【复习资料】03879会展实务考前复习资料

会展实务考试复习资料首届世博会举办时间是1851年一般由小组组长或演讲者来主持的会议类型是论坛将产品价格定为一个整数，不带尾数的定价策略是整数定价策略首届世博会举办地点是伦敦在展厅内布展，最高二层不超过6米“服务”一词，在英文中被译为“Service”，其中“S”代表Smile展品出入口通道的宽度一般为4-6米在展厅内布展，最高一层不超过8米与会者使用的桌子一般高度为60cm在获取信息资料后，就应该马上通过绩效标准进行比较，看看是否存在偏差，同时也要根据具体实施情况判断原定的绩效标准是否科学可靠，是否符合市场的要求。这是会展控制流程中的衡量成效会展评估报告是对会展工作、会展质量和会展效果进行系统、深入评价的过程通过会展的宣传推广等营销手段和口碑传播，客户在持续认知会展的基础上开始考虑是否参加该展会。这是会展客户关系的生命周期中的关系确认阶段中国会展业的创新可分为经营观念创新、会展产品创新、运作模式创新、服务方式创新会展的活动要素有名称、内容、地点、时间、参与者在进行场馆调研时，主要调研硬件条件、软件条件、服务水平等方面的内容会展营销创新的表现有营销理念创新、营销主体创新、营销手段创新、营销内容创新会展文案的构成要素有信息要素、符号要素、介质要素在展示中常常使用的光源有白炽灯、日光灯、石英卤灯按照展览内容分类，展览会可以分为综合展、专业展展位搭建所需用具有展架、展板、展台、展柜会展控制流程包括建立绩效标准、实施绩效观察、衡量成效、采取纠偏措施会展招展函的写作要求为信息准确、语言简洁、布局得体、邮寄便利会展主要包括展览、会议和节事活动会展策划是对会展的整体战略与策略的运筹规划，是指对于提出会展战略和计划、实施并检验会展决策的全过程作预先的考虑与设想会展服务是会展活动的主办方或承办方为保证会展活动正常进行所提供的全过程服务，包括会展前服务、会展中服务以及会展后服务完整的会展周期可以划分为启动、规划、执行和结束四个阶段会展计划按照计划制订的过程，可以分为概念性计划、详细计划、滚动计划三种形式会展项目可行性研究报告是对会展立项的可行性做出系统的说明与评估，同时为会展立项策划的具体方案停工改进依据与建议展品运输指南是对会展活动中相关物品运输做出的指引与说明危机阻止是指根据危机预警，在危机发生前采取有效的措施阻止危机的发生产品是市场营销的核心要素论坛会议通常专业性比较强，参与的人数不是很多，一般不会超过100人会展营销的功能：（1）企业品牌展示。（2）提供交流交易平台。（3）了解市场，收集信息。（4）降低营销成本。（5）检验参展产品是否适销对路。会展文案的写作要求：（1）主题应该明确集中。（2）材料能够表现主题，做到真实可靠。（3）结构应当完整、规范。（4）语言要求简练、清晰，表述方式得当会展前期调研的步骤：（1）确定调研目标；（2）制定调研方案；（3）确定调研方法；（4）确定调研人员；（5）确定调研费用。会议宣传资料的内容（1）会议的基本情况介绍。（2）会议能给与会者带来什么利益。（3）会议的创新之处。（4）会议的配套服务项目。（5）注册信息。会展客户关系管理的流程设计包括一下4个步骤：（1）收集客户信息，发现市场机遇；（2）制订客户方案，实施定制服务；（3）实现客户互动，追踪需求变化；（4）分析客户反应，改善客户关系。会展项目计划编制的内容：（1）范围计划：范围计划确定了会展所有必要的工作和活动范围，是以会展实施动机为基础，确定会展项目范围并编制项目范围说明书的过程。（2）工作计划：工作计划说明了应如何组织实施项目，研究怎样用最少的资源获得最佳的效益。（3）人员管理计划：人员管理计划说明了项目团队人员应该承担的各项工作任务以及各项工作之间的关系。（4）资源供应计划：资源供应计划明确了会展项目实施所需要的人力、各种机器设备、原材料的供应及采购计划等。（5）进度报告计划：进度报告计划主要包括进度计划和状态报告计划。状态报告计划规定了描述会展项目当前进展状况的报告内容、形式及报告时间等。（6）成本计划：成本计划确定了完成项目所需的成本及费用，并结合进度安排，尽量实现以最低的收入达到会展项目目标。（7）质量计划：质量计划是为了达到客户满意的期望而确定的项目质量目标、质量标准，以及为实现该目标的具体实施、监督和管理的过程。（8）变更控制计划：变更控制计划规定了当会展执行过程发生偏差时，确定实施变更的具体准则，以及处理项目变更的步骤、程序要求。（9）文件控制计划：文件控制计划是指对会展项目文件进行管理和维护的过程计划。（10）风险应对计划：风险应对计划主要是对项目中可能发生的各种不确定因素进行充分的估计，并为各种意外情况制订应急行动方案，尽量减少或避免不确定因素给会展带来的负面影响。（11）支持计划：支持计划是对会展项目管理的一些支持手段，包括软件支持计划、培训支持计划及行政支持计划等。参展说明书包括的内容：（1）前言：前言用于说明参展说明书的编制原则和目的，以及在筹展、布展、展览和撤展等环节，参展商需要自觉遵守说明书的相关规定等。前言要求言简意赅。（2）展览场地基本情况：展览场地的基本情况主要包括：展馆及展区平面图、各种到达展馆的交通路线图、展览场地基本技术数据。（3）会展基本信息：包括会展名称、举办时间、举办地点、办展机构，会展指定承建商、指定运输代理、指定旅游代理、指定接待酒店等。（4）会展规则：即参展商及观众在参展时需要遵守的规章制度。（5）展位搭建指南：是对展位搭建工作提出的基本要求与说明。展位搭建有标准展位与空地展位之分。（6）展品运输指南：是对会展活动中相关物品运输做出的指引与说明。（7）会展旅游信息：是对参展商及观众参加会展期间的食、住、行等需要和会展前后的旅游需要等问题做出的一些说明和安排。（8）相关表格：主要是指参展商在筹展与布展过程中需要填写的各种表格，主要有展览表格和展位搭建表格两种。展台礼仪有热情接待每一位客户；巧妙运用语言，与客户展开交流；学会倾听客户；为客户提供有用信息。展台接待人员礼仪有注重个人仪容仪表；注重个人言谈举止。展会的主要功能是在参展商和专业观众之间搭建一座沟通、交流、交易的桥梁，随着会展竞争的加剧，招商已成为一个展会成功的关键。如果专业观众的数量和质量对参展商没有吸引力，那参展商就失去了参展的理由。如果招商效果好，专业观众质量好、数量多，参展商就会有比较好的展出效果，也就会乐意来参展。办展单位应该改变那种只注重招展、只关心展位销售的观念，不断加大招商力度，把工作重点放到专业观众的组织上来。展会的招商渠道通常有：专业媒体、有关行业协会和商会、各种大众媒体、同类展会、参展企业、各种招商代理、政府主管部门、举办相关活动、国际组织及外国驻华机构等。本案例中，展会主办机构利用了有关行业协会和商会、举办相关活动（高峰论坛、行业年会）、专业媒体和大众媒体、专业观众数据库、参展企业等渠道来招商。1、什么叫会展立项：会展项目经过实施组织工作的决策者和政府有关部门的批准，并列入项目实施组织或者政府计划的过程，就叫做立项。2、项目管理：指项目管理者为了实现其目标，按照客观规律的要求，运用系统工程的观点、理论和方法，对执行中项目的发展周期的各阶段工作进行计划、组织、控制、沟通和激励，以取得良好效益的各项活动的总称。3、什么是招展、招商：招展：通过各种方式将那些产品（服务）与拟办展览会主题相符的制造商、供应商、成果拥有者、服务提供者吸引进展览会，让其在展览会上展示和推销自己的产品、服务和技术成果。招商：通过各种方式将那些对拟办展览会展示产品有需要和感兴趣的采购商和其他观众引进展览会。4、什么是两免、两进：两免：a）国外的展品进入国内免进口许可证；b）免交相应的税费。两禁：a）进入展馆的展品禁止拿到展馆外进行展览；b）严禁在展览现场零售展品。5、什么是主场搭建商、特装搭建商：主场搭建商：由主办方指定的为参展商提供展台搭建等现场服务的企业。特装搭建商：一般租用光地的参展商自行选择和最终确定搭建服务商。6、会展危机预警系统：会展企业危机预警系统致力于从根本上防止危机的形成、爆发，是一种对企业危机进行超前管理的系统。预警系统是指对预警对象、预警范围、预警指标和预警的信息进行分析和研究，及时发现和识别潜在的或现实的危机因素，以便采取预防措施、减少危机发生的突然性和意外性。会展企业危机预警系统主要起到评估预警信息、发出危机警报、防患于未然的作用。具有监视和预测两方面的功能。监视指不断地对可能引起危机的各种要素和征兆进行监视，亦即灵敏、准确地收集可能引发会展企业危机的内、外部经营管理信息，及时对其分析和处理。预测指对未来可能发生的危机类型及其危害程度做出合理的估计，并在必要时发出危机警报。1、我国会展法律法规对台商参展有什么特殊的资格认定和报批要求我国对台商参展主要有如下认定要求：参展海峡两岸经济技术展览类的，参展台商需通过商务部会同国务院台湾事务办公室共同进行的审批；参展其他对台经济技术类展览的，需通过商务部的审批，报国务院台湾事务办公室备案，地方则需通过经贸主管部门审批。审批中需要审查的内容包括：参展内容中不得出现“台湾独立”、“两个中国”、“一中一台”等政治问题；台湾厂商参展的宣传品、杂志、电子出版物等资料中不得有代表“中华民国”的字样、图片、音乐等；由祖国大陆与台湾省联合举办的展览会内容应冠以“海峡两岸”的名称，各省市与台湾省联合举办的，应分别冠以该省（市、自治区）与台湾省之名。报批要求：邀请台湾厂商参展的国际性和全国性展览，应提交有关主管单位的披肩、参展台商名单、展品内容、面积等并提前一个月申请报批；海峡两岸性质的展览会，则需提交有关筹组计划、方案和可行性研究报告等并提前六个月申请报批。2、项目管理的要素四个要素：范围、时间、成本和质量范围：也被称为工作范围，指为了实现项目目标必须完成的所有工作。时间：项目时间用进度计划来描述，进度计划不仅说明了完成项目工作范围内所有工作需要的时间，也规定了每个活动的具体开始和完成日期。成本：指完成项目所需要的所有款项，包括人力成本、原材料、设备租金、分包费用和咨询费用等。质量：指项目满足明确或者隐含需求的程度。3、特装展台设计时要注意什么首先，要了解所设计展台的环境。其次，要看参展商是否有大体积的产品需展示。第三，要以参展商在本次展览上的预算为设计依据。4、撤展中需注意的问题1）主场搭建商要最后离开。2）撤展前确认断电时间，然后才能开始撤展。3）标准展台必须等参展商都离开后才能撤展。1、会展项目经理的角色和职责义务角色：1）领导者：项目经理对会展项目行使管理权，也对项目目标的实现承担全部责任，他所要扮演的角色是任何其他人所不能替代的。2）协调者：一个会展项目会涉及许多组织、群体和个人的利益，这些组织、群体或个人都是这一项目的相关利益主体和相关利益者。一个成功的会展项目经理必须协调好与组织内部和组织环境各相关利益者之间的管理。3）资源分配者：职责包括诸如“谁应该得到什么，以及得到多少”进行决策。4）谈判者：会展项目经理始终处在一个谈判场里面，如制定公司的目标，组成一个项目团队，与参展商、采购商交流，甚至争取政府有关部门的支持等等，几乎每项工作都是一个谈判、讨价还价的过程。5）危机管理者：会展行业是在一定产业基础上发展起来的，受到社会环境多方面因素的影响。危机事件直接影响到展览公司的生存状况，这要求会展项目经理在突发事件面前能保持清醒的头脑，冷静决策，转危为安。职责义务：1）确保会展项目实现。这一项基本职责就是检查和衡量项目经理管理成败、水平高低的基本标志。2）制定项目阶段性目标和项目总体控制计划。项目经理必须首先十分明确项目的目标，并就该目标与客户达成一致。接下来，项目经理还要与项目团队就如何实现这一目标进行充分的考虑和统一安排，还要与项目团队就项目目标与具体计划进行交流，以便使项目小组成员对目标达成一致。3）组织精干的项目团队。这是项目经理管好项目的基本条件，也是项目成功的组织保证。项目经理是项目责、权、利的主体，是项目的组织者。4）及时决策。项目经理需亲自决策的问题包括实施方案、人事任免及奖惩、进度计划安排、计划调整、合作伙伴选择、合同签订和执行等等。5）进行控制。项目实施过程中，各种重要的信息、指令、目标、计划都由项目经理决策后发出来，项目经理必须根据项目内容和外部的各种信息反馈、不断对项目计划进行控制和调整。如何识别和应对风险1、识别风险：可以通过头脑风暴法、情境分析法和德菲尔法等，或是结合几种方法来得到风险列表。2、分析与评价风险：可以采用指标法、类比法、等多种定性和定量分析方法来对可能引起危机的环节进行分析，对确认的风险,根据威胁程度的大小和发生的概率进行评价,制定相应的预处理方案。3、风险的应对：(1)规避风险：当项目风险引发潜在危机的可能性极大，并会带来严重后果且无法转移时，通过部分地改变项目或者放弃项目来规避风险，优点是彻底根除风险，缺点是在回避风险的同时也放弃了经济利益。(2)转移风险：将会展风险或潜在的损失由其他组织和个人承担，常用方法有购买保险、业务分包、租赁经营、免除责任协议等。(3)接受风险：对某些无法回避的风险，比如带有政治性任务的展览，其应对风险的主要工作是如何减少损失，并将可能引发危机的风险向有利的方向转化。(4)减少风险：减少风险包含两方面意思：一是控制风险因素，减少风险的发生；二是控制风险发生的概率和降低风险损害程度。其一般方法有：进行充分调研和准确预测，准备多个实施方案进行优选，及时与政府部门沟通获取政策信息等。3、展商和客商关心的问题一、展览会本身的问题：1、展览的主题和专业设置2、主办、承办、协办、支持单位及其背景3、展会的历史和业绩二、关于参展投入方面的问题：三、将有哪些企业前来参展和参观四、其他参展细节问题1、展会提供的服务2、付款方式与期限3、展会组织对于参展商的协助场地布置开（闭）幕式会场布置：剧院式教室型公司会议型宴会型会场布置工作要包括：背景台、主席台、贵宾席、代表席和记者席背景台：会议的LOGO和相关组织的LOGO或者会徽；会议的中英文名称、缩写和会议的举办时间和地点；会议的主办方。主席台：长条桌（鲜花、茶杯或矿泉水、桌签纸和笔话筒）计算题某公司举办一个研讨会，场地租金等固定成本总额40000元，与会人员的酒水和食品费用为每人200元，假定每位与会人员需交纳参会费400元，且除去以上成本外没有其他开支。