程序文件一 文件和记录管理程序

×××有限公司文件类型质量管理体系程序文件文件编号QP-001文件名称文件和记录管理程序页次1OF7版本01修订记录页次版号修订内容修订者批准修订日期责任部门制定审核批准生效日期文控中心2011-11-30注：如无受控文件之盖印，为非受控文件，只有受控文件才会被自动更新。×××有限公司文件类型质量管理体系程序文件文件编号QP-001文件名称文件和记录管理程序页次2OF7版本011.0目的：为使质量管理体系文件和记录有效管理，避免逾期失效的文件误用,保证使用的是最新文件。2.0范围：本公司内所有质量管理体系文件和记录管理。3.0职责：3.1文控中心负责公司所有质量管理体系文件与相关记录的编号、发放、与回收及归档管理工作。3.2各部门负责本部门在用质量体系文件和记录的管理。4.0术语和定义：4.1受控文件：为防止误用旧文件而以版次予以追踪修订的所有质量体系文件(含相关法律法规及相关方的特定要求等外来文件)。文件应保持适宜、有效,并盖有红色受控文件印章。4.2一级文件质量手册--简明公司质量系统如何满足ISO901:2008标准及相关方的要求。4.3二级文件程序文件--质量管理体系的管理、规划管理、动作执行等各项质量管理体系所含的程序文件。4.4第三级文件作业指导书--质量管理规定、质量作业标准、监测标准等。4.5第四级文件质量记录--监测表、纠正表、测试报告表所有与质量管理体系有关的记录等格式。5.0作业内容：5.1一般要求:5.1.1正式发行的质量体系文件必须有制定、审核、批准，并按规定要求排版打印。5.1.2质量体系文件的发放必须办理签收手续。5.1.3页次格式：页次/总页次5.1.4版次格式：版本号在一个版本内只能修订一次，每次修订文件必须更改文件版本。最新版为01,第一次修改为02（如此类推）。5.1.5文件一般包含:文件编号、文件名称、版本、制定部门、制定日期、修订日期；5.2文件编号5.2.1文件类型：一级文件——QM质量手册二级文件——QP程序文件×××有限公司文件类型质量管理体系程序文件文件编号QP-001文件名称文件和记录管理程序页次3OF7版本01三级文件——WI作业指导书四级文件——FM记录/表格5.2.2一级文件编号：QM－□□□(Qualitymanual)手册序号文件级别5.2.3二级文件编号：QP－□□□(Qualityprocedure)程序文件序号（001-999）文件级别5.2.4三级文件编号：WI－□□□－□□□(Workinstruction)作业指导书序号（001-999）部门代号(见代码表)文件级别5.2.5工艺文件编号：□□□－□□□□－□□□(Workinstruction)（001-999）产品编号部门代号(见代码表)5.2.5四级文件编号：FM－□□□－□□□－□□(Form)版次（新版01，增版02，如此类推）流水号（001-999）部门代号(见代码表)文件级别5.2.6外来文件编号：DO－□□□－□□(Documentofoutside)版次（新版01，增版02，如此类推）流水号（001-999）文件级别5.2.7其它资料编号：名称－时间－□□□流水号（001-999）年月日（如：2011年09月28日，编号为：110928）文件名称简写×××有限公司文件类型质量管理体系程序文件文件编号QP-001文件名称文件和记录管理程序页次4OF7版本015.2.8部门代码表:部门文件代码部门文件代码总经办ZJB文控中心WK管理代表GD生产部SCB研发部YFB财务部CWB品管部PGB行政部XZB供销部GXB5.3文件的制定、批准、发放与回收5.3.1文件的制定与批准文件类型制定审核批准一级文件ISO专员管理者代表总经理二级文件部门主管管理者代表总经理三级文件部门主管部门经理或代理人管理者代表工艺文件工程师负责人负责人四级文件部门文员ISO专员部门主管或经理5.3.1.1文件的编制要参考5.1-5.2，且有依据，体现实用、规范、正确、有效性。首次发行的文件，要填好《文件发放与回收记录》，以确定文件发放的部门及数量,并制定《文件总览表》。5.3.1.2审批：按文件的制定与批准表中的规定，一、二级文件由管理者代表审核，总经理批准，三级文件由质量管理代表批准四级文件由部门主管或经理批准。5.3.2文件的发放与回收5.3.2.1文控中心对已批准的文件进行编号、版次规定，必须符合程序的要求,并核对无误后，发放给各使用部门。5.3.2.2受控文件原稿由文控中心统一保存，并在文件反面加盖红色“受控文件”印章(含表格)，不作使用用途；文控中心统一复印所需之份数的副本后，于副本每页正面加盖红色“受控文件”印章后发行(表格盖反面)，并让收文部门在《文件发放与回收记录》上签收，需收回的旧版文件应注明数量，并记录于《文件发放与回收记录》上。如受控文件遗失，应注明原因并通知各部门以防止误用。受控文件原稿存文控中心。5.3.2.3回收之旧版文件，应在副本正面打上“×”，原稿正面盖“作废文件”章，防止误用。除可作为知识经验保留的文件外，文控原稿作废文件保存期为一年。5.3.2.4文件发放时如有缺页、破损、字迹模糊或遗失等现象，应向文控中心申请补发，不得以复印等方式自行处理。×××有限公司文件类型质量管理体系程序文件文件编号QP-001文件名称文件和记录管理程序页次5OF7版本015.3.2.5受控文件需发放给公司外的相关人员，须经管理者代表批准后，在文件副本上加盖“参考文件”印章后发给申请部门，并在《文件发放与回收记录》上签收。外发的受控文件在修订后不予追回。5.3.2.6质量管理体系文件为对外公开的文件,任何相关方需要时,均可以正当的手续向其提供。5.4文件修订/废止5.4.1公司内员工对使用的受控文件有修改意见的，以《文件更改申请单》进行修订。5.4.2当受控文件需废止时，以《文件更改申请单》进行废止,并将旧版本回收。5.4.3修订/废止文件之审批、发行、回收按5.3执行。5.5使用的受控文件某部门确定为不需用或需要补发时，使用者将文件退回文控中心，且文控中心管理员必须更新《文件发放与回收记录》。5.6发行之后正式文件，使用部门不得在文件上涂改；若发现有错别之处，应马上通知文控中心。本作业程序所产生之记录资料，除非另行规定，则依《文件和记录管理程序》作业。5.7技术文件的控制5.7.1图纸、物料清单、工艺文件或作业指导书等相关资料由研发部按5.2的要求进行编号，按5.3的要求进行核准、受控、发放与回收。5.7.2对重要的工程文件研发部负责人需对资料进行备份，确保在电脑故障或不在岗位时的资料安全。并参考5.9的要求进行管理。5.7.3研发部如需将资料发到客户、供应商以外的第三方时，须经管理者代表同意才可放行。具体参考《产品设计管理序》执行。5.8外来文件管理5.8.1外来文件须由文控中心记录存档，必要时由文控中心复印后加盖“外来文件”印章，发放给相关部门。5.8.2外来文件的分发、保管、补发同内部文件。文控中心应于每年年底对外来文件进行审核。5.9电子文档及网络管理5.9.1质量管理体系文件由文控中心进行电子备份，必要时备份至其它硬盘或服务器，并至少每月更新一次。5.9.2对于各部门所收到的外来文件或邮件，应自行进行网络保存或电子备份，必要时增加密码进行保护，但需要预防密码遗忘。5.9.3为保公司商业信息安全，行政部网管须对公司所有电脑拆除或封闭USB外置接口（特殊情况除外），只有指定人员才能设置对外邮件，其他人员一律进行网络屏蔽，但可进行内部邮件发送。×××有限公司文件类型质量管理体系程序文件文件编号QP-001文件名称文件和记录管理程序页次6OF7版本015.10记录管理5.10.1记录填写与建档5.10.1.1质量记录应字迹清晰可辨、标识明确、符合完整、准确及时的要求，不准伪造。5.10.1.2质量记录修改方法可在笔误之处划去错误的记录重新写清正确记录，若属检测数据，判定之修改由更改人签字。5.10.1.3质量记录可按月(季)编目、分类、装订成册、建档，以利查阅。5.10.1.4质量记录应妥善保存，防止损坏与遗失，以便备查。5.10.1.5质量记录等数据，在调阅及分析时，应便于取得及归档，以便随时可了解质量的变化趋向。5.10.2记录保存与变更5.10.2.1各项质量记录文件格式之修改或增订，由各使用部门自行决定，经部门主管或经理同意，但不得私自修改或增订，应由文件中心统一确认并受控后发行到各部门方为有效（不作管理体系证据的记录除外）。5.10.2.2质量记录的保存期限一般为二年，若有其它要求，保存期限参见《文件总览表》的规定。5.10.2.3在质量记录的保存期限内，如相关方要求查阅时，相关部门应能提供质量记录。5.10.2.4所有质量记录需印刷时，申请部门应先送文控中心核准正确格式后，才可送采购部安排批量印刷，所有的表格记录在不改变内容的情况下，根据实际需要可放大为A3或缩小为A5。5.11文件保存期限序号文件名称保存期限保存部门1质量手册最新文控中心2程序文件最新文控中心3作业指导书最新各部门4表单/记录见《文件总览表》各部门5客户标准/规范客户更新为止文控中心/供销部6第三方检测报告10年供销部7法律法规最新文控中心8一般外来文件3年文控中心5.12文件与记录的设置5.12.1文件与记录一律采用宋体设置。5.12.2在对外文件与表格设置时，公司名称一律用“×××有限公司”，对内的可以不设置公司名称。×××有限公司文件类型质量管理体系程序文件文件编号QP-001文件名称文件和记录管理程序页次7O