中小型食品公司办公室管理制度汇编（通用）

中小型公司办公室管理制度汇编（通用）1.1.1.办公用品及文销品管理制度………………*1.1.2.车辆使用管理暂行规定……*1.1.3.驻外埠车辆暂行管理规定…………………*1.1.4.卫生管理条例………………*1.1.5.食堂清洁.消毒管理制度…………………*1.1.6.例会制度……………………*1.1.7.招待用餐管理制度…………*1.1.8.手机通讯费管理规定………*1.1.9.公章使用管理规定…………*1.1.10.礼品管理规定……………*1.1.11.合同管理规定……………*1.1.12.档案管理制度……………*1.1.办公室1.1.1关于办公设备、文销品使用的暂行规定文销品是管理人员日常办公用品，一般分为两大类：一类是办公消耗品，如：笔、墨、纸、本、胶棒等；一类是非消耗品，如：订书器、计算器、U盘、算盘、格尺、剪刀、书立、笔筒、裁纸刀等。办公设备一般指台式电脑、手提电脑、打印机、复印机等。为加强办公设备和文销品管理，经研究，制定办公设备、文销品使用暂行规定，具体内容如下：一、办公设备和文销品使用范围：公司管理人员，营销业务人员。二、对办公设备和文销品使用，由办公室建立个人管理卡和部门管理台账，按人头和部门进行管理。三、办公设备的使用配备由董事长和总经理决定，办公室负责协调落实，并记入个人管理卡。四、文销品的请领：1、以部门为单位，每月申报一次，申报时间：每月29日前。2、各部门在申报文销品时，必须注明使用人，增加还是以旧换新。3、对非消耗品文销按使用期限进行管理，对在使用期限内人为损坏或丢失的，由个人赔偿，且不得影响工作。到期后需要更换的，必须用旧品换领。4、对消耗品管理，每人每月1元钱（卷绳、复印纸除外），由部门内部平衡使用。5、部长以上配发仿皮笔记本，主管以下配一般纸皮笔记本。笔记本换领时，要出示用完的笔记本，否则不与更换。笔记本更新不记入月文销费标准。6、各部门记录用本，一律使用硬皮笔记本，专人管理，用完归档。五、生产用票据和财务账本，不属于文销品管理范围，各部门在请领、印制生产、库管票据时，要单独填写请领单，随文销计划一并报办公室，发生费用记入生产费用，财务账本记入财务费用。六、拖布、水桶、水盆、纸篓等属于杂品，但为加强管理，一并记入文销管理卡或部门管理台帐。七、办公设备和文销品（包括票据、杂品）由办公室内勤管理。本规定从2006年3月1日起执行。《非消耗办公用品使用标准》附后。非消耗办公用品使用标准品名使用时间（年）备注品名使用时间（年）备注台式电脑5木板夹2手提电脑10文件盒2打印机5软皮抽夹2U盘5转笔刀2计算器3凤尾夹3工程用计算器5订书器3算盘5格尺2剪刀2裁纸刀2书立3笔筒3水桶1水盆1纸篓2票据夹2单夹文件夹2双夹文件夹21.1.2.车辆管理暂行规定为加强车辆管理，提高车辆工作效率和养护质量，降低车辆使用费用，保证行车安全，特制定本细则。具体内容：一、公司所有车辆统一由办公室集中管理、使用（厢货物流供应使用、红旗轿王永林使用）。二、办公车辆的使用与管理，由办公室行政主管负责，各部门用车必须填写《用车申请单》，用车申请要在前一日16时30分前送交办公室（东方绿州可电话申请要车），便于第二日统一调车，防止重复用车。副总以上领导可直接向办公室要车。三、临时用车原则上服从计划用车，在没有可出车辆的情况下，办公室不承担责任。四、多人多部门同时用车，集中时间，集中派车，并车使用，提高效率。五、车辆使用单位或个人，在车辆使用过程中脱离计划行车路线，司机有权拒绝，并有责任向领导汇报，否则，一经发现，对司机一并考核，按行车里程耗油量的一倍予以罚款。六、公司办公车辆不经领导允许，不得停在外面，统一入库。司机下班前将车入库，并将钥匙交司机班长统一保管。七、车辆维修、年检由司机班长定期核实，统一安排，车辆不得带病作业。八、司机班长要及时掌握各车辆的完税（费）、保险、养路、车检等情况。提前一个月提请相关部门或人员，办理相关手续，以免造成损失。九、办理公务或发送邮件、货物（重量在5公斤以内的）不予派车，必要时只送到公交车站高速公路口。十、尽可能避免用办公车辆拉运货物，确保办公车辆的保养和意外损害。十一、所有车辆一律建立车辆档案，一车一档，对每辆车的油耗、修理、保养、保险、检车、行程、养路费等进行统一管理，单独考核。十二、备用金请款和报销统一由车班班长办理和管理，财务部不对司机个人办理报销和请款业务。十三、司机工作职责：1、认真执行公司车辆使用管理制度。2、积极完成领导交办的各项工作任务。3、负责本车库车内卫生及车辆的维护检查、保养。4、负责接送领导、客人和办公用车。十四、司机工作标准：1、每天按出车时间要求，准时到达地点接送领导、客人和出办公用车，完成任务后及时回库。2、出车时做到服务热情、文明礼貌、热情待客。3、行车中遵守交通法规、保证行车安全。4、保养好车辆、每天清洁车辆、及时更换机油，使车辆保持良好状态。5、不准私自出车。（如私自出车变线造成后果一切由个人承担）。6、事故处罚:①车辆肇事后造成的经济损失,除保险公司赔付外,完全由责任者负责；②损失额在1000元（含1000元）以内，罚款100元，损失额1001元以上，罚款200元；③造成重大损失（万元以上）并负主要责任者，处300至500元罚款，直至辞退。7、由本人造成的工作失误，接送客人没按时间要求去做，每次罚30元。8、安全正点。9、车内领导谈话内容，不得外传。10、领导、客人、办事人员用车时，司机应主动请示用车人和办公室车辆的返回时间。11、司机要坚守岗位，工作时间不得关闭手机，因脱岗或关机影响工作，司机负完全责任，并纳入考核。本细则从2006年元月20日起执行。各部门要树立全局观念，效率意识，正确合理使用办公车辆。1.1.3.公司住外埠车辆暂行管理规定为加强公司住外埠车辆的管理，经研究，特做规定如下：1、因工作需要，经董事长批准公司住外埠的车辆，在派住前，必须与办公室车辆主管人员进行认真交接。①填写“车辆交接手续”，并经双方签字确认；②填写“车辆交接协议书”。各一式两份。2、用车部门必须按规定对车辆进行定期保养、维护，保证在使用期间车况良好，使用结束后，按车辆提走时的车况验收，如有损坏按价赔偿。3、车辆交回时，按交接手续验收车中物品和工具等，不得缺少或损坏，缺少或损坏按价赔偿。4、用车单位在车辆使用期间，除保险和养路费用以外，其它所有费用由用车单位负责，公司一律不予支付。5、车辆提走后，脱离公司管理，用车单位在车辆使用期间，发生所有人身、车辆伤害事故，除公司正常保险索赔外，发生的其它费用一律由当事人负责，造成第一者或第三者伤亡及其一切后果，完全由肇事当事人个人负责，办事处经理负领导责任。以上规定从2006年1月份开始执行。1.1.4.卫生管理条例第一章总则第一条卫生管理是食品企业的一项极其重要的工作，它不仅仅是个卫生问题，而且关系到企业的生存和发展。第二条为加强企业的卫生管理工作，保证企业食品生产安全，特制定《卫生管理条例》（以下简称《条例》）。第三条凡本公司员工（包括临时来公司工作人员）均适用本《条例》，进入厂区后必须遵守本《条例》各项规定。第二章设备卫生第四条不锈钢管道及设备表面必须保持清洁，无渍、无垢、无锈迹。第五条所有工作台面必须经常保持清洁，用完即刻清洗，无渍、无垢、无水迹。第六条传动设备（包括电机、减速机和机械传动部分）保证不浸水、不漏油、表面清洁，无渍、无垢。第七条设备内舱必须即完、即清、即洗，保证舱内无残料、无积水、无锈渍、无异味。第八条生产线上的暂停设备，要遮盖料口，以防进入异物。第三章现场卫生第九条地面清洁，无油渍、无积尘、无卫生死角，暂停生产时，流水槽内无积水，墙面无灰尘。第十条物品、工具摆放整齐有序，水管盘起，放在指定位置，设置卫生清扫工具存放处，随用随取，用随即放回处。第十一条不准往设备和管道上搭放物品（包括抹布、工具、管件和水管等）。第十二条进入现场的原、辅材料必须摆放整齐，即用即清，当天用不完的物料即时返回，不能滞留现场。第十三条生产现场的成品、半成品，随时下线，随时码放整齐，不许乱堆乱放。经检查合格后，即时整理入库。第十四条生产过程的落地残渣，要随落随清，不准积存。第十五条生产现场必须无蝇、无鼠。生产现场（包括办公区域）禁止吸烟。第四章个人卫生第十六条进入生产现场必须按程序消毒，必须按规定着用工作服。第十七条服装必须保持清洁，经常换洗，无渍、无垢，出入生产现场，必须按程序进行更衣、靴。第十八条生产现场人员不准留长指甲，指甲内不得有污垢，不准画浓妆、不准戴饰物、不准头发外露、不准随地吐痰。第十九条进入生产现场人员，除钥匙牌和工作必须物品外，不准携带其它任何物品。第五章产品卫生第二十条产品生产过程必须按HACCP认证标准执行，生产过程加工的半成品在运输过程中，不准裸露。第二十一条产品包装物必须按标准进行清洗消毒，确保在无菌状态下进行灌装。第二十二条产品外包装必须无水渍、油渍，无灰、无尘，按规定码放。第六章库房卫生第二十三条库房内所有物品（包括产成品）必须摆放整齐，同类物资（产品）摆放在一起。第二十四条库房内无蝇、无鼠，库存物资无灰、无尘、无腐、无损、外包装无水渍（主要指成品）。第二十五条按规定进行臭氧杀菌、消毒。第二十六条库房内非工作人员禁止入内，因工作需要进入库房人员，必须按规定着用工作装。第七章办公区域卫生第二十七条办公区域卫生由办公室行政主管负责，设专职保洁员，公共区域卫生由专职保洁员负责清扫管理；总经理室、副总经理室、会议室卫生由保洁员和前台接待员共同负责；各办公室卫生由各部门自己负责清扫和管理。第二十八条办公区域卫生必须经常保持清洁，地面无积水、无灰尘、无杂物，空间无蚊蝇，墙壁无灰尘，窗明几净。第二十九条办公桌面整洁干净，物放有序；资料柜无灰、无尘，资料柜内的资料和物品摆放整齐，归类摆放，经常清理，无灰、无尘。第三十条公共区域的公共设施（包括卫生间），由保洁员负责管理并清扫，保证无积尘、积水，干净清洁，无异味、无蚊蝇。第八章室外环境卫生第三十一条室外环境卫生由保安人员负责，每天至少全面清扫一至两次。第三十二条每天有1人负责室外保洁，保证室外主要路面无杂物、无烟头、无杂草。第三十三条室外垃圾桶每周进行一次消毒，及时进行清理，其清运、消毒管理工作由保安人员负责。第三十四条废包装物处理间及门前卫生，由废包装物回收人负责，一天一清理，一天一清洗，一天一消毒，保证无残留物，无异味，无蚊蝇。第三十五条草坪及花草由保安人员负责，草坪10至15天剪一次，2-3天浇一次水（包括花草），保证草坪、花草的养护，草坪中无杂草。第三十六条员工捣班休息室，每星期清洗一次被褥，进行一次消毒，每天清扫一次卫生。保证室内无异味，干净整洁。第三十七条公司所有员工工作时间不准到厂外吸烟，生产现场人员不准出入成品库西门，更不准出入成品库西门上卫生间或吸烟。第九章食堂卫生第三十八条空间及设施的消毒：大餐厅、小餐厅、厨房每天必须用臭氧发生器对空气进行30分钟消毒。第三十九条餐具（餐盘、碗、筷子、汤勺）的消毒：1、使用后的餐具用清水初洗后，用洗涤剂清洗一遍，再用自来水冲洗干净。2、餐盘每5个为一摞横竖交错，汤碗每十个为一组，筷子、汤勺放在托盘上放入蒸箱中消毒，蒸汽温度为1000C，时间为10分钟。3、将消毒后的餐具在600C以前趁热放入消毒柜中待用。第四十条食堂环境要求：1、采取必要的措施防鼠、防蚊蝇、防虫。2、严格执行公司《食品安全手册》7.2.3.5规定。第十章卫生管理第四十一条生产现场卫生由生产部设专人负责管理、考核；室外环境和办公区域卫生由办公室行政主管负责管理、考核。第四十二条对卫生情况各主管部门和主管人，要每天重点部位抽查一次，每周系统检查一次，公司每月组织一次大检查。第四十三条各卫生主管部门和主管人要建立检查记录，并对每次检查情况进行认真的，实事求是的记录；垃圾桶消毒记录由保安人员负责填写。第四十四条公司建立卫生管理责任制，按责任承担卫生管理责任。第十一章考核第四十五条设备卫生一处（管道1延长米；地面、库房1平方米、设备一个机台）不符合要求，罚款50元。第四十六条库房卫生（包括产成品）一处（箱、桶、垛）不符合要求，罚款50元；第四十七条室外环境、办公区域和个人卫生一项不合格，罚款20元。第四十八条厂房内吸烟（包括办公区域），一次罚款200元。第四十九条生产现场、产品卫生食堂卫生一处不合格或标准要求，罚款50元。第五十条对连续出现3次违反规定的责任者，予以辞退；第五十一条考核罚款从当月工资中扣除。第十二章附则第五十二条此前下发的相关规章制度,均以此为准。第五十三条此条例从下发之日起执行。1.1.6.公司立会暂行规定:为提高公司管理水平，推进企业规范化、制度化建设，经研究决定，对公司立会暂行规定如下：一、经理办公会。经理办公会不定期召开；参加人员：副总以上领导，办公室主任（以行政角度）；主持人：总经理。二、生产经营调度会。会议时间：每周四16时召开；参加单位及人员：销售部生产部技术部研发部质检部物流供应部财务部的负责人；主持人：总经理或生产副总。三、行政会办会。会议时间：每周一16时召开；参加单位及人员：办公室审计监察部企管部企划项目部的负责人，其他部门派一名代表参加，总经理、副总经理可列席会议，；主持人：办公室主任（以行政角度）。四、干部学习会。会议时间：每周六16时召开；参加人员：副部长以上干部（不得替代）；主持人：人力资源部长。以上会议一般在一楼会议室召开。会议要求：1、从文件下发之日起，参加会议的单位和人员按《立会暂行规定》参加会议，不再进行通知。2、如会议地点和时间发生变化，提前半天进行通知。3、与会人员必须提前5分钟进入会议室，并做好签到。4、会议期间手机置于振动，否则每响1次罚款50元。1.1.7.招待用餐管理规定:为加强外来客人用餐管理，经研究规定如下：一、招待客人在外用餐，必须到办公室填写《在外招待用餐申请单》,并经副总以上领导批准后，方可在外用餐。来不及事先办理手续的，回来后补填《申请单》，并请有关领导签字；二、副总以上领导亲自陪同的客人,也必须填写《在外招待用餐申请单》，由随同人员负责办理相关手续；三、在公司内用招待餐，由部门领导填写《内部用餐申请单》，经办公室批准同意后，方可安排客人用餐，在公司内部招待用餐，原则上不备酒，只是工作餐，内部用餐标准为：5元/位、10元位、15元/位三个标准，根据需要可备份饭，也可备桌餐；四、外来一般零星客人用餐,由来客部门到办公室申请办理《招待餐券》,每份3元标准，随同员工一起用餐；五、招待用餐由办公室负责管理。此规定从2006年2月日起执行。1.1.8.手机、通讯费管理规定:为加强公司手机和通讯费管理，有效利用通讯设备，经研究，制定手机和通讯费管理规定，具体内容如下：公司手机配备范围：1、主管以上管理人员；2、外事工作人员（销售、采购、外勤、司机、物流等人员）；3、董事长特批人员。二、通讯费补贴范围（未配用公司手机或话卡人员）：1、主管以上管理人员；2、外事工作人员（销售、采购、外勤、司机、物流等人员）；3、董事长特批人员。三、享受公司配发手机或话卡、通讯费人员，从正式转为公司员工开始（高管和特聘人员除外）。四、对不符合上述规定并已配发手机、话卡或话费补贴人员，从规定执行之日起，进行重新调整。五、公司手机、话卡、通讯费由办公室负责管理，除特批人员外，由办公室按规定进行调整。本规定从2006年3月1日之日起执行。1.1.9.公章使用管理规定:为加强公司公章的使用管理，特做规定如下：1、公司公章、合同章、法人名章由办公室内勤统一管理；2、办公室建立公、名章使用登记薄；3、使用公司公章、合同章、法人名章，必须到办公室公章管理人员（内勤）办理登记手续；4、办理盖章登记手续时，使用人必须本人亲自签字，并经部门领导签字批准；5、使用人如果带离公司使用，必须注明使用原因、用途和返还时间，并经主管副总或部长批准，方可；6、凡属合同、协议类文本盖章时，必须有法人或法人指定代理人签字。重要合同、协议类文本（基建项目，大型设备，大批量长效供、销合同），必须有公司特聘律师在文本上签字，否则，不与盖章；7、加盖法人名章，必须有法人本人签字，或受法人委托签字；8、对不符合上述规定的，办公室内勤人员有权拒绝使用公、名章。以上规定从2006年6月1日开始执行。1.1.10.礼品管理制度:公司礼品主要有两个部分，一是日常公司来访客人；二是节日礼品。为做好礼品管理工作，特制定礼品管理制度如下：1、公司所有礼品由公司办公室行政主管负责计划安排，由前台接待员负责保管；2、日常礼品由行政主管计划备用10至15份，由前台接待员验收入库保管；3、日常礼品建立领用发放登记簿，领用由行政主管和办公室主任签字，发放由领用人签字；4、一般情况，领用部门要提前一天提出领用计划，报办公室行政主管；5、节日礼品由使用部门提前一个月提出使用计划，计划必须明确标明品种、数量、份数和交付时间；6、节日礼品由办公室行政主管负责统计，供应部负责采购、保管；7、节日礼品领用：领用人到办公室行政主管填写礼品领用单，凭领用单到供应仓库领取礼品；8、日常礼品由销售负责，凭办公室领用小票，以月为单位同财务进行结算；9、节日礼品由销售和供应负责提供，每次结束后以办公室小票为准，与财务进行结算；10、礼品管理纳入办公室行政主管工作职责，礼品管理情况按责任制进行考核。1.1.11.合同管理规定:“合同”或“协议”是公司生产经营活动中的重要法律文书，“合同”或“协议”内容不仅是对双方行为的约定，重要的是约定双方的义务和利益，为使公司的利益在“合同”或“协议”的签订中不受损失，对“合同”或“协议”中的重要条款和“合同”或“协议”的签订程序，规定如下：1、购货（包括设备采购）合同的交货地点，必须是公司所在地址：抚顺经济开发区顺大街北段1号。2、所购货物（包括设备）试用期期间发现质量不合格，需要退货时，退货费用由供货方负责。3、在分期付款（主要指设备购置和工程委托）条款中必须注明，首期预付款一般为全部货款的30%；货到后进行二期付款，付款比例40-60%，在第二期付款前卖方须提供全部货款额增值税（17%）发票，否则不能进行第二期付款；剩余货款待调试达标后付清。工程项目合同，工程竣工验收后必须留取工程总造价10%的保证金，保质期（一般为一年）后再行结算。4、货到验收时必须三证齐全，即：“产品生产许可证”或“卫生合格证”；“产品质量检验合格证”；当地技术监督部门出据的“产品生产标准”说明书。如果是设备，还必须有产品使用说明书。5、设备购置“合同”或“协议”，必须标明设备安装调试时间、期限和质量、工作效率、设计能力（能达到的效果）等要求，以及验收程序、标准等条款。6、原辅材料采购“合同”或“协议”，必须标明以我方检验合格为准，否则予以退货，造成一切损失由供方负责。7、销售“合同”或“协议”，必须标明：一是用户必须对货物进行检查、检验；二是货到用户经检验、检查合格接收后，用户在保管使用过程中出现问题，公司不与负责；三是经销商或使用商在经销或使用过程中，因存放时间过长而造成过期甚至变质，公司不能予以退货；8、基建“合同”或“协议”中，必须明确：工程总造价、所用材料质量标准、生产厂家、品牌型号和价格、付款方式、工期、奖罚标准和依据、验收标准、验收程序、保修期限与保修金、结构件和仝（混凝土）应力参数等；9、“合同”或“协议”中，必须明确双方的权力和义务，保证公司的利益不受损失；10、常规合同（常用原、辅料和销售协议书）由公司制定统一版本；非律师受权的合同必须经公司法律顾问确认并签字后，才能加盖合同章，并执行；合同额在1万元以上的须经公司法律顾问签字执行；合同金额在3万元以上的，须由董事长签字才能加盖合同章或公章，并执行。在“合同”或“协议”签订过程中，不按上述规定执行，造成一切后果由相关责任人和当事人负责。为严肃合同签订程序，在合同签订过程中须填写《物资采购合同审批单》，履行签字手续。本规定从2006年6月1日起执行。《物资采购合同审批单》附后。抚顺市XX食品有限公司2006年6月15日物资采购合同审批单合同编号：填写时间：年月日合同标的经办人比价说明合同金额物资需用单位使用人员卖方经办人卖方单位名称审核部门审核人签名审核意见及审核时间供应部长主管经理总会计师法律顾问董事长备注1.1.12.档案管理制度：一、档案人员岗位责任制1、认真贯彻执行《档案法》及党和国家档案工作的方针、政策。2、热爱档案事业，努力提高政治思想、科学文化和档案业务水平，不断进行档案理论和业务研究，以保证工作任务的顺利完成，适应改革的需要。3、熟悉公司基本业务，了解工作活动和文件材料形成情况，积极协助搞好公司的文书处理工作，使应归档文件齐全、完整，为档案工作打好基础。4、负责管理公司的全部档案、材料，编制案卷目录、专题目录、人名卡片等必要的检索工具和参考资料，积极为各方面提供服务，使档案的利用快、准、全，充分发挥档案的社会效益和经济效益。5、督促和协助搞好公司文书部门和业务部门的立卷归档工作，案卷质量达到规范化、标准化。6、负责公司和所辖单位档案工作的指导、监督与检查，每年组织档案人员业务学习一至二次，不断提高档案人员的业务素质。7、认真做好档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用、保护等项工作。8、积极做好档案、资料的征集工作，不断丰富档案内容，为党和国家积累档案史料。9、坚守岗位、忠于职守，认真执行档案工作的各项制度。10、及时向分管领导汇报工作情况，取得领导的重视和支持。11、模范遵守党、国家和企业的保密规定，严格保守党、国家和企业的机密。12、积极参加市档案局组织的各项业务活动。按时向市档案馆移交档案。13、档案人员调动时，严格办理交接手续，手续办理之前不得离开工作岗位。二、档案保密制度公司所有员工，包括外来人员，均应遵守以下保密制度：1、个人所借阅的档案、资料不得随意携带外出。对机密档案内容不得随意向外泄露。2、查阅档案时，只能按介绍信指明的内容查阅，不得翻阅无关部分。3、私人通信、电话、个人笔记本、私人间的谈话，不得涉及档案的机密。4、不准在档案室内接待宾朋亲友、