基于供应链的企业电商采购管理研究-以深圳市宝视佳科技有限公司为例

基于供应链的企业电商采购管理研究——以深圳市宝视佳科技有限公司为例【摘要】探寻企业采购电商化的结构模式、发展趋势、功能作用等对企业根据自身发展需求，及时调整和制定正确、行之有效的采购政策具有参考作用。本文采用文献分析法、问卷调查分析法、深度访谈法，对深圳市宝视佳科技有限公司的电商采购管理进行了现状分析和研究，发现该公司在供应商管理、价格管理、绩效管理等供应链方面存在着问题，并提出相对应的解决对策。【关键词】供应链管理；电商采购；影响因素

Researchonenterprisee-commercepurchasingmanagementbasedonsupplychain——TakingShenzhenBaoshijiaTechnologyCo.,Ltd.asanexample【Abstract】Toexplorethestructuremode,developmenttrendandfunctionofe-commerceinenterpriseprocurementcanbeareferenceforenterprisestoadjustandformulatecorrectandeffectiveprocurementpoliciesintimeaccordingtotheirowndevelopmentneeds.Byusingthemethodsofliteratureanalysis,questionnaireanalysisandin-depthinterview,thispaperanalyzesandstudiesthecurrentsituationofe-commerceprocurementmanagementofShenzhenbaoshijiaTechnologyCo.,Ltd.,findsthatthecompanyhasproblemsinsuppliermanagement,pricemanagement,performancemanagementandothersupplychainaspects,andputsforwardcorrespondingsolutions.【Keywords】SupplychainmanagementE-commerceprocurementInfluencingfactor

目录1绪论 表3-3）。由此可得，该公司加班钟为采购绩效考核的标准之一，间接鼓励员工自愿加班，而员工每月加班时间也确实不低，同时每日面对电脑的工作时长也远远高于合理时长。

表3-SEQ表\*ARABIC2采购专员绩效考核表工作考核（100分）序号考核项目权重目标值要求评分等级级别标准14天前缺货占比30当日建议采购当日下单，避免缺货（按订单移入缺货未发时间，4天前的缺货订单数与总缺货订单数的占比）0-20%30分20.01%-30%20分30.01%-40%10分40%以上0分210天前缺货占比15已缺货的SKU，原供应商无法当日发货的情况下，须当日找货下单并确认准确货期（按订单移入缺货未发时间，10天前的缺货订单数与总缺货订单数的占比）0-2%15分2.01%-3%10分3.01%-4%5分4%以上0分3当日发货率15订单需当日发货，次日中午12：00系统自动同步的数据97%以上15分95%-96.99%10分92%-94.99%5分92%以下0分45天前问题订单15做好供应商管理，下单时须确认好无法当日发货的SKU，避免产生部分入库订单2单以下15分3-6单10分7-9单5分10单以上0分5降价SKU个数10需降价幅度在2%以上（降价幅度/降价前价格）≥10010分70-997分40-69440以下06降价金额15降价金额统计（降价幅度*1月销量）降价金额＞300015分2000≤降价金额≤299912分1000≤降价金额≤19996分降级金额＜10000分工作考核得分（80%的权重）行为考核（100分）序号考核指标权重目标值要求评分等级级别标准1合理化建议30对组/部门/公司及系统的不断优化（需提在合理化建议上）对组/部门/公司管理或者业务上的提出建议（1条有效合理化建议以上）30分对组内的有效建议20分无02加班鈡30加班时间+业绩作为综合评估（确保加班是有意义的，有价值的）自愿加班20小时/月及以上21-30分自愿加班10-20小时/月11-20分自愿加班10小时以下0-10分3团队贡献40协作性；

责任感；

主动性；除本团队整体工作外，在跨部门沟通协助方面有明显推动作用40分协助上级督促并正面影响团队成员30分主动承担团队整体工作20分毫无贡献0分工作考核得分（20%的权重）

图3-SEQ图\*ARABIC5一周平均每日发货率统计图图3-SEQ图\*ARABIC6周均十天前缺货单数统计图

表3-SEQ表\*ARABIC3月均加班时长和对电脑日工作时长统计表在电脑前日工作时长月均加班时长1-6小时6-8小时8-10小时10小时以上总计比例1-5小时121042%5-10小时1261105%10-15小时171532613%15-20小时3313988139%20小时以上03331228642%总计6759234207100%比例3%36%44%16%100%3.2深圳市宝视佳科技有限公司采购管理中存在的问题3.2.1要因分析采用鱼刺法对影响改公司电商采购的因素进行分析，结果表明，在“人”的方面，谈价情况不理想为管理要因；在“法”的方面，供应商管理混乱、绩效考核标准不合理为管理要因；在“环”的方面，线上信息沟通对称为管理要因。采购要因分析见图3-7。图3-7电商采购要因分析3.2.2供应商管理混乱供应商重复编号浪费资源。该公司对于拥有内部ERP系统编号的供应商有着较为详细的信息收集和资源整合，但同时也出现因为不同开发人员的产品开发和供应商开发或者一个供应商开着两三家店铺的原因，同个供应商拥有不同的系统编号的现象，浪费人力、资金资源，降低采购业务效率，增加采购工作量。调货供应商缺乏管理章程。采购员在选取调货供应商时具有极大的变动性，因为产品采购链接的调货供应商与系统供应商对应不上，导致采购单无法使用阿里巴巴一键下单的快捷下单方式，需采购员手动下单，延长了采购流程。同时每次更换采购链接，都需要采购员更新该产品的阿里巴巴产品配置，加大了采购员重复性的工作量。3.2.3价格优化问题部分产品价格时刻变化，采购员难以随时跟踪。部分产品的价格随着外部环境的变化而时刻上下浮动，如疫情时期，防护类产品和纸巾等因为供需不平衡、政策变动等原因价格每日都有极大地变动。采购员因下单、找货、处理来料异常、与供应商磋商等大量的日常工作，难以时刻跟踪价格变动产品，以最低的价格拿到最好的产品。采购员议价水平层次不齐，有待提高。采购员的谈价能力不高，难以再供应商谈判、还价环节中取得良好成果，就无法以最合理的价格采购到最高质量的货物，缺乏成本控制，更无法增加利润。3.2.4线上沟通存在信息不对称的问题线上沟通让买方和卖方更容易隐藏相关信息，造成根据实际需求而建立起来的临时或短期合作关系更易破裂，无法进行长期计划的沟通与合作。同时由于缺乏面对面沟通交流，采购员需要更多的时间和精力与供应商构建良好的合作伙伴关系，更失去了面谈的情感交流作用。3.2.5采购绩效考核标准不合理自愿加班时长加入硬性绩效考核中是不合理的。将自愿加班时长纳入绩效考核中，是鼓励员工自愿加班，但如果加班多的话，说明公司的岗位或人员结构设定不合理。此外，根据《中华人民共和国劳动合同法》第三十一条规定，用人单位应当严格执行劳动定额标准，不得强迫或者变相强迫劳动者加班。用人单位安排加班的，应当按照国家有关规定向劳动者支付加班费。显然，将自愿加班时长加入绩效考核中既是不合理也是不合法的。采购绩效考核不知变通。在疫情期间，受疫情影响，快递时效性低、政府政策出台、湖北供应商无法复工等原因影响了采购业务的开展，因此也影响了采购职员的各项绩效考核指标。在外部环境发生变化时，而且无法以人的意志为转移，采购绩效考核仍然以平常时期的指标为标准，极大地影响了采购职员的工作积极性，无法起到绩效考核的激励作用。3.3管理优化的对策建议3.3.1加强对供应商的把控，完善供应商管理制度通过构建数据库，完善ERP系统在供应商管理方面的功能，比如增加同品类供应商的比较筛选、相似度高的产品的筛选整合、供应商评价等级功能、新增调货供应商的信息收集和质量检测、同个供应商编号下不同采购店铺链接的产品提醒等。进而筛除合并重复编号供应商，将产品合并进同品类的供应商所属之下，在生成采购单时对异常采购链接的产品做出提醒，使采购员及时处理，缩短采购流程。强化供应商的日常管理和绩效考评，建立面向供应链的供应商评估指标体系。根据供应商管理的七大指标体系，量化质量、成本、交货等指标情况，并采取QSTP加权标准，即供货质量Quality(35%评分比重)、供货服务Service(25%评分比重)、技术考核Technology(10%评分比重)、价格Price(30%评分比重)进行评分。对现有供应商，通过之前业务活动有关采购、运输、交付、验收及支付等信息收集整合，并利用ERP系统获取对不同供应商在同类产品采购数量分配和费用比较，从而对供应商做出评价和选择。针对供应商的合作表现，应及时进行动态评价，将评价结果作为供应商评级、关系维护、纠纷处理的历史依据。合理利用激励手段，调动供应商参与的积极性。使采购双方的合作从占主导地位的交易关系提升到隐含的利益约束和共享来。对于优质的供应商，可以通过价格激励、订单激励、支付激励、商誉激励等手段调动供应商的参与积极性。而对于绩效考核得分较低的供应商，首先要缩短与之的合作期限，如果后期各项表现依然不佳，就要降低其级别。3.3.2建立价格管理制度，加强职能培训针对采购价格的管理需要，建立合理完善的价格管理制度，设立价格优化专员专门跟踪管理产品价格。减少采购职员价格优化在日常工作中的比重，使采购员的工作重心放在库存控制、供应商控制、提高工作效率等方面。专人专用，将擅长谈价的人才放在价格工作管理的位置上，分析以往采购价格与当前市场价格行情，预测市场价格变动趋势，从而让采购员选择合理的时间与合理的价格开展采购工作，及时有效地跟踪价格波动大的产品，同时着重对缺货产品、销量高产品、销量低产品和供应商价格谈判，控制采购成本。此外增强对采购员的专业职能培训，加强系统化培训学习，提升专业技能水平，提升采购员的专业素养，同时时常更新替换职业知识系统，引导采购职员养成自主学习的习惯，实现员工培训阶段化、常态化。3.3.3寻求其他部门的帮助主动寻求其他部门的协助与配合，联合开发、销售等各部门，掌握供应商和产品的详细信息，整合供应商资源，掌控产品市场变化趋势，增强与供应商的谈判资本。在企业活动中，各部门相辅相成，合作可以达到最大优势。开发部门通过敏锐的职业触觉和分析大数据趋势，提前判断市场需求产品走势，寻找供应商上架潜力产品，从而掌握产品上架选择权、大量的产品市场分布信息、大致的供应商优劣情况。而销售部门则清晰地知晓下游市场需求的趋势变化和对手同款产品的价格变动。采购员在进行供应商替换选择、产品市场价格情况、价格谈判时，可充分联合开发和销售部门，剔除劣质供应商，减少供应商的判断时间，同时增加谈判筹码如产品的市场价格标准甚至是成本价格信息、市场供需浮动信息，掌握谈判主动权，获得最优的产品价格。此外，还可以及时获得市场动态，预判产品需求，从而先对手一步获得更有优势的产品价格和库存量。3.3.4加强沟通协调，妥善管控分歧建立更为畅通的信息交流机制和利益协调机制，对采购活动中的相关信息进行及时分享，避免采购过程中信息不对称的问题。在工作、生活方面加强彼此信息交流，减缓利益冲突。与供应商沟通交流时尽量选择电话沟通，相比线上文字交流，电话沟通能反应你的精神、文化、风貌甚至应急能力，良好的电话沟通能缩短彼此之间的距离，同时能够掩饰面部微表情，在出现意见分歧时，能及时反应、沟通解释、及时解决。而对于多次合作的伙伴供应商，应积极营造互信氛围，注重企业价值层面上的相互交融，协调彼此的利益取向。3.3.5适当调整绩效考核标准将自愿加班时长指标从采购绩效考核中去除，合理安排工作时间和工作任务，以加强工作效率和工作质量为目的，进行采购职员的采购绩效考核。伴随大环境和行业的变动，适时适当地调整采购绩效考核指标，使考核标准达到采购职员可以达到的高度，更好地发挥绩效评价的导向作用，提升集中采购效率和质量，充分利用绩效考核的激励作用，即激发采购职员的工作动机，调动职员的积极性，使职员尽力完成考核任务，实现考核的本质目标。在疫情严重的情况下，采购员要达到采购绩效的各项标准难之又难。缺货占比、每日发货率、问题订单等日常指标不可避免地受到影响，应当降低这些指标达标标准，同时还可以使用指标激励的方法，如每日发货率达到了一定的标准有一定的奖励措施。此外还可以以绩效指标为参考，当月进行排名，排名前三获得相应的荣誉。

4总结与展望4.1总结电商采购作为现代化信息社会较为普及的一种采购方式，除了被人们在日常生活中广泛使用，更被大小型企业作为提升自身经济效益的途径。本文主要研究了基于供应链下的企业电商采购管理，以跨境电商企业深圳市宝视佳科技有限公司为例，分析了该公司在供应链下的电商采购发展现状与问题所在，并通过问题导向浅析对应措施。本文采用了文献分析法、调查问卷分析法、深度访谈法，获得第一手、第二手资料，发现该公司电商采购管理已较为完善，但仍然在供应商管理、价格管理、绩效管理等方面存在瓶颈漏洞，并通过阅读大量的文献获取创新灵感和解决问题的方法，学习许多交叉学科的知识，尝试将相应的问题提出解决措施。4.2展望跨境采购电商化将成为国际贸易的一种重要形式，企业采购电子商务化的实现，使面向所有企业级用户的全流程在线交易成为现实。对于企业来说，电商采购管理水平的高低直接影响了其供应链的优势，能否控制有效地管控供应商、降低采购和库存成本，从而使企业的供应链每个环节都处于稳态而高效的运作中，对其争夺市场份额有着至关重要的作用。因笔者数据分析水平和学识有限，仅能从浅表窥探一二，产生有一些想法和建议，并没有真实地去实践来验证。所以文中许多观点存在不足，希望能在以后的工作实践中继续加深这方面的研究，提高自己理论联系实践的水平。

参考文献[1]本刊编辑部.从联通—京东联姻看电商采购[J].招标采购管理,2015(12):3-3.[2]钟炳志.“招采星”电商化采购交易平台的应用[J].电子技术与软件工程,2018,69:78-78.[3]工信部赛迪研究院，中国国际电子商务中心研究院职员.中国企业电商化采购发展报告（2018）[R].北京:工信部赛迪研究院、中国国际电子商务中心研究院,2018.[4]陈怡璇.国企采购电商化大势已成[J].上海国资,2016(9):2-2.[5]孙伟.试论企业物资采购的电子商务化与传统方式的区别及优势[J].数字化工,2004,5:73-75.[6]徐超，高歌.电子商务采购优势及其运用策略[J].商业时代,2013,25:51-52.[7]唐雨辰.走采购电商化改革的路子[J].石油石化物资采购,2015,04:12-13.[8]张盛,许春阳.电力企业零散物资电商化采购探索[J].物流工程与管理,2016,38(12):134-135.[9]程艳从,王健,孟令龙.电商化采购在集中采购中的创新与实践[J].电子招投标,2016,10:51-52.[10]孔德煜.电力企业电商化采购探究[J].学术,2018,23(014):48-49.[11]张静,周莉.电商采购平台的现状问题分析及建议——以军工科研财务电商采购为例[J].数字经济,2018,23:191-192.[12]张幸.小微企业电商采购的重要意义与完善对策研究[J].中国物流与采购,2019,09:047.[13]杨昌玉.基于电商B2B的供应链集中采购模式探索[J].商业经济研究,2018(6):3-3.[14]KongC.W.,LiH.r.,LoveP.E.D..Ane-commercesystemforconstructionmaterialprocurement.[J].ConstructionInnovation,2001,1(1):43-54.[15]PingGuo,ZiwenChen.Applicationofe-commerceinprocurementmanagementofenterprise[C].FutureInformationTechnologyandManagementEngineering.China:IEEE,2010.656-720.[16]M2PressWIRE.GlobalE-CommerceLogisticsProcurementIntelligenceReport2019[R].TheUnitedStates:M2PressWIRE,2019.[17]百度百科.电子商务采购[EB/OL]./item/%E7%94%B5%.[18]王晋婧.供应链集成下的企业采购管理[J].中国物流与采购,2019(08):55-56.[19]付俊良,曾清华,郑星颖.人民银行县支行电商化采购管理存在的问题和建议[J]审计与理财,2018(05):48-49.[20]胡伟涛.论采购管理过程中价格管理的重要性[J].中国物流与采购,2019(06):54-54.[21]孟丽霞.A公司宁波厂区供应商管理策略优化研究[D].上海外国语大学,2017.

致谢本论文是在沈凯导师和的悉心指导和鼓励下完成的。导师对我的学业谆谆教导，他严谨的治学态度和求实的学术作风令我肃然起敬，而循循善诱的教诲更令我如沐春风。尤其是本论文自选题至定稿，导师的全程指导和细心修改使我受益匪浅。感激之情，溢于言表。同时，也感谢李基强师兄和卢淑贞同学在我撰写论文这段时间以来对我的支持和帮助，对我值此论文完稿之际，向他们表示衷心的感谢。

附录A关于电商采购管理现状调查问卷（207份）职务：①采购专员②采购助理③采购主管④采购经理您经常使用的电商采购平台是？（多选）①阿里巴巴②淘宝③拼多多④E招采⑤会商宝⑥其他______您通过以下哪些渠道寻找供应商（多选）①电商采购平台②开发介绍③采购员的经验④行业内人脉关系⑤供应商主动销售行为您寻找货源的方法有？（多选）①按图片搜索②按关键词搜索③查找相似产品④寻找开发的帮助⑤寻找已知供应商的帮助⑥按产地搜索您在进行商品询价的过程中遇到的问题有（多选）① 询价过程中价格差异大② 询价过程中无法获取准确价格 可供询价的供应商数量太少② 询价渠道单一在进行价格谈判中会遇到的问题有（多选）？①供应商处于垄断地位，价格没有谈判空间②缺乏价格谈判技巧，降价情况往往不尽人意供应商往往要求采购量到达一定数才可拿到较低的价格无法面对面谈判，难以利用感情因素达成谈判目标在处理五天前问题采购单过程中遇到的问题有？（多选）供应商不承认少发，不同意退款②产品实物与系统宣传图有色差或差异，需要寄样品给美工换图供应商要求收到退货后才可处理退款，导致采购单超时供应商拖延退款时间，导致采购单超时您在采购过程中付款的支付方式有？（多选）①跨境宝支付②阿里账期支付③月结支付您每个月的绩效考核包括哪些方面？（多选）每日发货率②五天前问题单数量③四天前缺货单数占比10天前缺货单数占比⑤降价预估金额sku降价数量加班时长退滞销金额10、您一周的平均每日发货率为？①50%-60%②60%-70%③70%-80%④80%-90%⑤90%-95%95%以上11、您一周平均的sku降价个数为？①1-10②10-20③30-40④40-50⑤50以上12、您一周平均十天前缺货单数占比为？①1%-10%②10%-20%③20%-30%④30%-40%⑤40%-50⑥50%以上

HYPERLINK电脑文件整理懒招从来都是不会经常整理文件的，不过时间一长，众多的文档分布在硬盘的各个角落，用目录进行整理保存，工作量大、查看起来也不方便且还会浪费不少的磁盘空闻；用压缩工具打包，尽管可以节约空间但是却无法直接编辑修改或查看压缩包中的文件。这些招，懒人怎么会用，他们自有妙招!再多再乱的文件也能整理得井井有条，关键是不费力哦!

懒招1，自动提取乱中取胜

小张起初将照片、Office文档、电影、音乐等文件一股脑地存放在某一个磁盘分区，刚开始文件少使用起来倒也方便，但随着时间的推移，文件数量剧增，每次找所需的文件都要瞪大眼睛，不过有了MY文档管理器(下载地址：)就不用担心了。

第一步，下载MY文档管理器，解压到任意目录，直接双击其中的可执行性文件即可使用。依次单击“节点操作→添加节点”，分别添加多个节点，如“办公文档”、“电影”等分类，这样做的目的是方便归类。

第二步，在小张的F盘中的TEST目录下有众多的RM、MP3、JPG、DOC、TXT格式的文件，现在他要把JPG格式的文件提取到“照片”类别中。依次单击“系统配置→文件过滤”选项，打开Dialog对话框，输入“*.doc”，单击“添加”按钮，意思是过滤掉所有类型为“.DOC”的文件。然后按照同样的方法，将“*.txt”、“*.rm”、“*.MP3”一一添加进来。

第三步，双击左侧窗格中的“照片”节点，然后依次单击“记录操作→导入记录树”命令，在打开的对话框中单击浏览按钮，打开“F:\test”目录，单击“确定”按钮之后就可以将格式为JPG的文件提取出来并添加到“照片”节点中了。

懒招2，不同的电脑统一的管理

小张是电爱的Fans，工作之余常常为杂志写稿，他写完的和正在处理的稿件一般都存在一个稿件文件夹里。不过时间一长，家里的电脑(PC1)和单位的电脑(PC2)上都有这个文件夹。时常需要通过移动硬盘(U盘)在两台电脑之间传递，使用和管理都很不方便。不过他现在用优盘就可以统一管理了。

第一步，将上文提到的那个MY文档管理器解压后直接拷贝到优盘上。把优盘插到PC1上，并运行软件，依次单击“记录操作→导入记录树”命令，在随后弹出的对话框中设置好“稿件”文件夹的根目录，将“导入深度”设置为“5”，单击“确定”后，稍等片刻，软件就把PC1上的“稿件”导入到MY文档管理器中。

小提示：通过这种方式导入到程序中的仅仅是文件的路径、文件名等属性信息，并不是文件本身。

第二步，把优盘插到PC2上，按照同样的方法导入PC2上的“稿件”文件。以后要编辑“稿件”里的文件，你自己根本不用记住哪台电脑的哪个路径，只要把优盘插入到电脑，运行MY文档管理器，就可以直接编辑了。

第三步，为方便在异地使用，小张决定为当前正在处理的稿件增加一个副本。在需要异地处理的稿件上右键单击，选择“复制文件到(自动添加副本)”命令，在弹出的对话框中将保存目录设置为优盘上的某个目录即可。这样，就可以在优盘上编辑PC1或PC2的稿件了。

小提示：对于PC1、PC2上的同名文件，MY文档管理器以不同的磁盘号+文件路径来标识文件记录，因此，对于不同电脑上的同名文件，甚至是路径和文件名完全相同的文件，程序也可以准确识别哪个是哪个。

懒招3多种文件批量移动

要将文件管理得井然有序，就免不了要进行复制、删除、移动等等操作，如果一个个进行操作，工作量是非常巨大的。这时我们就需要借助于BelvedereAutomated(下载地址：.com/assets/resources/2008/03/Belvedere%200.3.exe)进行批量操作了。例如我们想把“F:\test”目录中的所有照片移动到F盘中的“北京游照片”目录中，可以按以下方法进行。

第一步，建立“F:\test”目录后在“rule”一栏中，单击“+”按钮，建立一个规则。在“Descriptior”文本框中为当前规则起一个名字如“批量整理移动”。单击第一个下拉列表，在这里可以选择Name(文件名)、Extension(扩展名)、Size(大小)等进行操作，这里选择扩展名“Extension”。单击第二个下拉列表，在这里设置的是操作条件，有is(是)、isnot(不是)、contains(包含)等操作可供选择，这里选择的是“is”。接下来，在最后的文本框中输入图片文件的扩展名，示例中是“JPG”。定义的规则合起来的意思就是“扩展名是JPG”。

第二步，在“Dothefollowing”区域设置操作动作，单击第一个下拉列表进行操作动作的选择，有“Movefile(移动)、Renamefile(重命名)、Deletefile(删除)”等动作可供选择，我们要批量移动，那就选择重命名“Movefile(移动文件)”。接下来，单击后面的按钮选择“F:\北京游照片”目录。

第三步，规则设置完毕，单击“Test”按钮应用规则，程序即可一次性地将所有扩展名为“JPG”的图片文件移动到“F:\北京游照片”目录中了。

懒招4提纲挈领一点即得

在前面几大懒招的帮助下，你电脑里的文件应该已经有点类别了吧。如果从此想告别懒人的生活，那就要养成管理文件的好习惯了。

第一步，在你保存资料的电脑分区中，要接类别建立多个文件夹，可以按用途分为：学习、娱乐、暂存、工作、下载，在娱乐下又可以建立二级目录：电影、歌曲、动画等。也可以按照常见的文件性质进行分类，例如分为：图片、电影、电子书、安装文件等，当然也可以按照你的需要再建立二级目录，以后每有文件需要保存就按这个类别保存到相应的目录。

第二步，虽然现在已经把文件分门别类存放了，但时间长了，目录太深，一层一层查找也很麻烦的，在EXCEL里建一个目录就可以统一管理了。运行EXCEL后，新建一个表格，然后按照我们的分类方式隔行输入：图片、电影、电子书，在图片分类下再建立二级目录名，例如明星、汽车、壁纸等。

第三步，右键单击“图片文字”，选择“超链接”，在弹出的对话框中选择电脑里图片目录文件夹，单击“确定”后EXCEL里的“图片”文字就变成彩色。用同样的方法为一级目录的“电影、电子书”和二级目录的“明星、汽车、壁纸”等添加超链接。然后将这个EXCEL文件命名为文件目录，保存到桌面上，以后打开这个文档，直接单击相应的文字，比如单击“壁纸”，就可以切换到壁纸文件夹了。

小提示：如果要更改某个超链接，直接右键单击该文字，选择“编辑超链接”就可以了。本人的电脑分类原则简述如下。

硬盘的第一层(请在自己的件夹中右键“按组排列”查看)

第一位字母表示A生活娱乐B教学C工作D安装程序

第二位字母表示只是流水号

AA影视

AB音乐

AC阅读

AD图片

AE相册

生活娱乐

BA计算机

BB英语

BC运动

BD游戏攻略

BE衣食住行

BF文艺

教学

CA管理制度

CB流程图

CC程序文件

工作

DA娱乐

DB其它

安装程序

硬盘的第二层(进入“AA影视”的文件夹举例)

第一位字母表示只是流水号

第二位字母表示只是流水号

AA电影

BA电视剧

CAMTV

硬盘的第三级(进入“AA电影”的文件夹举例)

第一位字母表示A动作片B剧情片C动画片

第二位字母表示A未看过B已看过

AA导火线

AB尖峰时刻

动作片

BA独自等待

剧情片

CB机器猫

CB狮子王

动画片

利用“字母排序”和“按组排列查看”可以使文件查看和存放简洁明了，结合自己资料的特点和实际需求，给自己定一个分类原则并严格执行。个人电脑资料的资源会得到高效而充分的利用。电脑文件管理八条小技巧

在电脑的内部，在电脑的桌面上，在“资源管理器”中，充斥着无序与混乱,这种虚拟的混乱极大地影响了电脑的性能和我们办公的效率，当大家面临这个问题时，通常认为硬盘空间又不够了，电脑性能又不跟不上了，需要再换一台新的电脑了。事实上，我们真正需要的是坐下来，好好花时间将电脑里的文件真正管理起来，会为自己日后省下更多的时间。

文件管理的真谛在于方便保存和迅速提取，所有的文件将通过文件夹分类被很好地组织起来，放在你最能方便找到的地方。解决这个问题目前最理想的方法就是分类管理，从硬盘分区开始到每一个文件夹的建立，我们都要按照自己的工作和生活需要，分为大大小小、多个层级的文件夹，建立合理的文件保存架构。此外所有的文件、文件夹，都要规范化地命名，并放入最合适的文件夹中。这样，当我们需要什么文件时，就知道到哪里去寻找。

这种方法，对于相当数量的人来说，并不是一件轻松的事，因为他们习惯了随手存放文件和辛苦、茫无头绪地查找文件。

下面，我们将帮你制订一套分类管理的原则，并敦促您养成好的文件管理习惯。以下是我们总结出的一些基本技巧，这些技巧并不是教条，可能并不适合你，但无论如何你必须要有自己的规则，并坚持下来，形成习惯。

一、发挥我的文档的作用

有很多理由让我们好好地利用“我的文档”，它能方便地在桌面上、开始菜单、资源管理器、保存/打开窗口中找到，有利于我们方便而快捷地打开、保存文件。我们可以利用“我的文档”中已有的目录，也可以创建自己的目录，将经常需要访问的文件存储在这里。至于“我的文档”存储在C盘，在重装系统时可能会误删除的问题，可以在非系统盘建立一个目录，然后右击桌面上的“我的文档”，选择“属性”。在弹出的“我的文档属性”窗口中，单击目标文件夹下的“移动”按钮，然后在新的窗口中指定我们刚创建的文件夹。重装系统后再次执行以上操作，再重新指向此文件夹即可，即安全又便捷。

小提示：如果你使用Windows2000/XP，则移动“我的文档”文件夹时，其下的所有文件会自动移过去，但如果你使用Windows9x，则需要手工将C:MyDocuments下的所有文件手工移到新指定的文件夹中，否则可能会丢失数据。

二、建立最适合自己的文件夹结构

文件夹是文件管理系统的骨架，对文件管理来说至关重要。建立适合自己的文件夹结构，需要首先对自己接触到的各种信息、工作和生活内容进行归纳分析。每个人的工作和生活有所不同，接受的信息也会有很大差异，因此分析自己的信息类别是建立结构的前提。比如，有相当多的IT自由撰稿人和编辑就是以软件、硬件的类别建立文件夹;而很多老师，就是以自己的工作内容比如教学工作、班主任工作建立文件夹。

同类的文件名字可用相同字母前缀的文件来命名，同类的文件最好存储在同一目录，如图片目录用image，多媒体目录用media，文档用doc等等，简洁易懂，一目了然，而且方便用一个软件打开。这样，当我们想要找到一个文件时，能立刻想到它可能保存的地方。

三、控制文件夹与文件的数目

文件夹里的数目不应当过多，一个文件夹里面有50个以内的文件数是比较容易浏览和检索的。如果超过100个文件，浏览和打开的速度就会变慢且不方便查看了。

这种情况下，就得考虑存档、删除一些文件，或将此文件夹分为几个文件或建立一些子文件夹。另一方面，如果有文件夹的文件数