劲嘉集团SAP项目-TE-业务现状及需求调研问卷-MM-V1.0-20180516（劲嘉MM）

MM模块业务现状及需求调研问卷第页深圳劲嘉集团股份有限公司SAP项目调研问卷版本1.02018年5月4日如何回答问卷回答问卷的最根本原则就是详实、准确，只有详实、准确的资料，才能实现对现状业务和管理需求真正的把握。回答问卷的第二个要求就是要认真分析每一个问题是要问什么，这一问题可能涉及哪些相应的方面，要尽可能详细回答。在回答过程中，有不懂的地方可随时与调研顾问进行讨论。注意事项问卷回答请使用WORD格式，并提交相应的电子文档。问卷提交时间是2018年05月11日。

目录第1章 组织结构与职责 4第2章 供应商关系管理 5第3章 价格管理 7第4章 采购订单管理 8第5章 库存管理 12第6章 主数据 16第7章 收集单据清单 17第8章 收集管理制度与规范清单 18 组织结构与职责请提供采购管理相关职能部门的组织设置概况简述下公司采购部门和仓管部门信息化现状，比如使用什么软件完成采购工作，软件对岗位职责的覆盖程度（哪些工作及流程在软件中实现，哪些未在软件中实现。）？主要使用劲嘉信息管理系统完成采购工作；软件的覆盖程度：1）采购看板（如图）2）物控中心（如图）3）采购管理（如图）4）仓库管理（如图）供应商关系管理对于开发的新供应商，如何认证为合格供应商（新供应商开发流程/样品试用流程）？有哪些流程和手续？此部分是否需要纳入系统管理？大概共有多少家供应商？提供生产用料（原辅料）的供应商大概有多少个？新开发的供应商：通过初、中试领导批示合格后可成为认可物料，按照《供应商评估控制程序》进行评估，做供方基本资料调查表及材料供应商评鉴表。此部分未纳入系统管理。合格供应商大概有一百六十多家；提供生产用料（原辅料）的供应商大概有110家。是否对供应商分级管理？是否定期对合格供应商进行再认证、评估？依据是什么？有对供应商进行分级管理（共五个级别）；有定期对合格供应商进行评估，按照《供应商评估管理办法》执行。公司同供应商签订合同通常是数量合同还是价值合同？达到一定数额是否有折扣？公司同供应商签订的是框架《购销合同》，上面并未列明具体数量及金额；批量采购，单价优惠，直接从报价单上体现。是否有对不同资质的供应商进行采购配额管理？无这种情况。供应商应付账如何管理？对账每个月进行核对，90天付款，预付款、部分物料现结填写付款申请书的方式进行。运输费是否都由供应商承担？如何划分？所采购的物料运输费用均由供应商承担（卷筒纸张包含船运费）。是否有物流公司负责运输的情况？采购部是否有交货计划发给供应商或运输方？如有请描述制定交货计划的过程。有关采购物料方面公司无物流公司负责运输情况。采购部一般都是以下采购订单及主材下备料函的方式给供应商。是否有一个供应商又是客户的情况？会发生以应付账款作为预付款的业务吗？如果是，请描述业务流程。无这种情况。目前采购合同签订的是含税价格还是非含税价格？税率有哪几种？目前方式是根据BOM评审下采购申请单后下采购订单给供方，属于含税价格，税率有3%、6%、16%三种。采购合同的有效期一般为多长？合同价格是否经常调整？有哪些审批过程？采购合同的有效期一般为两年；价格会经常做调整，但不是在合同中体现；审核由部门负责人、常务副总（主材）及供方共同签字确认并加盖公司公章。对供应商付款有几种情况？预付框、月结压款、到货付款；供应商付款方式：一般月结90天。目前供应商的数量大体有多少？对于长期供应商有多少？如何分布？各部门需要掌握供应商的哪些信息？目前供应商数量大约有160多家，长期供应商一样，60-70%为省内供应商，其他为省外供应商；需基本掌握供应商的生产能力和质量保障能力。请说明目前采购合同、供应商信息等资料的保存及录入时由哪个部门负责？采购合同一式二份，财务、总经办公共档案室各留一份采购合同；供应商的资料由采购录入系统。价格管理采购价格是否有根据采购数量等级定价的情况（不同采购数量有不同的价格）？采购价格不是根据采购数量等级定价，一般是由供应商进行报价，领导汇签完成后按此价格采购。是否有存在订单收货之时价格仍未最终确定的情况？出现的频率？有存在订单收货之时价格仍未最终确定，出现的频率不是很多，主要是新物料和中试暂未通过的物料。请简述采购结算（同供应商对账）的流程。申请付款时，采购部门（供应商）要提供的单据或文档有哪些？对账流程：每月20号之前核对完上月账，申请付款时需提供由供应商、采购部门及财务三方签名确认的对账单及供应商开具的发票，账务作账到期付款。采购结算(发票校验)时出现差异时如何处理？属财务操作，若属供应商问题将要求供应商修改后重新开据发票。同供应商是否有询价、报价流程？目前此流程在什么平台上运作？询价后供方报价，报常务副总审批后下采购订单，报价审批流程无在系统操作。有无采购预付款？若有，则支付后如何跟踪控制以避免重复付款？有采购预付款（一般是设备），在劲嘉信息管理系统做跟进：采购看板—设备改造合同管理。采购附加费包括哪些？能否依据采购合同确定相关费用？这些附件费用是否包含在采购价格里，还是另外计算？无采购附加费，单价包含。采购订单管理产品技术/开发部或开发部开发新产品后，新材料的样品采购、招标等工作由开发部门负责还是采购部负责？新材料物料采购由采购负责。请提供采购部门《岗位职责说明书》《业务流程操作标准书》（即提供采购部门各岗位职责说明及采购部涉及到的工作流程图）。公司的岗位职责说明书统一由人资行政部负责保管，如有需要，可请人资行政部给予提供。请简述采购订单下达流程。是否需要审批、审批的依据和策略是什么？采购订单下达：签批流程按《采购控制程序》执行纸张、膜：30万以下的由部门经理签批；30万以上的报常务副总审批；油墨、电化铝：20万以下的由部门经理签批；20万以上的报常务副总审批；其它物料：10万以下的由部门经理签批；10万以上的报常务副总审批。采购员分工的方式（如根据材料性质分工）？根据材料性质分工：纸张、油墨、膜、电化铝、包装材料、设备配件、其它物料。采购计划调整的频率高不高？通常是是什么原因导致订单更改（物料更换、数量变更等，请用具体数据说明，如技术部门下达的技术变更频次，由此对采购订单或生产订单产生影响的变更数目）。采购计划调整的频率不高，通常是因为物料质量问题需更换物料。采购订单生成下达频率？只有临时被动接单下单，A类的可能会有预测下单；非A类物料采购PR审批OA节点最后审批未传递到具体采购员，需进系统查询，降低工作效率。一般每天都会下采购订单，主要分订单物料下单和安全备料下单。对采购单据的保密性有何规定？如查看及价格修改的权限限制等等。价格保密，材料采购按审批价格执行，如有调价需部门经理及常务副总批准。常规物料提前期是几天？目前采购价格确定是根据订单下达日期还是送货日期的价格？或者两者都有？常规物料正常交期：省内按三天；省外按一周，采购价格是订单下达时的日期为准。是否有委外流程，分为几种方式？有委外加工流程，针对购买的卷筒纸发外分切成平张纸。请简述在采购中供应商寄售的模式？无这种情况。是否有进口采购的业务？流程同国内采购有何区别？进口采购业务：只针对购买进口设备，流程增加报关手续。是否存在紧急采购（一次性采购）或现金采购？有紧急采购、无现金采购。是否允许超量收货？采购收货与订购数量有差异时处理流程？允许超量收货（按文件规定不超过订单量的8%）。是否有定期对延误率（缺料造成对生产的延误）进行统计分析？公司有对部门进行KPI考核：采购到货不及时次数。目前是否有对生产用料质量追溯的需求？每月根据品管部检测公布的来料合格率——质量总结汇总表，针对质量要求，供方给予回复。目前正在使用的采购分析报表有哪些？是否有新的报表需求？采购分析报表有：采购金额汇总、采购预算、来料合格率统计、材料异常时间统计、月价格异动统计表、材料问题改善跟踪表、采购成本降低统计表、采购量和采购金额统计表。需求：希望通过系统直接准确提取相关数据。采购是否有各子公司单独采购\集中采购情况？如何进行操作？有，单独采购的是直接下采购订单；集中采购的是先下单给子公司，子公司再下单给各供应商。是否有大宗物料（即战略性物资）的采购，如有，请简述从计划制定到到货的周期和流程。有大宗物料采购，也是按正常采购流程操作。请列举并提供目前采购所用到的凭证、单据样本。各种类型的物料的采购周期多长？供应商是否按照约定的交货日期交货，是否有延期交货情况？这种情况是否有对应的处理措施，如有，请简述。纸张：省外7-15天，省内7-10天，其它物料：省外的一周，省内周期3天；基本按照约定日期交货，偶有延期情况，处理措施：按1、“购销合同”相关规定进行罚款，2、启动备用供应商，3、用公司内现有的同类物料进行临时替代。请简述办公用品、劳保、低值易耗品从计划下达到入库、发料的流程。办公用品、低值易耗品：备辅料安全库存，采购员下单——仓库收货——使用部门领用劳保用品：由使用部门申请——采购员下单———仓库收货——使用部门领用简述固定资产采购流程？是否纸质单据？固定资产采购流程，走OA流程，如下图：目前采购退货的情况有那些？请分别列举，并详细描述各种退货的流程。退货情况分以下几种：1、质量问题退货；2、物料呆滞退货；退货流程：办理退货手续。是否有供应商免费赠送的物料，赠送的物料如何处理？有供应商免费赠送的物料，赠送物料用于新产品开发及打样处理。库存管理请提供工厂仓库管理相关的组织结构图，并提供各部门的基本人员情况。请提供各公司对应工厂各仓库的物理分布状况及逻辑上仓库划分情况。一楼：纸张办公室、纸张、转移膜仓库五楼：仓库办公室、油墨辅料一仓、辅料二仓（电化铝、辅料）、成品仓目前仓库管理使用软件应用状况，您认为有哪些不足的地方？目前仓库管理软件正常使用，但速度和准确性需提升，另仓库空间小，还需优化。请提供目前仓库出入库管理相关的规章制度及流程图。标准化仓库管理规定、出入库操作程序化文件、员工岗位操作手册等；流程：收货—报检—合格入库（不合格退货）—出库目前哪些仓库物料是否需要批次管理？如有，则简述批次记录哪些信息。主材来料与发料（纸张、油墨、膜、电化铝）均有进行批次记录，主要记录生产日期。供应商送货单据是一式几联？哪几个部门需要存档？单据是供应商自行打印还是仓库代打？供应商送货单据一般一式三联；仓库、财务部门存档；单据由供应商自行打印。质检工作在收货之前还是之后？送货单是否需要质检部门的签字？如收货后抽检发现不良品，如何处理？质检工作是在收货之后，入库之前；送货单不需要质检部门签字；如收货后抽检发现不良品会进行返工处理、特采处理、退货处理。供应商送货是否有按照百分比免费多送几个的情况？目前此类库存进系统吗？没有免费多送的情况。请简述仓库物料退还供应商流程及涉及的单据。仓库物料退货给供应商一般属于不良品退货，接采购通知打退货单退货。仓库根据车间计划备料并送达车间还是车间自行领料的方式？车间根据计划自行领料。目前仓库是否设有物管员和帐务员的岗位？系统帐务员是否能及时录入当天的收发单据？如不能，则说明原因。仓库设有仓管员岗位，负责收发货及单据的录入，当天工作当天完成。目前车间是否是按单领料？是否有借料的情况（无单据领料）？目前车间按单领料。一般没有借料的情况。车间夜班领料不打单要有记录白班来打单。请简述补发料流程（责任确认及审批）。生产补纸单：车间申请——部门经理——物资部经理——品管部经理；生产补料单：车间申请——部门经理——物控员请简述原辅料退库流程，需要哪些手续和单据？原辅料退库打退料单。是否有同工厂不同库存地点、不同工厂仓库之间、不同公司之间的调拨业务？如有，需要那些手续和单据？一个集团下的不同公司有时会走调拨，打调拨单。非生产性物资仓库有哪几个？由哪个部门管理？是否需要纳入系统实施范围？各车间设有二级仓，由各车间负责，需要纳入系统管理。有哪些部门（非生产部门）会领用生产性物资？是否有统一单据格式？请简述流程并提供单据样式。还有其他那些领料出库方式？会有产品开发部、工艺部领用生产性物资用于新产品测试和打样开发，打材料领料单。请简述仓库物料报废的处理流程。报废后是否有价值？请提供报废单据样式。由仓库打出申请报废报告，部门经理、其他相关部门经理、分管副总、常务副总审批。是否按照物料不同的分类设置有最大最小库存及安全库存等？如果有,请详细说明制定的方法和考虑的因素。部分物料有最高或最低安全库存量，主要是考虑生产淡旺季的用量和安全的因素。库存管理目前采用何种盘点策略和方法？请详述盘点差异处理流程。每个月各仓库会自行盘点并将盘点表留存。有差异打申请报告处理。目前各仓库的发货都有哪几种方式？(如先进先出,后进先出,按批次出等)如何进行划分的？仓库发货都按先进先出或按照批次出库。目前正在使用的库存管理报表有哪些？是否有新的报表需求？现存量、呆滞报表、不良物料统计表、超期预警统计表、收发存汇总表、零配件结存领用分析表、成品库存统计分析表，新需求待调研时协商。生产过程中是否会产生的头尾料情况，如果有目前是如何处理的？会产生头尾料情况，良品打退料单退仓库，一般开罐油墨不接受退库。余料退仓的下次生产时优先发车间使用。主