董事办部门职责范文

第页共页董事办部门职责范文一、部门职责概述董事办部门（BoardOffice）是公司董事会的秘书处，负责协助董事会履行职责，保障董事会工作的高效运转和决策的质量。董事办部门要做好董事会相关事务的组织、协调、落实及后续跟踪工作，保障董事会会议决策和决议的执行。二、部门职责详述1.董事会会议的组织和协调（1）制定董事会会议日程安排，征求董事会主席的意见，并与相关部门进行沟通和协调，确保会议议题的准备工作和材料的质量；（2）与公司高层管理团队沟通会议时间、地点和议题，确认与会人员名单，并向各位董事发出会议通知；（3）安排会议场地、设备、材料等，确保会议的顺利召开；（4）协助董事会主席履行主持会议的职责，记录会议纪要，草拟决议草案，征求董事会意见；（5）组织董事会相关文件的存档和管理，以备查阅。2.董事会决议的执行和跟踪（1）确保董事会的决议得到有效执行，及时向公司高层管理团队通报董事会的决议内容，协助相关部门进行具体实施；（2）与相关部门进行沟通和协调，跟踪决议的执行进展，及时向董事会主席汇报进展情况；（3）对董事会决议的后续执行情况进行跟踪和总结，做好决议执行情况的跟踪报告，及时向董事会主席和董事会汇报。3.董事会议题的研究与报告（1）研究和分析董事会议题的背景和相关材料，准备会议讨论用的分析报告和决策建议；（2）负责向董事会主席提供针对董事会议题的相关信息和数据，并根据需要协调公司各部门的配合；（3）协调与董事会议题相关的外部咨询机构的合作，提供相关信息和资料，并组织相关部门的参与和配合工作。4.董事会秘书服务（1）负责董事会议事规则的制定和执行，协调董事会成员的日程安排，确保董事会的连续性和高效性；（2）负责董事会成员的宣传资料、背景资料等的准备和更新，向董事会成员提供相关信息和资料；（3）负责董事会成员的飞行、住宿、接待等事宜的安排，提供必要的协助和支持；（4）组织董事会成员的培训和学习，提供必要的资源和支持；（5）处理董事会成员的来函来电，提供必要的答复和协助。5.董事会相关规章制度的制定和修订（1）负责董事会相关规章制度的草拟和修订，征询董事会和公司高层管理团队的意见，并按程序进行批准和发布；（2）负责董事会的管理制度的培训和宣传，协助相关部门做好董事会相关制度的执行和改进工作。6.董事会相关信息的收集整理和报告（1）负责董事会相关信息的收集和整理，编制董事会相关信息报告，及时向董事会主席和董事会汇报；（2）协助董事会主席筹备董事会活动和项目，处理与相关方的协调和沟通工作。7.公司治理事务的支持与协助（1）协助董事会推动公司治理工作，监督和评估公司治理的执行情况；（2）与公司高层管理团队协调，提供支持和协助，改进公司治理的方式和方法。三、部门职责注意事项1.保密工作董事办部门工作涉及到大量的公司机密和敏感信息，董事办部门必须加强保密意识，严格遵守公司保密制度，做好相关信息的保管和管理工作。2.沟通协调董事办部门必须与公司其他部门之间保持良好的沟通和协调，及时反馈和解决工作中的问题，确保董事会工作的顺利开展。3.职业素养董事办部门人员要具备良好的职业素养和道德操守，保持独立、客观、公正的立场，严守职业道德，做到廉洁奉公，充分发挥好董事办部门的作用。四、总结董事办部门是公司董事会的核心支持部门，承担着重要的组织、协调和执行工作。董事办部门要发挥好桥梁和纽带作用，加强与公司各级部门之间的协