商品进销存管理流程及商贸公司财务工作内容及流程

商品进销存流程一、目的：为了加强商品的进销存管理，规范进销存流程，实现账账相符，账物相符的管理目标，制定此制度。二、实用范围：所有销售人员、部门经理、财务部。三、建立档案及编码：1、建立供应商档案，产生供应商编码。2、建立合同档案，产生合同编码。3、建立商品档案，产生商品编码。4、采购订货4.1、由售货员依据订货需求以及实时库存来制作采购订货单，由销售主管进行采购订单的确认及审核。（订货单需电脑打印版，一式两份，一份传真给供商，一份交给库管人员，库管人员按我们的采购订单验货入库！）。4.2、销售主管通过互联网、邮寄或其他方式将订货单传递给供应商，要求供应商按期备货、送货。

四、商品验收

供货商送货至验货区，库管人员严格按照供应商所持订货单对商品进行验收，逐一核实标识、质量、商品名称、规格、数量等。对少于订货单数量的商品按实际数量收货；对多出订货单数量和无订货单的商品不予收货。验收完毕后，库管人员按照实际收货情况录入电脑，并打印《商品验收单》一式三份，供应商、库管人员双方签字，经营部加盖收货专用章，一份交予供货商，一份转财务部作为结算对账单。库管人员将商品入库，并及时与采购人员沟通，以便卖场及时到仓库提货。五、进价调价1、财务主管依据供应商书面调价通知或市场采购价获得调价信息，经双方谈判商定调价高低和调价数量，按规定格式填写《进价调整单》。2、《进价调整单》经供应商、财务主管、部长、财务部审批签字后（当调高成本价时须副总经理审批签字），由财务主管录入。3、部门经理按照《进价调整单》对电脑信息进行复核、入账，复核人签字。一份供应商，财务部（作为结算对账单）、另一份经营部存档。六、销售管理1、客人自己选货，收银员通过收银机扫描计算价格，选择客人相应的方式进行结账。2、对于扫描过未结账的商品如进行单品取消，需要销售主管进行取消操作。七、收银对账1、收银员实行早晚班轮换制，早晚班收银员需要交接班。2、早班收银员打出日销售报表，点清营业款交于晚班收银员核对。3、晚班收银员下班后，打出日销售报表，点清营业款，和早班的日销售报表，营业款，由销售主管审核后，将早晚班的营业款一起交于财务主管。4、财务主管做好资料保存，审核报表和营业款后将营业款交于财务部门。财务部门自行销账并开出收据。八、盘点1、商店商品盘点分为每周、每月盘点。每周，每月由财务部，及经营组工作人员同时对经营组库存商品，货架商品随机进行盘点，月盘点时必须核对明细账。2、月盘点时对柜台上出现的混签、丢签商品，应立即进行重新核定。3、月盘点时间和盘点人员由内部自己决定，尽量避开客流量较大的时间段，当销售与盘点发生矛盾时，销售给盘点让路。应整理好台账，及时与盘点结果进行核对。4、盘点表一式三份，当月盘点表必须归档保存，以备下月查实。九、

对账1、盘点结束后，及时进行盘点实数与台账、大账的核对，只有核对后实现实数与台账、大账完全相符，才能说明账目清晰；如出现不符，就必须对明细资料进行逐一核查，找出差异。2、对账核查的各种问题不管查清还是未查清都必须逐一列出清单，说明情况，上报财务主管，部门经理。财务部会计岗位日常工作内容与流程一：对内工作内容及流程1、审核各部门、各店费用支出（1）内容：审核全公司的一切费用支出，目前公司费用基本归类为：办公费、手续费、工资、社保、邮寄费、福利费、培训费、广告费、业务招待费、装修费、维修费、税费、运费（长途运费及市内运费）、差旅费、车辆使用费（油耗、通停费、维修保养费）、通讯费（网费及电话费）、水电费（水费及电费）、租赁费（房租、物管及与租赁相关的费用）、其他，共计19类费用。（2）流程：费用产生时，当事人应取得与该笔支出相关的单据作为填写费用报销单的依据，严格按照费用报销单的格式准确、清晰、完整的填写报销内容。财务审核签字后交付总经理审核签字，最后付款，大于1000元的的支出由公司账户转账，小于1000元的支出由出纳现金支付。各部门报销费用时务必分类报销，费用报销单务必注明发生时间、因何发生，若是因寄客户的货品而产生的快递费需在快递单上注明销售单号；所有的附件必须是合理合法的，必须有金额的体现，否则视为原始凭证无效，财务部可退回报销人员；报账时若无附件依据的，需由报销人自行向总经理申请，在经得总经理同意后财务部方可认同。仓库报销费用时，特别注意运费的报销，每笔收、退货运费后边必须备注该笔运费在ERP系统里的收、退货单号，保证货品已经收货入库或是退货出库，严禁发生货品实际出、入库时间与ERP上出、入库时间差异超过5天的情况，遇到法定长假等特殊情况除外。各部门报销餐费、住宿费时除取得相应金额的发票外，还需附上支付凭证，即收款方打印出的消费清单、消费金额凭证。支出发生支出发生付款完成出纳付款取得凭据填写费用报销单财务审核签字李总审核签字刘总付款财务室审核付款内容付款完成财务入账2、审核各部门、各店借款支出（1）内容：审核全公司的一切借款支出，经常出现的是水电费借款、差旅费借款、仓库的取货、加油借款以及其他少见特殊情况借款。（2）流程：因出差而借款时需提前填写借款单，注明出差事由并附上出差计划表；出差返回公司后务必及时到财务部办理报账手续，根据实际出差情况填写差旅费报销单，按公司规定的补贴标准按实填写报销，报销金额经审核后多退少补，特别注意，报账期限滚动不能超过一个月时间，必须在借款之日起30日内报销该笔借款，若无特殊原因超时报账的财务部可视为报账无效，上笔借款未报账结清的不允许再次借款。借款发生借款发生付款完成出纳付款填写借款单财务审核签字李总审核签字刘总付款财务室审核付款内容付款完成财务入账3、审核员工内购及系统下账处理（1）内容：审核各店交上来的员工内购登记表是否按公司要求操作，有无虚假内购，是否按时按量交纳内购款，内购信息是否填写完整。（2）流程：公司给予每个在职员工优惠折扣的内购福利，员工内购时务必按以下流程操作：各部门、店铺在财务处领取内购登记表，发生内购时，由内购员工按实填写相关商品信息，由部门最高领导审核签字确认内购属实，公司总代理产品统一安吊牌价4.5折内购，推广产品及非总代理的产品按吊牌价6折内购，特价产品按特价内购，每人每月不超过5件。月初例会时上交财务处，同时上交内购货品的吊牌、水唛给财务审核；公司所有员工内购商品，结款方式为现金结款，不得赊欠货款，不得挂账，未经财务审核通过款项缴清，货品不允许拿走，且不允许从成批以批发价内购。违反取消当事人内购资格并按零售价补差；员工内部折扣是公司给予员工个人的公司福利，其他人无权享有，如发现有员工乱报内购、用自身内购权限销售给顾客、客户，一经发现，责令其补齐差价，并处以500元罚款（罚款直接从工资里面扣除），情节严重，给公司造成损失的，可直接开除。财务部收到内购款审核无误后全额交由刘总统一存入公司指定账户并将存款单及时交到财务部会计处入账处理。内购发生内购发生财务填写收款单财务入账剪下吊牌水唛填写内购登记表督导审核签字财务审核签字收款ERP下账刘总存款交单李总签字4、各店装修摊销（1）内容：门店若产生装修，在装修完进场后，还没有支付完所有的装修款时，可按预计总装修款先行摊销，摊销期限按房租合同到期日计算，后期支付装修费时再逐渐计入摊销费用与之冲减，差异在最后一期摊销中调整即可。（2）流程：装修发生装修发生按预计总装修款摊销支付装修款计入待摊费用装修完成按实际发生总装修款摊销最后一个摊销期调整差异5、审核工资（1）内容：审核人事部核算出的工资表，审核公式是否有误，数据加总是否有误，业绩是否与ERP一致等。（2）流程：审核人事部提交工资表审核人事部提交工资表填写费用报销单进入付款流程审核完后返回人事部人事部再次复核提交李总审核部门内各自确认审核完后返回人事部人事部再次复核6、审核批发预收款（1）内容：审核批发部门订货会时收到的客户预付款，做单独的登记，不计入批发当月业绩，根据发货时的提货额度逐步计入业绩，跟踪预收款的使用情况及剩余情况。（2）流程：收到预收款收到预收款批发业务登记预收款信息汇总统计交到财务部（单据与登记表）财务备份并入账审核ERP登记回款出货时审核ERP定金结转7、审核批发销售回款（1）内容：审核批发交来的收款一览表，看是否与现金存款单、刷卡单一致，是否按时存款，以及根据收款一览表审核ERP数据登记。（2）批发展厅每日的销售都要及时填写收款一览表，并当日录入ERP里，按期将销售数据录入ERP销售回款里，财务收到收款一览表后与刷卡单、存款单核对是否一致，核对无误后审核ERP数据确认。批发提交收款一览表、存款单、刷卡单批发提交收款一览表、存款单、刷卡单审核登记表数据与单据是否相符审核ERP数据8、各店租赁费、水电支付及合同管理（1）内容：各店的租赁费由公司后台直接支付，部分店铺水电费由后台直接支付，个别店铺水电费由员工借款自行交纳后报账处理，目前可自行交纳水电费的店铺有欧尚各店、批发及仓库部门，其余店铺统一由后台支付，后台根据各店传递的付款通知信息按时支付租赁费及水电费。租金合同统一由财务部存放，登记各店铺的租赁面积，出租方信息、房租保证金，租赁期限以及租金缴纳情况等汇总信息。（2）流程：店铺收到商场的付款通知时，应及时将通知单拍照发给财务部会计，照片要求通知单上的信息清晰完整可见，财务部收到付款通知信息时填制费用报销单交付李总审核（紧急付款可微信拍照发送），审核通过后交付刘总转款，待李总回公司后再补签字入账，各店收到的付款通知单必须带回财务部。租金按季度、半年度、年度缴纳的还要分月做摊销。店铺收到付款通知单店铺收到付款通知单拍照发送财务部会计收到照片后填制费用报销单发送李总审核付款交付刘总付款，进入付款流程付款完成后补签字，店铺带回付款通知单，财务入账9、日常账务处理内容及流程：日常各部门产生的收支审核签字付款后，需流转到财务会计手上，会计根据手续完善的各类单据登记入账，逐日逐笔在财务软件上做相关的账务处理，将凭证号备注在相关单据上，便于日后查账使用。10、结转当月收入与成本（1）内容：月底ERP结账后，根据ERP销售数据结转当月各店铺的收入、成本（2）流程：ERPERP结账导出全公司销售汇总表及商品出库明细核对销售汇总表数据是否与商品出库明细数据一致结转各部门销售收入、销售成本、及出库商品11、期末财务扎帐内容及流程：一般每月的最后一周会计应查漏补缺，查看本月发生的费用支出是否全部入账，零星收入是否入账，是否有错帐调整，是否还有未交的租金及水电等情况，对本月的收支做一个梳理，确认好之后便可以扎帐处理，月底扎帐之后，将当月发生的所有凭单按编号整理归档，登记财务明细报表，开始下月的财务工作。月末查漏补缺月末查漏补缺财务结账凭单整理归档编制财务明细报表12、出具每月财务明细报表（1）内容：A、利润表：每月10前出具上月的财务明细报表，包含各店铺、个部门的销售收入、销售成本、费用明细、费用分摊情况、利润等信息。B、日记账，含现金日记账，银行日记账，凭证明细账。（2）流程：将财务软件中的凭证明细账导出，筛选出当月的现金明细账与银行明细账，汇总出各部门的收支情况，逐笔登记到利润表中，登记完毕后跟财务软件自动生成的利润表核对是否有差异，最后数据上墙，发送刘总。导出凭证明细导出凭证明细筛选现金日记、银行日记汇总各部门、各店铺收支逐笔登记到利润表核对是否与系统自动生成报表一致数据上墙、发送刘总13、银行支出对账（1）内容：核对公司所有银行账户的支出明细（2）流程：月初由刘总提供各银行上月对账单，与财务明细报表中的银行日记账逐笔核对，查看是否存在未达账项，或是漏做的支出账目。搜集所有银行对账单搜集所有银行对账单与银行日记账核对每个银行每笔支出登记核对差异与刘总复核差异下月补入帐14、展厅货品管理内容及流程：管理展厅货品，日常调拨、销售、盘点以及ERP系统中的货品流转操作处理。二、对外工作内容及流程1、成都亿峰往来账目（1）内容：管理成都亿峰往来账目，主要是速塑货品，日常的出货、退货、回款及速塑库存情况。（2）流程：出货/退货时，登记具体的出库/退库明细由双方签字确认，公司留原件，对方留复印件，每月10号之前核对对方销售及库存，10号回款。若每月销售额大于等于10万元，按吊牌价5折结算，若小于10万元，则按吊牌价5.5折结算。ERP出库时暂按5.5折销售出库。对方平时若有零星货品需求不建议在门店拿货，若展厅有货可由展厅直接调拨，若展厅无货再另行向李总申请批示。出库出库/退库打印明细表双方签字确认各自保留一份录入ERP系统1-10号核对上月销售、库存10号回款2、速塑补货及速塑货品调拨后台ERP操作（1）内容：搜集速塑日常补货信息，与总部沟通补货情况，付款情况，跟踪到货情况，及速塑ERP货品流转（补货、收货、调拨、出库等）操作处理。（2）流程：根据门店的补货需求及提交的补货申请，搜集汇总统一在ERP中做补货，与速塑总部沟通补货情况，货款、费用情况及发货情况，跟踪补货到货情况，仓库到货清点无误后做入库处理，与仓库沟通门店补货明细配合仓库拣货配货工作，再在ERP系统中做挑拨处理。搜集补货申请单搜集补货申请单ERP录入补货明细与总部沟通补货情况确认补货申请付款与仓库沟通到货情况及配合仓库配货ERP入库处理及调拨处理3、供应商往来账目核对（1）内容：核对各供应商往来账目，包括往来货品账目、运费、货款、预付款、代垫款、物料报销、销售返点、保证金、装修支持等。目前合作厂家：菲黛尔、速塑、素斐、OOK、卡璐姿、芙丽朵、新世家族、曼妮芬、碧蒂欧、程氏丽人（美容产品）。（2）流程：A、每月与厂家核对上月往来账目，根据ERP收退货数据核对对账单，若无误可签字回传，若有差异，核对差异明细，