员工意见、建议、申诉处理及反馈程序(Sedex 4P)

XX有限公司员工代表选举和文件编号XH-SA-COP-006员工意见、建议、申诉处理及回馈程序发行日期20XX年12月19日版本/版次A0管控状态受控页次第1页共7页档修订履历版本修订内容简述修订日期修订者核准：________ 审查：________ 修订者： _XX有限公司员工代表选举和员工意见、建议、申诉处理及回馈程序

文件编号 XH-SA-COP-006发行日期 20XX年12月19日版本/版次A0管控状态受控页次第2页共7页员工代表选举1.目的为促进公司与员工就工作或生活上存在问题和改善建议进行沟通与交流,维护员工合法、合理又合情的权益。2．范围公司管理与实务，以及可能对供货商/承包商的要求。3．职责3.1人事部和员工代表委员会协助选举产生员工代表。3.2员工代表大会是员工代表集中员工的意见或建议，并同管理层交流、沟通的重要机构。3.3员工代表职责3.3.1广泛收集所有员工的意见及建议,作好公司与员工之间的桥梁和纽带作用。3.3.2向员工传达及宣传公司政策方针、规章制度、福利及公司文化等,协助公司为了发展而制定的变革措施获得员工的支持。3.3.3协调员工内部关系,解决员工之间的矛盾。3.3.4至少每季度组织会议一次,并定期与管理层沟通。3.3.5参与并支持公司福利、文化活动等方面的工作。3.3.6与人事部一起定期开启意见箱,参与员工意见的回复。程序4.1工厂通过通告形式推广工会，让员工得悉可组织工会或参加工会的自由，另外，员工也有权通过以下方法选出员工代表，以反映他们的意见。4.2选举办法4.2.1人事部协助组织安排员工代表的选举活动。4.2.2各车间/部门员工推举本部门的员工代表候选人，要求候选人需具备以下条件：a不担任任何管理性职务。b连续工作时间相对较长。c工作勤奋，遵规守纪。XX有限公司员工代表选举和文件编号XH-SA-COP-006员工意见、建议、申诉处理及回馈程序发行日期20XX年12月19日版本/版次A0管控状态受控页次第3页共7页d关心集体，有团队精神,热心员工福利、文化活动,愿意为之花费自己的时间及精力e有较好的语言表达能力。4.2.3建议，一般每个车间或部门选举产生三名员工代表，对于人数超过200人的车间或部门可相应增加1至2名员工代表名额,部门人数太少可联合选出一名员工代表。4.2.4根据员工代表资格及部门人数,由员工自荐,或公司及员工推荐出若干员工代表,再全面比较筛选出3-5名员工总代表候选人,并将其简介公布,再定某个时间及地点,公开地进行选举(每个车间分开选举)，所有员工分5人一组，可自由参加选举的实行一组一票选举制,员工可根据公布员工代表候选人名单进行分组讨论后无记名式投票，任何多选或不选视为无效之投票.得票数最多前三名的选为员工代表。4.2.5人事部在全厂范围内公布员工代表名单。4.3员工代表任期4.3.1除以下几种情况，员工代表不应因其他任何理由被中止员工代表资格。员工代表向车间/部门主管提了合适的理由辞去员工代表。员工代表被调动或提升至其他部门，自动失去员工代表资格。员工代表同工厂解除劳动关系。当超过本部门的1/3员工要求重新选举部门员工代表。员工代表违反厂纪厂规并受到书面警告以上处分，社会责任管理代表可建议其所在部门重新选举产生员工代表。4.3.2员工代表每季度举行一次员工代表大会，集中讨论工厂的社会责任表现，如工作时间，工资待遇、歧视等.4.4员工代表是员工同外界沟通的重要途径，工厂不得干涉阻挠员工代表同当地的劳动管理部门接洽。4.5员工代表大会的会议记录或员工代表的申诉材料是工厂的社会责任表现年度管理评审的重要参考数据。4.6在晋升、工资待遇、培训等方面不因员工代表的身份而存在歧视。XX有限公司员工代表选举和员工意见、建议、申诉处理及回馈程序

文件编号 XH-SA-COP-006发行日期 20XX年12月19日版本/版次A0管控状态受控页次第4页共7页员工的意见/建议/申诉及回馈程序目的规范公司各方面的运作，及时反映员工思想动态，快速有效地处理员工的意见和建议。范围2.1对公司各项规章制度有异议或有不明之处；2.2对公司各项管理及管理人员不满(工作失职、以权谋私、以势欺人)之处;2.3对公司经营管理策略或方案提出建议性意见或建议、献计献策;程序申诉管道及处理时限3.1.1采用书信形式投递到公司设置之意见箱中，自开箱之日起，七日内答复；3.1.2直接向本部门管理人员投诉，自投诉之日起，七日内答复或实时答复。3.1.3向员工代表反映意见或建议，以员工代表向行政人事部反映之日起，七日内答复。3.1.4通过每月一次定期举办的访谈日，直接向管理层申诉，实时或自访谈日起七日内答复。处理程序3.2.1意见箱由人事部负责每周定期开启一次，收集汇总相关意见，在当天转交有关部门。有关部门调查处理后，于5日内以《员工投诉及答复记录》书面形式进行回复。3.2.2若直接向本部门管理人员提出意见或建议，由管理人员当面答复；不能答复的，由部门调查了解情况，作出处理，于5日内书面答复。3.2.3向员工代表投诉的意见或建议，员工代表力所能及之问题，可采取当面答复;或者通过员工总代表向人事部反映所获取之意见或建议，由人事部安排有关部门调查处理，有关部门在5日内将回复结果以《员工投诉及答复记录》形式进行回馈。3.2.4每月一次员工访谈日上，管理层接获之意见或建议，视其情况给予当场答复(事后补做记录)或填写《员工投诉及答复记录》，责令相关部门答复。3.3审批与公布XX有限公司员工代表选举和员工意见、建议、申诉处理及回馈程序

文件编号 XH-SA-COP-006发行日期 20XX年12月19日版本/版次A0管控状态受控页次第5页共7页3.3.1拟定之《员工意见及响应记录》经部门经理审核交行政人事部查核回复内容是否符合有关规定、条例后，交总经理签署.视其情况，决定《员工意见及响应记录》张榜公布或单独答复投诉者本人。3.3.2人事部在投诉日7天内将《员工意见及响应记录》于宣传栏内张榜公布，或转交投诉者阅知，投诉者阅后签名确认。5.附件5.1《员工投诉处理流程》XX有限公司员工代表选举和文件编号XH-SA-COP-006员工意见、建议、申诉处理及回馈程序发行日期20XX年12月19日版本/版次A0管控状态受控页次第6页共7页员工投诉、意见意本公员访司工谈见部高代日箱门层表人事部处理并确认是否相关部门处理需给相关部门处理登记、备案确认能否公布公布分类、汇总、分析处理(1.对有问题的当事人给予处理）存档（2.对被采纳并有实效的合理意见进行奖励）XX有限