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文档简介
房屋维修资金软件需求规格说明书编写日期:2008年重庆光大网络技术有限公司1产品描述 41.1编写目的 41.2产品名称 42产品需求概述 42.1开发意图 42.2应用目标 52.3作用范围 52.4主要功能 52.5与产权交易系统的交互 52.6运行环境 63功能需求 63.1功能划分 64功能描述 74.1单位机构管理 74.1.1单位设置 74.1.2单位管理员帐号设置 84.1.3单位信息录入登记 84.1.4单位信息审核 94.1.5单位组织机构设置 104.2区域管理 104.3楼盘项目管理 114.3.1开发项目登记 124.3.2开发项目审核 124.3.3楼栋楼盘登记 134.3.4楼栋楼盘审核 134.3.5业主登记 144.3.6业主登记审核 144.4小区管理 154.4.1小区设置 154.4.2楼栋管理 164.4.3业委会设置 164.4.4物管企业设置 174.4.5业主管理 174.5系统管理 184.5.1单位权限授予 184.5.2角色管理 184.5.3员工管理 184.5.4操作员管理 194.5.5上机、操作日志 204.5.6口令设置 204.5.7利率设置 214.5.8计息日设置 214.5.9缴存标准设置 224.5.10账户管理 234.5.11公告管理 244.6资金归集管理 254.6.1首次归集 254.6.2续交归集 274.6.3综合处理 284.7资金使用管理 294.7.1申请使用维修资金 304.7.2授理申请 304.7.3审批申请 314.7.4资金使用分摊 324.7.5资金拨付执行 324.7.6使用入账 334.7.7资金使用结算 334.7.8归档备案 344.8资金账务管理 344.8.1利息结转 354.8.2资金账目移交 354.8.3资金退伙 364.9资金增益管理 364.9.1增益入账 364.9.2增益分摊 374.10资金查询 374.10.1小区账面 374.10.2楼栋账面 374.10.3房屋账面 384.10.4使用查询 384.10.5退伙查询 384.10.6业主查询 384.10.7银行账单对账查询 384.11报表统计 394.11.1小区账面统计 394.11.2分栋账面统计 394.12相关打印 391产品描述1.1编写目的 在完成了针对《物业维修资金管理系统》软件市场的前期调查,提出了这份软件需求规格说明书。此需求规格说明书对《物业维修资金管理系统》软件做了全面细致的用户需求分析,明确所要开发的软件应具有的功能、性能与界面,使系统分析人员及软件开发人员能清楚地了解用户的需求,并在此基础上进一步提出概要设计说明书和完成后续设计与开发工作。本说明书的预期读者为客户、业务或需求分析人员、测试人员、用户文档编写者、项目管理人员。1.2产品名称产品全称:物业维修资金管理系统产品简称:维修资金管理系统版本:V2.02产品需求概述2.1开发意图满足维修基金管理办法要求。满足不同用户对象的使用需求。实现维修基金规范、高效、准确、公正、透明管理。提高业主满意度。2.2应用目标2.3作用范围2.4主要功能1、单位机构管理★单位设置★单位管理员账号设置★单位信息录入登记★单位信息审核★单位组织机构设置2、区域管理★区域信息维护3、楼盘项目管理★开发项目登记★开发项目审核★楼栋楼盘登记★楼栋楼盘审核★业主登记★业主登记审核4、小区管理★小区设置★楼栋设置★业委会设置★物业管理企业设置★业主管理5、系统管理★操作员管理★上机、操作日志★口令设置★利率设置★计息日设置★缴存标准设置★账户管理★公告管理6、资金归集管理★首次归集★续交归集★综合处理7、资金使用管理★使用申报★申报授理★申报审批★使用分摊★拨付执行★使用入账★使用结算★归档备案8、资金账务管理★利息结转★账目移交★资金退伙9、资金增益管理★增益入账★增益分摊10、资金查询★小区账面★楼栋账面★房屋账面★使用查询★退帐查询★退伙查询★业主查询★银行账单对账查询11、报表统计★小区账面★分栋账面★结息记录★总账2.5与产权交易系统的交互如果使用了光大产权交易系统。存在产权信息的房屋信息从产权交易系统中查询房屋信息。产权办理时,从维修资金管理系统中查询维修资金是否已经交存、交存的量是否足够。产权转移时,从维修资金管理系统中查询当前维修资金余额是否足够。 2.6运行环境硬件环境软件环境操作系统(Windows2000或者WindowsServer2003(SP1以上)数据库系统(SqlServer2000、SqlSever2005)客户浏览器(IE6.0、IE7.0)3功能需求3.1功能划分 本系统主要功能划分为:单位机构管理、区域管理、楼盘项目管理、小区管理、系统管理、资金归集管理、资金使用管理、资金账务管理、资金增值管理、资金查询、报表管理等十一部分。4功能描述4.1单位机构管理4.1.1单位设置A、功能描述:完成使用维修资金系统的单位的新建、修改、删除、查询。设置单位分为:房管单位、开发单位、售房单位、业委会、物业管理单位。B、输入信息:单位名称C、输出信息:D、功能要求: a)系统管理员具有此权限。 b)新建、修改时单位名称不允许重名。 c)如果使用了产权交易系统,允许从产权交易里查询直接添加开发商单位,添加后的开发商单位只存在引用关系。 d)自动生成单位代码4.1.2单位管理员帐号设置A、功能描述:对各单位设置管理员帐号和密码。B、输入信息:管理员帐号C、输出信息:管理员帐号、管理员默认密码。D、功能要求: a)系统管理员具有此权限。 b)账号自动生成。4.1.3单位信息录入登记A、功能描述:各单位录入基本信息及相关证件复印件、提交审核。B、输入信息:C、输出信息:D、功能要求: a)进行功能权限控制,本单位用户具有此权限 b)提交审核后的信息不能修改。 c)房管单位不用录入信息登记。 d)从产权交易中直接添加的开发商信息不用录入信息登记。4.1.4单位信息审核A、功能描述:对各单位录入的信息进行审核。B、输入信息:C、输出信息:审批结果、审批意见D、功能要求: a)进行功能权限控制,房管单位具有此权限。 b)对于待审核的信息给予提示。 c)对于审核结果给予提交审批人提示。 d)对于审核未通过的单位不能进行其他功能的操作。4.1.5单位组织机构设置A、功能描述:用于各单位组织机构的添加、修改、删除。B、输入信息:组织机构全称、组织机构简称。C、输出信息:D、功能要求: a)进行功能权限控制,单位管理员具有此功能权限。 b)自动生成单位组织机构代码4.2区域管理A、功能描述:对省市、区县、乡镇、街办(村)、路、各级区域信息进行添加、删除、修改操作。B、输入信息:区域名称C、输出信息:D、功能要求: a)进行权限功能控制,房管单位具有此功能权限。 b)如果使用了产权交易系统,则可以从产权交易系统中进行区域信息共享。 c)自动生成区域编码。 d)同级区域名称不能重复。 e)对于删除的区域信息只作删除标志。4.3楼盘项目管理如果使用了光大产权交易系统,商品房项目可以直接从产权交易系统中查询,不用进行楼盘项目维护。4.3.1开发项目登记A、功能描述:对开发项目信息的添加、删除、修改、提交审核。B、输入信息:项目名称、项目建设地址、计划开工时间、计划竣工时间、综合验收竣工时间、项目总规划面积、在建面积、总幢数、计划总投资(万元)、完成投资(万元)、总套数、住宅均价、非住宅均价、住宅面积、非住宅面积、拆迁面积、拆迁户数、项目工程总造价(万元)、用款金额、保证金账户余额(万元)、项目选址意见书。C、输出信息:D、功能要求: a)进行权限功能控制。 b)从产权交易中选择直接添加的项目不用审核。 c)自动生成项目编号 d)提交审核的项目不能修改。4.3.2开发项目审核A、功能描述:提交审核的开发项目进行审核。B、输入信息:C、输出信息:审核结果、审核意见D、功能要求: a)进行功能权限控制,房管单位具有此权限。 b)对于待审核的信息给予提示。 c)对于审核结果给予提交审批人提示。4.3.3楼栋楼盘登记A、功能描述:进行楼栋及楼盘信息的添加、删除、修改、提交审核B、输入信息:楼栋位置(包括所在小区、小区内楼栋号、坐落信息、房屋种类、所属单位、楼栋描述、竣工日期、备注)、楼栋情况(总层数、单元数、住宅数、业主户数、地下层数、有无电梯)楼盘信息(层数、住宅数、单元数)、房屋信息(房屋编号、房屋序号、产权证号、用途、实测建筑面积、预测建筑面积、房屋单价);C、输出信息:D、功能要求: a)进行功能权限控制。 b)提交审核的信息不能在此环节进行修改。4.3.4楼栋楼盘审核A、功能描述:进行楼栋信息的审核B、输入信息:C、输出信息:审核结果、审批意见。D、功能要求: a)进行功能权限控制,房管单位具有此权限。b)对于待审核的信息给予提示。 c)对于审核结果给予提交审批人提示。4.3.5业主登记A、功能描述:设立购房业主B、输入信息:业主姓名、身份证号、购房时间、工作单位、联系电话C、输出信息:D、功能要求: a)进行功能权限控制4.3.6业主登记审核A、功能描述:对登记的业主信息进行审核B、输入信息:业主信息、业主所购房屋信息C、输出信息:审核结果D、功能要求: a)房管单位具有此功能权限 4.4小区管理4.4.1小区设置A、功能描述:对小区基本信息的编辑和设置小区所包括的楼栋。B、输入信息:小区名称C、输出信息:D、功能要求: a)根据权限进行功能控制。4.4.2楼栋管理A、功能描述:对审批后的楼栋信息(楼栋位置、楼栋情况、楼盘情况、房屋信息)的修改。B、输入信息:楼栋信息C、输出信息:D、功能要求: a)进行功能权限控制,房管单位具有此功能。4.4.3业委会设置A、功能描述:为相应小区或者楼栋设置业委会。B、输入信息:C、输出信息:D、功能要求: a)进行功能权限控制,房管单位具有此功能权限。 4.4.4物管企业设置A、功能描述:为相应小区或者楼栋设置物业管理企业。B、输入信息:C、输出信息:D、功能要求: a)进行功能权限控制,房管单位具有此功能权限。4.4.5A、功能描述:对业主的基本信息进行维护、业主变更处理。B、输入信息:业主姓名、身份证号、购房时间、工作单位、联系电话C、输出信息:D、功能要求: a)进行功能权限控制,房管单位具有此功能。 b)业主和房屋为对应关系。 4.5系统管理4.5.1单位权限授予A、功能描述:对不同单位进行不同操作权限的授予。B、输入信息:C、输出信息:D、功能要求:此功能只属于系统管理员4.5.2角色管理A、功能描述:不同单位管理员添加、删除、设置角色操作权限。B、输入信息:C、输出信息:D、功能要求:进行功能权限控制4.5.3员工管理A、功能描述:用于各单位对员工的添加、修改、删除、查看。B、输入信息:C、输出信息:D、功能要求:进行功能权限控制。4.5.4A、功能描述:添加、修改、删除和授权操作员。B、输入信息:操作员姓名、联系电话、联系地址、性别。C、输出信息:D、功能要求: b)添加、修改、删除和授权操作只能由本单位管理员进行操作。 c)单位管理员只能把单位所拥有的权限用来进行授予。 d)操作员创建成功后生成账户和密码。4.5.5上机、操作A、功能描述:查阅操作员的上机信息、操作信息。B、输入信息:C、输出信息:D、功能要求: a)系统管理员可以查看所有操作员的上机及操作日志。 b)单位管理员可以查看本单位操作员的上机及操作日志。4.5.6A、功能描述:用于操作员进行密码修改。B、输入信息:C、输出信息:D、功能要求: a)系统中的任何用户都可以设置修改自己的密码4.5.7A、功能描述:对维修资金的利息利率进行设定。银行利率方式为两种,一种按360天算(及大月31号不计算利息),一种按365天算(按实际天数计算)。B、输入信息:C、输出信息:D、功能要求: a)房管单位具有此权限。 b)利率为年利率。 c)利率生效日精确到时分秒。4.5.8A、功能描述:设置一年中银行的计息日(几月几号)。B、输入信息:C、输出信息:D、功能要求: a)系统管理员具有此权限。 b)设置不同银行的计息日。4.5.9 (首次归集标准业务流程图)A、功能描述:设置维修资金首次归集和续交的缴费标准。按照房屋性质不同,分商住宅与售后公有住房。按面积收1)商品住宅首次归集标准业主:按物业的建筑面积交存,每平方米建筑面积交存数额为当地住宅建筑安装工程每平方米造价的5%至8%(多层、高级、有无电梯交存标准可能不同)。2)商品住宅续交归集标准业主:业主分户账面住宅专项维修资金余额不足首期交存额30%,按续交方案续交(续交方案可以是按每平方米交多少金额进行收取、按首次归集的百分比缴纳、用户自定义)。3)售后公有住房首次归集标准售房单位:按照多层住宅不低于售房款的20%、高层住宅不低于售房款的30%从售房款中一次性提取。业主:按物业的建筑面积交存,每平方米建筑面积交存首期住宅专项维修资金的数额为当地房改成本价的2%。4)售后公有住房续交归集标准业主:业主分户账面住宅专项维修资金余额不足首期交存额30%,按续交方案续交(续交方案可以是按每平方米交多少金额进行收取、按首次归集的百分比缴纳、用户自定义)。按房价收商口住宅首次归集标准业主:设置业主首次交存维修资金的交存比例(与房价的比例,普通、多层、高层、电梯房缴交比例可能不同)。商品住宅续交归集标准业主:设置业主首次交存维修资金的交存比例(与房价的比例)(普通、多层、高层、电梯房缴交比例可能不同)。3)售后公有住房首次归集标准售房单位:设置售房单位首次交存维修资金的交存比例(与房价的比例,普通、多层、高层、电梯房缴交比例可能不同)业主:设置业主首次交存维修资金的交存比例(与房价的比例,普通、多层、高层、电梯房缴交比例可能不同)售后公有住户续交归集标准业主:设置业主首次交存维修资金的交存比例(与房价的比例,普通、多层、高层、电梯房缴交比例可能不同)B、输入信息:C、输出信息:D、功能要求: a)维修资金首次归集标准由房管单位制定。 b)业委会未成立的,续交标准由房管局制定。 c)业委会成立的,续交标准由业委会成立。 4.5.10账户A、功能描述:用于专项维修资金账户的创建、修改、注销、变更。 主要分为房管局帐户、业委会帐户。B、输入信息:C、输出信息:D、功能要求: 4.5.11A、功能描述:用于公告信息的发布管理。B、输入信息:C、输出信息:D、功能要求: a)业委会、物管单位能在自己的管辖范围内进行公告管理。 b)发布的公告有区域限制(区域内用户可以看见,区域外用户不能看见)。 c)进行权限功能控制。4.6资金归集管理 (资金归集业务流程图)4.6.1首次归集A、功能描述:根据首次归集标准和业主物业信息进行首次维修资金的交纳。首次归集的业务划分为以下几种:开发商代收:开发商与房管部门签订代收协议,开发商向业主收取维修资金。(开发商代收业务流程图)公有售房单位缴纳:公有售房单位向房管单位缴纳维修资金。 3)个人缴纳:个人向房管单位缴纳维修资金,分为商品房和售后公有房,未销售的商品房 由开发房缴纳。B、输入信息:缴存标准、银行存款凭证、房屋信息C、输出信息:缴款凭证D、功能要求: a)进行功能权限控制 b)房管单位具有此功能权限4.6.2续交归集(续交归集业务流程图)A、功能描述:根据续交方案进行维修资金的交纳。 交纳对象为商品房业主和售后公有房业主。B、输入信息:缴存方案、银行存款凭证。C、输出信息:缴款凭证D、功能要求: a)进行功能权限控制。 b)房管单位或者业委会具有此功能权限4.6.3综合处理A、功能描述:综合处理主要是对归集过程中对资金归集的多退少补、未入账金额的退款等进行处理。B、输入信息:C、输出信息:D、功能要求: a)进行功能权限控制 4.7资金使用管理(资金使用业务流程图)4.7.1申请使用维修资金A、功能描述:用于物业共用部位、共用设施设备保修期满后的大修、中修、更新、改造项目的费用申请。B、输入信息:C、输出信息:申请审批表D、功能要求: a)进行功能权限控制 b)能打印申请审批表4.7.2授理申请A、功能描述:对提交的维修资金使用申请进行授理和对相关材料进行登记收件。B、输入信息:C、输出信息:D、功能要求: a)进行功能权限控制 b)对于不授理的申请退还申请人,并打印不予授理通知书。 c)对于授理的申请提交到审批环节。 d)对于不未授理的申请在修改信息后可以重新提交申请。4.7.3审批申请A、功能描述:对授理的申请进行审批。B、输入信息:申请审批表C、输出信息:审批结果及意见D、功能要求: a)进行功能权限控制 b)业委会成立前,房管单位具有此权限。 c)业委会成立后,业委会具有此权限,但需要提交房管单位备案。 d)对于审批未通过的申请直接退回申请人。 4.7.4资金使用A、功能描述:对维修物业涉及的费用分摊到相关业主分户账上。B、输入信息:业主信息C、输出信息:资金使用分摊表D、功能要求: a)进行功能权限控制 b)分摊不尽的金额进入公有账户。 4.7.5资金拨付A、功能描述:对于分摊好的资金进行拨付,打印拨付通知书。B、输入信息:C、输出信息:维修资金拨付通知书D、功能要求: a)进行功能权限控制4.7.6使用A、功能描述:根据银行的支取凭证进行入账计息。B、输入信息:银行支取凭证C、输出信息:D、功能要求: a)进行功能权限控制 b)房管单位具有此功能权限4.7.7资金使用结算A、功能描述:对同一个项目的维修资金拨付与使用情况进行结算B、输入信息:C、输出信息:D、功能要求: a)进行功能权限控制 b)房管单位或者业委会具有此功能权限4.7.8归档A、功能描述:对于项目的使用的相关材料进行归档。B、输入信息:相关材料C、输出信息:D、功能要求: a)进行功能权限控制 b)房管单位具有此功能权限。4.8资金账务管理4.8.1利息结转A、功能描述:对维修资金进行利息的结转处理,分为手动结息和自动结息。B、输入信息:C、输出信息:D、功能要求: a)能够对以前的帐重新结息。 b)能具体到对个人进行结息。4.8.2资金账目移交A、功能描述:房管单位将维修资金划转自业委会帐户、账目移交。B、输入信息:C、输出信息:D、功能要求: a)进行功能4.8.3资金退伙A、功能描述:因拆迁等原因致使住宅灭失的,将专项维修资金退还所有人。B、输入信息:银行消户回单、分户注销手续、退伙申请表。C、输出信息:退还分户中的所有余额。D、功能要求: a)进行功能权限控制4.9资金增益管理4.9.1A、功能描述:利用业主依法享用的物业公用设置经营所得的收益进行审核入账管理。B、输入信息:银行存款凭证C、输出信息:D、功能要求: a)进行功能权限控制4.9.2增益分摊A、功能描述:利用业主依法享用的物业公用设置经营所得的收益分摊到相关业主分户账上。B、输入信息:C、输出信息:D、功能要求: a)进行功能权限控制 b)分摊可按业主拥有的物业面积进行分摊,也可按比例进行分摊,分摊不尽的计入物业区域的公共帐目。4.10资金查询4.10.1小区账面A、功能描述:对小区的账目进行查询,主要包括(小区帐目概况、单位缴存明细、业主缴存明细、基金使用记录、分摊记录、业主帐面、结息记录)B、输入信息:C、输出信息:D、功能要求: a)进行权限功能控制4.10.2楼栋账面A、功能描述:对楼栋的账目进行查询,主要包括(楼栋帐目概况、单位缴存明细、业主缴存明细、资金使用记录、分摊记录、业主帐面、结息记录)B、输入信息:C、输出信息:D、功能要求: a)进行权限功能控制4.10.3房屋账面A、功能描述:对房屋的账目进行查询,主要包括(缴存明细、使用明细、分摊记录、单位余额、结息记录)B、输入信息;C、输出信息:D、功能要求: a)进行权限功能控制4.10.4使用查询A、功能描述:对申请使用资金未审批和已审批的进行查询。B、输入信息:C、输出信息:D、功能要求: a)进行权限功能控制 b)查询方式能够按小区、日期、审批未审批状态进行查询。4.10.5退伙查询A、功能描述:对资金退伙记录进行查询。B、输入信息:C、输出信息:D、功能要求: a)进行权限功能控制4.10.6业主查询A、功能描述:提供给业主进行维修资金查询(账房余额、使用记录、结算记录、分摊记录)B、输入信息:C、输出信息:D、功能要求: a)进行权限功能控制4.10.7银行账单对账查询A、功能描述:提供维修资金的存、取、利息结转记录的查询与打印。B、输入信息:C、输出信息:D、功能要求: a)要求查询能按小区、楼栋、房屋进行账单查询。4.11报表统计功能模块描述:主要用于账务的统计4.11.1小区账面统计功能描述:通过选择时间段(精确到天)和小区进行统计,统计项包括缴存总额、账面余额、使用金额、利息合计、增益合计。4.11.2分栋账面统计功能描述:通过选择时间段(精确到天)和小区下的楼栋进行统计,统计项包括缴存总额、账面余额、使用金额、利息合计、增益合计。4.12相关打印 业主催缴单、楼栋催缴单、缴存流水账、个人账面、楼栋账面、分摊明细账、记账凭证、业主缴存发票
集成的会计系统财务四大基础模块ERP系统是分模块的,在财务会计领域,一般总会有如下的4大模块:总帐,应收帐款,应付帐款和固定资产。如图1-1所示,这四个模块本身是相互集成的(图中以连接模块的线条代表模块间的集成),比如当用户对应收,应付和资产三个明细分类帐进行操作时,系统会自动更新总分类帐中的数据。图1-1财务四大基础模块这四大基础模块可以构成一个独立的会计软件–它具有和其他会计软件一样的特征:帐务处理和业务处理是分开的。所谓业务处理是指企业日常运作的具体业务,比如根据销售定单和定单履行情况开出销售发票;根据采购定单和收货情况校验收到的发票;以及所有的库存收发业务等等。而所谓帐务处理是指财务人员根据原始凭证(包括外部的,如发票,和内部的,如入库单)编制会计分录,在系统中记录下来。对于一般会计软件而言帐务处理和业务处理是分开的,它们之间是通过单据在企业内部其他部门和财务部门间的传递和核对完成的,同时财务人员需要利用专业知识分析业务和编制分录。同时除了最基础的借贷,科目和金额以外,财务人员可能还需要手工录入一些附加信息,以利于日后做一些简单的汇总分析,这些附加信息是以凭证输入时的附加字段体现的。图1-1右下角红色的粗箭头代表了这种分开处理的过程。虽然大方向上是一致的,但是不同的软件之间在功能上还是会有很大的差别的,图1-1中列举了一些这四大基础模块的功能。模块外部的红色箭头是需要手工输入的功能,模块内部的则是系统可以自动完成的功能。事实上有些功能已经体现了ERP业务处理和帐务处理统一的特征,比如图1-1中的红圈所示的自动付款功能。集成下的财务会计如果ERP的财务会计模块仅仅是一般会计软件的功能延伸和加强,那它不会在最近的10年间对全球企业的财务实践带来如此巨大的变革。而ERP本身的集成性,决定了它的财务会计模块完全融入到了企业整体的流程中,图1-2描述了在集成环境下的财务会计模块。图1-2财务会计和物流的集成在物流领域有四个基本的模块:销售,生产,采购和库存管理,企业物流管理的流程和功能不是本书所要讨论的内容,图1-2中我们大致例举了一些物流模块的基本功能(在图中各模块内部)。在下面我们要着重介绍的是物流模块和财务会计的集成关系,本章主要介绍以下7个集成点:销售开票,销售发货,采购收货,发票校验,其他收发货,盘点和估价。销售开票销售开票的过程其实是在ERP系统中生成一帐开票凭证(BillingDocuments)。发票,形式发票,红字发票和贷项凭证都是不同类型的开票凭证。我们通常提到的发票(如增值税专用发票或普通发票)是根据系统中的开票凭证在金税系统中套打出来(或直接套打出来)的实物凭证。在下文中如果不特别指明实物发票,那“发票”都是指系统中保存的开票凭证。ERP系统是集成的,而销售开票又是销售流程的最后一个环节。因此发票在系统中不是孤立的,它一般是参照先行的其他凭证(如销售定单或发货单)建立的,系统会根据一定的规则自动的复制这些先行凭证的信息,从而使得开票的过程尽可能的简单,也防止了错误的产生。发票的结构发票由一个发票抬头和多条行项目构成。在发票抬头系统保存了关于整张发票的信息,比如付款方(客户),开票日期,整张发票的净金额,币种,付款条款,国际贸易条件,售达方(有时候付款方和售达方是不同的),价格条款(比如针对整张发票的折扣)。行项目中保存了仅对该行有用的信息,比如商品,数量,该行净金额,重量和体积,参照凭证的编号(比如,该发票针对的发货单号),价格条款(比如货款,运费,折扣,增值税等等)。可以发现系统中的发票所保存的信息大大超过了实物发票所需要的,在套打实物发票时,系统会根据各国家和企业的规定选取相关的信息,按规定的格式打印出来。开票方式从参照凭证(定单或发货单)生成发票,系统提供了如下一些可能的方法:只要某些数据吻合,你可以合并多张不同的凭证(销售定单和/或发货单)的全部或一部分,开出一张发票。前提条件是:首先,需要从这些参考凭证中复制的发票抬头数据在这些凭证中都是一致的。其次,拆分开票的条件不成立。比如在处理到期的开票清单时,系统会合并那些具有相同的客户编号,销售组织和开票类型的参照凭证,如果上述的前提条件都满足,系统将开出一张发票。如果你希望在某些情况下发票是分开的,比如希望同一张交货单上的很多商品按不同的商品组分开开票,那么可以通过定义拆分开票规则来实现。当然你也可以针对每张销售凭证开一张发票,比如每张发货单一张发票。在具体执行开票时,系统提供了如下方法:定单或发货单个别开票。我们可以针对整张定单,个别行项目或行项目的部分数量进行个别开票。手工处理到期开票清单。我们可以使用到期开票清单来处理开票,在这种情况下财务人员不需要针对某张销售定单或发货单单独开票。我们只需要输入选择条件,系统会自动挑选那些符合条件的定单或发货单,生成到期开票清单。经过手工编辑和模拟后就可以实际开票了。后台自动处理到期开票清单。为了减少处理时间和人力,可以将到期开票清单的处理安排在系统后台完成,比如每天下午4点由系统自动生成。财务会计过帐当开票这一业务处理在系统中完成后,通过ERP系统的集成功能,在财务会计模块会自动生成相应的会计分录。图1-2中“开票”标签所指的箭头就代表了这种自动过帐。但是为了增强灵活性,也可以对于某些类型的开票凭证自动冻结过帐,这样在流程设计时在正式过帐前可以加入控制点。而当控制完成后,过帐也仅仅是一个按钮的工作了。对于会计科目,系统是综合4个数据自动判断的,它们分别是销售组织,客户组,商品组和价格条款。这样系统可以自动将货款和增值税分别计入“产品销售收入”和“应交税金-增值税-销项”科目中。同样的,如果价格条款中还有运费和折扣,可以分别计入“产品销售收入”的二级科目中。此外这种科目确定的机制也使得我们可以根据销售组织,客户组和商品组设置二级或三级科目。不过需要指出的是虽然系统提供了这些灵活性,但是在实际实施中我们未必需要这样做,特别是当我们同时实施了盈利分析模块时,此类分析将没有必要通过科目来完成。盈利分析将在第4章中具体介绍。对于金额的确定,系统是根据发票中各价格条款的金额来决定的。定价功能是ERP销售模块的一个非常有力也非常有趣的功能。本书不做详细的介绍。有一点需指出的是我们在实施时,可以根据企业的实际情况和管理要求,决定开票时是直接从销售定单复制价格呢,还是允许修改或重定价(这种配置是基于发票类别的)。对于定价功能和科目自动确定功能的一个应用是消费税的计算和过帐,我们可以在销售定价模板中增加一增一减两个价格条款,它们的计算规则是货款的百分比,两者分别指向“产品销售税金和附加-消费税”和“应交税金-消费税”科目,同时消费税率维护在和商品相关的定价表中。因为消费税是价内税,所以我们的实物发票中并不体现,但是财务会计上却即时地记帐了。这个问题的另一个解决方法是月末定期地运行报表计算消费税额,并自动批输入过帐。两者都是可行的,也都可以自动生成纳税申报表,前者的好处是记录的实时性,从而有利于盈利分析。折扣和折让如果销售已经完成,但是客户对于产品的质量或者别的方面存在异议,双方协商以折扣和折让的方式处理。在系统中可以有如下3种处理方案:第一:用贷项凭证的形式来处理折扣和折让。贷项凭证在系统中和发票一样,是一种不同类型的开票凭证。贷项凭证可以参照发票或者贷项凭证申请来创建,而且既可以针对整张发票也可以针对部分行项目,还可以针对行项目中的部分数量。使用贷项凭证申请,我们可以走正规的客户投诉和扣款流程,保证完善的内部控制。如果我们不准备对实物发票,特别是增值税发票做任何处理,那么通过配置,可以让系统自动生成如下会计分录:借:产品销售折扣和折让贷:应收帐款-客户明细。对于这种处理方法需要注意如下两点:第一,贷项凭证没有增值税发票作为原始凭证,因此在我国是不能减少增值税销项额的,因此折扣应该给不含税价,否则折扣中的增值税部分就只能由销售方作为费用多承担了。但是在实际业务中这往往会使双方的业务人员夹缠不清,无法理解。第二,正由于贷项凭证没有发票做原始凭证,在我国的实施中可能会引起企业所得税上的麻烦。但这种方案的优点是明显的:它不涉及对原增值税发票的处理,而众所周知,这类处理在我国是非常难的。第二:用取消发票并重开来解决折扣和折让的问题。取消发票在系统中会生成反方向的红字发票和冲销会计分录,业务人员取消原发票后重新开票,并更改价格条款。从实物发票的角度,会有如下两种情况:1如果对方能够返还两联增值税发票,我们可以开出红字发票,其中记帐联作为减少销项税的原始凭证。其他三联和返还的原发票的两联应妥善保管。2如果对方不能返还两联中的任何一联,必须做如下操作:客户应从当地税务部门取得退货或折扣证明单并交给销售方。销售方开出红字发票,其中两联作为其减少销项税的原始凭证,另两联交给客户。第三仍然用贷项凭证的功能,只是通过配置,让系统自动生成如下会计分录:借:产品销售收入借:应交税金-增值税-销项贷:应收帐款-客户明细,金额为折扣金额。同时开具实物红字发票,金额为原发票金额。再根据折扣后金额重开实物发票。将红字发票和重开发票同时作为贷项凭证的原始凭证。需要注意的是ERP中在很多情况下使用贷项凭证,贷项凭证是直接以后续的调整金额记帐的。但是我国增值税管理要求对于增值税发票变更的处理,一般都是先用红字发票冲销,随后在对变更后的金额开具发票。所以在实施中要么仍然使用贷项凭证的方法,只是实物红字发票和重开发票两者一起作为贷项凭证的原始凭证,如本节中的第三种方案和下一节中的第二种方案。要么在ERP流程中也使用这种先冲销,再重开的方式,如本节中的第二种方案和下一节中的第三种方案。不过这两种方案都避免不了红字发票难开的问题,这已经不是ERP系统的问题,在实务中企业也会考虑其他的避免方法,比如本节第一种方案和下一节中第一种方案,以避免开红字发票。退货对于客户投诉的另一种解决方法是退货。在系统中有3种处理方案:第一:标准的退货流程。首先是建立退货凭证,退货凭证可以是针对销售定单或针对发票。当货物实际退回时,仓库参照退货凭证做入库处理,系统自动生成会计分录借:存货贷:产品销售成本。如果需要补货,那么做补货的发货处理,系统自动生成会计分录借:产品销售成本贷:存货。这种情况不影响开票和实物发票。第二:如果客户不要补货,而要退回货款,那系统将针对退货开出贷项凭证,并自动生成如下分录:借:产品销售收入借:应交税金-增值税-销项贷:应收帐款-客户明细,金额为退回部分的售价。同时财务人员开具红字发票,金额为原发票金额。再根据退货后余额重开发票。将红字发票和重开发票同时作为贷项凭证的原始凭证。第三:对于不要求补货的退货,我们也可以不建立退货凭证,而直接取消原发票(对应红字发票),退货入库后,再重新开出发票(对应重开的增值税发票)。返利返利是指根据客户或者经销商在一定期间里的购买量,而定期返还给他们的款项。在销售模块,我们需要维护返利协议。在返利协议中,必须指明:<1>谁可以得到返利。<2>返利的标准。<3>协议的有效期。<4>是否需要在会计上记提返利。同时销售部门需要维护各种产品或产品组的返利比例。返利比例可以是直线的,也可以是坎级的:对于越大的购买量,返利比例也越高。销售模块会跟踪所有和返利相关的开票凭证。根据返利协议计算返利的金额。在协议有效期内可以先定期结算部分返利,在最终结算时,系统会自动扣减累积的部分结算的返利。从财务会计的角度看,返利会有如下影响:<1>根据预提比例,系统可以自动预提返利费用。分录如下:借:产品销售收入或销售费用贷:预提费用<2>当返利协议结算时,系统会自动生成贷项凭证申请(Creditmemorequests),申请批准后,系统会自动生成分录如下:借:产品销售收入或销售费用贷:应收帐款-客户明细。该笔贷方的金额或者直接和该客户原先帐户中的未清发票对清,或者在发生贷方余额时,纳入付款流程。同时自动冲销先前的预提凭证。由于返利和贷项凭证没有增值税发票作为原始凭证(以双方的返利协议结算报告作为原始凭证),在我国的实施中可能会面临一些麻烦,因此企业有时候会用票面返利的形式处理,所谓票面返利是指返利不记录在表内科目里,而是在表外另行记录。返利的金额被用于扣减今后销售定单的价格而不是直接对清发票或者付款。但是这样的处理往往在系统配置上较为麻烦,对于今后的分析也不够清晰。收入的确认从上文的介绍,我们会发现一个问题:ERP标准设置是在开票时确认销售收入,而在交货时结转销售成本。系统本身是不保证收入和成本配比的,这主要是因为两者各有支持的原始凭证(发票和出库单)。对于这个问题我们认为:除非是行业特殊性造成的原因,收入和成本的配比,主要应当从流程的角度通过控制开票和交货的时机来解决,比较理想的状态是开票直接指向交货,交货后即时开票或者定期(每天或至少月底)开票。我国的增值税法也要求企业在销售交货之后应当及时开具增值税专用发票。但是,在有些情况下企业由于种种原因无法实现这种流程上的匹配,就需要一些别的功能和手段来实现这种匹配:<1>在期末执行收入确认程序调整收入。当使用这种方法时,开票时,系统不直接确认销售收入,而是计入“递延收入”科目:借:应收帐款-客户明细贷:递延收入贷:应交税金-增值税-销项(如果是服务业,则没有税金行)。当期末执行收入确认程序时,系统根据预先设定的规则确定当期应确认的收入,做分录如下:借:递延收入贷:主营业务收入。具体的规则可以是根据实际交货或确认的服务,也可以是根据期间分配收入(如长期合同的收入)。<2>类似的处理是在交货时不结转成本,而是先计入“递延成本”,当实际开票时将“递延成本”确认为“产品销售成本”。<3>对于大型项目来说,收入和成本是通过项目定期的结果分析计算出来的,而不是开票以及成本的原始凭证决定的,两者之间的差额通过调整“预提”和“存货”等科目实现。关于项目管理和结果分析我们将在第10章中介绍。其他还有一些方法,比如走寄售流程,或者建立客户虚拟库,但是这些方法一方面会增加操作的步骤和复杂程度,另一方面也曲解了业务本身,变成了为了会计处理而改变业务流程,有点得不偿失。最后,仍然想重申的是:除非真正源自行业的特殊性,否则应尽量考虑从流程的角度解决这个问题。毕竟实施ERP的目的之一是简洁流畅清晰的企业运作,舍弃一些模糊混乱带来的“好处”是值得的。销售发货销售定单的交货是销售定单执行的一个环节,通常会先于开票环节。在ERP中交货是一个多步骤的过程,包括交货单(交货申请),拣配,包装,装载,装运和发货过帐等步骤。其中大多数步骤属于物流管理的范畴,好的ERP软件提供了整个交货过程的全程监控,包括交货期管理,自动确定装运点等等功能。从财务会计的角度集成出现在发货过帐这个步骤,此时系统通过库存管理模块的自动记帐功能,生成了会计分录,更新了总帐。一般我们配置自动记帐功能时,让系统生成如下分录:借:产品销售成本贷:存货。存货的计价既可以是标准成本,也可以是移动平均价或个别认定的批次成本。但是对于制造型企业来说,由于实际成本必须在月末才能得到,而发货是实时的,所以此时一般应使用标准成本,到月末再根据实际成本重估库存和产品销售成本。图1-2中“销售发货”标签指向的箭头就代表了这种集成。同时可以发现销售发货本身是销售模块和库存管理模块的一个集成点,它是由仓储部门完成的,实现的又是销售业务的一个步骤。采购收货采购定单的收货是采购定单执行的一个环节,通常会先于发票校验。和销售发货类似,采购收货本身是采购和储运部门的共同职责,同时系统通过自动记帐功能,生成会计凭证。一般手工或简单会计软件的记帐,要求收货要等到收到发票以后再入帐,如果月末发票未到就暂估入帐。这样做是为了方便会计工作,但是一方面这样容易造成库存帐实不符,另一方面虽然平时的工作简化了,但是却增加了期末的核对工作。ERP系统是一个实时的系统,同时又讲究帐实相符和集成。因此它采取了收货和发票校验两个业务都记帐,两者通过“商品采购”(或称为“货或发票未到”)科目对清,同时还能完成三单匹配(指采购定单,收货和发票校验)的内部控制机制。关于采购收货的系统自动帐务处理我们在下一小节发票校验中一起介绍。发票校验发票校验功能充分显示了ERP系统的高度集成性,图1-2中是以“发票校验”标签指向的箭头表示的。该功能从采购模块的采购定单和收货中获取信息。当发票校验完毕并过帐时,数据被自动传入财务会计模块。在发票校验时很重要的一点是参照采购定单和收货单,这样系统可以自动检查发票的内容,单价并计算准确性。当发票过帐时,系统会在供应商的帐户上创建一条未清项,它会在财务会计的付款业务中被结清。在配置系统时我们还可以规定每个系统操作者能够处理的最大发票金额。输入发票输入发票时可以有三种选择:<1>参照采购定单。此时我们只需要输入采购定单号。系统会自动建议发票的数量,金额,税率和付款条款(指到期日和现金折扣比率)。因为实际收到的发票可能和这些缺省值有差异,所以缺省值是可以更改的。当我们输入发票时系统会通知我们这些差异。我们可以设置对于单条发票行的差异的容差。如果差异小于容差,它们将被系统接受。如果它们大于容差,我们将收到系统的警告信息,通知我们检查该发票,但是仍然可以过帐。如果容差的上限被超出了,这张发票仍可过帐,但是对它的付款将被冻结。只有当财务会计通过另外一个操作释放这张发票后,这张被冻结的发票才可以被付款。当我们过帐发票时,系统将自动生成会计凭证。<2>参照采购收货单。此时应付帐款会计输入收货单号,系统查找并建议相应的数据。每笔收货单都将被这样结算。当然我们也可以输入采购定单号,系统会帮助查找此采购定单相关的收货单。<3>不做参照。最后也可以不参照任何凭证输入发票,这时可以手工输入发票项,分别计入总帐,存货或固定资产。财务会计过帐采购收货和发票校验完成后都会在系统中自动生成会计凭证,科目可以在系统配置时预先设定。自动记帐的科目和金额的处理受到存货计价方法和收货与收发票的先后次序等因素影响。具体规则如下:ERP系统有两种典型的存货计价方法:标准成本和移动平均价。如果发票晚于收货,根据存货计价方法的不同自动记帐的科目和金额会有所不同:如果是标准成本法,价差将计入“发票价差”科目。价差包括收货时标准成本和采购定单价格的差异,也包括发票校验时采购定单价格和发票价格的差异。如果是移动平均价,收货时直接按采购定单价格计入存货价值。收发票时的价差,如果库存充足则直接更新库存价值,如果库存低于发票数量,则按比例一部分更新“库存”价值,一部分计入“发票价差”科目。如果发票早于收货,那么收发票时按发票金额计入“商品采购”科目,如果采用标准成本法,收货时价差计入“发票价差”科目。如果采用移动平均价,收货时按发票金额更新“库存”价值。这些规则听起来有点复杂,但主要是因为各种情况的排列组合比较多,所以只要看看下面的具体例子就很好理解了。例一标准成本法/先收货标准成本:1.2元/件 库存数量:100件采购定单:1.3元/件 数量:100件收货 : 数量:100件发票: 1.24元/件 数量:100件这种情况下,系统自动记帐如表1-1。表1-1“标准成本法/先收货”的自动记帐科目收货发票校验存货120+发票价差10+6-商品采购130-130+应付帐款-供应商明细124-此时,该物料数量,金额和成本的变化如表1-2: 表1-2物料数量,金额和成本变化数量金额标准成本开始时100件120元1.2元/件收货后200件240元1.2元/件收发票后200件240元1.2元/件例二移动平均法/先收货/库存充足初始移动平均价: 1.2元/件 库存数量:100件采购定单: 1.3元/件 数量:100件收货 : 数量:100件发票: 1.24元/件 数量:100件这种情况下,系统自动记帐如表1-3。表1-3“移动平均法/先收货/库存充足”的自动记帐科目收货发票校验存货130+6-商品采购130-130+应付帐款-供应商明细124-此时,该物料数量,金额和成本的变化如表1-4: 表1-4物料数量,金额和成本变化数量金额移动平均价开始时100件120元1.20元/件收货后200件250元1.25元/件收发票后200件244元1.22元/件例三移动平均法/先收货/库存不足初始移动平均价: 1.2元/件 库存数量:100件采购定单: 1.3元/件 数量:100件收货 : 数量:100件领用: 数量:120件发票: 1.4元/件 数量:100件这种情况下,系统自动记帐如表1-5。表1-5“移动平均法/先收货/库存不足”的自动记帐科目收货发票校验存货130+8+发票价差2+商品采购130-130+应付帐款-供应商明细140-此时,该物料数量,金额和成本的变化如表1-6: 表1-6物料数量,金额和成本变化数量金额移动平均价开始时100件120元1.20元/件收货后200件250元1.25元/件领用后80件100元1.25元/件收发票后80件108元1.35元/件例四移动平均法/先收发票初始移动平均价: 1.2元/件 库存数量:100件采购定单: 1.3元/件 数量:100件发票: 1.24元/件 数量:100件收货 : 数量:100件这种情况下,系统自动记帐如表1-7。表1-7“移动平均法/先收发票”的自动记帐科目发票校验收货存货124+商品采购124+124-应付帐款-供应商明细124-此时,该物料数量,金额和成本的变化如表1-8: 表1-8物料数量,金额和成本变化数量金额移动平均价开始时100件120元1.20元/件收发票后100件120元1.20元/件收货后200件244元1.22元/件增值税上文的例子为清晰起见,都没有考虑增值税。实际在输入发票时,如果是增值税专用发票,我们也输入税码(包含了税率的一个参数)和税额。系统会自动检查含税价,税率和税额是否正确。如果存在差异,系统会提示一个警告信息,但是我们仍然可以将其过帐。如果是不含税的发票(比如运输发票和农产品收购),系统可以自动计算税额。如果发票的每行税码不同,系统会分行处理。当发票过帐时,增值税会自动计入“应交税金-增值税-进项”科目中。收货成本计划内的收货成本包括以下类型:运费,关税,保险费,包装费等等。对于每种类型,我们可以决定成本是固定的,基于数量的还是收货货款的一定百分比。计划内的收货成本可以在采购定单的每一行项中输入。当收货时这些成本被计入库存,对方科目是一个特殊的清帐科目(比如:“商品采购-运费”)。当采用移动平均价时分录如下:借:存货贷:商品采购-货款贷:商品采购-运费。在发票校验时,我们可以列出某张采购定单,收货单或供应商的所有收货成本,从中选择出正确的收货成本的发票。系统生成分录如下:借:商品采购-运费贷:应付帐款-供应商明细。计划内收货成本也会在采购定单历史报表中即时显示。计划外的收货成本也可以用发票校验输入。系统自动将它们根据各行项目的金额分配下去。如果需要,我们也可以手工分配这些成本。计划外的收货成本直接计入库存,分录如下:借:存货贷:应付帐款-供应商明细。其他收发货实际上上文提到的销售发货和采购收货只是库存移动的两种移动类型。库存移动是指引起库存变化的业务。主要包括:收货。指从供应商或生产定单接收库存并过帐。收货导致仓库存货的增加。发货。指存货的领用,消耗或交运至客户并过帐。发货导致仓库存货的减少。移库。指存货从一个库存地点转移到另一个库存地点。移库既可以是在同一个工厂,也可以是跨工厂的(工厂是ERP中决定存货估价,MRP等的重要组织结构)。转换。是一类特殊的存货变化的总称。它和存货是否发生物理上的移动无关。比如:将存货从一种物料代码转换成另一种;将存货从质检货状态释放;将存货从寄售商品转换成自有库存。系统使用“移动类型”来分类管理库存移动的各种不同的种类。在ERP系统中使用物料凭证来管理和记录所有的库存移动,物料凭证中包含了移动类型,工厂,库存地点,物料编码,数量,批次等等信息。系统通过物料凭证来追踪和证明库存移动,同时物料凭证打印出来就是我们通常所说的出入库单。同时物料凭证的输入也不是孤立的,系统通常会根据情况自动建议收发货的数量,地点等等,比如根据采购定单收货,根据生产定单领用原材料。可以说库存管理是ERP物流的中心环节之一,它连接了采购,生产和销售等各个环节。ERP的库存管理讲究的是实时地记录和反映现有的库存情况:收发货及时记录进系统,系统自动更新库存的当前状况,既可以以各种报表的形式提供给库存管理者即时的信息,又通过集成直接参与其他的功能中,如MRP,销售的可用性检查等等。从财务会计的角度来看,库存移动既反映了库存数量的变换,同时还代表了价值的转移。因此大部分的库存移动需要在财务会计上进行反映。上文中我们已经介绍过销售发货和采购收货,仓管人员只负责存货数量的记录,而不需关心其价值。系统根据一定的规则来决定存货的价值,同时根据自动科目确定自动生成财务会计凭证(参见上文采购收货的财务会计过帐)。会计凭证和物料凭证在系统中是相互勾稽的,而且能直接从任何一张中进入另一张的显示。库存移动的自动科目确定是一个智能化较高的功能,系统配置也较复杂,但是简单地说,系统是根据<1>移动类型<2>各行的性质(如是库存行还是对方行)<3>物料主数据<4>工厂等信息决定会计分录中每一行的科目。这里我们再介绍两种重要的移动类型:<1>原材料生产领用,系统自动记帐如下:借:生产成本-原材料贷:原材料。原材料的估价方式可以是标准成本或移动平均价。<2>产成品入库,系统自动记帐如下:借:产成品贷:生产成本-生产
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