大学青年志愿者指导中心工作手册

实践部工作手册20140331实践部工作手册20140331第34页共34页XX大学青年志愿者指导中心实践部部门工作手册目录第一章部门简介 31.1基本职能简介 31.2办事理念 3第二章部门工作制度 32.1例会制度 32.1.1校内公益社团会议 32.1.2部门内部会议 42.2文件制度 52.2.1关于文档规范要求 52.2.2联系校内公益团体邮件及短信模板 62.3财务制度 122.4物资制度 132.4.1北校场地、教室及物资借用 132.4.2南校场地、教室及物资借用 162.5考核制度（参照人力部考核制度） 18第三章关于部门常规活动 223.1秋招春招 223．2志愿者招募 233.2.1广交会志愿者招募 233.2.2春运志愿者招募 253．3现场活动举办（爱心义卖） 26第四章志愿时系统 29第五章部门建设 305.1内部建设 305.1.1干事培训 305.1.2文化建设 305.2公共关系 305.2.1与其他部门的联系 305.2.2向校内公益团体发通知的最完整流程 31附录：实践部年度工作一览表 33第一章部门简介1.1基本职能简介管理我校志愿时系统，负责志愿活动审批及青年志愿者注册及星级认证；校青志与各校内公益团体沟通合作的桥梁；负责校内外大型志愿服务活动志愿者招募及管理。即：（1）志愿时系统的注册、审批、星级志愿者认证的管理事务；（2）定期收集各校内公益团体信息，并准时提供给行政部、项目拓展部及新闻资讯部；（3）大型志愿活动志愿者招募。1.2办事理念工作风格：敢想、敢做、敢进步工作原则：细致、落实、反馈工作要求：沟通协调、踏实创新、精益求精第二章部门工作制度2.1例会制度2.1.1校内公益社团会议（校内部分活动仍需要召开）借取教室流程：参照2.4中的场地申请相关说明；会前拟群邮件通知，说明会议目的、议程及时间地点；会前由干事负责通知各校内公益团体负责人参与到会；（4）准备需要派发公益团体的会议材料，制作签到表，由干事负责签到事宜并记录会议内容。【注意事项】实践部负责人会前需与每位会议发言人协调好发言内容、发言时间等，提高会议效率；会议发言人安排工作方面，要详细、明确、稳慢，语气肯定，保证公益负责人能听清楚、记好。注意特别强调清楚上交材料的时间和方式；会后的反馈工作务必落实。2.1.2部门内部会议会议时间、地点自行拟定；会前邮件飞信通知到位，说明会议目的和会议议程，并指定人员做好会议记录；（3）参加人员：部长、副部长、主管、干事（实践部惯例热情邀请常委，特别是主管常委）；（4）由部长负责主持会议，根据会议议程听取干事汇报工作情况，对部门内部工作进行总结，并安排后续部门工作。【注意事项】各与会人员会前做好汇报及提问准备，提高会议效率；人员安排不仅要根据人员意向，要充分依据各自的才能；广泛听取意见、总结经验要成为会议的重点；会议记录部长上交行政部。2.2文件制度2.2.1关于文档规范要求（1）模板：所有文件统一使用中心文档模板（竖向页面），包括word文档模板，请假条模板，会议记录模板等。（2）页眉和页脚：在文档的页眉右侧要添加文档说明，以区分不同的文档，颜色为蓝底白字。若有文档内容有多页，则应在页脚右下方加上页码，格式为第几页，共几页；（3）字体：文档总标题采用创意简标宋，小二号字体，文档内标题采用小三号字体，文字一般要求在一行内完成，对于较长确实需要分行标题“XX大学青年志愿者指导中心”必须在同一行。正文采用仿宋＿GB2312，小四号字体，统一采用1.5倍间距，；字母或数字采用TimesNewRoman字体；（4）表格：文档中若有表格，行标题或列标题字体要比表内正文大一号并加粗；（表格若横向显示效果更好可以选用横向）（5）姓名排序/部门排序：在文档中，若出现其他并列的名词（如姓名等），排序需遵守一定的规则（如按姓氏排序等）。文档中若涉及各部门的排序则按照：行政部、人力资源部、公关部、实践部、媒体技术部、项目拓展部、新闻资讯部的顺序排列；（6）中心名称：对外文档需要出现中心名称的，第一次出现一律用全称，“XX大学青年志愿者指导中心”，并用括号在后面标注（以下简称“校青志”）；（7）落款：通知式文档需要有称呼及落款，并空若干行、右对齐。落款人一般为“XX大学青年志愿者指导中心”，若是内部文件可以落款为“XX大学青年志愿者指导中心XXX部”，具体参考本文档的落款；纸质版的需要盖上清晰公章。落款时间需以大写形式，如“二○一二年四月二十二日”；（8）文档名：电子版文档的文档名需规范，一般情况下与文档标题名统一（要正确的反映文档的内容，既不能缩小范围，也不能扩大范围），同时在文档名末尾处均注明日期，如“……文件规范办法20120422”,各部门都需上交的同类文档还需注明编撰的部门，添加在末尾处，如“……活动总结20120422（实践部）；（9）文档版本：保存时需将文档存为office97-2003版（即xxx.doc），便于各种版本office软件查阅；需要打印的文档要全部转换成PDF格式，保证打印效果；（10）群邮附件：发布群邮件时，如添加了附件，须将附件中的主要内容（包括文字和图片）粘贴到邮件的正文中，便于大家查阅邮件时直观地了解附件核心内容；【注意事项】页面要求：文档需用词得当、无错别字、标点正确，尽可能使页面饱和美观；序号结构层次:第一层为“一、二、三”，第二层为”（一）（二）（三）“，第三层为1.2.3，第四层为（1）（2）（3），第五层为①②③。文档涉及数字编号的后面统一加“.",再用一个空格隔开（如本规范办法编号所示）不采用顿号隔开数字和文字，有（一）等编号后面也不用加顿号隔开；文档资料的撰写内容应该充实，能反映活动或者会议的真实情况，能起到传达信息和为以后提供借鉴及参考的作用。2.2.2联系校内公益团体邮件及短信模板短信（1）称呼要求：如尊敬的服务队队长，或各服务队队长，或各校内公益团体负责人；（2）内容要求：简明，直接，清晰，说清重点；项目短信通知的应在短信最后附上“负责人信息”,以方便队长直接咨询负责人相关信息;重要飞信，如需及时转发到班群的通知保证公平性，需加上“收到请回复”，保证通知已落实；需要统计的短信应在最后附上“收到请回复XX（参加，出席，可以）”等选项；有相关群邮则可在短信中附上：详情请查看群邮。数量要求：尽量保证每天短信通知的数量，如若该天有多个通知需要飞信，请尽量将这些通知放在条飞信中有条理的叙述；任何通知请务必提前，给服务队队长2至3天的处理时间；对队长需要有基本的礼貌，多用：“麻烦了”“贵学院”“谢谢你的配合”“谢谢合作”，后期更为熟悉语气也可轻松；任何第三方的短信不得直接转发给队长。（因为第三方的短信开头的称呼不是队长，是第二人称“你”，并且，通常语气与格式与要求不符，所以必须重新编写）。【联系人交接模板】尊敬的XX服务队负责人XX，你好。我是校青志实践部干事XX，今后将由我来负责传达校青志通知，统计服务队信息，了解并尽力满足XX服务队需求等。希望合作愉快。校青志实践部祝你晚安。【活动通知短信模板】尊敬的队长，关于【XXX】的活动信息已将群邮，请注意接收查看，并麻烦您将该邮件转发至各班班群，如有疑问，请联系XXX（电话88888888888）。收到请回复，谢谢合作。【活动出席统计短信模板】尊敬的队长，【XXX】活动(培训，会议)将于XXX时间举行，详情请见群邮，请大家于YYY（时间）前回复出席或不出席，谢谢您的配合。收到请回复。【多则通知合并短信模板】各位队长，晚上好！现更新两则消息。1.昨天群邮的无偿献血活动，由于可能与课程冲突，因此推迟到周五（3月14日）下午。志愿者周五下午1点在31号楼集合，统一送去活动地点，目前只有北校有专车接送。此外，由于需统计志愿者基本信息，报名截止日期将提前到周四（3月13日）中午12:00。2.刚群邮了关于【服务队队名信息确认及队徽收集】的相关信息，请各位理事及时查收，以免耽误制作队旗，请各位尽快确认相关信息。内容较多，请各位耐心看完，收到请回复!谢谢。例1：事件：本周星期天下午两点半在南校区，A4403有志愿时系统的培训，要各个学院派代表出席，需要统计出席培训的学院。短信内容：尊敬的服务队队长，本周星期天（21号）下午两点半在南校A4403将进行志愿时系统培训，请贵学院尽可能派负责人到场，以便了解并熟悉志愿时系统的操作，如果贵学院派人出席，请于今晚12点之前回复代表姓名+联系方式，谢谢您的配合。收到请回复。例2：关于第113届广交会志愿者招募通知尊敬的服务队队长：你好！第113届广交会现面向全校招募馆外志愿者，主要工作是为客商在场外提供指引服务。本次招募的志愿者，共分两批次，分别是5月3日（周五）下午，以及5月5日（周日）上午。请有意向参加本次志愿活动的同学于20XX年4月10日（周三）之前登陆广州志愿时系统报名，录取人员与面试时间我们将通过短信通知。如有疑问，请联系本次活动负责人，PS:1.广州志愿时系统网站报名，项目ID号为98572.系统达到额定人数后将自动截止任何报名3.志愿服务时间以及人数如下：4月23日周二下午40人4月05日周四下午80人5月03日周五下午40人5月04日周六上午80人下午80人5月05日周日上午80人XX大学青年志愿者指导中心二〇XX年四月五日短信内容：尊敬的服务队队长，关于第113届广交会面向全校招募馆外志愿者的具体通知已经群邮，请注意查收并尽快转发至各班班群，如有任何疑问，请联系负责人XX，谢谢您的配合。收到请回复。群邮件主题：校内公益团体群群邮，一定要注意邮件主题，应简单明了；正文标题：此外，详细主题应作为邮件标题；称呼：如“尊敬的学院服务队队长”“各校内公益团体负责人”“各学院服务队队长”等，并注意与标题的距离；问候语：招募，活动邀请类邮件，正文开头需写问候语，如“你好”“大家好”，通知可不写；内容要求：（活动类邮件通知的基本结构如下：）邮件自带【主题栏】（必填）【正文标题】（事件全称，居中）【称呼】：【问候语】！（首行缩进2个字符）【活动背景介绍】（可选）【活动具体信息】：【活动时间】【活动地点】【活动内容】【活动人数】【报名方式】【联系人或负责人信息】备选信息（包括活动的主体，举办方等）其他注意事项（需要加“另：”或“此外”)【落款】（文本右对齐）【时间】（文本右对齐）（信息收集通知：）仅需要写明需【收集内容】、【原因】及【截止日期】及【上交方式】即可；字体要求：标题为创艺简标宋三号字，正文为word里的仿宋—GB2312四号字，需重点注意的时间地点等信息统一加粗并用红色标出；（统一拟好word文档再复制到邮件正文）；段落要求：正文段落开头需首行缩进空两个字符，并且每行对齐正文中相似或同等的内容一定要统一格式，整齐规范，使人一目了然；落款要求：落款看其性质，“XX大学青年志愿者指导中心”或“XX大学青年志愿者中心XX部”换行写“时间”，上下对齐；（时间必须大写“二〇XX年四月五日”，不能写阿拉伯数字，其中0的写法是“〇”不是“零”或“0”。）附件要求：邮件正文的内容，都要附上相同内容的附件，格式为XX.doc或XX.pdf，而不是XX.docx；转发要求：需转发到各班的邮件通知一定要在相应短信中强调，请转发至各班班级；核对要求：若QQ邮件在编辑页面编辑完成，邮件发出可能会出现无法对齐，字体不同等导致邮件紊乱。请统一用word编辑好邮件，复制到邮件编辑页面，并用右上角的“预览”功能检查，合格后再发送；签名要求：发送群邮件者选择签名的身份不得与校青志无关，以免混淆。例：关于第113届广交会志愿者招募通知尊敬的理事：你好！第113届广交会现面向全校招募馆外志愿者，主要工作是为客商在场外提供指引服务。本次招募的志愿者，共分两批次，分别是5月3日（周五）下午，以及5月5日（周日）上午。请有意向参加本次志愿活动的同学于20XX年4月10日（周三）之前登陆广州志愿时系统报名，录取人员与面试时间我们将通过短信通知。如有疑问，请联系本次活动负责人，xxPS:1.广州志愿时系统网站报名，项目ID号为xx2.系统达到额定人数后将自动截止任何报名3.志愿服务时间以及人数如下：4月23日周二下午40人4月05日周四下午80人5月03日周五下午40人5月04日周六上午80人下午80人5月05日周日上午80人XX大学青年志愿者指导中心

机械与汽车工程学院志愿者管理中心XX大学经济与贸易学院二〇XX年四月五日2.3财务制度（1）把策划给指导老师审批，同时审批预算；（2）开展活动，写活动总结、新闻稿等（电子版）；（3）活动结束1至2周内收集好发票，注意发票规格（具体说明见中心报账规范）；（4）将发票和活动总结交给行政部，于学期中或者期末一起报账。【注意事项】一般都是部门人员先贴钱开展活动，当需要金额较大时，可向行政部申请预支部分金额（申请预支请与行政部、常委沟通）；由于一次活动的金额较少，一般中心都是一学期报帐一次或两次;部门需每周收集小票，每月末去开发票，注意规格要求；活动报账金额不要和策划预算相差太大。2.4物资制度一般活动物资借用提前一周准备，大活动至少提前两周准备。借用流程及所使用的申请表以行政部所公布的为准。2.4.1北校场地、教室及物资借用（1）物资借用1）向校学生会申请。可申请物资包括短桌、帐篷、胶凳、麦克风、红桌布、台签等常用物资以及校会大小型会议室，具体申请流程如下：1）于活动举办前三天内进入学生会主页办公平台登录区物资申请物资申请，填好相关内容（注明申请物资，申请时间和申请者，提交）。2）办公室将会在每天23:00前做审批工作，查询审批结果方法如下：进入学生会主页办公平台登录区物资申请申请列表点击申请内容，查看详细审批结果（如“回复”下有“点击查看”请进入查看）。3）活动前一天在值班时间（17:00-18:00）到办公室清点物资，取物资，并配合值班人员做好登记工作。4）妥善保管物资，不要无故推迟归还，不要私下转借给其他组织。5）活动结束后，可在周一到周五下午办公室值班时间17:00-18:00把物资归还到办公室，并做好相关的登记。2）向青志办公室申请。可申请的物资有工作服、工作证、中心旗帜、帐篷、红桌布、无线麦、签到本、团台签、签字笔、剪刀。填写好《【校青志】办公室物资申请表》，物资申请表一式二份，一份自行保留、一份交相关物资管理部门。并将电子版发送到xx处,行政部将会在每周三和周日晚上给予答复。（2）借用课室或场地打印好《XX大学校园文化活动申请表》并填好相关内容→打印《课室申请表》→将打印好的校园文化活动申请表和使用课室证明交给校团委老师审批。（注：一般来说，拿策划书找校团委老师审批时可以同时申请课室，可避免多次跑去找校团委老师。）（3）中区饭堂LED借用XX大学中区饭堂LED电子屏申请方法一、LED电子屏相关信息LED电子屏位于中区饭堂风味厅处，配有音响，可播放彩色视频。LED电子屏系统的管理、使用、维护由学校饮食中心负责，播放内容的审批手续由XX大学学生会负责。二、LED电子屏信息发布内容1.学校及相关部门重大战略部署，学校办学指导思想与办学特色等，学校重大活动、重大事件通知公告，重要节日的庆祝、宣传标语；2.学校及各单位重要新闻发布、重要学术报告、校园文化活动预告信息；3.重要展演活动和获奖信息；4.涉及全校师生工作、学习、生活等方面的重要信息；5.公益广告及校园文明宣传视频；6.经审批认可的其他重要信息。三、LED电子屏视频播放申请流程1.登陆学生会网站，下载并填写《XX大学LED电子屏信息发布审批表》，将视频及表格交由上级指导老师进行初审（院级学生组织由学院团委初审，其他学生组织交由相应指导老师初审），视频初审通过的由老师在审批表上签字盖章；2.提前至少5个工作日，将《XX大学LED电子屏信息发布审批表》（见附件1）交至西八校学生会办公室处，同时将审核通过的视频发至邮箱：xx;3.校学生会会在1到2个工作日内进行复审，不通过的作品，校会将以邮件形式通知相应单位进行修改再审核，或直接退回;4.复审通过将由校学生会将视频拿到校团委进行终审，终审通过的作品将会安排播放;5.由于修改不及时而造成未能提早完成审核流程而导致视频不能按时播放的，责任自负。四、LED电子屏视频播放须知1.播放时段：普通宣传类视频11:00—13:00及16:00—19:00专题及访谈视频19:30—21:302.视频类型：（1）普通宣传类：模板类（60s以内）形象推广类（60s以内）故事类（120s以内）（2）专题及访谈视频：10min—30min（3）其他视频（30s—120s以内）3.视频命名：视频命名格式为：组织+活动名称。例如：校学生会生活部美食文化节、土木与交通学院土木结构设计大赛。命名不符合要求者作退回处理。五、LED电子屏播放视频要求1.视频规格1080P，格式要求为MP4，比例为16:9，除专题及访谈类视频外，其他视频长度须控制在30s至120s；2.视频需带有组织logo，无组织logo的需带相关活动logo；3.视频不得出现任何涉及违法、盈利性宣传和损害XX大学学校形象的内容，不得出现《广播电视广告播出管理办法》中禁止的内容（见附件），不得盗用有版权的视频内容，视频内容应当真实、客观；4.视频有一定质量，画面清晰，构图合理，色彩美观，能够明确表达信息，丰富画面信息量，不能出现剪辑问题造成的多余的白场或黑场；5.故事类视频应当情节紧凑，力求简洁明了，通俗易懂，叙事段落不宜过长，过于复杂，以免在有限的时间内有过多的情节跳跃性，从而导致表述不明，让人看完不知所云；6.拍摄场景过场流畅美观，避免镜头抖动，减少空镜头、万能镜头的使用，拍摄所用DV等设备必须能够拍出1080P的质量；7.避免背景噪声，语音需清晰，对白旁白必须配以字幕，字幕距离底部有一定距离，避免与大屏幕滚动宣传语重叠；8.配乐应当与视频内容相符合，音量合适，音乐需有较高的质量（最好是320kbps）；9.专访及访谈类视频申请除符合以上要求外，要求选题有较高的意义及吸引力，在制作前应与上级指导老师交流；专访及访谈类视频对内容及质量有较高的审核要求，各级有关单位及组织需提前与校学生会联系。六、本暂行规定自公布之日起实施，最终解释权归XX大学学生会所有2.4.2南校场地、教室及物资借用（1）教室申请1）前往生活区C1-108学工办，领取并填写《教室借用申请表》，或自行打印电子版的并填写；2）根据实际需要填写好申请表。（借用理由以培训或者开会为佳，如有其他问题，可咨询值班老师）；3）值班老师签名并盖章；4）前往图书馆一楼注册中心，到相应的办公桌凭教室申请表领取批条；5）于要用教室的前一天，将批条交给相应的楼管，比如申请的教室是A4的，就把批条交给A4的楼管（申请的教室是A5的，也把批条交给A4楼管）。（2）物资申请1）前往学工办对应办公桌，领取表格《XX大学南校区物资申请表》（附件2）；2）根据实际需要填写好申请表。（填好后需找指导老师签章同意；注意填写清楚数量等，不可修改，并且由于可物资数量较少，建议提前申请）；3）交由值班老师签名并盖章；4）桌子和帐篷前往C3学生会办公室登记借取，亦须提前登记。椅子前往C9东座，向楼管借取。音响找C4罗师傅借取。【注意事项】如举办大型活动，需申请较多物资时，如需学生会、百步梯、社联等的帐篷、桌子及体育馆桌子时，需告知指导老师朱泳媚，并要求活动负责人写物资申请、带上活动策划书与校青志常委一同找黄佳老师（C1一楼办公室，电699000）批准。（3）摆摊（扫楼）申请和海报张贴申请1）前往学工办对应办公桌，领取表格《XX大学南校区校园文化活动申请表》；2）宣传事宜一般与活动申请表一起申请，根据实际需要填写好申请表，将不需要的都打上X；3）交由值班老师签名并盖章。（因为有时可能涉及宣传等比较谨慎的原因，当值班老师需要指导老师盖章时，前一天晚上先去C5找朱泳媚老师签字或盖章，后再找值班老师盖章）；4）若涉及海报张贴，需领取附戳；5）海报贴于宣传栏时，需加贴附戳。贴于宿舍宣传栏时，需凭申请表，向楼管申请。（此时申请表需求量较大，建议多复印几分，凭复印件张贴）；6）若要扫楼宣传，需凭申请表，向楼管申请；若是摆摊，也只需凭申请表。【注意事项】学工办（C1-118）和图书馆注册中心上班时间:周一至周五上午9点-12点，下午2点-5点；若需申请用电，需在活动申请表申请用电一栏打钩，盖章后前往B2后勤办公室申请盖章，并于当天找C6维修处领取电缆通电；若有商业活动，需在活动申请表赞助一栏打钩，并根据要求，缴纳费用；因为物资教室数量有限，一定要尽早申请；如果是借用桌子和帐篷，最好与学生会保持联系，保证物资数量；与老师或者同学沟通时，一定要保持礼貌。（4）一饭LED申请1）写一份打印版“LED使用申请”（无表格规定，写清申请对象、申请原因、申请时间等即可），给指导老师朱泳媚老师签字同意；2）学工办找余琼莎老师盖章；3）将申请拿去一饭后勤办公室找其主任，并交予提前准备好的文稿内容即可。2.5考核制度（参照人力部考核制度）XX大学青年志愿者指导中心部门间考核制度考核目的为评选本中心优秀部门提供客观、可靠、规范的依据。合理分配各部门优秀干事的名额。统筹考察全中心开展工作的状况，从而不断改进，利于中心的发展。(2)考核原则1)考核应以规定的考核项目及确认的事实或者可靠的材料为依据。2)考核自始至终应以公正为原则，决不允许徇私舞弊。(3)考核对象XX大学青年志愿者指导中心行政部、人力资源部、公关部、实践部、媒体技术部、项目拓展部、新闻资讯部。(4)考核内容1)部门间考核内容包括：常委、委员填的部门考核表；活动主办部门填的活动考核表；人力资源部统计各部门成员对中心活动的参与情况与学习、获奖情况。2)部门考核评分细则见附件。(5)考核流程1)每次面向中心所有成员的会议、培训、活动结束后，人力部负责收集各部门出席情况，登记出席率。每次项目组工作结束后，人力部负责收集项目组负责人所填写的《活动考核表》。学期中统计各部门成员学习、获奖情况。学期末收集各常委、委员填写的《部门考核表》。在学期初公布部门考核结果，初定在换届大会上对优秀部门进行颁奖。(6)奖励与惩罚根据部门间考核总成绩，评选2个优秀部门。参考部门间考核总成绩，优秀干事名额按部门排名分别为11、11、10、10、10、9、9人，共70人。（包括优秀部长的名额。）考核成绩最低的两个部门，负责清洗中心工作服、打扫办公室卫生。(7)注意事项1)活动主办部门应在活动结束两周内，提交《活动考核表》，逾期将不计入考核总成绩。2）针对中心所有成员的会议、培训、活动，将在委员群上公布，征得委员同意后，各部门成员出席率方可纳入考核范围。XX大学青年志愿者指导中心干事学期工作考核制度(1)考核目的1)为评选本中心优秀学生干事提供客观、可靠、规范的依据。2)通过表彰优秀干事，调动中心成员参加工作的积极性。3)通过对各部门干事的考核，及时发现并解决干事工作中存在的问题，有助于中心干事的长远发展。统筹考察全中心开展工作的状况，从而不断改进，利于中心的发展。(2)考核原则1)人力资源部及时向中心成员说明考核的标准、方法、程序、时间等相关事宜，使考核管理公开化。2)考核不是为了制造成员之间的差距，而是实事求是地发现成员工作的长短处，以扬长避短，促进个人及团队的发展。考核应以规定的考核项目及确认的事实或者可靠的材料为依据，避免主观臆断和个人感情色彩。4)考核自始至终应以公正为原则，决不允许徇私舞弊。(3)考核对象XX大学校青年志愿者指导中心全体干事。(4)考核内容干事的学期工作考核以自我评价、部门内同级干事相互评价和部长评价构成。（部长评分占40%，同级干事评分占60%，自我评价的分数，等同于同级干事评价。）个人学期工作考核积分由干事的工作态度、工作能力、其他项组成。(5)考核流程时间考核工作安排考试前3周人力资源部组建考核评估工作小组。制作考核评分表格并制定回收评分表格的最后期限（暂定是考试结束后两天）。撰写考核通知并与考核表发往中心群邮，同时通知各部长开部门会议时提醒干事按时完成。考试结束第1周人力资源部收齐所有部门的考核评估。考试结束第2周完成数据统计并反馈给各部门。收集各部门对本次考核的意见与建议。评估工作小组开会回顾考核工作并结合各部门反馈意见，对考核制度和考核内容作出相应修改。(6)奖励与惩罚1)考核分数以同部门同级比较为原则，考核积分最高的干事将优先被评为优秀干事，具体评选方式参照优秀干事评选办法，各部门可以根据实际情况予以一定改动。2)考核分数过低，且多次活动和部门会议无故缺席的干事将由部长酌情考虑是否将该干事开除出XX大学青年志愿者指导中心。相关人事变动必须交由人力资源部备案。【注意事项】考核表的提交情况将对部门干事的评价以及整个考核工作产生重要影响，校青志全体成员都应对学期考核给予高度重视，认真完成考核表的填写，并按要求准时提交考核表。为保证考核工作的顺利进行，提出以下注意事项：不按时上交考核评估或不按要求填写考核表的干事，将会影响其优秀干事的评选；部门成员填写考核表及交表情况，将会影响到部门考核总分，具体评分细则见《部门间考核制度》。第三章关于部门常规活动3.1秋招春招春招秋招都是整个中心一起进行的，由人力部负责组织开展，春招秋招之前中心都会开设一个项目组，项目组成员讨论春招秋招的宣传，课室借用等事项。最终面试由自己部门负责，可向其他部门协同帮助。【注意事项】招募之前需要想清楚分析部门里面缺什么元素，以大致掌握需要招募的人的品质，性格，需要招募的人数，南北校人数分布，男女性别分布，北校宿舍东西北区分布，一面二面每场录取比率。但这些都是大概上心里有个数，不是说预定数目一定就是那个数目；实践部每年春秋招报名人数都很多，面试前需落实面试官安排，包括人员安排和轮休等;面试前试题的准备。需要招募怎样的人，用怎样的试题，试题和面试形式因需求而改变;面试官素质；春招秋招后对新进部门成员的培训，破冰活动。3．2志愿者招募3.2.1广交会志愿者招募自行百度一下具体时间有助理解。现在以春季广交会志愿者招募为例简单介绍一下工作流程。（1）3月份，具体时间不详。海青协会通过公关部联系我们，并发布服务批次信息。我们要尽快提交想申请的批次，如果想获得更多的名额，尽量报多一点批次还有早一点的批次（要考虑到筹备工作时间），毕竟最后海青协还要筛选，热门批次竞争比较大，而且太晚的批次人流量很少，会影响到志愿者的服务热情。（2）4月份。在最终批次下来之前，前期的筹备工作就要开展了。如果确定要学院承办的话，大概流程如下：1）3.10-3.15筹备团队要分好工，做好整个活动的大致策划，建立讨论组，信息共享。强调一样就是与学院服务队或者公关部、新闻部、人力部、海青协等联系的务必是同一个人，以免造成信息混乱或者重复缺漏（亚历山大，所以此人务必心理素质过关）。2）3.12-3.16发布招募承办学院的通知，并要求提交简单的活动策划书（其实这项意义不大，不过形式上还是需要的），尽量联系报名学院负责人，确保人手和时间没冲突。同时向各学院发布面试官招募通知（附带面试官培训时间，建议在下一周的周末，如3.213.223.23等日子），确保面试公平公正。此外，要尽早向人力部确认安排面试官培训事宜。3）3.16-3.20确定承办学院并公布，确定合作事宜。整理各学院面试官名单，通知参加培训。如果面试官人数不够的话要向部门、青志中心调用面试官。4）3.10—最终批次通知下来在志愿时系统用学校账号建立项目，确定系统接受报名时间，一般在通知发布后的两到三天。尽快发布招募通知（飞信邮件）给各学院服务队，要确保各服务队收到招募通知。此外尤其注意，要考虑到面试官人数和服务名额等问题，报名人数可能要有所限制。可利用志愿时系统达到这一点。联系新闻部做好微博宣传等。5）发布招募通知后按通知预定时间开放系统接受报名，此处问题尤其多，要及时处理，请做好心理准备。并整理好志愿者报名名单。6）3.16—3.23最重要环节就是面试环节了，所以要和承办学院确定提前一周借好面试场地教室、服务人手和凳子、旗帜、矿泉水等面试会场物资。（如南北校统一or分开进行面试等要协商好）7）3.23—3.25安排面试时间，批次，场地等事宜后，通知面试者面试。并安排好面试官面试批次，通知面试官。8）3.28—3.30面试时间，周末。具体如何布置，工作人员提前布置，面试官提前到场讨论录取标准和开场白等等。不详谈了，和其它会场无异。9）3.20—3.22整理通过面试者名单，确定小组组长和领队，并发布面试结果通知。核对志愿者信息无误后，整理录用名单，含姓名性别身份证号码学院联系电话。（为最终向海青协提交服务名单做准备，涉及到保险等问题的）。并准备好志愿者培训事宜，如第6）。10）3.22—3.27和海青协确定培训时间，地点，通知志愿者培训时间。11）各批次服务时间提前通过小组长通知各队员服务时间和注意事项，领队尽量提前熟悉会场，做好签到带队工作。12）后期颁发证书补贴，通知认领。【注意事项】批次多报，名额才有概率多；系统如有意外，请淡定；多点让学院主动做事，这份可供他们做策划。我们只是协助，切记；以上时间纯属个人建议，可自作调整；大三大四老油条不要优先录取，到时带队迟到早退问题多；领队不要太逗，自己不要迟到，准备多点签到名单；要及时向海青协提交资料，要不到时评比很难看。也要向公关部、新闻部、人力部等及时提交信息。3.2.2春运志愿者招募春运志愿者招募前，广铁集团会正式向老师发出邀请，但是收到邀请往往已经是较晚的时候。加之考试月的到来，春运前期准备工作需要提前进行。2014年的春运采取小项目组形式，由实践部一位部长，新闻部一位部长和媒体部一位部长三人一起构建初步方案，包括宣传方案与招募方案，设定活动时间推进表，交予指导老师审批，通过后由实践部主管干事缮制完整策划，执行和落实宣传，招募等工作。【注意事项】整个招募需要在同学们买火车票之前完成，所以整个招募需要提前，具体提前的时间需计算得出；天气原因等可能会导致某些宣传方案没有落实下去，但是基本上准备时间要预留充分，以免影响宣传进程；招募信息发放要及时全面；筛选标准要明确，初步筛选录取结果要整理交至指导老师处审核，录取结果最好先部门内部公示，老师和部门成员无异议才能发送录取消息，核实最终能出席名单，进行名单公示；与志愿者的信息传递要言简意赅，直入重点，告知他们需要做什么；收集志愿者的个人信息，紧急联系人方式，个人信息及时交予广铁购买志愿者人身保险；承诺书需本人先签名，再学院签字盖章；实际服务时岗位的安排。领队提前一天实地了解工作；安排好领队要干的事情；春运结束后志愿时录取，所有资料的收集汇总，上交工作总结。3．3现场活动举办（爱心义卖）至于免费午餐义卖活动。如果还继续办的话，大概流程是这样的。上次的时间安排参考性不强，所以这里按先后顺序。和免费午餐组织联系，并提交我们活动策划书。（记得一开始就像他们说明需要证书）发布摊位招募通知及时跟进摊位物资准备情况，筛选摊位，并整理公示各摊位义卖内容，以便他们和我们作调整。提前半个月以上准备庞大的物资，如帐篷凳子桌子场地等你懂的作摊位布置图并分配各摊位负责人，公示。活动当天【注意事项】（请12级总结出来）首届公益文化节之“免费午餐“爱心义卖活动总结李广昌正如大家所说，相信这也是实践部们第一次作为举办方举办的这么大型的公益活动。我觉得是成功的。不仅所募经费是免费午餐高校行的最高纪录，而且还达到了很好的宣传效果，单条微博转发2000+也是青志的最高纪录，还有当天的人流量也是相当不错，当然要感谢大批高中小生们的偶然到来。最欣慰的是大家都从中收获到成就感，归属感，还有服务摊位都很有特色，而且他们也和我反映说觉得很开心，这无疑是最值得的。这是我们每个人共同努力的结果，是主管们，干事们当天卖力付出换来的。我先作为这个活动总负责人简单地说一下这个活动的筹划思路吧：免费午餐活动本来只是需要我们提供两三个摊位，然后协助他们进行宣传义卖等。后来因为公益文化节的契机，还有想整合校内的义卖活动，所以就打算弄成义卖市场，这样造成的宣传效果更好。这就是这个活动的来源。本来我目的只是重在宣传，但从经济角度来看，弄成这么大型的义卖市场是存在很大问题的。一是摊位义卖物资问题，担心重复类似死板，二是担心人流太少摊位太多导致资源浪费场面尴尬。所以我们弄了摊位参考方案，而且在统计摊位报名时十分谨慎，幸好摊位都很有特色，征募善款出乎所料。本次活动的征募不仅面向学院服务队，还面向班集体和个人团队。个人是更加看好班集体的，尤其是大一新生（虽然最后一个都没来==）说服了团委老师可以以此作为优秀班集体评比指标之一。虽然他们没有这样的活动经验，但贵在热情足，而且很需要这样有意义的集体活动来增加集体归属感。而且我们还提供了活动方案参考，不过实际上他们的idea比我们更好。然后看了大家的反馈，很多问题都说到很到位，毕竟是亲身经历过体会会特别深刻：物资方面：1)这次准备了各种物资统计表，摊位布置图、划分摊位负责人等其实是很赞的，很有利于我们按步就班地展开布置还有统计工作，希望发扬下去。2）最后交接时中心摊位由于工作量太大还是很混乱，如德源所说，以后还是摊位负责人负责统计资金还有物资，再向中心摊位汇总会比较好。3）最终丢了几张凳子。其实是因为我们只注意了团队摊位物资情况，而免费午餐官方摊位的物资我们没有管理好，所以导致了这次遗失事件，下次一定要注意。4)还有立跃说得很对，以后报名表统计用电情况的时候要注明一下用电功率的问题。5）如小伍所说，我们应该准备好收据单给摊位，这有利于资金统计，事后也有摊位负责人向我反映。而这次没有准备的原因也是因为考虑到经费问题。宣传方面：1)微博宣传的实情是这样的，小伍已经拉到了三千的经费，商家并没有作这方面的要求说转发捐午餐。我只是想凭这次机会宣传一下我们中心和这个活动，最终达到的效果也是不错的，以后类似的都可以考虑一下，虽然有点投机。2)大家说得比较多的就是宣传栏海报张贴还有传单的问题，额，其实是出于经费欠缺的考虑，老师只允许贴两张海报，所以索性在这方面删减了。当然在一个活动中这些也是很重要一部分，我们以后尽可能完善。其实我觉得如果能在活动现在张拉横幅也会有很好的效果，还可以增添在横幅上面签名送祝福等环节3)媒体的部长对派发传单有很好的建议，就是向人群宣传时要把免费午餐和午餐结合起来，毕竟是在饭堂，具体怎么说我忘了。。。以后最好向免费午餐的工作人员指教一下宣传技巧吧。4)也有很多反映说摊位征募通知没到位，其实不止这个活动还有很多的活动也存在这个问题，理事或者班级等环节。还有桂娟说很多人不懂我们征募通知的意思，那就要在宣传用语方面下点功夫，做得更加通俗易懂了。人员安排：1）如凤姐姐所说，以后大型活动之前开例会明确流程和分工是很有必要的2）大家也感受到当晚的窘况和仓促了吧，很多东西都不确定都是当天讨论很久出来的，提前写的人员安排才发现有很多漏洞，所以这种例会最好提前两天开。3）这次活动安排了坤进作为物资负责人，实在感谢坤