情景化-秘书技能综合实训 课件 项目三 秘书文档管理

秘书技能情景化训练高职高专文秘类十二五规划教材·现代秘书系列秘书文档管理项目3目录Contents收文处理程序任务1任务2发文处理程序任务3文件归档任务4归档文件的整理项目描述文档管理,是指对机关、企事业单位在日常管理活动中形成的各种文件材料的制作、办理、归档以及归档后的管理工作，文件及其转化成的档案是一个单位工作活动的重要记录，是本单位不可缺少的依据、凭证和参考，做好文档管理能够为本单位各项工作的顺利进行提供保证。项目二案例导入1必备知识2实训任务3任务一收文处理程序Part01职场故事之渐入佳境1余安妮正在办公桌前忙着，公司前台田芸送来一份文件，请余安妮转交给陈雅儿。余安妮一边答应，一边随手把文件放在办公桌上一堆文件的上面，因为这天工作比较多，她居然把这事给忘记了……思考你还记得收到一份文件，首先要做哪三件事？收文时你误拆了一份领导亲启的信函，你会怎么办？每一份外来的文件都需要登记吗？登记审核传阅拟办承办催办签注归档签收拆封批办Part02必备知识一、收文处理程序Part02必备知识01020304及时准确照章填单二、收文处理的注意事项Part03实训任务讨论02收集资料01撰写03经过几周的实践，余安妮对公司的收文处理程序已经非常熟悉了，李洛寒要求她拿出一份“公司收文处理办法”，规范公司的收文工作。汇报04归档05案例导入1必备知识2实训任务3任务二发文处理程序Part01职场故事之渐入佳境2余安妮因为一份文件缺乏必要的程序而拒绝了市场部经理高辉的发文要求，高辉有些不高兴。陈雅儿走过出来，了解情况后，在文件上面写了几个字，回头对高经理说，“放心吧，不会误你的事的。”思考发文一定要走规定的程序吗？遇到故事中紧急的情况怎么办？很多单位把最后打印好的正本文件归档，而忽略了文件处理单，你怎么看？Part02必备知识一、收文处理程序核稿签发归档缮印校对用印登记分发（收文）定稿存本拟稿复核Part02必备知识1．拟稿。所拟文稿应该内容完整、条理清楚、格式正确，相关的附件齐全，版式不能有任何偏差。2．核稿依据公文的基本要求，对草稿的体式、内容等进行全面的审核。核稿不仅要对文件的内容把关，还要对文件的格式、版式等各方面进行把关。3．签发签发是单位领导对文稿的最后审批，文件草稿经领导签发后，即成为最后定稿。[]二、收文处理的注意事项Part02必备知识4．编号文稿经单位领导签发后，要进行编号登记，防止发文混乱。编号应按公文格式新规定的方法编排，一般包括发文代字、发文年号和该年度发文序号三部分组成。5．缮印（1）必须以经单位领导签发后的定稿为依据，忠于原稿，不得随意改动，确需改动的要报经签发人批准；（2）注意排版艺术，版面的安排要美观大方、赏心悦目；（3）注意保密，文印人员不得让别人随便翻阅文稿，对印制的底板、清祥、废页也要管理好，防止泄密。[]二、收文处理的注意事项Part02必备知识6．校对秘书人员要求认真校对，保证不出错漏；要坚持三校制度。校对时要以文件定稿为基准，进行认真仔细地校对，连标点符号也不能放过，把住文件制发的最后一关。7．用印用印是在制成的公文上加盖机关印章，这是公文生效取信的凭证。用印要做到端正、清晰、位置恰当，即所谓“上不压正文，下要骑年盖月”。[]二、收文处理的注意事项Part02必备知识8．分发发放文件时，必须建立发文登记簿，严格履行收文人签字手续，以保证文件发放不出差错。9．归档秘书人员将制成的文件连同文稿一起，按正文在上、定稿在下的顺序收集起来，年终按文书档案管理的要求，整理归档。[]二、收文处理的注意事项Part03实训任务一收文程序02发文程序01点评03阳光公司郑总等一行七人准备到上海考察商务旅游资源、项目以及合作渠道。他们将与上海弘大旅游公司进行洽谈……案例导入1必备知识2实训任务3任务三文件归档Part01职场故事之渐入佳境3为了准备本周的营销工作会议，行政总监李洛寒要求行政部准备好近几年来阳光公司销售情况的统计资料，以及去年公司的整体营销方案。当陈雅儿把这个任务交给余安妮时，她的第一反应就是“我哪里会有这些资料？”思考公司处理完的文件应由谁来保管？什么是档案，它与文件有什么关系？你觉得档案跟你个人的发展有什么关系？公司各部门公司档案室办理完文件一般文件有价值文件进一步整理归档统一销毁Part02必备知识一、归档的含义与意义主要职能活动文件普发性文件具有查考价值文件不需办理文件重要凭证文件重份文件需要执行文件一般抄送文件Part02必备知识二、归档范围Part02必备知识严格登记01平时归档02三、归档方法及时检查03账外文件收集04四、归档时间一般情况，应于第二年上半年（六月份之前）归档，如有特殊情况可以专门规定归档时间。Part02必备知识（1）归档的文件种类、份数以及每份文件的份数均应齐全完整。（2）遵循文件形成的规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（3）归档文件应为原件，联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件应由主办方归档，其他单位以复制件或副本归档。（4）归档文件使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。（5）认真履行归档手续。[]五、归档要求Part03实训任务点评03判断01归档02为了完成阳光公司文件归档制度，余安妮在公司的档案室待了好几天，起草好她又向以前的班主任请教，终于完成了《阳光公司文件归档三合一制度》，李洛寒非常满意。案例导入1必备知识2实训任务3任务四归档文件的整理Part01职场故事之渐入佳境4这天李洛寒这天把陈雅儿和余安妮一起叫到他的办公室，“今天叫你们来，主要是商量一下公司档案工作的规范化。上次你们拿出来的‘三合一制度’反映不错，但是大多数办公室文员都没有这个意识，也缺少这方面的训练。我想由行政部牵头举办一次‘公司归档工作培训’，让余安妮给大家讲一讲。”思考你知道档案对一个公司的价值吗？想想我们自己的档案在学习、工作中会发挥什么作用？如果让你整理自己历年的档案，你会怎么分类？Part02必备知识1．指导思想。简化整理，深化检索，提高效率，方便利用。2．基本方法顺其自然，单件归档。即顺应文件形成时的本来状况，以自然件为归档单位，逐件整理归档。[]一、单件归档的指导思想和基本方法

28

优势1.适应办公自动化、文档一体化趋势；2.化整为零，可以减少文件积压；3.减少了工作量，提高了效率；4.便于利用和保密；5.便于档案馆提高进馆质量，减少重复件。劣势

主要是对计算机的依赖性很大，必须注意数据安全，文件易散失。Part02必备知识二、单件归档方法的利与弊Part02必备知识收集1区分年度23分类4文件排序5以件装订6页数与页码7编档号8归档文件目录及录入910装盒、上架排列档案目标三、单件归档的整理方法2、以“件”为单位装订关于2009年考核协议签订工作的通知各部门：经公司董事会研究决定，2009年考核协议签订工作将于2009年1月20日至28日进行，现将有关事宜通知如下：

1。考订协议签订范围；

2。考核协议书签订时间；

3。考核协议签订要求；

4。考核协议签订负责人：特此通知。公司董事会

2009年1月18日按件归档示意图一全宗号类别号期限年度机构件号2、从文件到档案按件归档示意图二关于2009年考核协议签订工作的通知各部门：经公司董事会研究决定，2009年考核协议签订工作将于2009年1月20日至28日进行，现将有关事宜通知如下：

1。考订协议签订范围；

2。考核协议书签订时间；

3。考核协议签订要求；

4。考核协议签订负责人：特此通知。公司董事会

2009年1月18日关于2009年考核协议签订工作的通知各部门：经公司董事会研究决定，2009年考核协议签订工作将于2009年1月20日至28日进行，现将有关事宜通知如下：

1。考订协议签订范围；

2。考核协议书签订时间；

3。考核协议签订要求；

4。考核协议签订负责人：特此通知。公司董事会

2009年1月18日关于2009年考核协议签订工作的通知各部门：经公司董事会研究决定，2009年考核协议签订工作将于2009年1月20日至28日进行，现将有关事宜通知如下：

1。考订协议签订范围；

2。考核协议书签订时间；

3。考核协议签订要求；

4。考核协议签订负责人：特此通知。公司董事会

2009年1月18日关于2009年考核协议签订工作的通知各部门：经公司董事会研究决定，2009年考核协议签订工作将于2009年1月20日至28日进行，现将有关事宜通知如下：

1。考订协议签订范围；

2。考核协议书签订时间；

3。考核协议签订要求；

4。考核协议签订负责人：特此通知。公司董事会

2009年1月18日关于2009年考核协议签订工作的通知各部门：经公司董事会研究决定，2009年考核协议签订工作将于2009年1月20日至28日进行，现将有关事宜通知如下：

1。考订协议签订范围；

2。考核协议书签订时间；