2024大型活动标准化执行手册

ManualForLargeEvents大型活动标准化执行手册大型活动标准化执行手册（精编）01、手

册

说

明MANUAL

DESCRIPTION02、活动环节一：信息沟通ACTIVITYLINK1:INFORMATION

COMMUNICATION03、活动环节二：方案制定ACTIVITYLINK2:PLAN

FORMULATION04、活动环节三：开会分工ACTIVITYLINK3:DIVISIONOF

LABOR05、活动环节四：活动筹备ACTIVITYLINK4:EVENT

COORDINATION06、活动环节五：全体排练A

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L07、活动环节六：现场执行A

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N08、活动环节七：会后跟进ACTIVITYLINK7:FOLLOWUPAFTERTHE

MEETING09、工作人员礼仪S

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E目录手 册 说 明本手册讨论对象为接待等项目，由于大型公开性活动工作较为复杂，涉及赞助招商、媒体宣传以及更多繁杂的现场服务等事宜，因此，大型公开性活动需要在具体执行中制定严谨周密的活动执行方案，本执行手册仅为大型公开性活动提供原则性指导。本手册将活动执行分为七个环节：信息沟通、方案制定、开会分工、活动筹备、全体排练、现场执行和会后跟进，以供执行负责人把握整个执行过程，避免因缺乏程序和规划而造成执行疏漏或偏差，实现清晰的活动把握、周到而创新的方案设计、明确的人员分工安排、完美的现场执行和持续到位的会后跟进，最终完成一个完美的活动执行过程。项目接洽策划方案项目统筹项目接洽流程活 宣动 传策 策划 划预算项目规划流程项目执行执行总结人员分工物料准备现场流程物料申请

审核流程经费申请

付款采购执行管控流程现场图片及录像客户评价执行人员评估项目宣传推广资料收集反馈给客户并保存归档朋友圈发文/微信公众号推文

/抖音/快手/小红书同步推广开拓

整合资源规范

专业执行构建

完善模式成本清单反馈项目前期职责构架前

期项

目

负

责

人文案策划设计创 项 创 视意 目 意 频文 文 方 /案 案 案 图片/音乐平面3D场

场平地

地面尺

规图寸

划图

图尺寸图商务

部项目接洽流程项 目 管 理 流 程项目立项项 项 项目 目 目进 需 周度 求 汇表 表 报项目执行人预算效 报果 价图预估成本清单项目前期接洽流程工作流程准备工作主要工作要求内容说明，洽谈重点业务部执行配合1.初步接触·提前提供客户需求表·对方企业官网，宣传ppt，微信公众号及相关资料·了解其公司企业文化，企业背景、规模、相关产品及产品卖点等·本公司自有优势资源，活动经验，案例讲解·了解项目规模，场地及其可操作性·了解合作方关键人物，组织机构，合作意向，资金条件·了解对方初步想法和建议勘察场地拍摄场地实景图测量场地使用面积绘制场地规划图2.细节洽谈·公司案例展示PPT文档（辅以项目宣传视频/图文链接等，可多维度展示公司实力）·项目初步策划案构架（包括：活动主题方向，活动形式，主要内容建议；执行流程安排，大体预算等）·预约项目汇报时间及地点（根据项目大小，预留一周时间进行项目策划）·讨论策划案，获取客户对项目的具体要求及意见·获知项目的着重点及难点·客户倾向性物料造价预算成本预测工程预测·根据客户要求进行开展创意的策划案3.项目汇报·检查策划执行方案，宣传方案，预算明细·准备汇报手提电脑，方案PPT文档（备用辅助展示方案其他视频资料等）·方案打印，盖章装订成册（投标使用）·项目汇报·合同条款认定物料材质讲解施工安全解答供应商调度·汇报流程安排：主讲人，答疑人项目前期执行配合细则工作内容注意事项业务部（设计部及执行）场地勘察了解可使用区域/规划活动动线/场地方限制/卸货通道设计师，项目负责人，项目执行人拍摄场地图外场通道（局部及全景）/

舞台（局部及全景，注意现场条件限制情况）/

内场全厅设计师，项目执行人测量面积实际场地面积

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长宽高搭建区域面积

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局部物料摆放位置不可用区域

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预留通道设计师，项目执行人注：所有勘察结果形成文件形式存档，现场图片整理归档（文件名：场地地址/使用厅）；外内场地尺寸形成电子版文件归档（标注实际场地尺寸及使用面积尺寸）项目推进策划阶段任务分工参与部门讨论重点会后工作任务分工￭项目背景，需求￭是否值得继续跟进￭撰写初步策划案初次策划会议业务部联络人，项目负责人，活动策划，执行统筹￭项目立项￭形成文字会议结果初次策划会议￭活动概念和形式￭头脑风暴-创意收集与分析￭向领导汇报进展提案后协调会议业务部联络人，项目负责人，活动策划，执行统筹，设计师，渠道供应者￭客户反馈意见￭策划案大体框架￭形式和内容设计￭创意亮点￭初步设计（场地规划，平面视觉设计，3D效果图等）￭撰写策划执行方案初稿活动内容，创意阐述，执行流程，宣传对策及预算￭方案由策划师进行美化包装￭向领导汇报进展提案后协调会议￭项目基本成本细节谈判后协调会议业务部联络人，项目负责人，活动策划，执行统筹，设计师，渠道供应者，执行负责人￭客户意见￭内容，执行细节确定￭现场效果图￭宣传推广方案确定￭物料方案￭预算方案（成本/报价）￭撰写策划执行方案定稿（活动内容，执行流程，宣传计划及预算）￭向领导汇报进展￭确定供应商并开始联络，演绎，物料制作，场地等￭执行负责人开展部署工作细节谈判后协调会议创意方案（头脑风暴）形成方案确认推进周报项目后期职责构架客户确定效果方案项目执行人出 物 人品 料 员把 审 调控 核 配客户确定报价明细搭建物料演绎统筹执行准备场地规划区域拆解施工说明确认场地规划尺寸所需物料尺寸制作物料确认方案报管清单灯光清单现场物料清单采购清单花艺清单成本控制提供选择清单/档期客户选择确认下单确认音/视频资料流程道具清单现场联络表主持人摄影摄像化妆师演员兼职人员执行脚本执行总结现场图片及录像归档客户回馈表执行人员评估项目宣传推广创意组客户确定活动流程项目推进筹备管控管控环节主要工作要求及内容说明，洽谈重点负责人时间管控制定项目时间推进表和节点控制。活动进行的时间是不可更改的，时间管理必须根据活动进行的时间来倒推。项目负责人供应管控外包服务管理：外包人员服务要求，设备及物质资料的供应的调度。活动执行过程中会涉及到食宿，交通，灯光，音响，舞台，服装，道具，特技，录制等，这些对专业活动运营公司大都采用外包的模式，那就需要对外包的供应商进行有效管理。项目成本监控：货比三家

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价优质优态度良好

优先选择

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询价

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问价

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比价

/把结果告知项目负责人及领导

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确认下单

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报备批款进场程序调度：活动场地都有搭建时间的限制

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确认可进场搭建时间根据供应商外包工作内容和搭建进程，按照搭建顺序分别通知进场时间，避免卸货环节冲突项目执行人人力监控活动现场负责人，团队的人员配置和管理，甚至包括现场兼职人员的管理。项目执行人渠道原则制定道具预定服务人员广告物料校稿下单采购询价下单物料流通时间越短，速度越快，统筹的周期就会越短，项目执行的可控性越高。低投入高产出，分散采购或者集中外包，减少中间环节，加工制造组装分配，运输调度。造价工艺材质

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数量规格货比三家

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择优合作可重复利用分摊成本不可重复利用一次性消耗品可代替已用成品租赁ManualForLargeEvents活动行业工作指南STANDARDIZATIONIMPLEMENTATIONMANUALFORLARGE

EVENTS流程安排是纲领前期准备是基础合作执行是关键控制应变是保障细节的把控决定效果后期跟踪是超越的所在01信息沟通是活动执行中的第一环节，充分的信息沟通以及对活动成熟地思考是活动举办成功的基础，也能尽可能避免由于活动理解偏差和信息失真造成的反工、遗漏和时间浪费等问题。因此项目总负责人须在活动正式筹备之前，与领导和其它人士进行充分沟通，在可允许的范围内争取了解尽可能多的信息，填写下列活动信息沟通表，再筹划下一步工作。活动信息沟通表活动名称活动时间 活动地点举办单位 协办/联办单位执行负责人 活动规模

执行部门 执行单位负责人活动目的活动意义主要领导嘉宾邀请媒体邀请主要流程活动标准其它要求活动环节一：信息沟通ACTIVITYLINK1:INFORMATION

COMMUNICATION02活动方案是活动执行的指导性文件。在活动信息沟通完成之后，项目负责人填写活动信息沟通表，项目组制定活动方案与活动执行方案（初稿），组织各部门讨论，根据修改建议形成活动执行方案（第二版），提交给领导审阅，最后根据领导反馈意见制定活动执行方案（最终版）。活动环节二：方案制定A

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N整体流程如图：项目负责人信息沟通填写活动信息沟通表制定活动方案与执行方案与项目组讨论（第二版）将活动方案（第二版）提交领导审阅根据意见确定最终方案一般性活动简要方案基本要素重大活动精细方案基本要素1、活动名称与目的；1、活动名称、背景、目的、意义与口号；2、活动时间与地点；2、举办/承办/联办单位；3、举办/联办/协办单位；3、活动时间地点；4、活动与会领导、嘉宾、媒体与规模；4、与会领导、嘉宾、媒体与规模；5、活动详细流程；5、简要流程。6、赞助机构/作媒体；7、活动会务服务；8、其它事项。02方案基本要素BASICELEMENTSOFTHE

SCHEME02活动执行方案的基本要素活动基本信息活动时间、地点、名称、规模、与会领导、举办/联办单位等项目团队分工

A、项目总负责人； B、执行项目负责人；C、具体组员名单。前期筹备事宜A、筹备事宜列项;

B、人员分工安排；

C、筹备日程安排。现场执行事宜

A、现场布置说明；

B、现场活动流程；

C、现场任务列项。

D、人员分工安排；活动后期工作

A、后期事项明细； B、人员分工安排；C、完成时限要求。活动财务预算活动合同签订活动应急方案其它事项大型公开活动同时需制定招商赞助方案。活动执行方案基本要素B

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N03活动环节三：开会分工A

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R活动前期，成立活动项目组，由项目负责人定期召开沟通会议，进行初步的工作分工。活动方案确定后，项目执行人召集全体工作人员，举行活动工作安排会，详细介绍活动信息及其具体人员安排，同时了解全体人员时间和工作任务情况，听取反馈建议，及时进行工作调整与方案完善，最终确定全体人员分工：（根据活动的规模及性质，报请领导召开各分协调会，得到更多的部分协助）工作安排会环节分工管理方法目的执行负责人主持会议，介绍活动基本情况执行负责人介绍人员分工安排工作人员重述自身职责与安排听取反馈意见并及时协调领导总结发言讲述活动各项情况明确人员分工安排听取反馈意见由于活动现场的参与人员数量大、事物繁杂。为了提高活动实施阶段的管理效率，实施操作程序的管理。由项目负责人制定整体工作分工方案，然后由各项工作的具体负责人再去制定针对自身工作的详细分工计划，再交于项目负责人进行计划汇总，以此控制整个活动进程。项目负责人制。项目负责人的统一安排，团结协作互相配合，所安排的人员，从活动筹备前期到活动现场执行，再到活动后期，一直负责到底，从而进一步保证活动的进程速度和效率。04活动环节四：活动统筹A

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N在明确活动方案和人员分工，正式进入活动筹备环节，活动筹备是活动的真正执行环节，是细化深入的过程，主要包括以下内容：现场勘查、来宾邀请接待、活动进度、物料准备、现场布置、应急预案、公安消防、后勤保障、财务预算与文件管理。①

来宾邀请接待及接待方案·领导邀请和接待·嘉宾邀请和接待·媒体邀请和接待·邀请媒体名单·新闻夹内容·媒体签到·住宿登记表·媒介分工（活动现场位置）·接待物料②

活动进度制定严格的活动筹备各项内容的进度表③

物料准备物料准备清单④

现场布置现场布置效果图⑤应急预案⑥公安消防/⑦后勤保障⑧

财务预算活动开始前，项目负责人应将所有的物料清单和财务成本交到财务部进行审核，与长期供应商应提前制定物料清单价格表，财务部门进行核对；根据项目进度，提前跟财务部门进行现金预支申请，并报审核

；活动中所涉及到的文件档案主要包括各种审批的行政文件、相关合同协议、新闻宣传稿件、策划方案、工作计划、相关证件票据等，需及时整理，让文件在活动的过程在各个需要文件的工作人员中及时传递。让工作人员能及时了解整个活动过程，从而提高工作效率。⑨

文件管理⑩活动相关物资05活动环节五：全体排练A

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L针对重大公开活动，或其它有重要领导参加的活动，需提前对重要环节进行排练，以增加工作人员活动执行的熟练度，发现其中存在的问题。需要排练的重要环节通常包括领导接待环节、活动开场环节、重要仪式环节、领导欢送环节，其中重要仪式环节由于其中工作较多，需要多人的配合，通常需要进行多次排练。n 排练人员安排排练总导演：执行负责人排练人员：被排练环节的工作执行人员；陪练人员：其它环节工作人员，表演与会嘉宾；问题纪录人员：全体排练注意明细06活动环节六：现场执行ACTIVITYLINK6:SITEEXECUTIO

N07活动环节七：会后跟进ACTIVITYLINK7:FOLLOWUPAFTERTHE

MEETING会后跟进工作也是活动的重要环节。于活动结束之后，需及时对活动进行跟进整理，具体包括如下几个方面：1、会后撤场有序安排各部门进行撤场，还原会场整洁，执行负责人办理撤场手续。2、感谢短信发送于活动结束后，需及时对与会领导的参会和支持表示感谢。3、会议/活动纪要于活动结束后，工作人员及时整理活动录音、视频和会议记录，撰写会议/活动纪要，针对重要活动，需要形成活动记录，甚至形成会议/活动成果书籍。4、活动新闻稿活动结束的当天晚上，工作人员整理活动新闻稿，保证第二天及时进行新闻发布。5、