文秘第十二讲

第十一讲、会务工作（二）十、确定餐饮、住宿事宜1.餐饮：就近。一般采用统一就餐标准。照顾少数民族、体弱多病、以及有其他禁忌者。2.住宿：不可出现厚此薄彼的现象。在优先照顾长者，尊者，体弱者和领导的基础上，合理调配不同档次的房间。十一、制定预算本着节约的原则，将会议期间的每一笔开支预算详细列出，报经有关领导审查之后确定，然后按照预算表合理开支。十二、会前检查1.检查灯光、音响、空调、多媒体等设备2.检查黑板、白板是否干净，准备好粉笔、白板笔等物3.每一位参会人员座位前安放纸笔4.在大门口放一块进入会场的示意板：“××会议在×层×号召开”.第二节会中服务工作一、签到1.秘书代签，在到会的姓名旁边做标记2.卡片签到，在预先发的卡片上签上自己的名字上交。也可以用名片的方式。3.簿式签到，在签到簿上签上自己的姓名职务等4.电子签到，一卡通的方式，成本较高。*签到结束后填写会议出席情况表，包括应到人数，实到人数，缺席人数等。*如果重要人物缺席未到，要及时打电话了解情况。*根据签到情况随时调整会议进程以及餐饮住宿情况。二、引导热情迎接与会者，并按礼仪规范将其引导入场。内部会议，与会者一般都有自己的习惯座位。大中型会议，一般事先制作好各种座次标识用品（如：主席台或会议桌上的名签卡片、座次图表、指示牌）等，采取对号入座的方式，或是将会场划分为若干区域，以部门或地区为单位集中就座。三、会议记录1、记录会议的组织情况，它包括会议的名称、开会的时间、开会的地点、出缺席和列席人员、主持人的姓名、记录人的姓名；有些会议还要写清楚会议的起止时间（如年月日）。2、记录会议的内容，它包括发言人的姓名、发言的内容、讨论的内容、提出的建议、通过的决议等。第三节会后扫尾工作一、清理会场1、为乘车回去的与会人员安排车辆。2、检查与会人员是否有遗忘的物品。3、收拾整理会议室，使其恢复原貌。4、临时借用的设备及时归还二、整理会议文件会议文件，如决定、议案、提案、会议记录、会议纪要等。一些重要的会议文件资料还要立卷归档，因此，会议结束后要依据会议文件的内在联系加以整理，分门别类地组成一个或一套案卷，归入档案。第四节会见、会谈一、会见、会谈的含义：1.会见：通常指主人会见客人，用于外交场合，也称会晤。尊者、地位高者会见地位低者，也常称为“接见、召见”，反之，称为“晋见、拜见、拜会。”例如：胡锦涛主席会见美国总统奥巴马。胡锦涛主席接见中铁一局总经理刘景书第十一世班禅拜见胡锦涛主席2.会谈：指双方或多方就某些重大问题进行磋商或谈判。和会见相比，会见的礼仪性比较强，而会谈则是实质性的，任何一方都是以实现自身利益为目的。3.会见、会谈和会议的区别：从范围上看，会议是一方内部（系统内）召开；而会见、会谈则是双方或多方进行意见交换。从目的上看，会议的参加者往往目的相同，都是为了解决某一问题，实现的是共同目标，而会见和会谈中，虽然涉及的问题是大家共同关心的，但是各自要达到的目的不尽相同，各自都要争取自身利益的最大化。二、会见、会谈时的座次安排1.会见：座次排列通常依照面门为上，以右为尊的原则。客人坐在主人的右边，译员、记录员在

主人和主宾后面，其他客人按礼宾次序在主宾一侧就座，主方陪见人在主人一侧按身份高低就座。弧形排列方形排列客方2.会谈座次会谈，通常使用长方形、椭圆形桌子，宾主双方相对而坐，以正门为中。如果桌子是横向摆放，主方应背门而坐，客方应面门而坐。双方身份最高者居中。如果是竖向的，则以进门的方向为准，右侧为客方，左侧为主方第五节公务仪典一、庆典的筹划与组织1.庆典的参加人员：各上级主管部门领导相关友好单位对公司企业发展关心和支持的友好人士新闻单位2.庆典的请柬：请柬的落款，只署名不盖印章。给尊贵客人的请柬，落款应该让邀请单位的领导亲笔署名。对于一些重要客人，应该亲自上门邀请。3.庆典会场大多在公司大厦前坪或门前、组织的办公地点门前空地。4.庆典设施一般包括：音响设备，会场装饰物如花篮、彩球、悬幅，剪彩用的红绸布、剪刀、托盘、纪念品等。二、签字仪式的筹划与组织1.确定参加人员1)签字人：原则上是根据文件的性质由双方各自确认。但双方签字人工作性质要基本一致，身份大体对等。2）助签人员：协助主签人签字者。3）观礼人员：一般是双方参加会谈的全体人员，出席人数最好大体相符。2.签字仪式的场景布置要求1）签字厅：比较有影响的，宽敞明亮的大厅内，也可以在谈判室内。签字厅内最好有一面适合做主题背景、面经较宽的墙。2）摆设：在选定的长方形谈判桌后摆设两把椅子，作为双方主签人的位置。签字桌上摆放各自需要保存的文本及签字用的文具。文具前端中央摆一旗架，悬挂双方旗帜。所有摆设遵循客左主右的原则。签字桌上还可放置各方签字人的席卡。3.签字仪式的程序双方参加签字仪式的人员步入签字厅，主签人入座，双方观礼人员按照身份地位依次站在己方主签人之后，双方助签人站在双方各自主签人外侧。签字仪式开始。双方助签人协助主签人翻揭文本，指明签字处。主签人首先在自己要保存的文本上签字，并由助签人员将此文本送给对方助签人员，再由双方主签人分别在对方保存的文本上签字。然后双方主签人将文本互换，握手庆祝。礼仪小姐端香槟酒，双方共同举杯。二、宴请的筹划与组织国际上通用的宴请形式有以下四大类：1.宴会：比较正式、隆重，一般为正餐。主宾一起入座就餐，由招待员按照顺序上菜。2.招待会：不备正餐，不排席位，可自由活动。3.茶会：上午10时、下午4时左右举行，以品茶为主，略备点心。一般设在客厅，不排席位。4.工作进餐：由进餐这各自付费。我国往往以快餐或自助餐的形式进行。只请与工作有关的人参加，不带配偶。宴会1.国宴：国家元首或政府政府首脑为国家庆典举行，或为外国之国家元首、政府首脑来访而举行。宴会上悬挂国旗，乐队奏双方国歌，奏席间乐。宴会前双方首脑要发表演讲、讲话或祝酒词。2.正式宴会。规格比国宴低，且不悬挂国旗，不奏国歌，其余与国宴相同。也可以奏席间乐。3.便宴。不排座次，不做正式讲话，