综合办公室制度样本

格林兰德（山西）矿业装备制造有限公司管理制度综合办公室目录文明办公规定………1员工形象礼仪规范…………………2会议管理制度………6对外接待制度………13档案管理办法………17公文管理办法………31车辆使用和管理办法………………41印章、简介信使用管理办法………45办公物品管理办法…………………48文印、传真使用规定………1员工保密管理规定………………52督办工作制度………54值班管理制度………56信息管理制度………57诉讼与非诉讼案件管理制度………60合同管理办法……63第1章第3章文明办公规定为给员工创造一种安静、舒服、整洁、卫生文明办公环境，提高公司对外形象，特制定本规定。第一条本规定合用范畴为公司全体员工。第二条公司员工都应树立公德意识，严格自律，养成良好卫生习惯，爱护公共环境。第三条员工应随时清洁自己办公区域，保持桌面整洁，会议室使用后应及时规整桌椅并清扫干净。第四条员工不得在非吸烟区域吸烟，不随处吐痰，不乱扔纸屑、烟头、包装、材料等杂物，不乱涂乱画。第五条员工不得在工作时间及办公区域内进食。第六条员工应爱护公司报刊、杂志，阅读后应及时归还到指定地点。报纸应放在报夹上，不得随意乱扔报纸。第七条垃圾入篓，废旧文献销毁，洗手间用后应及时冲洗。第八条公司有关职能部门应随时检查并督促办公场合清洁工作，进行现场管理，发现问题及时指出并跟进解决成果。第九条违背上述规定，视情节轻重，依照公司绩效考核详细办法进行解决。本规定由综合办公室负责解释。第1章第3章第2章第3章员工形象礼仪规范第一条员工着装规范

1、员工衣着应当合乎公司形象及部门形象，原则上员工穿着及修饰应稳重大方、整洁清爽、干净利落，工作时间应统一着装。在重要场合按规定着装。 2、员工衣着规定得体、协调、整洁、悦目。3、上衣、裤子、领带、手帕等最佳相配，衣服平整，符合时节。4、西装左胸前口袋不放手帕以外任何东西，禁止两手下垂插入下口袋中。5、男士长袖衬衫要塞在裤腰内，袖子最佳不要卷起，长裤有腰攀，应穿上腰带或背带。6、女士宜化淡妆，勿戴过多饰品，裙装应配过膝长袜；领口过低、过短衣服不适当穿着。第二条员工社交谈吐规范1、在公司交谈请讲普通话，交谈中善于倾听，不随便打断她人谈话，不鲁莽提问，不问及她人隐私，不要语言纠缠不休或语带讽刺，更勿出言不逊，恶语伤人。2、与客户交谈诚恳、热情、不卑不亢，语言流利、精确。业务之外，注意话题健康、客观。3、与同行交谈，注意措辞分寸，谦虚谨慎，维护公司形象，不互相倾轧，客观正派，不涉及同行机密。第三条员工举止行为规范1、遵守考勤制度，准时上、下班，不迟到、早退。病假、事假需及时申请或告知部门主管，填报请假单。2、上班时间禁止在非吸烟区域吸烟，保持良好精神状态，精力充沛，精神饱满，乐观进取。3、对待上司要尊重，对待同事要热情，解决工作保持头脑冷静，倡导微笑待人，微笑服务。4、开诚布公，坦诚待人，平等尊重，团结协作，不将个人喜好带进工作中，不拉帮结派、党同伐异。5、热情接待每一位宾客，不以貌取人，不盛气凌人，与客人约见要准时，如另有客人来访需等待时，应积极道歉。6、保持良好坐姿、行姿，切勿高声呼喊她人。7、出入会议室或上司办公室，积极敲门示意，进入房间随手关门。第四条员工寻常活动行为规范1、员工上班时间要始终以饱满热情，尽职尽责，真诚协作，高效、快捷地向顾客提供最佳服务。员工应具备优良道德品质，有事必报，有错必改，不得文过饰非，阳奉阴违，诬陷她人。2、接打电话规范（1）员工电话行为应符合规范，注意控制语调、语态、语调、语言亲切、简洁、有礼、客气。（2）及时接听，勿让铃声超过三遍，迟接电话须表达歉意。（3）使用代表公司规范用语问好，例如“您好”等。（4）仔细、耐心倾听对方发言，决不要打断对方解释。（5）精确记录、转告电话内容，积极协助解决顾客规定，及时转告并督促同步回电。（6）谈话结束，表达谢意，等待对方先挂电话。（7）工作时间与业务无关电话应简短扼要，精细工作期间禁止接听电话，如有急事，由管理人员转告。3、接受名片规范（1）名片是员工对外交往工具之一，使用名片，应讲究一定礼节。（2）积极向对方递送名片，递送时身体稍欠，使用双手，从正面向对方递送。（3）接取对方名片同样欠身，双手，接过名片后认真看一遍，诵读对方姓名、职务，妥善保存。（4）谈判时，应将对方名片排列在桌上，对照再认，结束后放入口袋或公文包保管。（5）如果客户率先递出名片，应表达谢意，再递送自己名片。第五条员工工作证胸牌使用规范1、由公司发给工作证和胸牌，员工要随时携带工作证，员工在工作时，必要佩带胸牌。2、工作证、胸牌如有遗失、被盗，应及时向部门报告，经部门领导签字，可到综合办公室、人力资源部补领，如因长期磨损，应及时以旧换新。第六条宴请规范1、衣冠整洁，准时到场。2、宴请地点要适合客户喜好，最佳由客户选定。3、陪客人数不适当超过客人数，如果只有一位客人，可有两位陪客。4、分清主次位置，领客人就座后方可就座进餐。5、进餐时举止文明，不能醉酒失态。6、注意协调氛围，力求和谐和谐，热烈，但不要喧宾夺主。7、不要在客户面前领取收据或付款。8、不可留下客户先行离开，等客户离席后，方可离席。第七条工作现场行为规范1、养成讲卫生美德，不随处吐痰，不丢纸屑、果皮、烟头和杂物，不乱涂、乱画。2、办公室保持整洁，无污痕，文献入橱或摆放整洁。3、对的使用并爱护饮用水器具，保持干净。4、经常擦洗绿化植物，保持环境怡人。5、车间保持井然有序，物品堆放整洁。第3章第3章会议管理制度为了加强公司会议管理，提高会议形式行政决策效率，达到集思广益、增进沟通、统一思想目，特制定本制度。第一条会议种类（一）董事会议1、出席人员：公司董事会成员、董事会秘书2、会议内容：

=1\*GB2⑴公司重大事项决策=2\*GB2⑵公司章程修改=3\*GB2⑶公司注册资本增长、转让=4\*GB2⑷公司重大变动事项=5\*GB2⑸公司生产经营年度方针目的制定=6\*GB2⑹其他需经董事会研究决定事项3、会议组织：公司综合办公室4、会议周期：依照董事长建议召开5、会议主持人：公司董事长2、会议内容：

=1\*GB2⑴组织实行公司董事会决策；=2\*GB2⑵拟订公司生产经营筹划、技术创新和投资方案；=3\*GB2⑶制定公司发展规划；=4\*GB2⑷拟订公司内部管理机构设立方案及基本管理制度；=5\*GB2⑸提出公司年度财务预算方案、决算方案、利润分派方案及弥补亏损方案；=6\*GB2⑹决定总经理有任免权人员任免事宜，提出总经理有聘任或撤职建议权人员任免建议；=7\*GB2⑺对公司章程规定或经董事会授权由总经理负责人事、财务、资产、技术、市场、项目谋划等方面重大事项作出决策；=8\*GB2⑻依照总经理建议，对某公司重大事项进行专门研究和部署。3、会议组织：公司综合办公室4、会议周期：由总经理依照状况决定召开5、主持人：总经理6、会议纪要：综合办公室（三）公司办公例会2、会议内容：

=1\*GB2⑴总结公司上周工作筹划完毕状况；=2\*GB2⑵研究布置本周工作；=3\*GB2⑶讨论公司重大问题，提出解决方案；=4\*GB2⑷专项研究公司工作进度中某一重大问题或突发事宜。3、会议组织：综合办公室4、会议周期：每周一次5、会议主持人：总经理或总经理委托副总经理（四）经营活动分析会1、出席人员：公司总经理、副总经理、总工程师、总会计师、总经理助理、各部门主任。2、会议内容：

=1\*GB2⑴报告公司上月生产经营筹划执行状况；=2\*GB2⑵拟定公司本月生产经营筹划；=3\*GB2⑶预测本月生产经营筹划进展状况；=4\*GB2⑷研究上月奖励关于事宜；=5\*GB2⑸分析经营活动成果，评价公司各方面工作状况，提出改进办法。3、会议组织：综合办公室4、会议周期：每月上旬末，下旬初5、会议主持人：主管经营工作副总经理6、会议纪要：综合办公室（五）生产调度会（含安全、消防、生产、技术、质量分析）1、出席人员：公司副总经理、总工程师、综合办公室、生产部、市场部、技术中心、总师办、品管部、采供部、各车间主任。2、会议内容：=1\*GB2⑴调度平衡生产进度，研究解决生产管理部门、车间不能自行解决重大问题。=2\*GB2⑵研究寻常技术准备工作及原辅材料、备品备件准备工作。=3\*GB2⑶报告总结安全生产、治安、消防工作状况，检查分析事故隐患，研究拟定安全防范办法。=4\*GB2⑷报告总结产品质量状况，讨论分析重要原辅材料质量及备品备件质量，研究提出改进办法。3、会议组织：生产部4、会议周期：每周一次5、会议主持人：生产副总6、会议纪要：生产部（此会议纪要应报综合办公室备案）（六）公司绩效考核会议1、出席人员：公司绩效考核领导构成员2、会议内容：对公司各部门工作状况进行综合考核，并对总经理工作批示及公司会议安排事项督办完毕状况提出绩效考核意见。3、会议组织：人力资源部4、会议周期：每月一次5、会议主持人：总经理助理6、会议纪要：人力资源部（此会议纪要应报综合办公室备案）（七）公司年度工作会议（年中工作会议）1、出席人员：总经理、党委（副）书记、副总经理、总工程师、总会计师、总经理助理、各部门主任。2、会议内容：

=1\*GB2⑴总结公司上半年工作完毕状况；

=2\*GB2⑵对下半年公司工作做出安排布置；3、会议组织：综合办公室4、会议主持人：总经理5、会议纪要：综合办公室（八）公司资金协调会议1、出席人员：副总经理、总工程师、总会计师、总经理助理、综合办公室、财务部、采供部、市场部、销售部。2、会议内容：

对公司月度、季度资金收支作出协调筹划。3、会议组织：财务部4、会议主持人：总会计师第二条会议管理部门（一）公司综合办公室统一管理公司各种会议。（二）会务工作重要由综合办公室承办，其他部门主办会议，综合办公室应予以协办。（三）公司财务部应加强对会议开支方案审核，减少不合理费用。（四）除其他部门主办会议资料各自进行其档案管理外，会议资料由综合办公室统一整顿、立卷，存档。（五）综合办公室每月初应对公司各例会和各种暂时会议，统一平衡并制定会议筹划，分发给公司重要管理人员及关于人员。（六）对于准备不充分、重复性或无重大作用会议，综合办公室有权回绝安排。（七）对于参加人员相似、内容相近、时间相近几种会议，综合办公室有权安排合并召开。第三条会议程序（一）会前准备1、对于定期常规会议，在会前应明确该次会议主题和暂时出席、列席人员。对无定期重要大型会议，承办人应提出会议报告，该报告涉及：①会议议项②会议目的③会议时间④会议地点⑤会议财务支出预算⑥招待工作阐明⑦当前筹办进展状况⑧也许存在问题、解决方案及规定⑨筹办时间进度表。待该报告由综合办公室报请总经理批准后方可执行。2、会议告知：依照会议规定打印会议告知，并提前发送。3、会议承办人应及时准备会议场合、会议文献或资料。必要时要进行会场布置、设备调试。4、在会议进行中要做好记录。第四条会议管理规定（一）会风管理1、会议必要准时召开，不得无端迟延和推迟，参会人员无特殊因素不能请假。2、会议应集中于规定议题，尽量在预测时间内结束，不得无节制地跑题海侃，与会人员应知无不言，集思广益，不可从头到尾保持沉默。3、维护正常会议秩序，开会期间不得私下说话、议论，严格遵守会议纪律，不得随意走动和离席。4、会议期间普通应停止使用手机，特殊状况应到场外联系。5、严守会议纪律，保守会议秘密，在会议决策未正式发布之前，不得擅自泄露会议内容，影响决策实行。（二）会议事务解决1、公司办公例会会议纪要、决策，由综合办公室整顿成文。2、综合办公室依照会议内容需要在规定24小时内完毕整顿工作。3、会议纪要和决策形成后，由与会成员签字确认。4、会议纪要发放前应填写《会议纪要发放审批单》，审批单内容涉及：纪要编号、发放范畴、主管领导、审批意见。5、会议纪要应有文号，发放时应填定《文献签收登记表》并由接受人收签。6、会议纪要应分类存档，并按重要限度拟定保存期限。7、会议纪要、会议决策作为重要文献，备忘已研究决定工作事项，发至参加会议全体人员，以便对照贯彻和制定实行办法。本办法由公司综合办公室负责解释。第4章对外接待工作制度为了规范公司对外接待工作，提高接待工作质量，加强管理，力求树立良好公司社会形象，特制定本制度。第一条接待原则公务接待工作要坚持适度大方原则，严格执行接待原则，接待人员要发扬无私奉献、乐于服务她人精神，做到认真负责、热情周到、不卑不亢、言行得体、严守机密，使接待工作既让宾客满意，又不奢侈挥霍。第二条接待职能部门综合办公室作为公司负责接待职能部门，遇到重大接待工作或重要活动时，要由综合办公室协调其她职能部门共同做好此项工作。第三条接待工作规定（一）树立宾客至上、为宾客服务思想，对宾客食、住、行都要安排妥当。（二）接待人员要服务周到、态度谦虚、用语文明、工作负责。（三）接待工作要制定周密接待筹划，特别是大型接待活动，要有详细方案，责任贯彻到人。（四）在接待宾客过程中要认真做好安全、保卫工作。（五）接待人员要提高接待工作效率，积极协助宾客办理各项事务，使宾客感到工作和生活都很满意。第四条接待规程（一）重要业务单位领导或外单位同级领导来我公司拜访，上级机关派员到我公司传达重要批示及兄弟单位领导到公司商谈重要事宜，由公司领导陪伴。（二）上级或主管部门领导来视察，由公司领导出面看望或陪伴用餐。（三）普通性业务联系或其她单位来员办理业务，公司陪伴人员应与宾客职务大体相称。第五条接待程序（一）接待准备工作：国内、外宾客来访，接待人员要精确掌握宾客或领导乘坐交通工具和抵离时间，提前告知和安排关于人员做好接送准备工作，接待人员要依照来访者目、规格及兴趣选取拟定活动内容，拟定接待方案。（二）接待服务工作：提前接待客人，安排好客人起居生活及商务活动日程，安排领导看望客人；组织好客人活动，安排宴请，并依照需要准备纪念品。（三）接待收尾工作：安排好宾客返程事宜，协助客人结算，征求客人对接待工作意见，提示客人带好自己物品，送客人到车站（或机场）。第六条接待活动管理（一）接待活动原则上由综合办公室统一安排。（二）接待宴请用餐原则：来公司办理公务需要用餐人员原则上以工作餐为主，就餐在公司食堂小餐厅，原则为20-30元/人，因业务关系需要提高原则时，执行原则为：重大业务活动或上级领导机关宾客或公司领导出席宴请时300元/人，普通业务活动或兄弟单位宾客150元/人。第七条业务招待费管理（一）综合办公室负责公司业务招待费管理、审核和报批。（二）公司年度业务招待费总额，由财务部依照公司年度经营筹划进行测算，按规定原则下达。财务部对全公司公务接待费用进行监督检查。（三）业务招待费使用范畴：上级领导带队检查指引、调查研究和理解状况；兄弟单位与我公司进行工作交流等发生费用；其她单位来员或对外交往中发生必要招待费；经公司重要领导批准其他接待活动。（四）业务招待费使用规定：各部门使用业务招待费时，可在公司食堂招待，由综合办公室开具客饭单。需在市内招待，必要先提出申请，阐明事由及所需金额。由综合办公室报总经理批准后，方可支出业务招待费，否则不予报销。公司领导需在公司外使用业务招待费时，须事先征求总经理批准，综合办公室备案后方可支出业务招待费。使用业务招待费普通先垫资后报销。(五)业务招待费用审批报销程序：公司各部门实际发生业务招待费应由部门负责人签字后，由综合办公室审核登记，请示总经理批示后，财务部门办理报销手续。（六）业务招待费报销：各部门业务招待费报销，部门主任作为报销人，综合办公室主任作为部门负责人。公司领导业务招待费报销，由综合办公室负责办理报销手续，在报销单上公司领导本人须在报销人一栏签字。每张报销粘贴凭证上，必要粘贴同一时间，同一饭店发票，并阐明事由。第八条纪念品管理（一）纪念品使用范畴。重要用于公司领导对外公务、接待、出访等活动。（二）纪念品购买。由综合办公室依照需要统一购买办理。综合办公室本制度由公司综合办公室负责解释。第5章档案管理办法为进一步规范公司档案管理工作，提高工作效率和工作质量，特制定本办法。第一条档案范畴（一）党群工作形成文献材料1、党务综合性工作、党员代表大会或党组织其她关于会议。2、党组织建设、党员和党员干部管理、党纪监察工作、重要政治活动或事件。3、宣传及思想政治工作、公司文化和精神文明建设、统战工作。4、职工代表大会、工会工作、共青团工作、女工工作。5、专业学会、协会工作，群众团队活动。（二）、行政管理工作形成文献材料1、公司筹办期项目立项报告、可行性研究、初步设计、施工图设计以及有关建设条件申请、批准，公司章程。2、公司领导班子（涉及董事会、股东会、监事会和经理层，下同）构成及变更，公司内部机构及变更。3、公司领导班子活动。4、综合性行政事务，公司事务公开，文秘、机要、保密、信访工作，印鉴管理。5、法律事务，纪检监察，公证工作。6、审计工作。7、职工人事管理，劳动合同管理，劳动工资和社会保险，职务任免，职称评聘。8、职工教诲与培训工作。9、医疗卫生工作。10、后勤福利，住房管理。11、公安保卫，综合治理，防范自然灾害。12、外事工作。（三）、经营管理工作形成文献材料1、公司改革，经营战略决策。2、筹划管理，责任制管理，各种记录报表，公司综合性记录分析。3、资产管理，房地产管理，资本运作，对外投资、股权管理，各种经营管理，产权变动、清产核资。4、属公司所有知识产权和商业秘密及其管理。5、公司信用管理，形象宣传。6、商务合同正本及与合同关于补充材料，关于资信调查等。7、财务管理，资金管理，成本价格管理，会计管理。8、物资采购、保存、供应和流通。9、经营业务管理，服务质量管理。10、境外项目管理。11、招投标项目管理。（四）、生产技术管理工作形成文献材料1、生产准备、生产组织、调度工作。2、质量管理，质量检测和质量控制工作。3、能源管理。4、公司管理当代化和信息化建设、科技管理。5、生产安全，消防工作，交通管理。6、环保、检测与控制。7、计量工作。8、原则化工作。9、档案、图书、情报工作。（五）、产品生产或业务开发工作形成文献材料1、产品市场调研、立项论证、设计。2、产品工艺、工装、试制、加工制造。3、产品检查、包装。4、产品销售与售后服务。5、产品鉴定、评优。6、产品质量事故分析及解决。（六）、科学技术研究工作形成文献材料1、科研项目调研、申报立项。2、科研项目研究、实验。3、科研项目总结、鉴定。4、科研项目报奖、推广应用。（七）、基本建设和技术改造工作形成文献材料1、基建项目和技术改造项目立项、可行性研究、初设、施工图设计、勘探、测绘、招标、投标、征迁工作，以及建设外部条件贯彻状况、土地、水、电、环保等建设单位项目管理工作。2、基建项目和技术改造项目设计。3、基建项目和技术改造项目施工。4、基建项目和技术改造项目监理。5、基建项目和技术改造项目竣工和验收。6、基建项目和技术改造项目评奖、创优。7、基建项目使用、维修、改建、扩建。8、事故分析和解决。（八）、设备仪器管理形成文献材料1、购买设备、仪器立项审批，购买合同。2、设备、仪器开箱验收或接受。3、设备、仪器安装调试。4、设备、仪器使用、维护和改造、报废。5、事故分析和解决。（九）、会计工作形成文献材料1、会计凭证。2、会计账簿。3、财务报告及报表。4、其她文献材料。（十）、职工个人管理形成文献材料1、职工（涉及离退休职工、死亡职工）履历材料。2、职工鉴定、考核。3、职工专业技术职务评聘。4、职工奖励与处分。5、职工工资、保险、福利待遇等。6、职工培训与岗位技能评估等。7、其她记载个人重要社会活动文献材料。（十一）、声像档案（十二）、荣誉实物档案（十三）、电子档案第二条档案管理体制公司档案工作，可实行集中与分散管理相结合体制。由综合办公室负责主体档案管理，并对其她部门档案管理工作进行督促和指引。（二）各部门形成档案材料由本部门负责管理，并由综合办公室留存。（三）公司应有库房或场地和必要设施及保护设备来保管档案，保证档案安全。第三条立卷归档制度1、文书解决、文献材料立卷归档工作，由文秘人员负责，受分管领导和上级关于部门监督、检查和指引。2、文秘人员应及时做好文献收发、印刷、传递和归档，做到精确、周密、及时迅速。3、归档范畴：凡是本单位各项工作活动中直接形成，具备查考运用价值各种门类和载体文献材料都属归档范畴。（详见档案保管期限表）4、归档规定：归档文献材料必要收集齐全，保持文献之间历史联系，便于保管使用，应精确划分保管期限，分年度、分级分类、灵活运用“六个”特性组卷、整顿。卷内文献排列系统，编目清晰、完整，案卷标题文字简洁，精确揭示卷内文献内容，案卷装订整洁、结实。5、归档时间：每年文献材料办理完毕后，要在次年六月底前整顿结束，编制好案卷目录和目录阐明，及时移送档案室，排列上架保管，并办好交接手续。第四条档案记录制度1、认真贯彻执行<<记录法>>及上级关于记录工作规章，依法记录。2、档案记录工作，由档案员负责，受本级记录部门和上级档案部门指引与监督。3、档案记录必要实事求是，杜绝虚报、瞒报和伪造等不良行为。4、及时进行档案收进、移出、整顿、保管、鉴定、销毁等数量和状况登记，做到案底清晰，物帐相符。5、及时、精确上报档案工作记录年报和其她专项记录，科学及时地做好记录分析，为领导决策提供可靠根据。第五条档案鉴定销毁制度1、建立和健全档案鉴定工作组织机构，及时剔出、销毁已失去保存价值档案。2、坚持辨证唯物主义和历史唯物主义观点，全面地、历史地、发展地、实事求是地研究分析，鉴定档案保存价值。3、鉴定档案必要以党和国家各级部门颁发档案保管期限表为根据，不得随意销毁。4、需要销毁档案，应编造销毁清册，报经上级主管部门或分管领导人批准。5、销毁档案必要有两人以上监销。监销者应根据销毁清册认真核对内容与数量，鉴销后要在清册上注明销毁日期和方式，并签字以示负责。6、及时做好销毁档案善后工作。第六条档案库房管理制度1、综合档案室工作人员应严格遵守党和国家安全保密规定，忠于职守，加强库房管理，维护档案完整与安全。2、库房是存储档案要地，非综合档案室工作人员，未经允许，不得擅自入内。3、库内禁止烟火，禁止存储易燃、易爆及腐化物品。贯彻消防办法，严防火灾事故发生。4、进库档案及箱柜，在入库前必要认真清点，仔细检查，确认完整洁全和无虫霉后才准予入库。5、档案库房必要贯彻防高温、防潮、防光、防火、防盗、防尘、防霉、防虫、防有害气体等防护办法，创造良好保护环境。保持库房通风、干燥、清洁、整洁和适当温度，定期做好温、湿度记录，库房温湿度基本应控制在14---24℃，相对湿度基本应控制在45—60℃。6、库房柜架统一编号，并编制《档案存储索引》，使档案存储条理化，便于查找档案。7、坚持安全检查制度。（1）每天下班前要切断库房电源、关好门窗；（2）节假日、寒暑假前加强安全保密工作检查，催还借出档案材料，并将所有档案柜上锁。（3）每年年终对库内档案进行一次全面清查，发现问题，及时解决，保证档案安全。第七条档案库房消防安全制度1、档案人员应参加消防安全教诲，消防业务技术培训，掌握消防知识，能灵活运用消防灭火器材。2、配备灭火消防器材，定期检查器材性能状况，及时进行调换与维修。3、库房内禁止吸烟和堆放其她杂物。4、定期检查库房电路及设备，及时进行维修保养。5、必要做到库房随时关灯，及时关闭设备和电源。6、发现火患及时报告，并采用紧急办法，妥善进行处置，保障档案安全。7、火警电话“１１９”。第八条档案保密制度1、库房钥匙由专人负责保管和使用，必要时保密档案实行专人专柜管理。2、秘密档案要有明显标记，便于区别和限制运用。3、运用保密档案，应严格审批手续。接待人员必要实行有效监督，不得随意扩大运用范畴和摘抄复印。4、保密档案一律不准外借，不得随意乱放和在库房外过夜。5、依照关于保密规定，及时调节档案保密范畴，实行降密、解密直至向全社会开放。6、档案管理人员要严格遵守党和国家关于保密工作法律、法规、规章制度，不随意翻看，摘抄保密档案内容，禁止泄露档案秘密。第九条档案保管制度1、档案是党和国家宝贵财富，档案库房是保管档案重地。2、库房要牢固，装有防盗设施。3、非管理人员不得擅自进入库房，库房钥匙要专人保管，做到人走、灯熄、随手关门。4、库房内应配备“八防”设备，及时存储药物，使用和维修防尘、通风、去湿设备，有效控制库房内温湿度。5、档案装具排列有序，接受档案要及时排列编目上架，做到整洁、有序，便于查找运用。6、进库档案要及时进行登记入帐，定期检查清点，破损档案及时修复，发现遗失档案要及时报告，及时组织人员进行查找，保证库房档案资料无破损无遗失。7、档案员调离岗位时，要及时办好档案资料、检索工具、编研资料交接手续。第十条档案资料查、借阅制度1、本室档案、资料重要供本单位领导和关于人员使用。2、查阅档案、资料须一方面填写<<档案借阅及运用效果登记表>>，未履行登记手续者，档案室回绝提供档案、资料。3、查阅档案应在档案室，因特殊状况需要借出时，须经分管领导人批准，办理好借阅手续，方可出借。档案、资料借出时间不得超过七天。确需继续借阅，要办理续借手续。4、查阅时禁止吸烟，要爱护档案、资料，禁止在档案资料上划线、打勾、作记号、折角；禁止涂改和拆撕档案、资料。违者视情节轻重追究责任。5、外单位人员查阅档案，必要持有单位简介信（注明身份、查阅内容和用途），并经领导批准，才可查阅。阅档后，简介信留本室备查。6、查阅档案、资料者有义务将运用效果反馈档案室。以利总结档案运用工作规律，更好地为各项工作服务。7、凡借阅会议记录及保密档案，必要经主管领导审查批准才干借阅。第十一条档案科技文献材料修改、补充制度1、修改、补充科技文献、底图，必要填写修改、补充申请书，并经领导审批后，方可修改。任何单位、部门和个人不得擅自改动。2、修改底图时，必要在底图上加填修改栏，注明承办部门、修改内容、日期、并需修改人和批准人签字。3、底图修改后，必要对关于蓝图作相应修改，精确反映科技活动演变过程。4、底图修改内容较少时，可直接在图面上“扛改”或“刮改”。并在修改处注明“修改标记”。修改内容较多时，应另制新图，本来图纸作废。新图列入原图纸目录，并注明所代替原图图号。5、科技文献、底图修改、补充，必要做到对的、完整、统一、清晰。第十二条声像档案管理制度1、声像档案是公司档案重要构成某些，必要由档案室集中统一管理。2、归档范畴（１）上级领导来局视察工作或从事其他活动所形成声像材料；（２）我局各种重要会议所形成声像材料；（３）各项工程建设中形成声像材料；（４）各种生产、科技、科研、技改、产品推广应用等活动中形成声像材料；（５）重大（典型）事件、事故、灾害所形成声像材料；（６）我局荣获上级领导机关授予奖状、奖杯、证书照片；（７）各种宣传、教诲等活动中形成声像材料。3、归档规定（１）声像文献材料由各承办单位或经办人负责收集、整顿。需注明背景、时间、地点、人物、内容、照相者等六要素。在办理完毕后一种月内向档案室移送；（２）档案室整顿后应单独组卷、编目，便于查阅运用。4、保管规定，专用箱、柜单独存储保管，定期进行检查、倒带、严格控制温湿度，保证声像档案安全。第十三条档案人员职业道德规定1、忠于职守：坚持四项基本原则，模范遵守和执行<<档案法>>及其规章，热爱档案工作，忠于党和人民档案事业，精通档案业务，恪守尽职。2、维护史实：据实归档，用档，杜绝涂改和伪造档案；尊重史实，维护历史面貌，保障档案完整与安全。3、埋头苦干:发扬刻苦学习，开拓创新，敢于进取，艰难奋斗精神，树立无私奉献、默默无闻、甘当无名英雄工作态度，勤奋工作，为党和人民鞠躬尽粹。4、优质服务:坚守岗位，坚持原则，严格执行各项制度，热情和蔼、耐心细致接待运用者，积极积极地提供各类档案为各项工作服务。第十四条档案员岗位责任制1、认真执行<<档案法>>及档案工作各项规章制度，坚持集中统一管理原则，遵守保密纪律。2、负责本单位形成各种门类、载体档案资料收集和平时立卷，并及时完毕每年度档案立卷归档和档案接受工作。3、负责本单位系统档案工作业务检查指引和监督。4、负责管理好本单位各种门类、载体档案和图书资料并积极提供运用。5、协助其她岗位完毕突击性工作和领导交办其她任务。6、有权解决本职范畴详细工作问题。7、有权向领导提出做好本单位档案工作建议。8、有权纠正和制止违背档案保密法规制度行为，协助查处违法行为。第十五条设备开箱验收管理制度1、根据国家关于规定，结合本单位实际状况制定本制度。2、本制度合用于本单位设备开箱验收管理工作。3、设备开箱验收工作是科技档案收集工作一种重要环节。4、档案室要会同关于单位做好设备开箱验收工作。5、随设备装箱技术文献（涉及图纸、阐明书、测试记录、合格证等），是本厂公共财产，是设备运营、检修时重要根据，由档案室集中统一管理。各单位或个人拿到应及时移送档案室保管，不得私存。工作需要时由档案室负责复印后分发到各关于分场、班组使用。6、设备开箱各生产部门应及时告知档案室人员参加，以便于收集技术文献归档和复印分发，为安全生产服务。7、设备开箱时如不告知档案室关于人员参加，凡发生技术文献滞留在部门、个人手中，要及时填写移送目录交档案室；如有丢失，视情节轻重，并按经济责任制追究关于人员责任。8、参加设备开箱验收单位要以设备装箱单中所附装箱文献目录为根据，共同检查设备到货各种技术文献，由参加开箱技术人员会同档案室人员共同清点、登记并归档。9、对引进设备及重要设备开箱验收，要把合同合同列入开箱验收内容，并按合同内容验收。10、设备开箱要填写设备开箱验收单，参加验收单位人员要在验收单上签字，并各执一份以备查。11、开箱后如发既有缺少技术文献，由设备购进单位负责追查补齐。12、设备开箱前生产厂家寄来技术文献要及时按规定归档，别的按主管部门意见分发。13、设备在安装过程中所产生技术文献，关于单位要按归档原则向档案室移送，以保证科技档案齐全、完整。14、如发现设备开箱验收关于单位没按此制度执行，按绩效考核扣发其奖金。第十六条档案工作责任追究制度1、未依法建立档案机构或者配备档案人员，根据关于法律、法规，追究单位重要负责人责任，并接受同级或上级档案行政管理部门惩罚。2、未依法对各种门类、各种载体档案实行集中统一管理，根据关于法律、法规，追究分管档案工作领导人责任，并接受同级或上级档案行政管理部门惩罚。3、将公务活动中应当归档文献资料，据为已用或回绝向档案部门移送，追究主管人员直接责任，并限期改正，对限期内不改正者，予以行政处分视状况予以经济惩罚。4、所保存档案存在安全隐患，知情而不采用有效保护办法，追究主管负责人和直接负责人责任，并责令迅速采用有效挽救办法；导致档案损毁，视情节予以行政处分和经济惩罚。5、玩忽职守导致档案丢失、失密，追究有关人员责任，予以行政处分，并根据档案价值，责令补偿损失。6、擅自提供、抄录、发布、销毁属于国家所有档案，追究直接负责主管人员或其她直接负责人责任，予以行政处分。7、涂改、伪造档案，追究直接责任和有关人员行政责任或经济责任。8、擅自出卖或转让档案，予以警告、罚款，并没收非法所得。9、不按规定办理档案登记，或不向省档案行政管理部门报送档案记录报表，追究主管负责人和直接负责人责任，责令限期改正。10、上述所列各条内容中，如有构成犯罪，依法追究刑事责任。本办法由公司综合办公室负责解释。公文管理办法第6章为规范公司公文管理，特制定本办法。第一条公文种类公司正式文献为“格林兰德（山西）矿业装备有限公司文献”（如下简称“公司文献”）。（一）公司文献惯用种类重要有：1、决定合用于对重要事项或重大行动作出安排。2、规定、办法“规定”合用于对某项工作或活动作出安排，提出详细管理办法。“办法”合用于对某项工作或活动制定详细作法和规定。3、告知合用于发布规章；批转所属单位公文；转发上级和不相从属单位公文；规定办理和需要关于单位周知或共同执行事项；任免和聘任干部。4、通报合用于表扬先进；批评错误；传达重要精神或状况。5、报告合用于向上级单位报告工作，反映状况，提出意见或建议，答复上级单位询问。6、请示合用于向上级单位祈求批示、批准。7、批复合用于答复所属单位请示事项8、函合用于不相从属单位之间、投资或合伙伙伴之间互相商洽工作、询问和答复问题，向其他业务主管部门祈求批准等。9、会议纪要合用于记载和传达会议状况和议定事项。10、意见合用于对某项工作提出改进办法和建设性意见；答复对方征求某项工作意见。（二）办理例行公事与应急公务等用便函。便函不同于函，不属于专门文种，它不同于正式公文，格式较为灵活，但也是公文一种。公司便函使用带有公司名称信函纸。（三）告知紧急事项或联系详细业务等，用传真文献。第二条公文格式公文普通由发文单位、秘密级别、紧急限度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送单位、公文印制版等某些构成。（一）发文单位应写单位全称或规范化简称，联合行文，主办单位应当排列在前。（二）有保密规定公文，应依照保密限度，在公文首页右上角标明“绝密”、“机密”、“秘密”字样。字型选用3号黑体。（三）紧急公文，应依照紧急限度，在公文首页右上角标明“特急”、“急件”字样。字型选用3号黑体。（四）发文字号普通涉及：代字、年号、序号。发文单位代字普通不应超过6个字，字型选用3号仿宋体。联合行文只标明主办单位发文字号。公司部门发文代字不得与公司发文代字相混同。公司部门发文代字规定为“格林兰德×字”,×为部门名称第一种中文（拟定）。公文发文字号普通标注在发文单位之下，横线上方居中；便函发文字号标注在横线下方右侧。（五）公文应在发文字号右侧空两格注明签发人（写作：签发人：XXX），字型选用3号仿宋体。联合行文时，联合行文单位各签发人姓名排列顺序，应与联合行文单位文头排序一致。便函不标印签发人和签发人姓名。（六）公文标题应精确、简要地概括公文重要内容，并精确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名外，普通不用标点符号。转发文献标题，除转发文种为“告知”时省略外，其他文种，可保存一级。如“转发XX批复告知”；转发文种是告知时，为“转发XX告知”。(七)公文如有附件，应在正文之后，成文期之前注明附件顺序和名称。附件应在正文之后另起行空两格打印，末尾不用标点符号。（八）公文除会议纪要（以会议纪要名称为文头）外，一律加盖印章。联合发文，联合单位都应当加盖印章。联合发文盖章顺序，应与文头单位排列顺序相似，并按从左至右和自上而下顺序排列。（九）成文日期，以领导人签发日期为准，会议通过文献，以通过日期为准，并在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。（十）文献应当标注主题词。主题词应按公文所涉及范畴、内容、文种顺序标注，普通不超过五个词汇，字型选用3号黑标宋体。(十一)公文印制版记涉及公文印发（翻印）机关名称、印发日期和份数，标注在抄送域细实线下，用一条细实线与页码域分隔开。文字从左至右横写、横排；用纸统一按国际原则为A4型，左侧装订。标题用2号小标宋体字。正文用3号仿宋体字，版面设22行，每行28个字。第三条行文规则行文关系，应依照各自从属关系和职权范畴拟定：（一）公司在职权范畴内，可以对所属单位行文。（二）公司各部门办理本部门职权范畴内详细业务，凡符合下列条件，可以发部门文献：1、行文对象为公司所属单位；2、文献所涉及事项不需要征得其她部门批准或请公司领导作出决定。（三）各专业会议告知以及以部门详细业务为重要内容会议纪要、转发文献、经验简介等，应以部门名义行文；总经理办公会议发专项纪要。（四）普通不得越级行文。因特殊状况必要越级行文时，应抄送超过单位。向下级单位重要行文，应同步抄送直接上级单位。（五）公司内部门之间对关于问题未经协商一致，不得行文。（六）同级单位、合伙伙伴可以联合行文。（七）请示公文应一文一事，普通只写一种主送单位，如需同步送其她单位，应当用抄送形式，但不得同步抄送下级单位；对可行性研究报告、初步设计审核意见等业务性较强公文，在报请上级或业务主管部门审批同步，可抄送关于单位。（八）报告中不得夹带请示事项。除领导直接交办事项外，请示不得直接送领导者个人。（九）公司内部重要规范性文献，须经法律顾问组会签。第四条公文办理（一）收文收文普通涉及传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。1、分办（1）公司收文，凡需办理，综合办公室提出拟办意见。主管部门，重要客户和合伙伙伴等单位或部门发来文献，按重要限度，先送总经理批示或按工作分工直接送总经理、副总经理、总工程师、总会计师等人批示。涉及几种部门共同办理文献，拟办时应拟定主办部门，由主办部门协商关于部门会办。（2）对不属于本单位职权范畴或者不适当由本部门办理，应迅速退回交办部门并阐明理由。（3）各部门收到重要或领导批示文电，都要先经部门领导阅批，再交承办人办理或传阅。凡涉及其她部门问题，主办部门应当积极与关于部门协商办理。（4）文献除绝密和有特殊规定传阅后收回外，其她均由各单位保管；凡需要办理，由主办部门办后归档。（5）凡属公司领导和各部门传阅文献，由综合办公室组织传阅，关于部门均不得积压，也不得横传。2、催办（1）对重要和有时限规定文电，综合办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，普通公文定期催办。（2）除综合办公室负责催办外，承办单位领导要及时催办，并将办理状况向关于方面反馈。（二）发文发文普通涉及拟稿、会签、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。1、拟稿发公司文献，一律填写统一格式发文卡片。公文正文用打印件，用纸为A4型。拟稿人应按发文卡片上栏目规定填写清晰，并订立日期。草拟公文应做到：（1）要符合国家法律、法规和方针、政策，符合公司实际状况和关于规定。（2）状况的确，观点明确，条理清晰，文字精炼，书写工整，标点精确，篇幅力求简短。（3）人名、地名、数字、引文精确。日期应写详细年月日。引用公文应先引标题，后引起文字号，并加括号；使用简称时，普通先用全称，并注明简称；使用英文字母缩写时，应先用中文全称并注明英文缩写。（4）构造层顺序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层“（1）”。（5）必要使用国家法定计量单位。（6）公文中数字，除成文时间，某些构造层顺序数和词、词组惯用语、缩略语等必要使用中文外，应当使用阿拉伯数码。（7）文稿拟就后，公司发文应先由拟搞人所在部门领导审稿，部门发文拟稿人所在处室领导审稿，并请审稿人在“拟稿部门领导”栏内签注姓名和日期。2、会签（1）发文内容凡涉及其她部门业务应事先会签；公司发文应由关于部门领导会签。（2）为加速文献运转，应在发文卡中注明会签时间和退文时间。（3）会签时如有详细意见应在会签卡片会签意见中注明，并签注姓名和日期。3、核稿各级领导要对文电稿进行全面审核，严格把关。公司发文，主办部门拟就文献并依照需要完毕核签或会签后，必要经综合办公室主任核稿，由综合办公室送公司领导签发。综合办公室核稿改动量较大文献，各部门承办人员要重新修改校正，并将原修改稿附后备查。对不符合规定文献应及时退经办人修改或重办。核稿重点是：（1）与否需要行文；（2）关于部门、单位与否已协商、会签；（3）提出规定、办法和办法与否明确详细、切实可行；（4）公文内容、文字表述、文种使用、公文格式等与否符合本办法关于规定。未经核稿文献，不得送领导签发，领导也不得签发。4、签发（1）公司重要请示、报告先送关于副总经理核签后，再送总经理签发。（2）公司普通公文按分工送总经理或副总经理签发。发文内容如涉及其她领导分管工作，应送其她领导核签。（3）授权签发：a、公司便函、贺电、唁电等授权综合办公室主任代签；b、公司管理干部离退休、参加工作时间和待遇变更以及人事、劳动记录报表、工商登记注册等，授权人力资源部主任代签；c、审计告知书和复议受理告知书，授权财务部主任代签。5、审批公文，主批人应当明确订立意见，并写上姓名和审批时间。其他审批人圈阅，应当视为批准。6、草拟、修改和签批公文，用碳素或蓝黑墨水笔书写，不得使用纯蓝墨水、红墨水、圆珠笔和铅笔书写。不得在文稿装订线外书写。7、凡经综合办公室核稿、领导签发后公文，任何部门和个人一律不准改动文中内容、文字和数字，否则将追究其责任。已签发文稿，如需改动，必要重新请示原签发人允许。（三）印制、校对和封发1、经公司领导签发文献，务于接文当天送到综合办公室由综合办公室统一代字编号、打印。在打出清样后直接告知文献拟稿人进行校对（普通应三校），拟稿人在校完后要在打印稿上签注姓名和日期以示定稿。无校对人签字文稿，综合办公室不予印刷。送综合办公室文稿，普通在1-2天内印制完毕。急件由综合办公室主任批注后，务必在当天或按发文规定期限印制完毕。2、印制好文献，发给公司领导应由总经理工作部当天送到。发往公司本部以外，综合办公室最迟应在24小时内寄出。3、公文用印要建立用印登记及原稿留存制度，用印份数要与原稿标印份数相似。（四）翻印上级单位标有密级公文，除绝密和注明不准翻印以外，经本单位负责人或者综合办公室主任批准，可以翻印，翻印件同正式文献同样管理。翻印时，要注明翻印机关、时间、份数和印发范畴。（五）电报及传真文献收发和解决1、公司及部门发出传真文献由公司领导或部门领导签发，经综合办公室统一登记后由主办部门负责发出。2、属于需要办复电报及传真文献，应及时送公司领导或主办部门阅办，急件随到随办，不得积压。3、草拟传真文献，应做到简要扼要，文字清晰，阐明问题。（六）签报办理（一）公司各部门向公司领导报告重要事项用签报，并按一事一报原则办理。（二）综合办公室为签报管理部门。（三）涉及两个及两个以上部门事项签报，应由主办部门与协办部门协商后共同起草签报稿，主办部门与协办部门领导需在签报稿上签字承认。部门间如有分歧意见应在签报中注明。第五条公文立卷、归档和销毁公文办完后，应当依照《中华人民共和国档案法》和关于规定，及时将公文定稿、正本和关于材料（涉及音像）整顿好。公司发文由综合办公室统一送归档，部门发文和收文解决由各主办、承办部门立卷归档后按归档规定归档。（一）公文归档要依照其互相联系、特性和保存价值分类整顿立卷，保证归档文献材料齐全、完整，能精确反映本部门重要工作状况，以便于保管和运用。（二）联合办理公文，定稿和主办单位立卷归档。（三）具备长期或永久保存价值电子文献，如没有纸质等拷贝件，必要制成纸质文献。进行归档时，必要将电子文献与相应纸质文献一并归档。（四）没有归档和存查价值公文，通过鉴别和主管领导批准，可定期销毁。销毁秘密公文，要进行登记，由两人监销，保证不丢失，不漏销。七、外事等有特殊规定公文解决，可按照关于部门规定办理。八、对于公司党群系统管理，应依照关于规定参照本法执行。本办法由公司综合办公室负责解释。第7章非生产车辆使用和管理办法为了进一步规范公司车辆管理工作，提高车辆使用效率，保证行车安全，严格控制成本，减少经费开支，特做出如下规定：第一条、非生产性车辆使用范畴（一）公司领导上下班接送及公务用车；（二）公司员工上下班接送通勤用车；（三）公司员工银行提款、市郊联系业务、必要出差接送用车等；（四）公司宾客接送用车；（五）其他紧急和特殊用车。第二条、车辆管理（一）公司所有非生产性用车辆均由综合办公室统一管理、统一调配使用。综合办公室是所有非生产用车寻常管理机构，负责车辆保险、养路费、年审、派车、修车、过路停车费审核及驾驶员管理等工作。（二）未经总经理批准，公司车辆不得借予公司以外单位和个人使用。否则要追究有关负责人责任，并予以一定经济惩罚。（三）未经总经理批准，公司车辆不得擅自私用。否则要追究有关负责人责任，并予以一定经济惩罚。（四）公司领导因业务工作需要配备专车。（五）公司非生产性车辆长途出车，须经分管副总经理批准后，由总经理批准，综合办公室统一安排。第三条、非生产用车加油量规定为了进一步规范非生产汽车加油量，实行集中与筹划加油。详细办法为：（一）、对每月行驶线路固定黄海大轿车，实行集中加油，指定专人负责管理加油卡；加油量依照百公里耗油量和行驶里程来作为基数计算，实行定额控制，超过某些自负。（二）、对非生产用小车实行筹划加油。即当月加油量以上月所跑里程为基数，依照每部车百公里耗油量来拟定。实行定额控制。若当月里程超过上月里程，但还不到发油卡时可恰当追加油量。若当月里程低于上月所跑里程，在下月加油量中相应核减当月所加油量；（三）每月15日由小车队统一登记每部车里程，核算油量，将加油筹划报采供部，采供部据此下发加油卡。第四条、车辆保养及损坏后修理（一）车辆依照不同规格和规定及规定里程到公司指定保养厂定期保养。（二）车辆于行使途中发生故障或其他耗损急需修复、更换零件时，需征得综合办公室主任批准后，方可视实际需要进行修理。未经批准擅自修车公司不予结算。（三）公司所有车辆实行定点修理制。汽车浮现故障后，经车辆修理鉴定组做技术鉴定，拟定维修范畴和需要更换部件，由综合办公室安排待修车辆到指定修理厂维修。（四）公司汽车外修后，由有关负责人及时统一报财务审批程序进行结算。第五条、驾驶员管理（一）综合办公室严格按基层交安委规定，管理好公司所有驾驶员。（二）驾驶员凭用车申请单出车，未经领导批准不得用公车办私事。（三）驾驶员工作应积极积极，服从分派，同事之间搞好团结，有事提前请假，不得无端缺勤。（四）驾驶员应严格遵守交通规则，时刻遵循安全第一原则，不违章，禁止酒后驾车。未经批准，不准擅自互换车辆。（五）驾驶员未经批准不得擅自出车，否则导致交通事故，一切责任自负。第六条、违规与事故管理（一）在无证驾驶、未经允许将车借予她人使用而违背交通法规或发生事故，由驾驶员承担一切费用，并予以记过或辞退处分。（二）违背交通法规，其罚款由驾驶人承担。（三）各种车辆如在公务途中遇到不可抗拒车祸发生时，应向附近警察机关报案，并及时报告综合办公室及主管经理。（四）因意外事故导致车辆损坏，其损失在扣除保险金后，再依照交警部门作出责任划分意见进行解决。（五）发生责任事故导致经济损失时，依照公司绩效考核办法中安全责任考核某些详细规定执行。第七条、通勤车管理（一）综合办公室负责通勤车辆全面管理工作，依照市区居住员工详细方位，优化拟定通勤车停车站点、到达时间及行驶路线，并提前予以公示。（二）通勤车驾驶员要严格遵守公司规章制度，保持良好个人形象，文明行车，热情服务，保持服装整洁，车辆卫生，维护公司良好形象。（三）严格按照公司规定发车时间，保证各站点到达时间，保证行车安全正点运营。（四）驾驶员应监督上下通勤车人员。（五）为了保证乘车通勤车员工身体健康，除保持车辆寻常清洁外。（六）通勤车每晚和休息天不出勤时应存储于规定停放地。禁止司机擅自出车，有关负责人应做好记录，依照里程表数据控制擅自出车。一旦发现驾驶员擅自出车，退回待岗中心。本办法由公司综合办公室负责解释。第8章印章、简介信使用管理办法为保证印章、简介信使用合法性、严肃性和可靠性，有效地维护公司利益，杜绝违法行为发生，特制定本办法。第一条印章刻制（一）公司印章刻制均须报总经理批准，由综合办公室凭公司简介信到本地公安机关办理刻制手续。（二）印章形体和规格，按国家关于规定执行。第二条印章启用（一）新印章要做好戳记，并留作保存，以便备查。（二）印章启用应事先颁发启用告知，注明启用日期、发放单位和使用范畴。启用印模应用蓝色印油，以示初次使用。第三条印章保管、交接和停用（一）公司各类印章必要有专人保管。1、公司正式印章、专用印章、钢印、名章应指定总经理工作部主任保管；2、各部门印章由各部门指定专人负责保管；3、印章保管须有记录、注明印章名称、颁发机关、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。（二）印章保管必要安全可靠，须加锁保存。印章要在办公室使用，不得擅自拿出办公室和随身携带，不准委托她人代管。（三）印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时报告，配合保卫部门查处。（四）印章移送须办理手续，订立移送证明，注明移送人、接受人、监交人、移送时间、图样等信息。（五）浮现下列状况，印章须停用：1、机构变动或机构名称变化；2、上级部门告知变化印章图样；3、印章使用损坏；4、印章遗失或被窃，声明作废。（六）印章停用要提出解决办法，并报经领导批准，及时将停用印章送制发机关封存或销毁，建立印章上交、清退、存档、销毁登记档案。第四条印章使用（一）使用范畴1、凡属以公司名义对外发文、开具简介信、报送报表等一律加盖公司印章；2、凡属公司内部行文、告知，一律使用公司印章；3、凡属部门业务范畴内加盖部门印章；4、凡属财务会计业务用财务专用章。（二）使用印章，一律实行审批制度。凡经领导批准方可盖印，其权限分级掌握，使用哪级印章，由哪级领导批准，并由其负责。凡不符合用印需要，均应回绝盖印。用印人填写用印登记簿，领导在该表上签批。（三）使用印章，一律实行登记制度，注明用印事由、数量、申请人、批准人、用印日期。（四）代章，因工作急需而又无适当印章，可以采用借章办法，借章要在落款处加注“借印”、“代”字样。（五）使用印章时，保管人应对盖印文书内容、手续、格式把关检查，发现问题及时请示领导，妥善解决。（六）禁止在空白信笺、简介信、合同上用印，印章保管人长期外出时须将印章妥善移送，以免贻误工作。第五条简介信管理（一）简介信种类。1、存根简介信；2、信签简介信3、证明信（材料）（二）简介信普通由综合办公室负责保存。（三）简介信开具要严格履行审批手续。普通事宜由部门主任签字后综合办公室审批；重要事宜需由各级主管订立意见后，报总经理审批。（四）禁止开出空白简介信。未按本办法规定使用印信和保管印信，导致丢失、盗用、仿制等，依情节轻重，对责任者分别进行批评教诲、行政处分、经济惩罚直至追究法律责任。本办法由公司综合办公室负责解释。第9章办公物品管理办法为加强公司办公物品管理，严格控制行政费用开支，特制定本办法。第一条办公物品范畴本办法管理物品范畴为寻常办公用品、文具、印刷品、低值易耗品和办公事务用家具。第二条管理体制（一）公司综合办公室为办公物品采购、管理部门。财务部为核算监督部门。（二）公司设立物品明细帐和库存登记表进行管理。第三条办公物品采购和入库（一）凡公司或部门需使用物品，每月均须填写购物申请，报综合办公室汇总审核，依照每月核定费用实行采购。（二）采购要本着节约成本、价廉物美、急需急办原则，不得谋取私利。（三）对于超筹划采购，必要请示总经理批准。（四）采购物品后，要办理入库手续，填制关于物品帐目。凭发票和入库单向财务部办理报销手续。办公物品领用与管理（一）在库物品由综合办公室专人保管。（二）在库物品，按月或按季定期盘点，填写库存登记表，注明盈亏值，阐明因素，报财务核检。（三）公司发放办公物品可分定期、一次性领用和随时领用。领用人要填写领料单。（四）物品报废时应由使用部门填写状况阐明，交综合办公室和财务部审核注销；职工调离，须归还物品应交回原物，否则按规定折价补偿。（五）综合办公室应定期记录物品采购、库存、发放、使用状况。在保证办公效率状况下，使库存资金最小化，压缩行政费用。第五条办公物品发放领用办法（一）、发放原则1、机关管理人员及车间管理人员，每人每月10元2、机关普通人员，每人每月6元。3、工人每人每月3元。（二）、发放办法1、依照办公文具发放原则，各部门每月25日前应将本部门下发文具用品筹划报综合办公室。由综合办公室核定条款后，依照每月核定费用总额，统一购买，每月10-15日发放。2、公司综合办公室、人力资源部、党群部门等专项工作信材、档案袋等用品，经主管领导批准后可此外计发。3、各部门应严格按发放原则领用办公文具。各车间办公文具费用自行承担。第六条办公耗材发放办法（一）办公耗材特指自动化办公所用打印纸张、墨盒、色带。（二）发放办法各部门须在每月15日，将本部门下月办公耗材用量筹划，报综合办公室。综合办公室依照每月费用总额采购，发放到各部门。各车间办公耗材费用由车间自行承担。本办法由公司综合办公室负责解释。文印、传真使用规定为规范文印、传真使用，特制定本规定。第一条部门需打印材料时，需经综合办公室主任签字后按重要性及先后顺序安排打印。打字材料要填写登记表。第二条部门需要复印文献时，要办理登记审批手续，详细填写复印时间、份数，经综合办公室主任签字后送文印室复印。第三条为保证复印机安全运转，每天下班前10分钟关机。第四条不得擅自复印绝密文献和个人材料，复印机密文件需经公司领导批准。各部门需传真文献时，须经综合办公室主任签字方可传真。表。第10章第10章第11章员工保密管理规定为加强公司保密工作，特制定本规定。第一条第二条保密工作原则：积极防范，突出重点，严肃纪律。第三条全体员工应做到：不该看不看、不该问不问、不该说不说。第四条文献和资料保密（一）拟稿。文稿拟订者应准拟定出文稿密级。（二）印制。文献统一由综合办公室印制。（三）复印。复印秘密文献，由主管经理批准。（四）递送。携带秘密文献外出，由两人同行，并包装密封。（五）保管。秘密文献由综合办公室统一保管，个人不得保存。（六）归档。没有解密文献和材料存档时要在扉页上注明原定密级，并按关于规定执行。（七）销毁。按档案管理关于规定执行。第五条保密内容按如下三级划分（一）绝密级：1、公司领导电传、传真、书信；2、非公开规章制度、筹划、报表及重要文献；3、公司领导个人状况；4、政治研究经营筹划与详细方案。机密级：1、公司电传、传真、合同；2、生产工艺及指引生产技术性文献和资料；3、员工档案；4、组织状况、人员编制；5、人员任免（未审批）。（三）秘密级：公司经营数据、策划案及关于公司利益其她事项。第12章公司督办工作制度为了使公司各部门全面精确领略总经理及公司决策指令意图，精确传递领导指令，做到政令畅通。将总经理工作批示、公司会议安排事项及管理指令及时贯彻到实处，特制定本制度。

第一条、督办工作内容

督办内容涉及公司总经理工作批示、公司会议安排事项及管理指令等涉及公司生产、经营、建设、规划及管理重要决策、重大事项、突出事宜和急情要事。

第二条、督办工作实行部门

督办工作实行部门为公司综合办公室。

第三条、督办程序

督办程序涉及：督办事项责任部门分类、立项、下发督办通报、责任部门承办和办理、综合办公室催办、办理成果现状评估、呈阅督办工作专报、领导批示、督办工作完毕、督办工作专报归档等。

第四条、督办工作细则

（一）、督办工作必要有时限规定，做到被督办工作及时、精确、彻底得以贯彻。

（二）、如被督办工作责任部门在办理执行过程中存在实际困难和需上级领导或其她部门协助解决有关问题，综合办公室要积极向有关领导请示报告，并积极协助责任部门解决办理过程中实际困难。

（三）、对办理时间较长或某些长期久施不决事宜，采用持续督办方式，直到督办事项办结贯彻为止。

（四）、每月督办事项完毕状况，要在月末绩效考核中对有关责任部门予以兑现。值班管理制度切实加强对公司值班工作管理，特制定本办法。第一条公司分厂和关于部门值班由本部门自行安排。第二条公司领导干部值班由综合办公室安排。第三条值班时间：从当天上午8:00至次日上午8:00时。第四条值班人员应按照规定期间在指定场合持续工作，不得随意外出。第五条公司领导干部值班有权解决与协调当班期间公司生产、经营、后勤、安全消防等方面一切失误。遇有重大事情发生时，必要报总经理。值班人员对解决事情应作好记录。第六条值班人员对解决事情应作好记录。第七条值班人员因病或其她因素不能值班时，应先行请假，由分厂或关于部门自行调节，综合办公室及时调节。第八条公司每天晚上应保证突发事件用车，值班司机由值班领导调配。第13章第14章信息管理制度为运用当代网络通信技术，提高公司办公效率，挖掘公司内部与外部信息运用价值，为公司决策提供及时、精确、全面信息服务，特制定本办法。网络建设信息（一）通信网络建设1、采用适当通信网络技术，满足公司寻常内部与外部通信规定；2、配合电信服务商做好通信网络运营环境技术维持；3、准时做好公司通讯计费工作，合理控制公司通讯费用。（二）公司网站建设1、以宣传公司优势、树立公司形象、增进商务活动开展和营建公司文化为出发点建设公司网站；2、网站内容应反映公司建设发展动态信息，并及时发布关于产品供求信息；3、关于信息提供：由综合办公室提供关于政策信息和公司动态信息；由市场部提供市场和行业动态信息；由采供部提供物料采购方面信息；由销售部提供产品销售方面信息；由人力资源部提供关于人力资源信息、人才政策和公司宣传新闻图片及文字性材料等；其他部门配合做好关于信息提供和收集。4、政策及行业信息应以国家权威部门或传媒发布信息为准，并认真核算后方可上传公司网页，公司动态新闻须经公司领导或关于部门审核通过后方可上传；5、网站内容要及时进行更新，顾客反馈信息和提出意见、建议等应由网站管理员收集整顿后传递给关于部门，并及时做出回答和解决；6、做好网站运营维护工作。第二条、信息收集、整顿与应用（一）、信息收集1、分类别进行收集按照公司内外部信息性质或内容不同，分为如下三类：政策信息：国家出台电解铝行业政策、税收政策、信贷政策、工商法规等；市场信息：行业调节与发展、市场行情、同行业公司发展状况、新产品新技术信息等；内部信息：公司产品销售与物资供应、项目策划与运作、经营状况与评价等。2、收集办法运用互联网、报刊杂志、广播电视等开放性传媒收集；从公司间往来资料信函、会议及商务洽谈活动纪要中整顿提取；有目、有筹划地进行市场调查，就某一专项收集更为进一步精确信息。（二）、信息整顿加工1、对不同渠道来源信息进行分类，从中筛选、提取有运用价值或有提示作用信息；2、在原始信息基本上，进行恰当文字加工、信息提纲和分类解决；3、对信息真伪与价值含量多少进行认真辨别与核算；4、对同类别及有关类别信息进行整合，形成较全面信息资料，在此基本上进行专业分析，提出具备可行性或可操作性方案；5、加工后信息以信息周报、信息转递或专项分析等形式予以反映。（三）、信息反馈收集整顿或加工后信息应及时反馈给公司领导和关于部门，依照信息内容和特点与关于部门进行交流，以进一步做好信息追踪分析与深加工。（四）、信息储存对收集整顿或加工后信息，按照其来源、内容、时间或机密性进行分类后，采用适当办法进行编目，并妥善保存。（五）、信息保密对于机密性信息关于文字资料和电子文档要进行专门管理，查阅时办理登记手续。第15章诉讼与非诉讼案件管理制度总则第一条、为进一步规范格林兰德（山西）矿业装备制造有限公司（下称我司）诉讼与非诉讼案件管理工作，维护我司合法权益，依照国家关于法律法规、规章，特制定本办法。第二条、本办法合用于我司上级部门委托我司管理公司或其她经济组织（下称被管理组织）。第三条、本办法所称诉讼是指以我司及被管理组织为一方当事人，通过人民法院以诉讼方式解决纠纷活动，这些诉讼涉及民事诉讼、行政诉讼以及涉及单位犯罪刑事诉讼。本办法所称非诉讼是指以格林兰德及被管理组织为一方当事人，采用协商、调解、仲裁等方式，解决关于纠纷或争议活动。第四条、我司总经理及被管理组织，是本单位诉讼与非诉讼案件第一负责人，有权亲自或委托代理人参加诉讼非诉讼活动。第五条、诉讼与非诉讼活动实行分级管理和法律事务机构归口管理原则。第二章诉讼与非诉讼案件管理机构及职责第六条、我司综合办公室是格林兰德诉讼与非诉讼工作归口管理部门，其职责是：1、对我司及被管理组织诉讼与非诉讼法律事务进行管理、监督、指引、协调等项工作；2、建立建全我司诉讼与非诉讼法律事务规章制度；3、负责对我司诉讼与非诉讼事务解决；4、接受我司委托对我司诉讼与非诉讼案件进行代理；5、对诉讼与非诉讼案卷进行记录、归档；6、负责我司诉讼与非诉讼案件律师外聘，并对外聘律师进行市查和监督检查；7、负责定期举办格林兰德有关人员法律知识及培训；8、直接对总经理负责。第七条、我司及被管理组织专门部门关于人员应积极配合法律事务机构参加诉讼与非诉讼工作，提供技术支持。第八条、格林兰德被管理组织发生案情简朴、标额小、影响不大普通案件由本单位法律事务机构或专责岗人员自行代理或上报主管领导。我司被管理组织发生重大案件，应及时由法律事务机构向总经理报告。第三章案件办理程序第九条、我司发生诉讼案件时，法律事务处在起诉或应诉前将案件状况和其他有关资料报总经理，同步提出法律意见。被管理组织发生诉讼案件，应在起诉或应诉前，将案件状况上报格林兰德。第十条、外聘律师代理案件应与律师事务所订立委托代理合同书，办理关于手续。第十一条、诉讼与非诉讼案件代理人，应对接受委托案件事实进行调查、取证，结全证据材料，当事人陈述鉴定结论等内容，拟定诉讼思路及代理意见。第十二条、接受委托后，代理人应及时告知发案单位负责人，邀请理解状况