供应商、客户信息制度规定(Sedex 4P)

XX有限公司供应商、客户信息制度规定管理程序文件编号XH-SA-COP-034发行日期20XX年12月19日版本/版次A0管控状态受控页次第1页共5页档修订履历版本修订内容简述修订日期修订者核准：________ 审查：________ 修订者： _XX有限公司供应商、客户信息制度规定管理程序文件编号XH-SA-COP-034发行日期20XX年12月19日版本/版次A0管控状态受控页次第2页共5页第一章 总则第一条为加强公司客户信息管理工作，有效地保护和利用客户信息，更好地服务广大客户，维护公司客户的合法权益，规范公司业务操作，特制订本管理办法。第二条本办法所称的客户信息是指公司在向客户提供支付清算服务过程中获取的各种客户信息，包括但不限于客户的注册信息、交易信息及活动信息等。第三条客户信息的形式包括过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的与客户相关联的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。第四条 公司及各部门、员工有保护客户信息的义务。第五条客户信息数据库管理实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。第二章档案机构及其职责第六条公司采购部与行政部负责客户信息数据库的管理工作：采购部负责一般用户的信息数据库管理；行政部负责重点商户的信息数据库管理。第七条 采购部与行政部安排专人负责客户信息数据库的具体建设、维护工作。第八条客户信息数据库管理工作由公司副总主管，公司各分支机构负责人对本分支机构的客户信息数据库管理工作负责；采购部与行政部应就客户信息数据库管理工作双向汇报给本分支机构负责人和企业发展副总。第九条公司逐步完善客户信息数据库管理制度，确保客户信息安全、完整和最新，采用科学手段，逐步实现客户信息管理现代化。第三章 客户信息的管理第十条 整理办法：方法：以行业类别和客户及信息种类为主，立小卷，一事一卷。XX有限公司供应商、客户信息制度规定管理程序文件编号XH-SA-COP-034发行日期20XX年12月19日版本/版次A0管控状态受控页次第3页共5页2.步骤：收集文书信息：当年立前一年的卷，并预立当年的卷。电子信息：实时收集，及时保存、备份。整理根据分类和成立时间整理。分类根据下述分类方法分类立卷区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。第十一条过程管理：公司各业务部门操作人员做好平时文件信息的预立卷工作，并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交客户服务部和商户服务部保管。第十二条监督：合规部根据客户服务部和商户服务部上报的客户信息总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门及各部门档案的管理工作。第十三条销毁：须报企业发展副总裁批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。第十四条客户信息的分类及编号：业务操作人员以及客户服务部、商户服务部负责客户信息管理的工作人员经人事行政部与合规部、审计部联合组织的培训后，按有关档案分类及编号要求操作。第十五条借阅：因公司需要借阅客户信息材料的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带有关客户重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理外借手续，经合规部核准后，方可带出，用毕即归还。借阅人对所借阅客户信息材料必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。第十六条 分级查阅：具体的查阅分档，公司拥有绝对的制定权。XX有限公司供应商、客户信息制度规定管理程序文件编号XH-SA-COP-034发行日期20XX年12月19日版本/版次A0管控状态受控页次第4页共5页第十七条实时更新：客户信息管理人员应当根据客户的最新动态及时更新客户的信息数据。第十八条客户信息数据内容。包括客户的注册信息、交易信息、活动信息以及其他信息等：注册信息：包括客户注册成为用户时所提交的各种信息以及此后补充的相关信息；交易信息：包括客户利用支付网关服务从事网上交易行为的相关信息，涵盖交易对方、交易产品种类、价格、数量、总金额等信息；活动信息：主要指客户参与优搜公司或优搜合作伙伴或其他优搜客户组织或协办的以及客户自己发起的各种活动的信息。第十九条信息利用：公司收集的客户信息主要用于加强与客户的联系、改进对客户的服务，完善公司的客户服务体系；公司将严格保护客户的各种信息，保证这些信息只用于指定的用途。第二十条信息披露：除为配合公安司法机关调查洗钱或其他犯罪行为之需要，遵守已发生法律效力的执行令状之要求，以及履行其他法律法规规定的义务，公司承诺不会将客户的信息提供给其他任何无关的第三方。第四章档案备份制度第二十一条 所有有价值的客户信息文件、报表、业务记录等必须备份。第二十二条 公司尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。第二十三条 备份盘与源盘应分开存放，客户信息的备份盘应由审计部门保存。第五章 处理条例第二十四条有下列行为之一，据情节轻重，给予警告处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：XX有限公司供应商、客户信息制度规定管理程序文件编号XH-SA-COP-034发行日期20XX年12月19日版本/版次A0管控状态受控页次第5页共5页（一）毁损、丢失或擅自销毁客户信息资料；（二）擅自向外界提供、抄摘客户信息数据；（三）涂改、伪造客户信息数据；（四）未及时上报归档或管理不善的客户信息管理者；（五）未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（客户信息管理者