弘盛档案管理操作手册样本

弘盛档案管理操作手册目录一、档案管理平台综述 2二、档案案卷管理 3三、档案文献管理平台 6四、档案文献列表导入 10五、档案借阅管理 12档案管理操作手册一、档案管理平台综述档案管理分为文书档案和工程档案。操作途径为：工作管理→档案管理→分类档案管理→文书档案/工程档案如右面图1所示。双击打开进入档案管理平台界面，如下面图2所示（以文书档案为例）图1图2组织目录树：显示是当前操作员拥有登陆组织列表，选取相应组织，在其下建立档案目录分类（文书档案以年份分类，工程档案以工程项目分类）；二、档案案卷管理1、文书档案图3如上面图3所示，在档案管理平台组织目录树中，选中相应档案目录，点击“新增”，浮现案卷管理平台，如下面图4所示：图4文书档案案卷管理平台字段阐明：编号数据名称来源阐明其她阐明1档号自动生成组织号.年+流水（2位）2保管期限选取录入永久、长期、短期3密级选取录入绝密、机密、秘密、普通4件数自动生成本卷内文献总份数5页数自动生成本卷内文献总页数6案卷题名手工录入卷名7立卷单位选取录入8存储位置手工录入实体档案存储地点9起始日期自动生成卷内文献最早成文日期10终结日期自动生成卷内文献最新成文日期工程档案案卷管理平台字段阐明：编号数据名称来源阐明其她阐明1档号自动生成项目编号.流水（2位）2工程项目选取录入该操作员拥有权限项目3保管期限选取录入永久、长期、短期4密级选取录入绝密、机密、秘密、普通5件数自动生成本卷内文献总份数6页数自动生成本卷内文献总页数7案卷题名手工录入卷名8立卷单位选取录入9存储位置手工录入实体档案存储地点10起始日期自动生成卷内文献最早成文日期11终结日期自动生成卷内文献最新成文日期录入完毕后，点击“保存”即可。注意：在对工程档案进行建卷时，一定需要先进行项目切换文书档案案卷分类规定：1.文书档案每年以保管期限立卷，将文献以卷内目录形式进行归档。2.档号：以公司总部为例，档号01.01代表总部永久卷；档号01.02代表总部长期卷；档号01.03代表总部短期卷；档号01.02代表总部长期卷；2、工程档案建卷工程档案案卷分类规定：01基建文献卷；02监理资料卷；03施工管理资料卷；04施工技术资料卷；05施工测量记录卷；06施工物资资料卷；07施工记录卷；08施工实验资料卷；09过程验收资料卷；10竣工验收资料卷；11竣工图卷；12声像资料卷；13荣誉资料卷各区域若对工程档案案卷分类有特殊规定，可进行相应调节，以满足地区档案馆或区域公司自身有关规定规定。档案文献字段阐明：编号数据名称来源阐明其她阐明1文献标题手工录入/自动生成2保管期限选取录入/自动生成永久、长期、短期3文献编号自动生成规则：项目编号.年+流水（3位）4档号自动生成所属卷档号5材料属性选取录入原件、复印件6页数手工录入本文献页数7份数手工录入8责任者手工录入9顺序号自动生成卷内文献顺序号，可修改10单据编号自动生成原业务单据编号11文献日期手工录入成文日期12项目选取录入/自动生成该操作员拥有权限项目13存储地点手工录入14竣工资料选取录入是、否15备注手工录入录入完毕后，点击保存。。方式为：在上述图6“文献归档选取”对话框中，选好档案类型和档案目录后，点击“归文献”，即浮现上述图8“档案文献维护平台”。录入完毕后，点击保存，文献就会自动归至该档案目录下未归卷平台内，如下面图9所示图9