档案管理制度

档案管理制度1

总则

1.1为加强公司档案管理工作，促进档案管理的科学化、规范化，维护档案的完整与安全，使档案更有效地为公司各项工作服务，根据《档案法》及省电信实业集团档案管理有关规定，特制订本办法。1.2本办法适用于杭州市电信实业有限公司及杭州各县（市、区）公司。

1.3本办法所称的档案，指过去和现在公司各部室在内部管理、市场经营、企业策划、网络维护、工程建设、劳动工资、财务管理、物业管理、党政工团等活动中直接形成的对本公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。1.4企业档案工作是企业基础工作的组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作，各单位都应重视档案工作。2

管理机构、职责和人员

2.1杭州市电信实业有限公司综合办公室负责管理全公司档案工作，公司各部室、所属各企业应重视对本部门产生的各种档案资料的收集、保管、移交工作，并设立兼职档案工作人员，以达到档案的完整、准确、安全和有效利用的要求。

2.2档案管理部门主要职责：（一）执行有关法律法规、方针政策，建立健全各项规章制度。（二）负责统一管理本单位日常工作中形成的各种门类和载体的档案，组织档案鉴定，开展档案利用工作。（三）负责对公司各部室、所属各企业、各县（市、区）公司档案工作的检查、监督和指导。

（四）办理其他档案业务工作。2.3公司档案工作受上级业务主管部门的指导、监督和检查。2.4档案管理人员必须执行党和国家有关档案工作的方针政策，努力钻研业务、维护档案的完整与安全，不断提高档案的管理水平。3档案的归档要求

3.1归档范围

档案的具体归档范围参见：1.文书档案：《杭州市电信实业有限公司文件材料归档范围和保管期限表》（见附1）。2、科技档案：《浙江省电信公司科技档案管理办法》（浙电司发[2002]108号）。3.会计档案：《浙江省电信企业会计档案管理实施细则》(浙电实业发[2002]第4号)。3.2归档要求

（一）各部门在各项活动中直接形成的各种门类、各种载体的材料，由兼职档案员积累、整理并编制移交目录后，在规定时间内移交给公司综合办公室统一归档。任何个人不得保存应归档的文件材料。

（二）各部门归档材料应符合以下基本要求：1.字迹材料必须耐久，易于长期保管，禁止用圆珠笔、纯蓝墨水、铅笔书写。2.归档文件必须完整、准确地反映本部门各项活动的真实内容和历史过程，必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管利用。3.文件材料归档时，交接双方根据档案移交目录清点、核对和签字。接收档案时，对不符合要求的文件材料退回重新整理。

3.3归档时间（一）各部门的文书档案于次年3月底前交公司综合办公室。

（二）产品试制、课题研究、基建工程等科技档案，在任务完成或告一段落后3个月内，由保管单位将应归档的文件整理完毕，经项目负责人审定后，移交公司综合办公室归档，详细参见《浙江省电信公司科技档案管理办法》（浙电司发[2002]108号）。（三）会计档案参见《浙江省电信企业会计档案管理实施细则》(浙电实业发[2002]第4号)。（四）照片（底片）、录音带、磁盘等特殊载体档案，与其同步产生的应归档文件材料同时交公司综合办公室。3.4本公司各类材料的形成积累、整理和归档工作，要纳入公司相关部室职责范围和各项管理工作程序。3.5本公司的科研成果鉴定、基建工程竣工验收，必须有档案工作人员参加。文件材料不完整、不准确、不系统，不能进行鉴定、验收。3.6本公司的产品和工程创优、科研成果评奖，归档的各类材料是否完整、准确、系统要作为一项考核内容。档案部门不签署意见的，不予申报成果。3.7本公司购置重要设备仪器和引进项目的文件材料，有关职能部门应会同档案管理人员检查验收，并及时归档。3.8本公司员工因公参加各种会议，带回的文件材料要按照归档范围的规定，及时向兼职档案管理员或档案部门归档。4

档案的管理

4.1公司综合办公室应制定档案人员工作职责，编制必要的目录、索引等检索工具，为公司各项工作提供服务。4.2公司档案应按照下列规定进行分类：（一）根据国家和上级有关部门档案分类编号的规定，进行档案分类编号，并保持一定的稳定性，不随意改动。（二）分类编号要遵循材料的形成规律，并要便于保管和提供利用。（三）本公司有关生产、经营等管理性文件，要按其文件内容分别归入各类档案统一编号。4.3公司综合办公室应根据国家有关档案管理的要求，对各种档案按下列不同要求进行保管；（一）接收档案必须认真验收，并办理交接手续。（二）存放档案必须有专用盒、柜，归档方法要科学和便于查找。（三）底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库要认真检查其修改、补充等情况。底图保管必须采用平放或卷放，不允许折叠保管。（四）声像档案应统一分类编号单独存放保管。存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等，按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。（五）实物档案要统一编号集中保管。4.4公司文书档案整理参见《杭州市电信实业有限公司〈归档文件整理规则〉实施办法》（附2）。科技档案整理参照《浙江省电信公司科技档案管理办法》（浙电司发[2002]108号）。会计档案整理参见《浙江省电信企业会计档案管理实施细则》（浙电实业发[2002]第4号）。5档案的利用5.1公司档案主要供本公司和上级主管单位使用，综合办公室应完善相关档案查阅制度和借阅手续，确保档案材料的完整性、安全性，并做好档案利用登记。5.2处理好档案利用与保密的关系，既要保守机密，又要充分发挥档案的作用，努力为公司的各项管理工作服务。

5.3杭州各县（市、区）公司参照本办法执行。

附1：文件材料归档范围和档案保管期限表总则：1.凡是在本单位职能活动中形成的对本单位有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料，均属于归档范围，必须定期向公司综合办公室移交归档，集中统一管理。2.凡是反映本单位主要职能活动、中心工作和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料，以及在维护国家、集体和个人权益等方面具有永久性凭证价值和文化价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料，定为永久保管。包括：本单位处理重要问题形成的文件材料，召开重要会议的主要文件材料，重要的请示、报告、总结，综合统计报表，机构演变、体制改革、领导任免等文件材料，电信实业业务网络规划、调整、电信实业新业务等文件材料，房屋买卖、征用土地、资产登记、重要合同协议等法律凭证性文件材料。3.凡是反映本单位一般工作活动，在一定时期内对本单位工作有查考利用价值的以及在一定时期内在维护国家、集体和个人权益等方面具有凭证价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料，定为定期保管。根据文件发挥效用的时间长短，定期保管的期限分为50年、30年、15年、5年四个档次。主要包括：本单位处理一般工作问题的文件材料，一般会议的主要文件材料，人事管理工作形成的一般文件材料，本单位一般事务性的文件材料；直属上级单位颁发的属于本单位主管业务并要贯彻执行的文件材料和非直属上级单位针对本单位主管业务并要贯彻执行的重要文件材料，上级和同级单位颁发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料；下级单位报送的总结、报告和统计报表等文件材料。一、会议文件材料本级党员代表大会、职代会、团代会会议文件材料通知、名单、议程、报告、领导讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、重要的照片、录音（像）带等文件材料大会发言、代表建议、简报选举过程中形成的文件、讨论未通过的文件、参考文件等本单位党组织及行政办公会议纪要、纪录本单位召开的工作会议、综合性专业会议文件材料报告、讲话、决定、纪要、简报、重要的声像材料通知、名单、日程、典型材料、代表发言本单位召开的单项性专业会议文件材料报告、讲话、纪要、总结、重要的声像材料通知、名单、典型材料、代表发言上级单位召开的针对本单位主管业务的会议文件报告、领导讲话、纪要等文件材料通知、参考材料及其它文件材料永久15年5年永久永久15年30年5年30年5年职能业务文件材料上级单位颁发的文件材料和视察、检查本单位工作时形成的文件材料上级单位颁发的文件材料1.1直属上级单位颁发的、属本单位主管业务的和非直属上级单位颁发的针对本单位主管业务并要执行的方针、政策、法规、规章等的文件材料1.2直属上级单位颁发的非本单位主管业务并要执行的文件材料30年15年党和国家领导人、上级单位视察、检查本单位工作时形成的文件材料党和国家领导人的题词、讲话、照片、声像等重要文件材料2.2上级单位领导人视察、检查本单位工作时题词、讲话、照片、声像等永久30年2.3领导视察、检查本单位工作时本单位的汇报材料、座谈记录等2.4领导视察、检查本单位工作时本单位的接待计划等15年5年本单位制发的文件材料企业发展规划、经营方针、方针目标管理、企业文化建设等文件专项业务问题电信实业经营服务、业务管理有关规章制度、实施细则等电信实业经营服务方针、目标、规划、业务发展政策、客户发展计划和重要客户资料电信实业新业务开办文件电信实业新业务开发、推广、技术分析、论证及新业务引进、工程建设方案的业务审定、验收文件市级业务中心运行管理文件重要客户业务合作方案、框架协议等电信实业业务发展规划和调整文件电信实业业务管理办法地方性业务资费标准及合作协议等文件电信实业服务质量管理文件和有关服务协议、实施细则等电信实业各类业务计划和营销管理文件电信实业市场经营与服务考核指标、计划电信实业各项业务考核奖励、业务竞赛、服务岗位人员上岗标准、通信质量通报电信实业业务宣传和大型活动文件电信实业通信网络发展规划和调整文件电信实业通信网络运行维护有关文件电信实业安全保卫工作有关文件其它临时性、事务性文件永久30年永久永久30年15年30年永久30年30年30年15年30年15年15年永久15年30年5年工作总结、计划、统计报表本单位年度工作活动的总结、报告主要职能业务、全局性的、重要专题的一般业务、一般专题的全市电信实业发展战略、中长期规划本单位年度计划本单位财务计划，业务开展计划、固定资产投资计划、工资计划及工效挂钩基数等其它年度工作计划本单位主要职能业务统计报表业务基础数据、服务质量、固定资产投资、劳动工资、干部人事、党组织统计年报等其它一般业务本单位专题调查报告、汇总材料信访、信息、年鉴、史志本单位处理的人民来信来访及人大政协提案的文件材料有上级机关或本单位领导人重要批示和处理结果的其它有处理结果的电信实业信息、简报、期刊大事记、年鉴、史志等永久15年永久永久15年永久30年30年30年15年30年永久出国考察、接待访问等外事活动形成的文件材料5.1签订的协议、协定等文件5.2行政程序审批手续、出国政审材料、考察报告、会谈记录5.3活动安排、来往记录等具体事务性的本单位行政审批、管理、执法工作中形成的文件材料国家重点建设项目的审批、不动产、自然资源的所有权、使用权的确认、国有土地使用证许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理长期有效的短期有效的行政执法检查、行政复议、行政诉讼中形成的文件涉及金额较大、对经营产生重大影响的一般的7本单位拥有或使用的专利、商标、服务标识、域名、版权、技术工艺和品牌等的注册文件、转让协议等永久15年5年永久30年5年30年15年30年（三）同级机关和非隶属机关制发的有关文件材料同级机关和非隶属机关制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料同级机关和非隶属机关来文或复文3下级单位报送的年度总结、报告、统计报表重大问题的专题报告15年5年15年机构编制、人力资源、党群建设本单位管理体制、机构设置的文件材料本单位经营机制、管理体制改革及相关配套制度改革文件本单位实行股份制、中外合资、境外投资审批、报批文件及营业执照、注册证书、工商登记、验资报告、资产评估证明、合资合同等文件企业机构设置、撤并、名称更改、企业章程、各部门职责、人员编制、启用印信等文件材料永久永久永久人力资源工作文件材料干部管理制度、劳动用工制度、规定、办法等文件干部任免、调整、岗位聘任文件本单位及对各县（市、区）公司领导人任免、撤职的文件材料本单位内部机构负责人的任免、调整的文件材料先进单位、劳动模范、先进工作者、有特殊贡献专家、享受政府特殊津贴人员等的文件材料省、部级以上有政策性待遇的一次性奖励的或地县级以下的本单位对有关人员的处分材料影响大、问题严重的一般问题的职工招聘、录用、转正、调资、定级、晋级、待遇、离退休、职务聘任、人才交流、停薪留职、辞职、复转、抚恤、死亡等文件材料职务、职称分类和鉴定的标准、职业技能鉴定标准人事考核职务职称评审技师业务师考核文件材料人事培训、业务培训、在职教育文件材料本单位职工名册、党员名册、团员名册劳动定额、企业定员管理的规定、核编数、劳动力计划招工计划、招工指标30年永久30年永久30年50年15年50年30年15年15年15年15年30年15年工资、奖励、津贴制度、福利标准及工资、效益奖调整审批表、汇总表职工社会保险管理文件劳动纪律、劳动保护、劳动安全、劳动卫生、职工伤亡等文件材料党、团、纪检、工会的基层组织形成的工作报告、总结、会议文件等文件材料精神文明建设、思想政治工作、企业文化建设等文件材料纪检、监察工作中形成的报告、调查材料、备忘录领导干部廉政档案、违法违纪人员处理材料安全保卫部门的安全检查、调查记录重大安全事故处理文件30年30年15年15年15年15年永久15年15年工程建设审批、科技工作管理1工程建设审核（此部分归档的文件为市公司审核各县（市、区）公司和所属企业工程项目形成的文件，市公司及各县（市、区）公司仍应将负责建设的基础上全套文件材料统一整理，归入工程项目成套档案，其归档范围及保管期限参照工程项目档案相关文件（另发要求）。项目立项批复、可行性研究报告批复、设计任务书、竣工验收文件全省性通信建设项目等重要工程项目其它电信实业和土建工程项目初步设计会审、验收会议纪要、资金补助文件引进项目管理重大引进项目合同一般引进项目合同、进口申请、减免税等工程合同预审文件基本建设管理制度、实施办法、基建工程的技术标准、规范等工程定额、质量监督管理文件永久30年30年永久30年15年15年30年15年15年15年30年永久15年15年15年5年2科技工作管理科技、计量标准化工作的制度、规定、办法科研项目计划、立项、计划任务书、成果鉴定、验收、评审等文件科技进步奖申报、获奖、奖励文件获省、部级科技进步奖以上的其它通信产品质量监督、管理的文件国家标准、通信行业标准其它临时性、事务性文件财务、审计财务统计管理年度财务决算报告及批复年度会计、基建、事业费财务预算经营责任制、经济核算制办法、责任书、考核指标等财会制度、规定、会计核算办法土地、房屋等企业国有资产购置、评估、产权登记、转让等文件车辆、设备购置、维护、报废及其它固定资产管理、折旧等文件专项资金、专用基金管理、企业清产核资文件资金调度管理、流动资金核定、增拨投资、融资、租赁、贷款有关协议、还贷计划、贷款财务处理办法及企业外汇管理文件自有收入及利润的分配调整文件费用开支规定、收费标准、办法及有关经费拨交文件费用列支及经费、费用补助文件基建财务管理制度、工程资金管理、工程拨款等工程竣工决算报告及批复税务报告、报税单、完税单、减免税等税务文件及税收、财务大检查文件购车审批、社会集团购买力管理文件收入情况、缴拨款情况通报等会计报表填报、会计考核、会计证年检及其它事务性管理文件永久30年永久30年永久30年30年30年30年30年30年15年30年30年15年15年15年5年30年5年统计口径、统计指标、统计制度企业统计管理其它事务性文件审计审计工作管理办法、制度、规定等专项审计中形成的文件材料上级领导交办的、影响较大或触及法律的领导离任、基建工程、专项基金、资金管理、经济效益审计等一般性的专项审计30年永久30年六后勤服务本单位与有关单位签订的合同、协定、协议等文件材料1.1有历史意见和长远利用价值的1.2有较长期限效应的1.3有较短期限效应的购房合同、房屋租赁合同、购买协议、房产建筑物所有权证等员工住房分配、出售制度、方案、细则员工住房申请、情况统计、房屋管理、维护、房租水电等本单位财务、档案等的交接凭证、清册本单位机动车维护及调运文件、成本、事故、保险、转让记录员工生活福利文件履行日常行政职能文件永久30年15年永久15年5年30年15年15年5年附2：杭州市电信实业有限公司《归档文件整理规则》实施办法1、为了适应办公自动化和计算机管理档案的需要，进一步简化和规范文件归档整理程序，促进文档一体化管理，根据国家档案局颁布的中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)和浙江省电信实业集团公司有关文件精神，结合本公司档案工作实际，特制订本实施办法。2、范围本办法适用于杭州市电信实业公司及杭州各县（市、区）公司文书档案保存的各种纸质文件材料整理工作。3、定义3.1归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质材料。3.2归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。3.3件归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发件与被转发件为一件。报表、名册、图册、期刊等，一册（本）为一件。同一年度形成的来文与复文（包括请示与批复、报告与批示、来函与复函等）为一件，跨年度形成的可各为一件。4、整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同保存价值，便于保管和利用。5、质量要求5.1归档文件应齐全、完整。对已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。5.2归档文件的纸张、书写、装订材料等应符合档案保护的要求。6、整理方法6.1装订归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发件在前，被转发件在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。装订应不影响归档文件的阅读和复制。6.2分类归档文件分类以结合年度、保管期限、机构或文件来源制定。同一全宗应尽可能保持分类方案的稳定。6.2.1按年度分类将文件按其形成或办理的年度分类。跨年度形成的文件，应在办结年度整理归档。6.2.2按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。按《杭州市电信实业公司文件材料归档范围和档案保管期限表》(附件一)划分的保管期限分类。6.2.3按机构分类将文件按形成或承办的机构分类。6.2.4按文件来源分类将文件分为发文(包括帐外文件及上级单位、非隶属单位针对本单位的指示性文件、对本单位请示所作的批复及转发本单位制发的文件等)和收文两类。6.3排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表、一项工作（活动）、一件事情、简报、刊物等成套性文件应区分保管期限后集中排列在一起。6.4编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端空白处加盖归档章并填写相关内容，归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构等选择项（见图1）。6.4.1全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。6.4.2年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2000。6.4.3保管期限：标注归档文件保管期限。分永久和定期两种。定期保管的文件又按其价值分别标注50年、30年、15年、5年四个保管年限。6.4.4件号：文件的排列顺序号。包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号在分类方案的最低一级类目内按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。6.4.5机构：填写文件形成或承办部门的名称或规范化简称。6.5编目归档文件应依据分类方案和档案室编件号顺序编制归档文件目录。6.5.1归档文件目录由归档文件目录封面、归档整理说明、归档文件目录三部分构成，并应装订成册。6.5.2归档文件目录封面内容包括：全宗名称、年度等必备项，保管期限、机构等选择项（见图2）。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。封面用纸幅面采用国际标准A4型(长*宽为291mm*210mm)。6.5.3归档整理说明内容包括：本年度立档单位概况，内设机构及党、政主要领导人变化情况；本年度文书档案整理归档情况。6.5.4归档文件目录应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。成套文件亦应逐件编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目（见图3）。6.5.4.1件号：填写室编件号。6.5.4.2责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。6.5.4.3文号：文件的发文字号。6.5.4.4题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号。6.5.4.5日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。6.5.4.6页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。6.5.4.7备注：注释文件需补充和说明的情况。6.6装盒将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。6.6.1根据分类方案，将不同类别的归档文件装入不同的档案盒中。6.6.2档案盒6.6.2.1档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm*220mm（长*宽）、盒脊厚度可根据需要设置为20mm，30mm，40mm等（见图4a）。6.6.2.2档案盒应根据摆放方式不同（档案盒横放排列，即档案盒的宽作为脊；档案盒竖放排列，即档案盒的长作为脊），在盒脊或底边设置全宗号(没有全宗号，可暂不填写)、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构等选择项（见图4b、图4c）。其中，起止件号是填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“一”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，盒号的编制应在分类方案的最低一级类目内分别从“1”开始编流水顺序号。6.6.2.3档案盒应采用无酸纸制作。6.6.3备考表备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期（见图5）。6.6.3.1盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。6.6.3.2整理人：负责整理归档文件的人员姓名。6.6.3.3检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。6.6.3.4日期：归档文件整理完毕的日期。7、本办法自颁布之日起实施。实施说明：一、文件归档制度及整理原则：文件归档执行随办随归制度，但不能机械、教条地理解随办随归，必须同时遵循文件的形成规律。具有有机联系的文件材料不能机械地按时间先后人为地分割开，而应在事情办理完毕后收集齐全，统一整理。如单位职工代表大会形成的文件，包括会前发文的通知、会议中形成的决议、会议材料及会后印发的会议纪要等需要排列在一起；而具有形式上联系的文件则不必排列在一起，如任命文件，任命张＊＊的文件与任命王＊＊的文件，实际是两个事由，可以分开排列。二、归档文件的整理单位与装订：文件的装订，要求去除易锈蚀金属物后按件装订。其中已装订成册不便拆钉的，可不拆钉。装订材料，推荐使用不锈钢夹及线装(沿文件左上角斜角踏线，页数多的可采用三孔一线)等办法。三、归档文件的分类归档文件分类可采用年度—保管期限法、年度—机构—保管期限法、年度—文件来源—保管期限等方法。文件数量较少或计算机应用较成熟的单位可使用年度—保管期限法或年度—文件来源—保管期限法；文件数量较多或计算机尚未应用的单位可使用年度—机构—保管期限法。各单位可根据本单位实际情况择一执行，选定后应保持分类方案的稳定，不得随意变更。分类方案如下：例：(一)年度—保管期限法：2000年：永久，定期2001年：永久，定期2002年：……(二)年度—机构—保管期限分类法：2000年：办公室……永久，定期市场部……永久，定期财务部……永久，定期……2001年：办公室……永久，定期市场部……永久，定期财务部……永久，定期2002年：……(三)年度—文件来源—保管期限法将同一年度的归档文件按文件来源的不同分两类：一类为本单位形成的正式发出的文件，及计划、总结、统计报表、合同等帐外文件；另一类为收到的文件材料，包括上级单位、同级单位、非隶属单位制发的文件材料和下级单位报送的文件材料。即：2000年：发文……永久，定期收文……永久，定期2001年：发文……永久，定期收文……永久，定期2002年：……采用此分类方法时应注意上级单位及非隶属单位针对本单位的文件材料，如上级机关针对本单位的指示性文件、对本单位的请示所作的批复及转发本单位制发的文件等，应视同本单位发文，归入本单位发文范围，而不能机械地将其列入收文范围。此外，还应注意判定文件所属年度统一按文件的签发日期为准，如2001年形成的2000年度的工作总结、决算、统计报表归入2001年度；跨年度形成的文件一律归入办结年度；正文与附件、转发文与被转发文、来文与复文为一件的，分别以正文、转发文、复文的日期为准。四、文件排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内按事由结