切。（二）电子文件接收来源产生途径类型格式电子文件由各种办公自动化软件产生：包括文字处理软件、电子邮件、计算机辅助设计、网络出版工具等由各种专业工具形成：包括一些数据库、图形／图像处理软件、多媒体工具、音频视频工具、数码技术等文本文件TXT、doc、RTF、WPS、PDF图像文件GIF、JPEG、tiff、PNG、BMP图形文件CGM、DXF、DWG音频文件mpg/MPEG、AVI、rm视频文件HTML、XML、SGML数据库文件DBF、WKS、DB、DIF六、电子数据质量标准（一）图像顺序保证电子图像顺序与原档案中页码顺序一致，不可颠倒、错乱。（二）图像质量必须保证电子图像完整无缺、清晰、不失真，不增添污浊，不留文字版面外的暗影，无干扰信息，黑白对比度适中、页面端正，无图形扭曲现象。（三）图像分辨率对档案页面字迹清晰、不带插图的档案，采用黑白二值模式进行扫描；对档案页面字迹清晰度差或带有插图的档案，采用灰度或彩色模式扫描，分辨率为200dpi。对文字偏小、密集、清晰度较差等情况，分辨率为300dpi或更高。黑白二值模式扫描的图像文件，采用TIFF（G4-2D）格式存储，灰度和彩色模式扫描的图像文件，采用JPEG格式存储。（四）图像与目录挂接图像文件与目录数据、图像顺序与档案页码顺序的挂接正确率为100%。（五）防病毒采取web网络隔离和病毒防火墙等防病毒措施保证所有电子档案文件不含病毒。（六）存储格式提交的电子图像档案均为黑白单页TIFFG4格式、彩页或灰度JPG格式的影像文件。（七）操作使用导入到客户档案管理系统中的档案目录数据、电子图像和光盘必须达到顺畅使用要求。第二节数据检验、验收和备份一、数据检验1.首先成立验收小组，验收小组成员由用户单位组织相关人员，加工方指定专人协助验收。2.数据检验以数据抽检的方式进行，检查要覆盖所有已完成数字化转换的数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。3.数据验收进抽检的比率不得低于5%。4.目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题，抽检标记为“不合格”。档案数字化转换质量抽检的合格率达到98%以上（含98%）时，给予验收“通过”。5.合格率换算公式：合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%二、验收审核验收“通过”的结论，经用户单位分管领导审核、加工方单位负责人双签字后有效。三、验收登记认真填写纸质档案数字化验收登记表单。四、数据备份1.将经验收合格的完整数据进行备份，数据一式三份。一份留存服务器中供查档利用检索，同时保留一份存储于磁带库中，一份为中标公司刻录光盘（DVD_ROM/CD_ROM）。2.任何一份备份完成的数据都应进行数据检验。3.备份数据的检验内容主要包括备份数据能否打开；4.数据信息是否完整；5.文件数量是否准确等。6.数据备份后形成的光盘应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。库房管理员处应进行备份登记，填写纸质档案数字化备份管理登记表单。第三节服务规范要求一、档案整理1.必须逐卷、逐份验收和检查，档案以全宗为单位分类组成案卷，案卷按顺序编号，且有根据相应数据要求所建的目录。无关和重复的文件要剔除，有正式件的文件不扫描原稿。2.对影响扫描质量的装订物（如订书钉、别针、其他固定器具）、装订线要先拆除，拆除原件的装订物时应注意保护原件。如拆除后不能复原的珍贵原件，应请示主管部门再决定是否拆除。3.破损严重、无法进行扫描的原件要先进行修复；折皱不平影响扫描的原件应先用电熨斗熨平或压平后再进行扫描。二、档案扫描1.认真无漏填写纸质档案前处理、扫描交接单。2.对每份文件的每页进行纠偏处理，其左右歪斜偏差小2度。3.对横向排放的页面进行左右旋转90或270度处理，以符合阅读习惯。4.对于除文字内容外，纸张边界内有个别较大的黑点、黑线条、黑框、黑边时进行去黑处理。5.扫描过程中因操作原因或纸张质量引起的卡纸而导致的纸张破损或断裂时，应尽可能按原缝隙粘贴好，再用平板扫描仪扫描。6.每一案卷纸质档案扫描完后，扫描人员应核对案卷内每一文件的实际扫描张数与前处理人员填写的文件张数是否一致，不一致时应在备注栏填写具体原因或向现场管理人员询问。7.A4宽幅单面扫描仪快速扫描双面文档并正确排序的使用方法。先将全部正面扫描并保存后，再将全部反面扫描（中间的白页也要扫描）。排序时每次将最后一页依次在双数页（2，4，6……）前插入即可，直到最大页码数减2为止。最后将文档中的空白页删除。在实际操作过程中，当全部页数少于21时可用缩略图中剪切与粘贴功能；当全部页数大于21时可用CTRL+E和数字键实现快速排序；最后将空白页删除。8.R、G、B颜色过滤及其应用支持红、绿、兰三色过滤的扫描仪可以分别将纸张上的三种颜色之一过滤（不扫描），设置参数时应根据纸张的颜色选择过滤或不过滤。例如：纸张上的红色表格、表框、红头文件时不能选择过滤，当红底黑字时就要选择红色过滤。9.纸张底色较浅，字迹较深、黑、明显（如毛笔字、碳素墨水字等）时其明暗度应设为默认值（0）；当纸面上有较多的表格时，为了达到较好的效果应适当提高明暗度参数值（推荐10-20）。10.纸张底色较浅，字迹较浅、淡、不明显（如复写纸复写过和字、蓝色墨水、圆珠笔、铅笔字等）时应适当提高明暗度参数值（推荐20-30，或者40-50）。11.纸张底色较深，纸面粗糙，字迹较深、黑、明显（如毛笔字、碳素墨水字等）时，为防止因亮度设置不当出现较多黑点时其明暗度应设为负值（推荐-5到-10之间）。12.因纸张超薄且背面又有字迹时，扫描时为不让背面字迹扫描出来应将明暗度设为负值（推荐-5到-10之间）。13.卡纸的处理纸质较差、薄、软、对折不齐、开叉、装纸超重、纸槽宽幅过大、进纸边不整齐时容易发生卡纸。卡纸后该页应改用平板扫描，并尽可能恢复纸质档案原状。14.平板扫描与ADF装纸平板扫描一张其扫描时间为40秒，ADF正常扫描时间为4秒。因此应尽可能用ADF扫描以实现快速扫描，对扫描较薄的纸张时应站立单张送纸连续扫描。15.A3幅面的纸张在A3扫描仪上扫描，对于某些长度超过A3标准长度无法一次性扫描时应分为多次扫描，注意保证对应纸质档案内容的前部份或表头内容一致。纸质档案幅面超过A3时，暂不处理。在对应扫描交接单上备注栏注明页码及页数（如P1-3，3页）。16.在某些文件的中间有可能会插入一些照片（黑白或彩色），扫描时将图像类型设置为灰阶（256色）。17.检查核对完后将当天影像数据上传到服务器保存。三、图像修正1.扫描影像获取时一般将分辨率设置为200DPI.2.图像画幅数要与扫描交接单上保持一致，准确无误。3.每个画幅的前后顺序要与原纸质档案顺序保持一致。4.要保证画幅上的图像、文字完整，清晰可读。5.对不同纸质档案设置能达到最好效果的参数，尽可能使图像能清晰识别。6.对每个画幅进行纠偏处理，使其左右歪斜偏差小2度。7.对横向排放的页面进行左右旋转90或270度处理，以符合阅读习惯。对于除文字内容外，纸张边界内有个别较大的黑点、黑线条、黑框、黑边时进行去黑处理。8.图像文件如非原件原因，字迹或图像无法清晰识别，应返工。四、文档命名文件命名馆藏纸质档案的每一文件都有一个与之相对应的唯一档号，该档号也是每份文件图像的文件名，应按《文书档案目录数据交换格式与著录细则》（DB35/T161-2002）中有关档号结构标准，建立每份文件的目录数据和文件名。命名标准其组成格式简单表述为：全宗号（4位）-（1位）目录号（3位）-（1位）案卷号（）4位.（1位）分卷号（2位）-（1位）文件起始页号（4位）。没有分卷时文件档号为18个字符，有分卷时文件档号为21个字符，如：没有分卷：0233-002-0004-0012有分卷：0233-002-0004.02-0012每份档案文件目录数据与其图像文件名必须建立一一对应关系，实现档案目录数据与图像文件的对接。五、数据对接数据对接根据文件的档号将目录数据与图像文件进行对接，对接过程中应通过参看原文内容，看文件内容是否与数据所著录的内容一致，图像文件与目录数据对接要做到准确无误。目录数据著录内容与原件有偏差时，应以原件内容为准。六、数据校对数据校对以抽检的方式检查图像文件与数据对接是否准确。发现对接错误的文件应做好记录，并通知有关人员及时进行改正。一个全宗的合格率未达到95%以上不予以验收。七、光盘刻录光盘刻录每个全宗的档案扫描、对接并校对完成后应及时刻录成光盘。刻录光盘时应注意图像信息的完整，刻录完成后要进行质量检查。质量检查的内容有图像文件能否打开，文件数是否准确，防止刻录失败。合格的光盘用只读光盘复制两份，异地保存。八、档案还原档案还原在重新装订档案的时候要注意保护好档案的实体不受损害，同时还必须注意案卷内文件的数量及排列保持原貌，做到安全且无遗漏。第四节项目验收规范一、验收方式（一）验收标准1.IS09001质量管理体系标准；2.合同约定的服务质量标准；3.质量标准：达到国家现行技术标准；4.验收标准：达到国家现行验收标准。（二）验收方法1.成立验收小组（1）采购单位的验收小组可以根据政府采购项目的需要临时组建，也可以成立日常的验收小组。我公司技术人将在各个环节中全面配合采购单位验收小组的工作。（2）采购单位应当指定负责验收小组工作的直接负责人。为建立验收方内部制约机制，我公司技术人员及售后服务人员将严格遵守其内部制约机制。验收小组由采购单位组织成立，其工作情况代表验收方履行验收工作职责。2.验收前准备验收小组成员应当在实施验收前完全掌握项目验收清单和标准，采购文件对项目的技术规定要求和我公司的响应承诺情况，并完成实施验收所需要的其他准备工作。验收小组应当根据政府采购项目的具体情况，制定具体详细的项目验收工作方案，以便于实施验收。3.验收验收小组应当在我公司履约完成后及时实施验收。每个验收小组成员必须作好验收记录。验收记录要准确、详细记载项目名称、工作质量、服务水平、工作时限等内容事项。4.出具验收报告验收小组完成验收后，应当出具验收报告。验收报告的内容应包括：实施验收过程基本情况陈述，采购项目验收情况介绍，对我公司履约情况与政府采购合同、采购文件规定要求以及我公司投标文件响应承诺情况进行比较，验收结论性意见。验收小组成员的个人验收记录和个人验收意见作为附件附在验收报告后备查。验收小组成员应在验收报告上签字，对验收报告内容负责。二、验收内容（一）工作质量1.是否存在漏编、多编页码或页码