环卫保洁项目规章制度

环卫保洁项目规章制度目录第一节保洁服务整体管理制度 1一、人员防护制度 1二、保洁部考勤制度 1三、安全作业制度 2四、安全检查制度 4五、安全生产管理制度 7第二节工具设备管理制度 8一、物品使用管理制度 8二、设施设备管理制度 15三、工具交接制度 19四、保洁物品申购领用、使用制度 19第三节档案管理制度 20一、总则 20二、档案收集和整理 21三、档案归档范围 21四、档案级别的划分 22五、档案归档与借阅 23六、档案销毁 25七、档案保密 25第四节信息化管理制度 26一、总则 26二、信息化管理原则及职责 26三、软硬件管理 28四、公司通讯管理规范 30五、网络建设与网络资源管理 33六、信息系统安全管理 34七、信息化设备故障维修 35八、故障维修 35九、信息化设备报废 35十、应急处理措施 36十一、奖惩 37第一节保洁服务整体管理制度一、人员防护制度1.护员工安全，工作中使用具有腐蚀性的清洁剂时，保洁员必须佩戴橡胶手套。2.为保护员工安全，清洁2米以上高空区域时，必须两人相互保护作业。3.为保护员工健康，夏季外围员工在工作中配发草帽，并预备防中暑药。4.为保护员工健康，冬季外围员工在工作中配发棉大衣、棉手套、棉鞋等防冻用品。5.为保护客人安全，清洗地面时，要摆放警示标志牌，以免客人滑倒。二、保洁部考勤制度1.员工的任何请假行为应事先提出，突发事件者应及时上报并提交相关的文件证明。2.员工病、事假一天以内者，应上报主管批准；同时，事假一月内不得超过一次。3.员工病、事假一天以上三天以内者，应上报主管，并由主管签署审核意见后上报公司批准。员工不得越级请假。病事假期间，不享受工资。4.员工请假经批准后，其主管应妥善将工作安排好，决不允许出现漏岗现象。5.员工婚丧假须上报公司批准，公司将按国家有关规定处理，同意期限内按出勤考核。6.工作需要加班的，一天以上者必须由主管上报公司批准，以避免影响工作安排。7.经审批同意的病、事假，事假一天扣除当日工资，病假一天以上者需提交医院开具的相关诊断及病假条，若身体不能胜任其岗位，公司将视具体情况予以处理，或换岗，或劝其退工。8.员工未经领导批准的病事假，一律按旷工处理。旷工一天者扣除当月工资总额20％，连续旷工3天或一年累计旷工五天者，公司予以除名。9.须按时考勤，如出现弄虚作假现象，一经查实，公司将严肃处理，同时，每月考勤表于次月1日上报公司。10.严格遵守甲方各项管理制度。三、安全作业制度全面落实本项目安全责任制，特别加强落实重点岗位、特殊工种的安全责任制；健全、完善本项目安全规章制度和操作规程；保证本项目安全投入的有效实施；加强本项目安全检查和督促工作，及时消除事故隐患；组织制定并落实本项目各类安全应急预案，组织专业应急预案演练；及时、如实报告安全事故；依法开展安全教育培训。（一）设置安全管理机构认真贯彻“安全第一、预防为主”的方针，切实加强劳动保护，做到安全、文明作业。公司成立由项目负责人为组长，分管副总为副组长，项目主管、安全员等为成员组成的安全领导小组。为确保安全，项目部成立以项目主管为首的安全事故监督小组，设立专职安全员，为项目安全监护人，自始至终进行项目的安全管理和维护，禁止违规操作，消除安全隐患。（二）制定严格的安全管理制度经常性组织安全员学习安全制度和安全操作规程。加强安全管理教育和宣传，形成人人重视安全，使安全工作真正落到实处，防患于未然。制定目标管理指标，每月进行安全检查评比，奖优罚劣，并且项目中所有在岗员工全部投人身意外伤害保险。（三）安全措施公司在实施和完成本标项清扫保洁服务的整个过程中，将采取切实、有效的安全措施，充分关注和保障所有工作人员的安全，使项目的实施有条不紊、顺利进行。加强作业人员的安全思想教育，树立安全第一的思想，提高安全意识。设专职安全员，负责项目的安全检查和管理工作，组织开展“安全月”活动，定期进行检查、评比，不符合安全要求的限期整改，直至符合要求。制定相应的安全技术措施。加强对作业中事故苗头的检查分析，及时采取措施进行整改，对违章作业人员和事及时进行制止并作出处理。制定各岗位安全的操作规程，用以规范安全作业。四、安全检查制度（一）班组检查1.员工自查：每日班前（作业前）班后，员工必须对本岗位工作场所使用车辆设备、工具材料进行安全检查。2.班组检查：每日班前（作业前）班后，班组负责人检查班组所使用的车辆设备、工具材料是否符合安全要求，检查本班组岗位操作有无事故隐患、是否会伤害自己和他人，并提出如何安排和防范措施，对每天自查情况做好记录。（二）作业区域安全检查由作业区域安全作业责任人组织本区域安全员每月对所管辖区域的安全大检查。各作业区域结合自己的实际情况安排安全检查，召开安全会议，总结安全工作经验，安排安全教育和培训计划，并做好每次检查记录。检查中发现不安全因素或安全隐患立即采取措施，及时消除，若本作业区域无法解决的，应及时上报公司。（三）公司内部安全检查由公司安全作业领导小组或有关职能部门每季进行联合检查。每次检查做好记录，检查中发现严重的安全隐患，由公司办公室发出事故隐患整改通知书，限期整改。违反有关规定及安全作业制度的进行处罚。同时每半年由项目部办公室按“标准”进行自评，填写考核结果，上报总公司并存档。（四）安全作业检查的内容和要求结合各地区的气候特点以及季节变化情况，进行防暑降温、防洪、防雨、防雷电、防台等等季节性安全检查。每次检查做好记录，发现隐患及时消除。（五）事故预防措施1.坚决执行国家“安全第一，预防为主”的安全作业方针和各项安全作业法律、法规，接受公司的监督和管理。2.加强安全知识宣传，教育员工注意安全作业，注意自身保护。3.实行安全责任制，各级组织负责人，应及时同下属人员签订安全协议，实行奖罚制度。4.督促全体员工自觉遵守交通规则，防止发生交通意外事故。5.每周进行安全检查，发现安全隐患及时纠正，及时整改。6.组织制定相应的强化安全操作管理办法，并采取有效措施，确保安全操作的真正落实。7.对新进员工，必须先进行安全作业教育才能批准其进入操作岗位。对改变工作性质的员工，必须重新进行安全教育才能上岗。8.有高温、低温、潮湿、雷电、静电等危险的劳动场所，必须采取相应的有效防护措施。9.凡发生事故，要按有关规定报告，如有瞒报、虚报、漏报或故意延迟不报的，除责成补报外，对事故部门给予扣发工资总额的处罚，并追究责任者的责任，对触及刑律的，追究其法律责任。10.对事故责任者视情况给予批评教育、经济处罚、行政处分，触及刑律者，依法论处。11.出现事故严格按照程序进行事故处理，并总结教训，举一反三，杜绝类似事故再次发生。（六）安全作业技术措施为有效预防和减少清扫保洁人员的人身伤亡，切实保障保洁人员的人身安全，狠抓一线保洁人员的安全管理工作。1.加大安全培训教育力度，从思想上高度重视安全工作。专职安全员对所有员工每月进行一次轮流培训，并结合邀请市交警大队为安全管理骨干进行集中培训，上岗作业安全常识作为培训的重要内容一并进行，经考核合格后方可上岗。2.做好作业人员安全防护措施，增强清扫保洁人员的安全性。落实安全作业规范，清扫保洁人员上岗时要佩戴工作证，穿着反光工作服，作业时面朝来车方向清扫，并对所有作业车辆的尾部及两侧张贴醒目的“警示条”安全标识，提高作业安全警示度，避免交通事故。3.夏季保洁时不要长时间在烈日下暴晒，以防中暑；遇有打雷等恶劣天气时，不要在电线杆旁或树下等容易引发雷击的地方停留，以确保人身安全。4.加强安全监督考核，落实责任到位。将清扫保洁作业安全管理分别纳入保洁分类管理检查和年终目标考核内容。5.健全安全作业责任制，建立安全员制度，加强日常安全巡查，定期检查和规范作业情况，定期对辖区内的垃圾清运作业安全管理工作进行分析和总结，对个人进行奖惩。加大经费的投入，提高对清扫保洁安全工作的保障，推行机动车道以机械化清扫为主的作业方式，在提高作业效率的同时，减少道路清扫保洁作业人员的作业风险。五、安全生产管理制度（一）成立安全生产领导小组；（二）全面贯彻“预防为主、安全第一”的生产方针，杜绝违章指挥、违章作业。（三）每天班前班长要进行安全喊话，提醒员工要注意安全，每周进行一次安全讲评，每月进行一次安全教育，学习安全法规和安全操作规程。（四）员工必须按规定穿戴好工作服、工作帽、反光背心，检查员每天抽查员工劳保用品佩戴情况，发现问题要及时提醒纠正，对严重违反安全规定的员工要进行处罚。（五）员工在工作中要时刻注意来往车辆，特殊作业需放置告示牌，如需高空作业，必须佩戴安全带，需有两人以上在场，做好防护。雷雨天严禁在高压线、变压器下作业或拨打手机。（六）办公室、休息室仓库禁止吸烟，厨房内液化气罐要经常检查阀门是否关好，防止漏气，最后一人离开房间时要检查水龙头、灯是否关闭，防止漏水或发生火灾。（七）仓库、厨房等重点部位要配备消防器材，管理员要定期检查灭火器状态是否完好并定期更换。（八）保洁员不准焚烧垃圾、树叶等。第二节工具设备管理制度一、物品使用管理制度（一）扫帚的操作要领及方法1.扫把的握法：用一只手的在拇指按在扫把的把端上，并用其他四指把握住，另一只手则在下方合适处握住。2.姿势：上身向前微探，但不可太向前，要取不易疲劳的自然姿势。3.扫法：扫室内地面时，扫帚不离地面，挥动扫把时臂力往下展，既要一把灰尘、垃圾扫净，又要防止腾起的灰尘，地面灰尘多时，应每扫一下都在地上墩一下，以去除沾在帚尖上的灰尘与垃圾，现将几种扫法介绍如下：（1）按扫：稍用臂力压扫，不易扬起灰尘。（2）浮扫：将笤帚浮起扫动，适于扫除大的垃圾。（3）弹扫：利用扫端弹性扫动，适于扫除大的垃圾。（4）推扫：地板刷，适于清扫宽广的地面。4.为了不踩踏垃圾，不断向前方清扫的作业方式。5.从狭窄处向宽放处清扫，从边角到中央的清扫。6.室内清扫时应由里向外清扫，桌下垃圾向宽广的地方清扫。7.清扫楼梯时应从台阶左右两端往中央集中，然后往下扫，要注意防止垃圾尘土从楼梯旁掉下。8.随时集中垃圾，装入簸箕，不要总是推着垃圾灰尘往前去。9.注意事项：（1）一定要清扫干净每个区域，不可留下末扫去的垃圾、灰尘，也不可留下扫帚痕迹，特别入簸箕时，不能留下垃圾和灰尘。（2）扫帚尖上容易沾上一些棉状物，应经常地清洁上面的衣物。（3）经常清洗帚毛，保持清洁平整。（4）地面上有些难去除的污渍时应用小铲刀等工具将其去除，并用拖布墩净。（二）抹布的使用方法1.应选择柔软、吸水性强的棉质毛巾，使用时应将毛巾折三次叠成八层（正反共16层）正好比手掌大一些。2.一面用脏后再用另一面，16面全脏后，洗净拧干后再用，不可反复使脏布一面擦拭，容易损伤被擦物的表面清洁也做不干净。3.擦抹不同物品的抹布要严格分开（如卫生间与办公区用的抹布）。4.擦拭应从上到下，从左到右的方法均匀地擦遍，不要落下边角和漏擦。5.有些污垢抹布擦不掉的可用百洁布、刷子等特殊工具去除。6.抹布要常备几条准备随时用，以提高工作效率，也要及时清理干净以免产生异味。7.抹布擦拭的几种方法：（1）干擦：不沾湿抹布适用于高档漆面、不锈钢钢面。操作时不要用力太大，用力太大会产生静电粘附灰尘，所以要轻擦去除细微的灰尘。（2）半干擦：对于不宜湿擦但干擦不易干净的可以用此擦法。（3）湿擦：建筑材料家具表面的尘土、污垢，可用此方法。但应随时清洁干净且水也不宜过多。（4）加清洁剂擦拭：有些难于擦掉的污垢，可用此法。但最后应用清水擦拭清洁剂成分。（三）拖布的操作要领及方法：1.握法：用一只手的大拇指把顶端握住，另一只手握住下方。2.姿势：要自然不要向前弯曲，也不要站得太直。3.拖法：应左右挥动，使擦痕呈一字形，在角落等处可以直拖；先拖擦墙角再墩擦中间，从里往外逐渐向入口处进展。4.冲洗法：把拖布放在清洁池中或桶中上下抖动，挤出脏水。5.拧干法：用双手把拖布头左右分开，向外面拧转把脏水挤出。6.压干法：用墩布车挤压。7.用拖布拖地擦的方法：（1）干拖：用于擦亮地面的水迹。（2）半干拖：用半干半湿的拖布拖地擦地面。（3）水拖：用于清除浮在地面上的泥和污垢，不宜水过多，及时清理水迹。（4）加清洁剂拖擦：去除含有油污的地面，拖后应用清水把清洁剂成分擦干。8.注意事项：（1）应经常清洗拖布头，用旧的及时更换。干拖布应浸湿后使用。（2）各区域的拖布应分开使用（如办公室、食堂、卫生间），不可混在一起。每次工作完后及时把拖布清洁干净，晾干以后备下次使用。（四）尘拖的操作方法1.首先检查上一次使用过的尘推是否干净。2.检查尘推毛毡是否清洁干爽，转环是否工作正常。3.将尘推置于地面，位于自身从体的正前方，确保尘推的手柄处于身体正中的位置，一边走一边使尘推向前推动。4.身体略向前弯，按笔直的方向推到地面的，然后转身往相反的方向推。5.由前到后，由左到右转动时，使尘粒物始终依附在尘推上。6.依上述方法的循环操作，直到完成地面除尘工作，最后清洁一下边角及墙沿尘推难以达到的地方。7.工作中注意精神饱满，如遇到特殊情况要放下尘推处理，注意尘推的日常保养。（五）擦拭玻璃的方法1.首先准备好工具（如刮子、刀片、毛滚、水桶、玻璃清洁剂、毛巾等）。2.检查玻璃上有无污迹（如漆点、胶渍等）如有先用刮刀将其去除，但应注意不应划伤玻璃及窗框。3.玻璃清洁剂与水稀释后，将毛滚浸入水桶，待吸入后，均匀涂在玻璃上，一般上往下横向移动，每趟要交叉相压，以免漏涂，注意地上立小心地滑牌。4.用刮子将涂在玻璃上的清洁剂刮净，操作时将刮子均匀压在玻璃上，由上至下刮动，一次刮净一边，用湿毛巾擦干净刮条后，再刮另一边。5.玻璃刮净后，检查是否有漏刮之处，最后用毛巾将窗框擦净，完成全部工作后撤掉牌（小心地滑）。（六）吸尘器使用规定1.首先检查机器有无故障，插头是否完好，电线有无裂痕、漏电处，过滤部分有无破洞或堵塞等情况。2.检查完接好吸尘器插上电源，开始吸尘。3.一般从房间里面的角落开始，一边吸尘，一边后退，但拉动不要过快，向入口方向进行。4.吸尘时应由前向后拉动，横向移动尽量不在地毯上留下痕迹。5.注意事项：（1）不同的区域换上适当的吸嘴。（2）不要让吸嘴碰到墙壁或家具上，不要让电线在家具腿上以免损坏家具。（3）吸尘时不要吸入过大的异物（如纸团、砖头、针头、木片等）。（4）不要吸水也不要湿手操作，以防触电。（5）发现有异味，及时换尘袋，必要时检修。（6）吸尘器不要放在暖气上，以免被烫坏。（7）定期清洁机器及时清除积存的垃圾灰尘。（七）洗涤剂使用规定1.检查机器有无故障，插头是否完好，电线是否漏电。2.把机器横向倒放，装上毛刷（毡盘/针盘）再把机器扶直。3.调整好自己操作机器的角度，使用机器时不要用自己的力量强行操作机器，根据机器本身的移动进行操作。4.根据机器出水管的方向使用机器，以免出水管留有水印。一般从左向右洗。5.操作机器时应呈横向一字型操作并一行压一行，操作人员往后退洗。6.靠近墙壁或玻璃时可以调转方向工作。7.操作当中避免电线缠入毛刷中。8.工作完成后拔掉插头，缸掉毛刷（针刷/毡刷）将整个机器擦拭干净，电线擦干净后缠在机器手柄中，不要过紧，毛刷每次用后都要清洗放在工具架上，以便晾干后继续使用。特别是毛刷要平放且刷毛朝上，以免将刷毛压坏。9.机器水箱盖不易盖得过紧，应留有一定间隙，使其留有的清洁剂异味及时散发。10.不定期检查机器，使其机器能随时正常使用。（八）吸水机使用规定1.检查机器有无故障，插头是否完好，电线有无裂痕。机内是否有异物残留。机器是否正常运转，有无大的噪音。2.操作时由内向外（由前往后）由上至下方法进行吸水，使积水能吸水桶内，大的垃圾不要吸入以免吸水器堵塞。3.当机器报警时，应准确判断吸水已满及时排放污水。4.操作时把水彻底吸干，高效率工作避免重复工作。5.使用机器时，电线、接线板不要拉得太长，以免发生意外。6.按规定正常操作机器以免机器撞在玻璃和墙壁上，操作时机器始终保持在使用人的后面便于工作。7.工作完成后，机器内外要擦拭干净，不留任何残留物。二、设施设备管理制度（一）目的规范设备的全过程管理，确保其运行的安全性和功能的有效性。（二）范围本制度规定了设备的规划、采购、安装、调试、验收、运行、维护、报废等管理要求，适用于本公司的设备管理。（三）定义按计划实施公司及项目部日常设备的维护保养，禁止浪费为原则。（四）职责1.总经理负责设备设施规划与采购计划的审批。2.采购部对全公司的设备设施规划、计划、报废管理负责，对设备的安装、调试、验收的组织负责。3.设备使用部门对设备设施的运行、维护负责。（五）管理要求与方法1.设备规划与计划（1）采购部负责制定公司的中长期的设备规划。（2）各生产部门年末或年初制定本部门（单位）的设备采购计划，并将计划报采购部。（3）采购部根据各部门（单位）的计划，制定全公司的设备年度采购计划，并报总经理审批。2.设备采购（1）采购部门根据审批后的采购计划进行采购，对设备采购过程中的风险进行充分的识别与分析，并依据分析结果采取有效的控制措施。（2）采购设备时供应商的选择依据供应商选择程序实施。3.设备的安装、调试、验收（1）设备使用部门负责设备的安装、调试，如果需要时设备能源部应协调厂家人员进行安装、调试，在设备安装、调试前应制定方案，方案中应进行充分的危害辨识与风险评估，制定相应的控制措施；方案经过主管领导审批后方可实施；如果是厂家安装调试，安全环保健康部还要负责对厂家人员进行现场安全技术交底。（2）采购部在设备安装、调试完成后组织设备的验收。4.设备的使用与维护（1）设备使用部门负责设备的日常的管理，包括日常的检查、维护、保养，检修，运行记录等。（2）各部门按照《设备设施维护管理标准》对本部门所辖范围内的设备设施进行维护管理。5.设备的报废管理（1）行政部对全公司的设备报废进行统一管理。（2）设备使用部门应按照设备使用期限进行报废，如果特殊情况，可以申报设备管能源部组织相关人员进行签订，然后延长使用期限。（3）各设备的使用部门按照设备的报废时间制定设备报废计划，并将计划报设备能源部，行政部部长汇总后制定企业年度的设备报废计划，并报主管领导批准。（4）报废的设备由设备能源部按照企业废旧物资处理程序处理。6.设备设施台账管理采购部及设备使用部门应建立完善的设备资料和台账，包括以下内容：（1）设备设施生命周期内的技术资料、图纸和运行记录；（2）设备设施的变更资料；（3）设备的报废资料；（4）设备设施的维护保养记录。7.设备操作人员管理（1）设备使用部门根据设备的操作要求，提出操作人员的技能要求与资质要求，并提交培训需求计划。（2）安全环保健康部根据设备使用部门提出的培训需求计划组织对相关人员的培训。培训内容包括：1）操作规程；2）紧急处置程序；3）与任务相关风险；4）防护设施与个体防护用品要求。（3）特种设备操作人员在上岗前应取得相应的资质。8.设备缺陷管理（1）组织建立设备缺陷管理程序，实现设备缺陷的动态、闭环管理。（2）各设备使用部门按照设备缺陷管理程序，对设备缺陷进行管理。（3）设备使用部门定期对设备缺陷进行统计分析，并报设备能源部，设备能源部对全学校的设备缺陷进行分类分析，分析结果作为设备风险评估、备品备件和设备采购的依据。9.设备情况通报（1）行政部定期在公布企业设备设施运行情况。（2）安全部定期把设备检查、检验检测情况向企业员工进行通报。10.设备管理的回顾与总结每年组织一次对设备管理工作的回顾与总结。11.记录保存（1）各设备使用部门保存设备运行、检查、维护保养记录至少三年。记录包括：1）操作、维护规程；2）技术资料和图纸；3）风险评价信息；4）操作、维护、检修和检验、测试记录；（2）安全环保健康部保存设备专项检查的记录至少三年；（3）设备能源部保存设备管理工作的回顾记录至少二年。三、工具交接制度1.保洁部工具的管理与发放，由项目主管登记造册，统一管理。2.各岗位工具由各岗位、领班负责，工具落实到人。3.项目主管每周清点抽查一次各岗位工具。4.丢失或使用不当造成工具损坏，由责任人照价赔偿，查不出直接责任人由当值领班和项目主管承担。四、保洁物品申购领用、使用制度1.项目主管每月制定出每月保洁物品消耗量，并上报部门主管审批，由部门送至行政人事部采购。2.申购物品的时间为每月两次，具体每月截止为：XX号、XX号。3.领用物品时间为每周二、五，由项目主管填写领料单，部门主管审核，行政人事部发放。4.价值超过100元高值物品的领用（含租借）必须经过部门主管同意方可办理。5.在设备使用前，要了解设备的使用性能、特点。6.操作前，先清理场地，防止接线板、电机进水或因电线卷入设备中而损坏设备。7.高压水枪不能在脱水的情况下操作。8.使用设备时发生故障，不得强行继续操作，违者罚款。第三节档案管理制度为了进一步加强和规范公司内部档案管理工作，保证档案完整性和安全性，更好地为公司各项工作提供及时有效的档案信息，充分发挥档案的价值，结合我公司实际情况，特制定本办法。一、总则1.公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整的、系统地反映公司在各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。2.档案工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。公司档案管理工作坚持集中统一管理的原则，由公司行政人资管理中心统一负责，统一管理。3.公司档案具体工作由行政人资管理中心进行日常管理，其他部门在工作和业务经营活动中形成的文字、音像、合同、协议等均需由公司行政人资中心管理，除财务部门外，原则上各部门不得分散管理。二、档案收集和整理1.公司各部门形成的文件材料，由各部门人员负责收集整理，并交由行政人资管理中心统一管理。2.公司在经营和管理过程中形成的文件材料由行政人资管理中心收集整理，并进行统一管理。三、档案归档范围（一）综合办公室1.行政综合类：包括公司的规章制度、证照、资质证书、人员证件及公司章程；公司内部及与其他单位的往来发文（函）；公司与有关单位签订的合同、协议书；重要的会议材料；公司发展规划；政府机关下发的重要文件；公司大事记及公司重要活动的剪报、照片等。2.人力资源类：劳动合同；员工奖惩、培训、晋升、入职及离职手续；员工资料等。（二）物业板块招投标文件、中标通知书、合同等。（三）项目进行过程中监督工作项目进行中所产生的文件资料：洽商单、罚款单、变更联络单、出入库单等。（以上资料按项目进行管理，每周去项目现场收集整理一次）四、档案级别的划分档案等级的划分标准是根据档案文件的性质、重要性、档案类型及常用程度划分为四个等级。（一）一级为绝密文件公司制度的保密制度、涉密文件等，其等级划分为一级。具体包括：1.公司的重大决议。包括由公司股东大会、董事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。2.公司章程、登记、设立、变更等文件材料。3.公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。4.公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料。5.公司证照、资质证书等。（二）二级为机密文件1.公司对外地正式发文与有关单位来往的文书。此类型文书属机密文件，划分等级为二级。2.工程项目涉及的有关招投标文件、工程资料、项目合同、工程图纸等。3.由物资、原材料采购、库存保管形成的各种文件材料。（三）三级为秘密文件1.公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表。2.公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。（四）四级为普通文件日常会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、会议记录等属于普通文件，划分等级为四级。五、档案归档与借阅（一）归档流程抄送总经理、综合办公室主任、档案管理员文件负责人提交申请文件部门负责人审批抄送总经理、综合办公室主任、档案管理员文件负责人提交申请文件部门负责人审批移交表上登记签字档案管理员接收归档文件负责人移交移交表上登记签字档案管理员接收归档文件负责人移交（二）归档要求1.归档的文件材料必须完整清晰，且一律要求原件，查阅次数多的文件要求扫描件一并归档，尽量避免原件查阅（如中标通知书、开竣工报告、工程施工合同以及物业服务类合同等）；2.归档的文件材料必须准确地反映公司生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程；3.归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。（三）归档时间各部门根据归档的文件材料不同性质进行整理：1.每月整理的文件材料，应在下月3日前整理移交；2.每季度或年度整理的文件材料，应在下一季度或年度的第一个月月底前整理移交；3.工程项目及物业项目的文件材料：（1）招投标文件，应在开标后三日内整理移交；（2）中标通知书，应在领取后三日内移交；（3）合同，应在签订后三日内整理移交；（4）竣工资料，应在递交甲方后三日内整理移交；（5）结算资料，应在结算审定后三日内整理移交。（四）借阅流程抄送总经理、综合办公室主任、档案管理员文件使用人提交申请文件使用人的部门负责人审批抄送总经理、综合办公室主任、档案管理员文件使用人提交申请文件使用人的部门负责人审批文件使用人查阅文件使用人查阅文件使用人外带文件使用人在档案外带登记表上签字文件使用人外带文件使用人在档案外带登记表上签字（五）借阅要求1.查阅档案，一般应在档案室查阅，需要摘抄或复制的机密文件，必须经领导批准，否则不准摘抄、复印。2.需要外带使用的档案，需经领导批准，不得私自外带，不准带入公共场所。3.借出时间不得超过两周，到期仍需继续使用，要办理续借手续。4.对借阅的档案，要保持完整清洁，严禁私自拆卷、勾画、涂改、撕页、照相。借出的档案要严格保管，不准转借他人，对将档案丢失者视情节轻重给予处罚。5.借阅档案归还时，档案管理人员必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告领导。6.外部机构借阅档案只限在公司档案室查阅，不得外出，必须外出时，要经公司负责人批准后，方可带出。六、档案销毁对已失效的档案，由档案管理员编制销毁清单，经相关领导共同鉴定，报总经理批准后，按规定销毁。经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验正确无保留价值时，再行销毁，以免误会。销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，文件销毁后，监销人应在销毁清单上签字。七、档案保密1.不准向无关人员提供或泄露档案内容，不准通过电话、电子邮件、拍照等形式传递涉密档案信息和档案材料，不准在不利于保密的场合谈论涉密档案内容。2.档案管理人员不准私自打印、翻印或复印涉密档案。3.任何人未经批准，不得私自将档案带出档案室，不得向外传播档案内容。4.集中销毁保管期限届满求失去保存价值的档案，不得做他用。5.发生泄密或档案被盗事件要及时报告领导，对违反保密规定，造成泄密和被盗者，按其性质和情节给予严肃处理。第四节信息化管理制度一、总则1.为加强公司信息化建设，规范公司信息化管理，通过计算机及相关设备管理、OA系统管理、网络建设管理和信息系统安全管理的控制，降低公司管理成本，提高工作效率和管理水平，最大程度满足公司管理和经营活动对信息管理的需求，特制定本制度。2.本制度适用于公司信息化硬件、软件、系统、数据和安全等管理工作，指导公司的网络使用管理和维护工作，为公司的信息化系统健全完善和数据安全工作提供切实有效的方案。3.公司信息化管理实行统一管理、分项负责、责任到人的管理机制。二、信息化管理原则及职责（一）企业的信息化管理一般遵循以下基本原则：1.战略导向原则：信息化管理应纳入到企业本身的发展战略中，要与企业未来的目标管理发展充分结合，信息化规划要适合企业的发展规模和发展阶段需要。2.提前规划原则：企业信息化需要以发展的眼光，站在企业优化的高度，做好对公司信息化的中长期规划。3.分步实施原则：公司的信息化建设工作由信息化职能部门进行整体统一规划，具体实施将采取按计划分阶段逐步实施的过程。（二）信息化管理分工及职责1.公司成立信息化管理小组（以下简称信息小组），行政人事部分管领导任组长，行政人事部IT主管及相关人员为组员，负责建立健全公司信息化管理体系，组织制定和实施公司信息化管理的规章制度；监督、检查、指导公司各部门信息化建设、运行维护及管理工作。2.行政人事部是公司信息化管理常设机构（以下称信息化职能部门）。负责组织拟订公司信息化管理规章制度和管理流程，承办公司信息化设备的采购、调配与回收，组织信息化设备的安装、调试及技术支持，负责公司办公自动化系统（以下简称0A系统）建设、运营、维护和信息资源管理工作和计算机网络的组建、日常管理、使用、维护；统筹公司信息安全管理，组织公司信息化管理的知识培训，处理公司各类信息系统故障等。3.公司各部门分别负责权限内信息化设备设施的日常使用、维护管理和软件系统维护及信息收集、汇总、整理、申报及信息安全管理工作。4.公司各使用部门应指定专人负责本部门信息化管理工作。三、软硬件管理（一）计算机及相关设备管理1.行政人事部负责公司各职能部门计算机及相关信息系统设备的配置技术标准等管理。2.公司因工作需要添置计算机及其他设备，应先根据项目情况和公司计划管理规定编写《配置需求计划》或《固定资产申购单》，计划应详细说明使用目的、使用软件情况、配置计算机及外设数量、设备设施配置标准。提交到行政人事部审核后，履行公司采购计划审批程序。3.需求计划经批准后，采购依据公司管理分工和采购规定，硬件设施采购由行政人事部负责办理，软件由申请部门会同行政人事部办理，所有信息化设备设施的型号、性能数据、厂商、供货商、购买日期等详细数据及软件信息，各使用部门均应以书面的形式提供给行政人事部备案。4.行政人事部负责收集计算机及网络设备的最新市场行情信息，提供建议和方案，并负责对采购的设备进行验收。5.各使用部门应加强信息化设备设施（含软件）的管理，落实专责制，严禁私自处置。如计算机或网络设备出现故障，知情人员及时告知信息管理人员，由技术人员进行现场处理并给予修复，对不能进行修复的设备，由技术人员明确故障原因，送外部机构进行维修处理。6.公司各使用部门负责本部门计算机及辅助设施的日常维护工作，确保设备在使用期内正常使用。7.计算机及辅助设施在使用中由于人为原因造成损坏，损失由当事人部门进行赔偿或由当事人赔偿。8.公司各部室的计算机及辅助设施变更后，行政人事部应登记备案。9.公司计算机设备的日常维修工作由行政人事部IT人员负责，维修和更换部件相关费用列入申请部门费用。10.条信息设备的淘汰、报废由使用部门提出申请，行政人事部审核，经公司主管领导审批后，行政人事部负责淘汰或报废设备的回收、处置。（二）软件系统管理1.OA系统正式运行后，所有用户应长期登陆OA系统办公，至少每个工作日上午上班后一个小时内，下午下班前一个小时进入系统浏览一次。如因出差或请假者，应指定授权代理人处理，以保证文件正常流转和信息的及时传送，不得耽误工作的推进。2.文件审批时间按工作日算，一个工作日为8小时。文件审批时间限制，见表1：文件属性部门相关部门业务分管领导常务副总总经理普通≤1天≤1天≤1天≤2天≤2天紧急≤4小时≤4小时≤4小时≤1天≤1天（表1）3.紧急文件审批只用于文件审批表、付款审批表、合同会签表。新建文件发起时系统默认状态为“普通”文件，如果是“紧急”文件请手动选择。4.各部门在任何情况下不准搁置文件流转，可以填写不同意见，如相关部门与业务分管负责人超出审批时限，直接流转到下个审批环节，未按时审批文件的相关部门，应承担相应的责任。5.OA系统由行政人事部门IT主管负责管理和维护，系统的账号由行政人事部分配需求，由IT主管进行账号权限的分配。6.公司各部门根据工作需要，向行政人事部提出新增或修改软件相关系统模板。行政人事部根据各部门需求情况制定相应表单、流程。四、公司通讯管理规范（一）公司QQ、微信群管理规范1.各类工作群管理由行政人事部负责，加入群内成员一律实名制，初入职员工由群管理员或公司员工邀请加入，各类群名称与群号见表2：类型对象管理部门名称备注微信管理层行政人事部管理群加入需管理员或员工邀请员工行政人事部公司群QQ员工行政人事部公司群群号（表2）2.公司QQ、微信群用于平时工作或生活交流沟通，信息共享。3.严格保守公司秘密，对业务通报、群内信息、工作内容等敏感信息严禁转发给非相关人员。4.交流中，禁止诋毁公司及其各部门和员工形象，禁止出现有违社会公德、不文明、侮辱性及涉人身攻击性语言。5.对于公司对外宣传分享的信息，每个群的成员都有义务分享到朋友圈，增加活动效果或公司影响力。6.工作群众要积极散播正能量，禁止散播负面信息。7.严禁在群内发布商业广告及其他有害信息。（二）微信公众号管理规范1.微信公众号由行政人事部负责，日常管理维护由行政人事部或运营事业部营销中心负责。2.各类信息发布由部门提供资料（电子档），通过OA系统发出申请，部门负责人和分管领导审核后再由公众号管理部门负责人审核批准，由管理员发布信息，如发布的信息涉及到政府部门需由总经理审批。3.任何人未经批准，不得随意发布信息或更改页面版式画面及文字内容。4.对发布的信息，网站或微信公众号管理员要以电子文档的形式备份后永久保留。5.严禁任何媒体、个人或组织以任何形式在未经本公司书面授权的情况下修改本网站内容，或链接、转贴或以其他方式复制用于商业目的，前述行为均将构成对本网站版权之侵犯，一经发现，将依法追究其法律责任。（三）企业邮箱管理规范1.企业邮箱由行政人事部IT主管负责管理，如设置部门、分配账号、设定二级管理员与用户培训等。2.企业邮箱仅限于工作使用，不得从事与工作无关的事情，不得利用企业邮箱进行任何不利于公司的行为。3.员工对外往来邮件须使用企业邮箱。4.邮箱用户不得将其账号、密码告知他人使用。如用户发现其账号遭他人非法使用，应立即向行政人事部汇报。5.定期更新、删除邮箱名单，确保邮箱资料的准确率。（四）短信平台管理规范1.短信平台由行政人事部IT主管负责申请开通、费用缴纳、通讯录导入等工作。2.各部门使用短信平台必须通过OA系统申请，添加发送内容附件，由部门负责人审批后到业务分管负责人审批发送，如对外客户发送需总经理审批。3.发送短信注意事项。（1）发送短信内容尽量控制在70字以内（一条短信70个字符，包括标点符号），平台最多一次发送400字符；（2）短信发送对象可在系统通讯录里面选择或者手动输入手机号码。（3）短信平台是公司除OA、工作群之外的又一个重要联系平台，其发布的信息具有同等地位，涉及的相关要求及内容必须遵守或执行。五、网络建设与网络资源管理1.行政人事部根据公司对网络的需求，统一规划，