办公室行政公文格式规范

办公室行政公文格式规范2023-11-25目录公文概述公文基本格式规范公文结构要素规范公文行文规范与注意事项公文实例解析与纠错01公文概述公文是政府机构、企事业单位等组织在行政管理过程中，为传达政策、决策、指示、报告等事项而制定的正式文件。定义公文具有权威性、规范性和信息传递性，是组织内部管理和外部沟通的重要工具，能够确保政令畅通、工作高效推进。功能公文的定义与功能根据行文关系和用途，公文可分为命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、函、纪要等多种类型。公文可按性质、涉密等级、紧急程度等进行分类，以便于管理和使用。公文的种类与分类分类种类重要性公文作为组织管理的重要手段，对于确保政令畅通、提高工作效率、维护组织形象具有不可替代的作用。同时，公文也是组织决策和执行过程的书面记录，具有重要的档案价值。规范性为确保公文的权威性、准确性和高效性，制定和执行严格的公文格式规范至关重要。规范性体现在公文的文字表述、结构格式、行文规则等方面，确保公文内容清晰、简洁、准确，提高公文处理效率和质量。同时，有助于提升组织形象，彰显组织的正规化和专业化。公文的重要性与规范性02公文基本格式规范纸张大小纸张质量打印色彩打印清晰度公文纸张与打印规范01020304A4纸为公文的标准用纸，其尺寸为297mm×210mm。公文用纸一般使用70g或80g的优质白色打印纸，确保纸张质地均匀、无杂质。除非特殊需求，公文一般采用黑白打印，以节约资源和成本。打印时应选择合适的打印质量和分辨率，确保文字清晰、图像准确。01020304页边距公文的页边距一般设置为上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm，以确保内容不会被装订遮盖。版面布局公文一般采用横排布局，即文字从左至右横向排列。行间距公文的行间距一般设置为1.5倍行距，使文档更加易读。对齐方式公文中的标题、正文等部分一般采用两端对齐，确保文档整洁美观。公文页边距与版面设置标题字体与字号正文字体与字号强调字体与字号字体一致性公文字体与字号要求公文正文一般使用宋体或仿宋体，字号通常为小四或五号，确保文字清晰易读。公文中需要强调的部分可以使用黑体、斜体或下划线等方式进行突出，字号可适当增大。公文中使用的字体应保持一致，避免过多字体和样式导致文档杂乱无章。公文标题一般使用黑体或宋体加粗，字号根据标题级别选择，如一级标题使用二号字，二级标题使用三号字等。03公文结构要素规范01公文标题应简明扼要地概括公文主题，避免使用过于复杂或晦涩的词汇。简明扼要02标题应居中排列，使用加粗字体，并注意不要与正文其他部分混淆。规范格式03避免随意简化或缩写公文标题，以确保标题的准确性和清晰度。禁止随意简化公文标题规范VS主送机关是指公文主要受理的部门或单位，应准确、明确地指明主送机关。抄送机关规范抄送机关是指除主送机关外，需要了解公文内容的其他部门或单位，抄送机关应在公文中明确列出，并注明“抄送”字样。明确主送机关主送机关与抄送机关规范清晰明了正文应清晰明了地表达公文的主要内容，逻辑严密，语言简练。段落分明正文应根据内容逻辑分为若干段落，每段表达一个完整的意思。用语规范应使用规范的现代汉语，避免使用口语、俚语或方言。正文规范如有附件，应在公文中注明附件名称和数量，并与公文一并递交。公文落款应包括发文机关、日期和署名，确保公文来源明确，时间准确。发文机关应使用全称或规范化简称。日期应使用阿拉伯数码标注年月日，如“2023年9月13日”。署名应为发文机关负责人的职务和姓名，如“办公室主任XXX”。附件规范落款规范附件与落款规范04公文行文规范与注意事项平行关系平行单位或部门之间，一般采用函、通知等行文方式。禁止越级行文通常情况下，公文应逐级上报或下达，禁止越级行文，以保证信息的畅通和工作的秩序。上下级关系公文行文中，上下级关系必须明确，上级对下级使用命令、指示等行文方式，下级对上级使用请示、报告等行文方式。行文关系与规则下级单位或部门向上级单位或部门报送的公文，如请示、报告等。上行文上级单位或部门向下级单位或部门下发的公文，如命令、指示等。下行文平行单位或部门之间相互发送的公文，如函、通知等。平行文行文方向与方式称谓公文中称谓应准确、恰当，一般使用“贵单位”、“贵部门”等称谓，表示尊重和礼貌。敬语公文中应使用恰当的敬语，如“请”、“谢谢”、“敬礼”等，以表达尊重和友好。行文中的称谓与敬语03用语简练明了公文中用语应简练明了，避免冗长和重复的表述，提高工作效率和公文的可读性。01使用规范词汇公文中应使用规范的词汇，避免使用口语化、俚语化的词汇，以保证公文的正式性和严肃性。02避免歧义用语公文中应避免使用可能产生歧义的用语，以免产生误解和混淆。行文中的常用词汇与用语规范05公文实例解析与纠错标题应简明扼要地概括公文主题，一般不超过20个字，居中排列。结尾一般可写“特此通知（报告、请示）等”，也可不写。主送机关指公文主要受理机关或部门，顶格书写，后跟冒号。落款包括发文机关和日期，发文机关应写全称或规范化简称，日期用阿拉伯数码书写，年份应写全称，用圆括号括入。正文应简明扼要地叙述公文事项，一般分条列项书写，注意层次清晰、逻辑严密。附件如有，应在正文下方空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称，附件如有序号使用阿拉伯数码。实例解析：一份规范的办公室行政公文示例标题过于简单或过于复杂，不能准确表达公文主题。纠错方法重新审视公文内容，准确概括主题，修改标题。标题错误发文机关名称或日期书写不规范。纠错方法核对发文机关名称和日期，按照规范书写方式进行修改。落款错误主送机关名称错误或遗漏。纠错方法核对公文受理机关或部门名称，补充或修改主送机关。主送机关错误正文内容条理不清，逻辑混乱。纠错方法重新梳理公文事项，分条列项书写，注意层次和逻辑。正文格式错误常见公文格式错误