国家文秘3级实操重点考点

第一章会议管理会议筹备方案的内容：确定会议的主题与议题、确定会议的名称、确定会议的议程、确定会议的时间和地点、确定会议所需的设备和工具、确定会议文件的范围、确定会议与会代表的组成、确定会议经费预算、确定会议住宿和餐饮安排、确定会议的筹备机构。确定会议主题的要素：有切实的依据、必须结合本单位的实际、有明确的目的。议题是对会议主题的细化。会议筹备方案的作用：确保会议的周密组织，确保会议服务质量和沟通协调到位，确保领导的意图得以贯彻执行。电话会议交流信息的特点：A、方便灵活B、缺少身体语言，难以进行互动交流，难以传递大量细节信息，缺少文本C、可以搭配使用其它通信方式，增进信息的传输与交流。电话会议适用于分公司不远、规模不大的企业。电话会议是一种以语言交流为手段的会议形式，无法实现文字的同步传输，需要做好会议书面信息的分发工作。人数较少或单位个人参加会议，可直接使用带有免提扬声器的电话机。视频会议适用于：布置重要工作、宣布重大决定、商量紧急措施的情况。视频会议的特点：A实现了声音和图像同时传送。B、打破了空间的限制。C、节省时间、费用。D、交流效果较好。E、视频会议的局限：准备时间长，投入成本高，没有互动效果。视频会议的要求：A、发出开会信息。B、分发文件信息资料。C、布置会场。D、设置与检查会场信息传输设备。E、做好会议信息准备。会场的环境要安静、清洁。主会场和分会场要悬挂会标，突出会议的主题，同时便于电视宣传报道。会场内可以配备高速传真机。场内会议设备要落实专业技术人员调试、检测。视频会议时间紧，能够发言的人数较少，发言的时间相对较长。远程会议可以节省时间和金钱、与电话服务机构商定使用录音带的形式作永久记录、交流更加直接与简短。会议筹备方案的制定程序：组建会议筹备委员会，分成筹备小组，形成筹备方案，领导审核方案。电话会议语言使用应该注意：A、内容集中、体现会议主题。B、保证时间。C、讲话内容要简明易懂，尽量不使用方言、拗口和容易产生歧义的字词及语句。大中型会议座位安排：划好区域，贴上标识牌、指示牌、座位名签等，使与会人员顺利入座。表彰总结会议座位安排：被表彰、受奖励的对象或其代表安排在前几排，并在座位上贴上名签。报告会、表彰会、联席会座位安排：报告人和主办单位负责人或联席的各单位负责人相间的方法。会前准备工作的基本要求：充分、周密、安全。大型会议在礼堂、会堂、体育场馆举行，采取大小方形和半圆形。中小型会议在会议厅、会客室、会议室进行，可以摆放成方拱形、半月形、椭圆形、圆形、长方形和T字形等，使与会人员坐的比较紧凑，便于讨论和发言。主席台座次的安排：A、依据职务的高低和选举的结果安排，先左后右、由前至后。B、会议主持人有时需要在前排的边座就座，可以按职务顺序就座。C、主席台桌上左侧放置姓名台签。影响会议质量的因素：温度和湿度、光线、空气流通、安静程度、家具舒适度、会间休息等，还有会议所需文具、茶水、毛巾等是否齐全。检查会场布置情况：是否与会议议题相适应，会标是否端庄醒目、主席台是否按议定座次摆放，领导者名签安排是否妥当，旗帜、鲜花等烘托氛围的装饰物是否放置得体。会务筹备情况检查结果的形式：书面、口头、协调会三种形式、会务筹备情况检查的方法：听取会议筹备人员的汇报，会前现场检查，确保所有的事项都条理清晰，注意气味。对检查所发现问题的纠正：A先要对问题的性质和范围进行分析，确定问题对会议质量的影响程度。B、找出原因，寻求解决方法。C、在人财物方面为纠正偏差做好相应的准备。D、责任到人，抓紧落实，及时将纠偏的结果进行通报。会议文件审核的内容包括：审核会议文件的准确性和完整性，审核会议文件的具体内容，审核会议文件的具体内容包括：审核会议文件与会议主题的关系，偏离会议主题的内容要进行修改和提炼；审核会议文件内容事先是否经过调查研究，是否与实际相符；提交会议讨论的文件涉及有关单位和部门事先是否进行了会商。会议文件审核的方法：对校法，折校法，读校法。会议文件的审核：会议文件涉及的部门较多要进行必要地会商，在会议文件审核修改之后，要由主要领导或主管领导进行终审。与领导沟通会议有关事宜的原则：时间性、及时性、全面性。与领导沟通会议有关事宜的时机：会议筹备阶段，会中阶段，会后阶段。与领导沟通会议有关事宜的效果检查时应注意：要坚持与会议的主管领导保持定期的沟通，并将落实的情况及时向领导反映；沟通在会前、会中、会后要突出各自的重点。会议协调的目的：妥善的协调处理各种关系、矛盾和纠纷，保证会议的胜利召开、顺利进行和圆满结束，其实质是统一认识、调整关系、解决矛盾、协调行动。会议举行过程中可能出现的问题：人员、场地、设备、资料、健康与安全、行为。大中型会议事先要安排好医护人员在会场应急。拟定会议应急方案时应注意的事项：A、住宿安排要妥善。B、餐饮服务要周到。C、医疗卫生工作要有备无患。D、交通保障应落实到位。E、会议通讯服务力求标准、可靠、稳定、迅速。F、在娱乐生活上要丰富多彩。G、会议值班要制度健全，人员要坚守岗位。会议应急方案的特点：有的放矢、预防为主、留有余地。会议按计划进行的程序：了解议题和议程，准时宣布开会，有效引导议题。在会议开始前，明确的向与会人员宣布会议开始和结束的时间，并保证做到准时开会和散会。如果会议时间较长，可以通过安排短暂的休息来提示会议按计划进行。多议题会议的议题安排次序应科学合理，一般情况下，需要大家开动脑筋，集中献计献策的议题建议放在会议前半部分进行。会议经费的类型包括：与会人员交费，参展商交费，联合主办者交费，广告赞助和捐助，公司分配，其他收入项目。与会人员交费=预期的与会人员人数*交费额+预期陪同人数*交费额-交费折扣额其它开支包括各种不可预见的临时性开支。会议经费使用的监督方法：报告和会议，授权与自我授权，质量，损益平衡表，比率分析，审核时要逐项细审。企业工作人员国内外出差的费用，经常由秘书办理或协助办理。提出会议预算方案，首先要以成本观念、时间观念、效率观念为指针，尽量减少会议的有形和无形支出，控制会议的数量，压缩会议的时间。会中突发事件的类型：人员问题，健康与安全问题，行为问题。会议总结的目的：A、检查会议目标的实现情况。B、检查各个小组的分工执勤情况。C、员工将自我总结和集体总结相结合。D、奖惩相关人员。会议总结的内容：A、会议的名称、时间、地点、规模、与会代表人数、主要议题。B、参加会议的上级领导人。C、会议的主持者。D、领导报告或讲话的要点。E、对会议的基本评价和贯彻要求。F、会议的决议情况和今后的工作任务布置。撰写新闻稿件应注意及时准确、送领导审核。会议的效率是会议所取得的效果和会议成本之间的比值，比值越大，效率越高。因此，提高会议效率，即提高单位工作效率，是节省开支、降低成本，提高单位综合效益的有效手段。构成有效会议的要素：清晰的目标、适当的时间、合适的地点、恰当的形式、顺畅紧凑的议程、准确的信息传递、周密的前期准备、精心挑选的参会人员、参会人员得当的表现、领导人员良好的控制力、合理的内容安排。影响会议成效的原因：A、会议多、长、高、大。B、会议支出超标，浪费惊人。C、会议准备不充分，会议质量不高。D、组织者组织不当。会议评估力求科学高效。对主持人的评估：主要侧重于对主持能力、业务水平、实现会议目标的能力、工作作风和对会议进程的控制能力的评估。会议评估表格设计成问卷的形式，表格的质量将影响会议反馈数据的质量，应该考虑的因素：表格的长度，填写的难易程度，所问的问题，问卷的方式，分析数据方式。通常所有反馈数据的分析报告需递交给主管领导。评价会议是否成功，首先要分析确定影响会议效果的因素有哪些。一个高效的会议往往取决于多种因素和条件：A、会议要开的短。B、安排较多的活动，使会议获得最大限度的价值。C、特别注意选择地点。D、对与会人员名单要精益求精。E、如果请公关公司筹办会议，应多看多问。F、讨价还价。第二章事务管理接待1涉外接待的原则①不卑不亢，不卑不亢是涉外接待时我们应始终坚持的原则，作为个人，保持不卑不亢的态度，是高贵人格的体现；②依法办事，国际间的交往合作都要依法而行，不仅遵守我国的法律，也要遵守对方国家的法律，特别是我国加入WTO以后，对外贸易交往还要遵守WTO的各项规则；③内外有别，有保密观念，既要保守国家机密，也要保守本单位的机密；④尊重个人，强调以人为本，人是生而平等的，个人尊严不容侵犯；尊重个人的理念，喝多酒喝少是你个人的选择，与主人的脸面没有关系，相反主人是要尊重客人选择的；⑤女士优先，这一礼仪由来已久人们认为它是男士绅士风度的一种体现。照顾女性、帮助女性，是男性的职责，是基本的教养；⑥入乡随俗，到了哪个地方，就要遵守法当地的习俗礼仪，这就是“入乡随俗”。2.各国都有自己特别的风俗习惯和礼仪。国际礼仪是人们在长期的国际往来中，经过求同存异的遴选儿逐渐建立起来的行为举止规范，它是人类文明的体现。涉外接待遵循的正是国际礼仪。3.礼宾次序商务人员在涉外接待工作中应坚持依照礼宾次序来处理自己所遇到的一切情况，这是唯一切实可行而又合乎礼仪规范的做法。它主要适用于在多变边性商务交往中如何同时兼顾谦卑有序，平等待人这两项基本礼仪原则，处理实践中难以回避的顺序与位次的排列问题。 4.礼宾次序常见的五种排列方法①依照来宾所在国家或地区名称的拉丁字母先后顺序排列其次序；②依照来宾的具体身份与职务的高低来排列其次序，可运用于正式的政务、商务、科技、学术、军事交往中；③依照来宾抵达现场的具体时间早晚来安排其次序；④依照来宾告知东道主自己决定到访的具体时间先后顺序排列其次序；⑤不排列。5.在礼宾实践中，上述五种方法可以交叉采用。一般的习惯是：首先按照来宾的身份、职务的高地排列；身份相同者，按国家地区名称的拉丁字母顺序排列；名称的第一个字母相同者，再按某种时间顺序排列。6.①按礼宾次序排列座次，代表团在开会时要坐在前排，在宴请时，团长坐在主人右侧的这个上座；②按礼宾次序排列名次，挂在主席台上的各国国旗依礼宾次序从右向左排列，东道主的排在最左边；③按礼宾次序排列出场次序。7.涉外迎送仪式，通过这种迎送活动表达东道主的诚意，展现主人形象，使双方建立友好的商务关系。8.迎宾礼仪的程序①发出邀请（规格对等的含义是在涉外邀请时，我方出面进行邀请的人士的职务、地位、身份应当大体上与被邀请者的职务、地位、身份相当。）邀请一般采用书面形式②准备工作（搞清楚来访外宾或代表团的基本情况，如总人数、是否包括主可挡住荧光屏的玻璃碎片。⑷切勿向失火的电视机或电脑泼水，因为温度突降会使炽热的显像管爆裂。16.督查工作是直接为上司服务、为实施上司的决策和实现上司决策的目标而进行的一项工作。因此，秘书要围绕中心，突出重点，根据上司的工作习惯和重视程度来确定督查工作任务。17.秘书督查工作的特点有：复杂性，原则性，时限性和权威性18.督查工作具有明显的政策性、全局性和复杂性督查工作的原则有：（1）实事求是的原则；（2）主动性的原则；（3）分层次落实原则；通过督查促进决策和上司指示的落实，是督查工作的本质要求和基本目的，也是督查工作的出发点和归宿；（4）时效性原则；（5）督查与帮办相结合的原则。19.督查工作的方法督查工作的方法有：（1）书面督查；（2）电话督查；主要用于情况比较紧急而内容比较简单的督查事项；（3）专项督查；（4）会议督查；（5）调研督查。20.工作程序:上司交办事项督查的程序为：交办→立项→登记→转办→承办→催办→检查→办结→办结回告→审核→立卷→归档。21.督查工作的注意事项有：（1）实事求是；（2）授权督查；（3）时限要求；（4）办实事；(5)谦虚谨慎。22.按不同的分类标准，办公室工作计划可以有不同的种类：（1）按照时间序列，办公室工作计划可以分为长期计划、中期计划、短期计划三种类型。(2)按幅度和范围，可分为政策型计划、目标型计划、规划型计划、方法型计划、程序型计划五种类型。方法型计划描述了业务单位或部门必须完成某项具体的委派而要履行各项任务的方法和顺序。23.制定工作计划的方法:（1）根据组织确定的工作目标和期限要求，一项项列出本团队要完成的所有任务。可以使用专门制作好的人物表格，将要做的工作内容列出，也可以将工作任务逐项写下。（2）区别重要的任务和紧急的任务，通常按ABCD法则（参见四级秘书），先做重而急的任务，再做重而不急的任务，后做急而不重的工作，安排好工作的优先次序。（3）按照工作的轻重缓急和逻辑顺序用数字编号标记出任务完成时间的前后顺序，对需要花时间的工作留出充足的时间量。（4）列出完成每一项任务所需的资源和相关信息，包括人力、物力、财力等。（5）明确完成每一项任务的各个阶段指标和估算的时间要求。（6）指明每一项任务的负责部门或承担人以及负责人。（7）从最终完成的时间期限向前推算各阶段工作应在何时完成，确定后，逐项将其填入计划表中。（8）明确工作进展的情况和出现的问题向谁报告，何时报告，确保计划的顺利实施。（9）明确工作进展的情况的质量如何监督和管理。24.行动计划是用于管理时间和工作任务的文件行动计划或计划表与时间表虽然都从起始时间、阶段时间和最终期限上对任务做了要求，但是行动计划或计划表还必须指明所管理的项目或团队工作的其他一些重要方面。具体包括：(1)每一项任务的具体目标。(2)每一项任务的数量要求和质量要求。(3)每一项任务所需的资源。(4)每一项任务所分配的负责部门或承担人以及负责人。(5)在计划的文件中还写明如何监督工作进展和质量。25.编制常见的工作计划：通常的工作计划中都要指明一段时期预先决定做什么，怎么做，何时做，由谁做等具体问题，它是在为一个团队的现实状况与目标之间铺桥搭路。26.承办期限：谓承办期限是指企业接到客户或查询者的问题后处理并回复的时间规定。27.办公室工作评估的意义:1)提高了管理工作的效率.(2)明确了组织机构的建制.(3)促进了员工承担责任.(4)有助于进行控制和监督工作。28..对办公室工作进行目标管理过程：(1)建立一套完整的目标体系;从企业的最高主管部门开始，由上向下逐级的确定目标。上下级的目标之间通常是一种“目的---手段”的关系。(2)确定目标，目标体系应与组织结构相吻合，从而使每个部门都有明确的目标；(3)组织实施(4)检查评估29.对办公室工作进行量化管理办公室工作量化管理是指在组织开展工作过程中，运用科学方法（如预测、概率估算、实测、预定动作世间法等）对各个工作项目做出工作定额来实行定量考核的管理方法。⑴优化劳动组合⑵定员定编⑶工作定额⑷定量考核1.获得设备使用权的方式：购买和租用。2.购买：是指从组织外部购买该设备，从面获得设备的使用权。优点：设备归购买者所有，使用方便。缺点：一次性付款费用较高，而且过了保修期后，需要额外支出设备的维护和修理费用。另外，设备还可能很快果实。3.租用：通过租用的形式也可以取得设备的使用权。优点：最初的费用较低，费用可以由不断获得的利润进行补偿，租用协议都包括了维护和修理的费用，另外，可以随时更换和升级。缺点：如果租期较长支付的费用将会较多，甚至超过购买的费用；另外如果在租赁合同到期之前终止合同，违约金将会很高。4．政府采购遵循的原则：公开、公正、公平、效益及维护公共利益的原则。5.我国政府采购的主要方式有5种：即公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源等采购方式。公开招标采购是指采购机关或其委托的政府采购业务代理机构（统称招标人）以招标公告的方式邀请不特定的供应商（统称投标人）投标的采购方式。6.国家财政部及省（自治区、直辖市）级政府财政部门为政府采购管理机关，负责合同的监督管理。7.采购的工作程序：（1）提出购买申请；（2）审批，落实经费；（3）招标、选择供应商；（4）签订供货合同；（5）货物入库；（6）支付货款。会计部门收到发票后，对照交货单、入库单和订购单，三单货名、数字应当相符，经财务主管签字批准，支付货款。8.采购预算方案制定的原则：（1）真实性原则。（2）重点性原则。（3）目标相关性原则。（4）经济合理性原则。9.编制采购预算的一般程序：（1）确定预算的核算基数。确定预算的核算基数实际上是要确定采购费用的总额。（2）进行市场调研。（3）确定采购产品的种类及型号价格。（4）编写预算方案。预算方案要进行科学的可行性论证，提出项目的效益目标、技术标准、动用的公共资源、支出标准和测算依据等。10.预算的方法：（1）传统预算法。是指承袭上年度的经费，再加上一定比例的变动。优点：这种预算法核算比较简单，核算成本也较低。缺点：这一方法的逻辑前提是上年度的每个支出项目均为必要，而且是必不可少的，因而在下一年度里都有延续的必要，这在实际上是存在问题的；容易导致一些不良倾向。（2）零基预算法。零基预算发是以零为基数编制的预算。资金和其他资源的分配是以重新排出的优先次序为基础的，而不是采取过去那种外推的办法。11.零基预算的优势：=1\*GB3①有利于管理层对整个活动进行全面审核；=2\*GB3②有利于提高主管人员计划、预算、控制与决策的水平；=3\*GB3③有利于将组织的长远和具体目标以及要实现的效益三者有机结合起来。缺点：影响了其广泛推广，花费大量的人力、物力和时间。12.办公室资源就是实行办公室资源统一规范管理，减少资源浪费，合理地调配和利用办公室资源，提高办公室资源的使用效率。一般而言，规模较小的单位人员少，涉及的办公室资源较少，一个称职的秘书人员可以对单位的办公室资源如数家珍，便于调配。13.以日常办公用品的管理为例，软件一般包括登记、领用、盘存3大功能。14.信息开发的特性：信息开发是对信息进行全面挖掘、综合分析、概括提炼，以获得高层次信息的过程。信息开发具有多次性。信息具有共享的特性。15.信息开发的类型：按照对信息加工的层次分，有一次信息开发、二次信息开发、三次信息开发。以此信息开发，主要是将无序信息转变为有序信息，提高信息的利用率，如剪报、外文文献编译。二次信息开发，是对一次信息进行加工整理后而形成的新信息，提供信息线索，便于人们对信息进行概括了解。三次信息开发，是在一次、诶此信息的基础之上，通过分析概括而形成更深层次的信息。16.信息开发的主要形式：（1）剪报。剪报属于一次信息开发，开发成本相对较低，获得信息量较多，但信息零散，有的信息缺乏时效性、可靠性。（2）索引。属于二次信息开发。信息资料索引有篇目索引和内容索引。篇目索引用于指明信息的出处；内容索引摘录信息中的事件、人名、地名等。（3）目录编制。属于二次信息开发。（4）文摘。属于二次信息开发。（5）信息资料册。（6）简讯。属于三次信息开发。（7）调查报告。属于三次信息开发。17.信息编写的类型：（1）动态型信息。（2）建议型信息。（3）经验型信息。（4）问题型信息。（5）预测型信息。18.信息的开发的工作程序：（1）确定主题。选题是信息开发的起点和目标。选题的来源一般有3种渠道：一是下达的任务；二是利用者提出要求；三是根据工作需要自主选择。（2）分析信息材料。（3）选择信息开发的方法。=1\*GB3①汇集法=2\*GB3②归纳法=3\*GB3③纵深法=4\*GB3④连横法=5\*GB3⑤浓缩法=6\*GB3⑥转换法=7\*GB3⑦图表法（4）选择开发信息的形式。信息开发就是对信息进行有序化处理、加工和提炼。可选择一次信息开发，如剪报；可开发二次信息，如索引、目录、文摘；可开发三次信息，如简讯、调研报告。（5）形成信息产品。19.信息利用服务具有周期性、经常性、广泛性和时效性特点。20.信息利用的要求：（1）遵守信息法规。（2）维护信息安全。（3）最大限度地满足信息要求。（4）注意对日常信息的积累。21．秘书信息工作的全部意义在于充分利用信息，发挥参谋助手作用。22.进行信息检索有4个环节：=1\*GB3①扥西信息需求；=2\*GB3②明确检索要求；=3\*GB3③选择检索系统，选择检索途径和检索方法，确定检索词；=4\*GB3④实施信息检索，获取信息。23.三级秘书应能够指导他人选择适宜的信息检索系统。24.答复利用者询问，指导其利用信息的服务方式如问题解答、事实咨询服务、利用者教育服务。25.信息利用中可使用跟踪卡、文档日志记录信息借阅情况。当信息被借用时应该填写跟踪卡，放置在信息原存放处。26.信息利用有利于实现信息的价值，促进管理水平的提高；有利于信息的增值和信息资源共享；有利于提高决策的成功率。27.信息反馈的特点：（1）针对性（2）及时性（3）连续性28.信息反馈的形式：（1）正反馈和负反馈（2）纵向反馈和横向反馈（3）前反馈和后反馈29.信息反馈的要求：（1）信息反馈要准确真实（2）尽量缩短信息反馈时间（3）信息反馈要广泛全面，多信源、多通道反馈。30.选择信息反馈的方法：（1）系列型反馈信息（2）广角型反馈信息（3）连续型反馈信息第三章文书拟写与处理文书格式：标题、正文（开头、主体、结尾）、落款标题：发文机关（关于）事由（的）文种[可以没有发文机关、事由，一定要有文种]开头：发文原因、目的、根据主体：写法：（1）不分段式（2）分段式（3）条款式[写法：①一、二、三、四···（汉字数码）②第一、第二···（序数词）③1、2、3··]（4）小标题式结尾：写法：（1）对公文的内容总括概括（2）提出希望号召要求（3）用惯用语作结尾（4）没有结尾（5）提出公文内容的执行时间落款：机关名称，日期（使用汉字数码）通告：（一）概念：公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项的公文。（二）与公告的区别：通告只用于一定范围，公告用于国内外；公告的发布者有权力机关、行政机关及被授权的发行社（三）结构：标题+正文+落款+成文日期通报（一）概念：是表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况的公文（二）批评通报对下级机关的指导作用重于指挥作用（三）通知与通报的区别：均为知照性公文，通知带有一定指令性，通报无决定(一)概念：是对重要事项或者重大行动作出安排、奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项的公文。（二）类型：指挥性决定和知照性决定知照性决定事项范围是：指表彰先进、惩处错误；设置机构；变动人事；召开重要会议；变更或撤销下级决定等。请批、批答函：函是不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项的公文计划（一）特点：针对性、预见性（二）类型：按内容分、按范围分、按时间分、按性质和作用分（三）结构：文章式（分条列项地编写成文）、表格式（四）文章式计划的结构：标题+正文+尾部正文构成：前言+主体+结尾结尾：1、提出执行要求2、展望前景3、不写结尾4、自行确定（五）注意事项：1、注意深入领会党和国家的有关方针、政策和法律精神2、注意从本部门的实际情况出发，不脱离现实，不把任何指标订得过高或过低；计划的目的、任务、指标、措施、步骤要制定得具体明确，以便于落实和监督检查3、语言简洁明了，朴实自然总结按性质和作用分为综合性总结和专题性总结结构：标题+正文+尾部正文：前言+主体+结尾前言介绍基本情况，交代背景，点明主旨或说明成绩主体包括成绩和经验、存在的问题和教训以及今后努力的方向等尾部包括落款和成文日期注意事项：正确的指导思想；坚持实事求是（增强科学性和可信性）；分清主次、突出重点；语言简明、准确七、述职报告述职报告是书面报告特点：个人性、真实性（述职报告是干部考核、评价、晋升的重要依据）；通俗性讲话稿特点：内容针对性强；语言平易通俗；交流具有互动性注意事项：1、以声音充当媒介2、内容要有针对性3、观点鲜明，主题明确4、语言通俗生动九、市场调查报告1、特点中的典型性主要体现为两点：一是对调查得来的所有材料，要进行科学地分析研究，从中找出有规律性的东西，反映市场变化的内在规律；二是报告的结论要准确可靠，在结论基础上提出的建议必须切实可行，有较为广泛的适应性和可操作性2、正文是主体部分，包括情况部分、预测部分、建议部分（是市场调查报告的落脚点）3、尾部：重申论点，加深认识，没有尾部4、市场调查是市场调查报告写作的前提和基础十、招标书（一）概念：招标书又称招标说明书，是招标人利用投标者之间的竞争从而达到优选投标人的一种告知性文书。（二）特点：明确性、竞争性、具体性、规范性（三）类型：按性质和内容分为工程建设招标书、企业租赁招标书、大宗商品交易招标书等（四）结构：标题+正文+尾部正文结构：前言+主体+结尾前言写明招标单位的基本情况和招标的目的主体包括文体编号、招标项目名称、招标范围、招标投标办法、招标时限、招标地点等。结尾写明招标单位的名称、地址、电话号码和传真等。十一、投标书投标书也称“标函”，特点是针对性、求实性和合约性结构：标题+正文+尾部正文结构：送达单位（即招标单位）+引言+主体+结尾1、送达单位顶格书写，后加冒号。2、引言说明投标的依据、目的和指导思想3、主体根据招标书提出的目标、要求，介绍投标单位的现状，明确投标期限及投标形式，拟定标的，填写标单等。4、正文结尾写明投标单位的名称、地址、电话号码和传真等。第二节收发文处理文书审核是对文件草稿从内容到形式所做的全面检查和修正工作。检查文字表述是否通顺、简练、准确，是否合乎语法逻辑，文字有无错漏，标点符号是否正确；事实陈述是否清楚明白，理由的说明是否充分有力；结论的提出是否明确具体。文书的拟办是对文件的办理提出初步意见，以供领导批阅时参考。文书拟办的要求：熟悉有关政策和规定；熟悉本单位各部门的职责范围及业务情况；熟悉办文程序和有关规定；拟办意见要符合政策规定和实际情况；拟办意见力求准确及时简洁。拟办是秘书为领导批办文件所做的准备工作，包括在文件处理单上书写对收文办理的方案和建议文书拟办的工作程序：（1）明确拟办范围（需要拟办的文书主要有：需要传达、贯彻执行的文件；报送来到重要请示或报告；需本单位领导参考或知道的文件）（2）阅读文书内容（3）提出拟办意见7、注意事项：拟办意见要明确具体；应写明要对文书进行阅示的领导或文书承办部门；写清承办的时限和要求；写明发送范围和阅读范围。8、文书承办包括办理有关事宜和撰文答复文书具有时效性，应在承办时限内完成文书的办理注办文书，收文承办后，在文件处理单上简要注明文书办理的情况和结果。9、文书催办有对内催办和对外催办两种。确定催办的方法：电话催办和发函催办。10、档案利用的含义：档案利用工作是开发和直接提供档案，满足利用者的档案需求的工作。档案利用工作可以区分为提供档案利用和利用档案两个概念。提供档案利用是档案管理部门及其人员直接提供档案，为了解查询问题的利用者提供服务；利用档案是利用者为了研究和解决问题，以阅读、复制、摘录等形式使用档案。11、档案价值的实现，关键在于积极、主动、及时地提供利用。12、档案利用的工作程序：（1）熟悉库藏（2）分析利用需求。决策人员需求概括性、综合性、可靠性强的高层次档案信息。基层管理者需求具体、实用的档案信息；业务方面的档案信息；对工作者有借鉴作用的档案信息。科研人员需求某一个或多个相关主题的档案信息；完整、准确、系统的成套的专题档案材料。工程技术人员需求针对性强、内容具体的档案信息；专利文献和标准化材料；同类项目或同行业的档案信息。（3）选择档案利用方式。=1\*GB3①阅览室提供利用。=2\*GB3②档案外借。由于工作的特殊需要，按照一定的制度，履行外借手续。档案外借的要求是：必须经过审批手续才能外借；借出期限不能过长，数量也有所限制；借用者要确保档案的安全，不允许转接或私自摘录、复制、翻印档案，不能遗失、拆散、调换和污损档案；要按期归还档案。=3\*GB3③制发档案复制本。档案复制本有副本和摘要两种类型。=4\*GB3④制发档案证明。根据利用者的申请，为证实某种事实在所保存档案中有无记载和如何记载而开具的书面证明材料。=5\*GB3⑤提供咨询服务。档案咨询的类型有：一般性咨询、专门性咨询；事实性咨询、知识性咨询；专题研究型咨询、情报性咨询。