项目物资管理VIP

**建设有限责任公司项目管理体系版本：A项目物资管理手册编制日期审核日期批准日期修订记录日期修订号修改内容修改人审核人批准人1. 物资计划管理 31.1. 物资类别的界定 31.2. 采购计划 31.3. 旬采购计划 31.4. 低值易耗品的管理 31.5. 相关表单 42. 物资采购管理 42.1. 采购方式 42.2. 招标采购（邀请招标） 42.3. 议价采购 52.4. 委托项目采购 72.5. 物资供应商管理 72.6. 采购过程中供应商的选择评价流程 92.7. 价格管理 92.8. 相关表单 103. 材料物资管理 103.1. 材料验收管理与流程 103.2. 现场材料入库与贮存管理 123.3. 物资出库及领用管理 123.4. 物资盘点管理 133.5. 材料调拨回收和废旧物资处理管理 143.6. 物资资料管理 144. 机械设备管理 152.9. 机械设备管理原则 152.10. 机械设备的分类 152.11. 机械设备需求及租赁计划 152.12. 机械管理方式 152.13. 机械使用及现场管理 162.14. 运输车辆管理 172.15. 自有机械设备的维修和保养 172.16. 合同签订 192.17. 机械费结算 192.18. 油料管理 19

物资采购管理职责物资管理部职责组织大宗材料、设备等物资集中采购，完成集中采购的采购谈判、供应商确定、合同拟定；负责公司范围内（含外阜分支机构）供应商的管理，组织年度供应商评价；管理公司供应商信息库管理，协调公司范围内供应商信息的共享；负责公司市场范围各项价格信息的调研、监控并管理价格信息库，在公司范围内协调共享；负责公司采购相关制度流程体系的培训；监管分公司/事业部的采购过程的合规性；分公司/事业部采购科提报集中采购过程中的本部需求计划，根据采购计划，同物资管理部确定的供应商签订合同、组织供货；监督大宗材料的供货质量、价格合理性；依据采购需求计划，负责集中采购物资以外物资采购管理；负责开发供应商，建立本部供应商信息库并按照制度向物资管理部提报；负责调研市场价格信息，监控市场价格动态，向物资管理部提报市场价格信息；监督项目部物资进场验收过程；负责组织对供应商的评价、选定、考核；项目部职责项目部提报物资、设备的需求计划，负责物资、设备的验收及进场后的管理、使用。监督进场材料的供货质量、价格合理性；依据管理制度流程，负责考核供应商。物资计划管理物资类别的界定主材：进入工程主体的。周转性材料：可重复/循环利用的材料物资。低值易耗：主材和周转材料以外的易耗材料物资。采购计划新项目在编制完成施工组织设计和项目总体施工进度计划后，由施工队长编制《项目物资进场计划》，计划内容为主材、机械设备、周转材料；经项目经理确认后报事业部工程科长审批；通过后工程科传递至采购科。事业部采购科根据《项目物资进场计划》进行物资（主材、机械设备、周转材料）采购的前期准备工作。事业部采购科根据《项目物资进场计划》编制《项目资金需求计划》集中采购时，采购科提出《集中采购物资需求计划》报物资管理部，物资管理部审核后，报主管经理审批，物资管理部组织执行采购。旬采购计划由项目施工队长根据项目《月度施工进度计划》和《项目物资进场计划》编制《项目物资旬需求计划》，计划内容为主材和周转材料、低值易耗；经项目经理确认，于每月5日（填报11日～20日的物资需求计划）、15日（填报21日～本月末的物资需求计划）、25日（填报1日～10日的物资需求计划）由材设员备案并报事业部采购科。《项目物资旬需求计划》中单种主材和周转材料总数量与《项目物资进场计划》中相符合未能及时采购的物资，项目部在下期计划无需再次提报。应急低值易耗品的采购管理低值易耗在旬计划中提报，采购科选定供应商，执行批量采购；旬计划以外临时发生，由项目材设员向采购科长申请，如采购科不能及时供应，经采购科长同意后项目可自行组织采购。采购完成后，进入验收、入库、使用程序；材设员必须在7日内将购置收据经采购科长审核签字后完成报销，过期不予处理。材设员需采购完成后记录《物资采购明细表》，每月由材设员审核汇总，施工队长、项目经理确认后报采购科统计员备案。相关表单WZ-BD001项目物资进场计划.docWZ-BD002项目物资旬需求计划.docWZ-BD003项目资金需求计划.xlsWZ-BD004《物资采购明细表》WZ-BD005集中采购的物资需求计划.xls物资采购管理采购方式采购方式分为：招标采购、议价采购和委托项目采购。招标采购（邀请招标）招标采购主要用于主要物资（大宗材料、设备采购、大型设备租赁、大量周转材料）采购；招标采购执行组织主体为物资管理部或分公司/事业部采购部门。集中招标采购的物资界定主材沥青混凝土、乳化沥青透层油、二灰碎石、生石灰、粉煤灰、边石（车止石、石质边石、水泥混凝土边石）、界石（石质界石、水泥混凝土界石）、方砖（包括植草砖、盲道砖）、广场砖（包括大理石砖）、水泥、碎石、块石、片石、毛石、山皮石、混合石、中粗砂（包括河砂、混砂）、红砖、钢筋混凝土管、商砼、钢筋、苗木周转性材料木材大型设备费用在≧10万的设备分公司/事业部招标采购流程图集中招标采购流程图议价采购流程图流程注解1、选择候选供应商采购科接到物资需求计划后，着手供应商的选择，候选供应商有两种来源，一种是《物资合格供方名录》；一种是市场补充。每次选择供应商不得少于3家（大宗材料不得少于5家）。《物资合格供方名录》以外供应商必须通过“供应商评审流程”，进入《物资合格供方名录》后方可参与选择。《物资合格供方名录》中合格供方可直接进入报价阶段。2、采购科向选定供应商发出报价邀请，供应商报价，含《材料价格组成信息表》，同时提供样品、相关资料。3、供应商评价。采购人员填写《供应商选择评价表》，进行式样检验评定和供应商考察。4、由采购科组织综合比较评价，参加评价的人员应包括技术科长、采购科长；确定最终供应商。5、由采购科依据公司采购合同范本，拟定合同草案，并报分公司/事业部生产副经理审批；通过后组织签订合同。合同一式三份，采购科一份、供应商一份；由采购员传财务部一份，同时复印件传项目部材设员一份。委托项目采购当项目为外埠工程分公司/且事业部采购科不便直接采购时，启动项目委托采购。进场前，分公司/事业部采购科组织询价，确定供应商，上报物资管理部备案。项目部按照确定的供应商进行采购。物资供应商管理供应商信息库物资管理部、事业部采购科负责建立和动态更新《物资供应商信息库》。每月3日前，采购科采购员负责完成将日常工作中搜集到的供应商更新至信息库，物资管理部负责监督更新情况。供应商评审流程流程图流程释义供应商填写《供应商资格预审表》，根据准入要求提供资料至采购科。采购科组织资格预审考核，并根据情况决定是否进行深入考察。需深入考察的，由采购员组织技术科、使用部门负责人、采购科进行考察，采购员将考察结果记入《供应商资格预审表》，采购科长审核后报分公司/事业部生产副经理审批，合格的记入《物资合格供方名录》。合格供应商名录物资管理部和采购科负责建立和动态更新《物资合格供方名录》；名录内合格供应商评价季度评价每季度末由分公司/事业部采购科组织项目部对本季度内服务的供应商进行综合评价（《物资供方合作评价表》），依据评价情况完成《物资合格供方名录》更新，更新工作必须在下季度第一个月的5日前完成；物资管理部负责监督更新情况。年度分级评价每年12月30前，由物资管理部组织分公司/事业部采购科对当年合作的供应商进行统计评价，评价重点围绕供应量、产品质量、供应及时性、合作满意度四个方面进行。评价使用工具《供应商分级评价表》。评价供应商根据评价情况，划分三个级别：条件一级（重点）二级（普通）三级（一般）供应量50%以上20%低于20%产品质量合格率98%以上合格率95%以上合格率95%以上供应及时性项目部、事业部评价合作满意度事业部按照以上级别，将合作供应商分成三类，重点管理一级和二级供应商，在《物资合格供方名录》“年度考核状况”一栏中标注“重点”“普通”“一般”。有下列情形之一的，一律从合格供方名录中剔除，并且两年之内不允合作：合同约定物资设备供应未完成，因供方原因中途退场的。提供的物资设备不合格从而引发工程发生重大质量、安全或环境事故的。履约过程中或完成后引发严重法律纠纷或聚众闹事情节严重的；向政府或政府主管部门上访或向法院起诉的。因供方原因给公司增加不良记录，给公司信誉造成重大影响的。以行贿或胁迫手段腐蚀我方人员以获得不法利益的。严重违反合同约定的。价格管理分公司/事业部采购科每月3日前，填写《主材价格信息表》上报物资管理部；内容包括主材、周转材料、机械租赁的价格信息。物资管理部汇总形成公司价格信息库。对账管理每月5日至15日期间，采购科统计员组织材料供应商携带上月（25日前）验收单至采购科对账。统计员收回验收单，开具《对账单》，供应商签字；对账单一式两联，复印件交分包方，原件核算部门留存。隔月没有对账的单据不予挂账，是为没有发生。相关表单WZ-BD006供应商选择评价表.xlsWZ-BD007物资供方合作评价表.docWZ-BD008供应商资格预审表.docWZ-BD009物资供应商信息库.docWZ-BD010物资合格供方名录.docWZ-BD011主材价格信息表.xlsWZ-BD012材料价格组成信息表.xlsWZ-BD013供应商分级评价表.xls招标邀请书、招标文件.doc材料物资管理材料验收管理与流程材料验收标准每年12月下旬，由物资管理部组织，事业部采购科负责各自制定适合本事业部的《材料验收标准（主材）》，并根据实际情况及时更新；制定或更新的材料验收要求报物资管理部审核，审核通过后递送项目材设员存档执行；材料验收流程图流程释义1、材料验收必须实物验收，严禁凭单验收。验收内容包括：材料外观、规格型号、生产厂家（品牌）是否符合计划和设计要求。材质书、出厂合格证、试验报告等质量证明文件；当场未取得质量证明文件的，由采购员、材设员与供应商联系，保证取得质量文件。材设员将证明文件交实验员建立《证明文件交接记录表》，每次交接记录双方签字确认。需送检的材料，由试验员负责跟踪材料进场，取样送检。2、材设员开具入库单；施工队长负责核实入库单同实物的相符情况，并签字确认，对材料进场验收承担责任；施工员负责核实进场物资数量和质量，同时负责材料的保管和使用。核实过程中发现问题，同材设员、施工队长共同核查解决。3、材料入库单材料入库单由材设员负责开具，对入库单内容的真实性负责；施工队长负责核实审查内容的真实性，对真实性承担审查责任；采购科统计员依据合同审核入库单价格等内容，审核完成后负责材料的账务入库处理。现场材料入库与贮存管理现场材料入库材料验收完成后，由材设员安排材料进场，如钢筋、水泥等主材不能进入现场仓库的物资直接进入现场，按照“材料贮存管理”相关规定做好贮存管理；需进入仓库的物资，由材设员在开具《材料入库单》时标明是否进入仓库，材设员依据验收单同仓库管理员办理入库手续，仓库管理员依据材料入库单查点物资，核对无误后签字确认；签字后的验收单，材设员、仓库管理员各存一份，同时由材设员传统计员一份；仓库管理员根据《材料入库单》开具《出库单》同时更新《物资明细台账》（使用保管帐账本）。出库单一式两份，库管员留存一份，流转过程见“3.3.1项目材料出库管理”贮存管理项目现场应创造合适的材料贮存环境以确保材料的安全和可用性，包括：材料堆场和库房必须地面平整并硬化、排水畅通。针对不同产品存放要求分别有防火、防盗、防雨、防潮、防漏、防尘、防冻、防霉、防腐、防晒、防锈、防虫、防毒措施。贵重、易燃、易爆、有毒物品，必须特别标识并安排专人专库保管。合理堆码、整齐规范，库外材料要支垫、齐头、分层堆放，散料要成堆成丁。物资出库及领用管理项目材料出库管理施工员在核实进场物资无误后，开具《出库单》，出库单一式两份，留存一份传递项目核算员一份；项目核算员根据《出库单》录入软件并在单据上标明“已录入”；完成后将《出库单》传递至财务成本会计。成本会计根据出库单核对录入数据情况。仓库物资的使用管理仓库管理员建立《物资领用及归还记录》，物资领用人每次领用及归还必须签字确认；仓库管理员根据《物资领用及归还记录》及时更新《物资明细台账》；必须保证在每月30日月度盘点前，使《物资明细台账》更新完成。物资盘点管理月度盘点每月30日前，由施工队长组织，施工员、仓库管理员对项目物资进行盘点，盘点内容包括仓库物资和现场物资。分别填写《项目物资盘点表》；施工员根据盘点情况填写《材料盘存报表》经审核后报项目核算员；项目核算员留存盘点表及盘存表并报事业部工程科计划员。项目竣工盘点项目竣工，由项目经理组织，事业部采购科参与，《项目物资盘点表》。其他盘点年终盘点。由采购科组织，物资管理部、财务部等参。事业部仓库盘点。由事业部采购科组织，由公司财务部、物资管理部参与。材料调拨回收和废旧物资处理管理项目施工剩余和废旧物资由事业部采购科统一处理，项目无权擅自出售、转让。物资调拨剩余或废旧物资优先在项目之间调拨（《物资调拨单》），调入调出项目之间相互协商调拨价格，如有争议，由事业部采购科和项目部共同做价值评估，结算尽量采用调账方式，特殊情况可以采取通过财务转账扣款方式。事业部仓库物资调拨或处理需由事业部采购科和物资管理部共同做价值评估。废旧物资处理项目材设员对废旧物资处理提出意见（《项目废旧物资处置申请表》），经项目经理审核后上报采购科，经采购科到项目实地了解确实无法调剂的，做出处理意见，报分公司/事业部经理审批。转让采用议标方式，参与竞标的受让方不得少于三家，按“价高者得，现款现货”的原则选择，金额超过1万元的应签订转让合同。废旧物资处理计量（过磅）由项目材设员、采购员共同签字确认。处理所得款项交财务部，由财务部开具收据，事业部、项目部分别留底，以便于项目部和财务部对账。事业部采购科设专门台账，分项目对废旧物资处理情况进行登记。物资资料管理物资管理资料包括：各种物资原始资料包括签收小票、送货单或收料单、验收凭证、领料单、调拨单等按月合订本；物资设备采购（租赁）合同、采购合同台账、采购台账、物资收发存台账、各类汇总表、材料收支盘存报表。项目部所有原始资料及各种票据在工程结束后存档至年末，待公司统一处理。相关表单WZ-BD014项目物资盘点表.xlsWZ-BD015材料盘存报表.xlsWZ-BD016物资领用及归还记录.xlsWZ-BD017证明文件交接记录.xlsWZ-BD018物资调拨单.xlsWZ-BD019项目废旧物资处置申请表.doc机械设备管理机械管理职责物资管理部负责对机械租赁、运输等价格；租赁等管理过程进行监督。采购科负责机械设备的租赁管理、油料供应管理，及租赁方的考核等。负责机械的现场使用管理、运输管理、油料使用管理；负责对租赁机械质量和机械手操作能力进行考核评价，具有否决权。机械设备管理原则租赁使用，统一由事业部采购科行使租赁权，项目部不具有租赁权限租赁采取先自家机械后外部机械的原则外部租赁采取“货比三家”租赁形式项目部在使用机械过程中，不准擅自转租机械设备。机械设备的分类外部租赁机械按照租赁形式的不同又分为月租机械、台班机械。自有机械分包队伍自带机械机械设备需求及租赁计划机械设备进场计划需求由项目部在《项目物资进场计划》中提出，具体见1.1物资计划管理。机械管理方式自有机械事业部采购科具有自有机械的使用管理权，由采购科代表公司行使租赁职能。事业部采购科具体制定《机械设备租赁台班价格信息表》并在公司范围内公布；由采购科核算部门同项目部进行机械费用的结算。内部租赁由采购科同项目部签订合同。自有机械的机械手，由事业部采购科统一管理，必须持证上岗。外部租赁机械由事业部采购科行使租赁权，由事业部采购科同设备租赁方签署合同或协议；签订合同时必须机械车主本人真实姓名签署。机械租赁价格由采购科通过《机械设备租赁台班价格信息表》告知项目部。分包队伍自带机械项目部对分包队伍自带机械只管理持证上岗、安全管理等问题。机械使用及现场管理租赁设备进退场由施工队长负责依据特种作业人员管理规定检查机械手是否合格。项目材设员建立项目《机械设备及操作手统计台账》，并根据进出场情况及时更新台账。现场施工人员对机械手操作水平进行严格把关并反馈至施工队长，施工队长有权提出更换机械手及要求终止合同。机械进出场、调离时，油箱必须满箱。台班管理工作台班机械台班现场管理人员根据实际工作情况开具《现场机械台班记录小票》，统一编号，时间记录明确，不可随意估算；管理人员、机械手双方签字确认后交由项目材设员；材设员根据小票开具现场验收单，小票存档管理。施工队长审核小票和验收单，在验收单上签字确认。材设员建立《项目机械使用台账》并根据机械使用情况/台班小票和验收单，记录更新台账。月租机械台班管理每天根据使用情况开具《现场机械台班记录小票》，材设员建立《月租机械使用台账》，每日根据小票登录台账；机械离开现场时（每逢25日，无论是否离开现场，均需开具《现场验收单》），由材设员根据现场工作天数开具《现场验收单》，验收单上明确标明“起止时间”“累计工作时间”；施工队长核对签字确认。验收单单价确定方式：月租费用总额/当月天数；不能整除的，小数点保留一位小数，造成的偏差由使用项目部在每月最后一天补齐。月租机械的机械手同样建立《月租机械使用台账》；台账及小票管理《现场机械台班记录小票》由材设员妥善保管，每月汇总整理后同《月租机械使用台账》一起报采购科统计员。机械扣油材设员在开具验收单时，对于外租机械，需标明外租机械用油情况；材料科统计员通过验收单进行入账处理后，根据验收单在财务管理软件中进行扣油处理。拖板运输、搬运管理由采购科负责联系，确定价格；工作完成后，由项目方代表同拖运方确认工作情况，出具工作证明；拖运方凭借证明到材设员处开具验收单，施工队长签字确认。验收单上需明确标明“运程”“拖运车辆”。土方运输分包见分包管理分册，“分包管理流程”事业部工程科工程管理员操作。零星倒土项目部提出需求，由采购科机械管理员联系租赁、运输价格等谈判定价。根据现场应用情况，由现场管理人员开具《土方运输小票》，双方签字确认，现场人员将小票传给材设员，每日由材设员根据小票同供应商核对，根据核对情况开具验收单，经施工队长确认，材设员将验收单及《土方运输小票》传递至采购科统计员；统计员审核单据相符情况，进行入账处理。验收单传递验收单一式四联，材设员将确认后的现场验收单存档一联，传递至项目核算员一联，供应商一联、采购科统计员一联；统计员根据《机械设备租赁台班价格信息表》核对价格并且核对验收单时间，之后进行入库处理；项目核算员录入软件做出库处理。机械费用对账每月5日至15日期间，采购科统计员组织机械手或供应商携带上月（25日前）验收单至采购科对账，同时需提供《月租机械使用台账》。统计员收回验收单，开具《对账单》，供应商签字；对账单一式两联，复印件交分包方，原件核算部门留存。自有机械设备的维修和保养维修/保养流程图机械手根据机械使用情况控制机械设备的维修和保养；需要维修与保养时，依据维修保养流程进行处理；每次维修保养完成后，机械设备管理员记录《机械设备维修保养记录》，同时机械手在维修单据上签字确认。机械手要填写该机械《机械设备维修保养记录》，采购科统计员每月5日收取机械手的《机械设备维修保养记录》，与机械管理员的《机械设备维修保养记录》核对无误存档备案。每次机械设备维修保养完成后，机械设备管理员提供维修费用明细价格单，采购科长审核签字；机械设备管理员留存一份，传财务部一份进行报销处理。机械手管理安全教育项目部安全员负责组织进场安全教育，填写《安全教育记录》，双方签字确认，安全员存档保存。安全教育内容为安全操作规程。机械手工作中需严格执行安全操作规程及各项安全制度。安全事故处理采购科在机械进场前同机械手签订《安全协议》，协议中应明确规定安全事故责任，发生安全事故依据安全协议进行处理。相关表单WZ-BD020《机械设备租赁台班价格信息表》WZ-BD021机械设备及操作手统计台账.xlsWZ-BD022现场机械台班记录小票.xlsWZ-BD023项目机械使用台账.xlsWZ-BD024土方运输小票.xlsWZ-BD025《月租机械使用台账》（待定）WZ-BD026机械设备维修保养记录.doc《安全教育记录》（待定）《安全协议》（待定）《现场验收单》（待定）油料管理油料管理整体流程油料需求与采购材设员提前48小时通知，项目材设员电话通知采购科油管员所需油量，油管员汇总油量需求量，采购员执行采购，领取提货单。油料发放油管员凭提货单到石油公司提取油料，填写《油料出入库明细表—分公司/事业部》入库情况；油管员组织送油到达现场，同项目材设员交接，油管员完成《油料出入库明细表—分公司/事业部》出库情况，并双方签字确认；项目材设员填写《油料出入库明细表—项目》。项目部油料日常管理材设员负责项目油料的接收，库管员负责油料的发放；库管员管理项目的库存油料，建立《库存油料发放台账》；每次发放油料领用人在台账上签字，登记领取数量、型号；负责监督机械工作的施工人员随同加油，并在《库存油料发放台账》上签字（小型机具加油除外）。材设员根据台账开具现场验收单；材设员根据油料使用情况和验收单开具情况更新《项目油料出入库明细表》。事业部油料管理员在现场直接给机械加油的油料，由库管员接收发放，登录《库存油料发放台账》，监督机械工作施工人员、机械手签字；当日库管员必须将直接给机械加油的信息传递给材设员；材设员核对，开具验收单，登录《油料出入库明细表—项目》。月度油料核对每月25日材设员对当月（上月26日至本月25日）油料入库情况、出库情况及现有库存进行盘点，填写《项目油料汇总表》，于30日前传于本项目核算员。每月30日，项目材设员与项目核算员核对本部门的油料收发存明细，核对库存量，分型号，单价，如有差异及时说明原因，反馈到事业部材料科；核对无误后，项目核算员于每月3日前将出入库油料汇总表报事业部统计员；事业部统计员同油管员的《油料出入库明细表》进行库存核对。每月3日前采购员与事业部统计员核对机械油料转款及发票返回情况。相关表单