档案管理制度范文样本

档案管理制度一、目为规范档案管理工作，特制定本制度。二、合用范畴本文献合用于金瀚房地产开发有限公司对文书档案和声像档案管理。三、批准和解释★本制度由山东金瀚房地产开发有限公司行政事务部主管副总批准后生效；★本制度由山东金瀚房地产开发有限公司行政事务部负责解释。四、控制规定（一）文书档案管理1、文书档案分为行政档案、人事档案、技术档案和会计档案四类。a)行政档案涉及：★重要会议材料，如报告、决策、总结、领导发言、典型发言、会议简报、会议记录等；★政府部门发来与我司关于文献，涉及告知、决定、纪要、决策、批示、条例、规定、筹划等；★公司对外正式发文或与关于单位来往文献，涉及请示、报告、总结、筹划、公函等；★公司各种行政文献，涉及决策、总结、筹划、请示、工作协调单、会议记录、记录报表及简报等；★公司其她文献，涉及合同、合同书、干部任免、职工奖惩、劳动、工资、福利等。★其他，行政档案移送清册、保管清册、销毁清册、工作原则、管理原则。注：本类文献正式发出盖章时要留两份存档，各职能部门及内部形成文献每月25日至月末收集整顿完毕，一式两份交行政事务部归档。b)人事档案涉及：★员工合同书、入职登记表、应聘书、员工试用期考核表；★员工求职自荐（推荐）材料、简历，学历证明、各类资格证明复印件等；★员工绩效考核材料，历次所写小结材料、个人述职材料等；★任免、调动、奖励、惩处登记表、离职告知书；★公司员工花名册及其他有保存价值文献资料等。c)技术档案涉及：★各类施工、规划资料；★各类生产、科研、设计等资料。注：各类技术文档收到和形成当天要在本部门“档案登记簿”上登记，以备查阅，使用完毕后由本部门归档保存；有副本或备份必要交行政事务管理部门档案管理人员保存。d)会计档案★由财务部派专人收集整顿归档。★会计档案涉及：――会计凭证，如原始凭证、记账凭证和汇总凭证、工资单等；――会计账簿，如日记账、明细账和辅助账薄、银行对账单等；――会计报表，如重要财务指标及文字分析、月/季度会计报表及文字分析、年度会计报表/决算及方案分析、不定期、重要一次性报表及文字分析；――其他，如会计档案移送清册、保管清册、销毁清册、业务制度、规定办法、工作原则和管理原则、有保存价值文献材料等。e)审计档案★由审计部派专人收集整顿归档。★审计档案涉及：――审计告知书和审计方案；

――审计报告及其附件；

――审计记录、审计工作底稿和审计证据；

――反映被审单位和个人业务活动书面文献；

――董事长对审计事项或审计报告批示、批复和意见；

――审计解决决定以及执行状况报告；

――申诉、申请复审报告；

――复审和后续审计资料；

――其她应保存。2、文书档案归档、立卷管理a）档案分类，根据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序提成若干层次和类别；b）归档前将资料按类分组放置在待办卷宗内；c）档案立卷按永久、长期、短期分别组卷；卷内应把文献正文、底稿，附件请示和批复按一定顺序放在一起；d）每个档案案卷要及时整顿，使之厚度适当，普通应控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加称边，材料过宽应折叠整洁，笔迹难以辨认，应附抄件，并为每一案卷书写端正标题；e）对所有公司档案应按一定顺序排列和存储，并拟定保管期限。f）应编制档案目录（卡片），并在每年年终对档案进行一次检查，清理不必要保存档案。g)文书档案工作环境规定：工作环境干净、整洁、无污染。（二）声像档案管理1、声像档案：反映公司重要活动和其她单位形成与我司关于录音、录像、照片。2、收集、整顿和归档a）各部门形成和收到声像资料应及时交行政事务部存档。行政事务部应对声像档案进行整顿，其工作内容涉及分类、组合、排列和编目。b)声像档案分类、编号照片档案按年代、事件分类，同属一类照片准时间顺序编号，同步填写其底片号，底片在卷宗内编流水号，格式为：卷宗号—流水号；录音带、录像带、摄像带按年代分类，按内容编号，同一内容分录几盘应视为一宗卷，编一种案卷号，然后每盘再依次编排序号。c)声像档案应编注与其她载体档案相联系参照号，其格式为：（档案形态）档号/（档案形态）档号。3、声像档案保管期限应视其内容重要限度、时间、名称、可靠限度、有效性等因素，划定保管期限。4、声像档案文字阐明a）文字阐明基本内容可涉及事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等。b）文字阐明规定★精确揭示档案内容，概括其所有信息，标注项目对的齐全；★照片自然张（内容相似亦可以若干张）编写文字阐明；★录音带、录像带、摄像带按案卷编写文字阐明；一组声像资料联系密切也应加文字阐明。该文字应简洁，通顺，时间用阿拉伯数字表达。5、声像档案编制格式a）照片编制按横写格式编制，其格式为：照片/底片—文字阐明—参见号—摄制时间—摄制者；照片、底片以自然张为单元填写卷内目录。b)录像带、录音带、摄像带格式编制参照5.5.1规定逐项填写；录像带、录音带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。6、声像档案保管a）声像档案入库前要进行检查，对已被污损，要进行必要技术解决。b)底片册、录音、录像带、摄像带应立放。c)存储磁带最佳不用铁皮柜，对库存照片档案，要一年检查一次。d)对有共同主题若干声像资料构成案卷，集中编放。e)案卷内备考表，用于阐明卷内声像材料整顿和变动状况。7、建立健全声像档案记录制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管状况、提供运用及效果等各项记录工作。（六）档案借阅、使用1、凡需使用档案者，必要填写文献“档案调阅单”，根据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅。2、案卷普通仅供在档案室看，立卷文献、资料可外借，外借须办理登记审批手续，填写“档案借阅登记审批表”。3、借阅时间不得超过一种星期，到期需归还；如需再借，应办理续借手续。4、借阅档案者应爱护档案，保证档案完整性，不得擅自涂改、勾画、裁剪、抽取、拆散或损毁，借阅档案交还时当面查看清晰，如发现遗失或损坏应及时报告主管副总经理/行政总监。5、外单位借阅档案，经总裁/总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室，其摘抄内容需经总裁/总经理批准且审核后方能带出。6、建立声像档案借阅、使用制度，严格审批手续，依照声像档案机密限度，拟定使用范畴。7、具备专利声像档案，外单位运用时，应按《中华人民共和国专利法》关于规定办理，已移送档案室，所得专利收益，原则上应拨给原移送单位，档案室收取保管费用。8、声像档案原版普通不得借出档案室之外，如有特殊需要，经总裁/总经理批准后，方可办理，并按关于规定收费，实行有偿服务，如在借用中导致损坏，则由借用单位负责补偿。9、档案管理部门应积极向各部门、员工提供公司档案编研信息服务，重要方面为政策信息、管理信息、产品信息、工程信息等。（七）文书与声像档案保管1、应防止档案损坏，保证档案寿命，维护档案安全。2、公司应设立专门地点或专用文献库以保存档案。3、做好档案室防盗、防潮、防尘、防高温、防水、防火、防鼠、防强光等工作，门窗应结实牢固。（八）文书与声像档案鉴定1、应从档案内容、来源、时间、可靠限度、名称等方面鉴别档案价值。2、拟定各类档案管理期限表，档案保存分永久、长期