第13章-信息管理

第十三章信息管理的措施和方法信息管理是指信息收集、整理、处理、存储、传递和应用的总称。信息管理的目的是通过有组织的信息流通，使决策者能及时、准确地获星相应的信息，以作出科学的决策。信息管理的内容包括建立信息编码系统、明确信息流程、制定信息采集制度及进行信息处理。因本项目投资额大、建设周期长、涉及专业较广、结构形式特别、文用的机械、设备、材料数量很大，可以预见本项目一旦开工实施，每月将有大量的工程信息产生，这需要我们去收集、处理、存储或发布。建立完善的信息管理系统是做好该项工作的关键。对此我们将安排专人负责住处的收集、存储与发布，信息的处理交由各分管专业监理工程师完成。同时我们还将制定信息的编码管理办法，明确信息的流程、信息的处理时限等。若现场条件具备，我们还将采用计算机辅助管理系统，使信息的存储与发布更加快捷、准确。对于信息管理我部安排一名监理工程师专职管理。一、建设信息资料的组成（一）质量控制信息；（二）进度控制信息；（三）投资控制信息；（四）其它控制信息。二、信息管理的基本任务（一）实施最优控制为了比较分析及采取措施来控制项目投资目标、质量目标及进度目标，监理工程师首先应掌握三日标的计划值，了解三大目标的执行情况。监理工程师必须充分掌握、分析这两个方面的信息，以便实施最优控制。（二）进行合理决策监理决策正确与否，取决于各种因素，而其中最重要的因素之一就是信息，监理工程师在工程施工各个阶段，都必须充分地收集信息、加工信息。从而作出科学合理的监理决策。（三）妥善协调项目建设各有关单位之间的关系本工程涉及单位众多，如政府部门、承建商、项目业主、设计单位、材料设备供应单位、资金供应单位、外围工程单位、毗邻单位等，为了与这些单位建立有机的联系，需要加强信息管理，妥善协调各单位之间的关系。三、信息管理办法（一）建立信息编码系统在信息管理的过程中，随时都可能产生大量的信息（如报表、数字、文字、声像等），用文字来描述其特征已不满足现代化管理的要求。因此，必须赋予信息一组能反映其主要特征的代码，用以表征信息的实体或属性，便于计划进行管理。代码可以用数字、文字或规定的特殊符号。信息的编码是监理信息管理的基础。1、编码的原则惟一的原则。每个代码所表示的实体或属性必须是惟的。（1）可扩充的原则。编码要留有足够的位置，以适应变化的需要，便于添加新码。（2）准化的原则。编码应尽量标准化，以便与全国的监理信息编码保持一致，便于系统的开拓。等长的原则。等长是指信息代码的长度相等。等长的原则就量在监理信息编码时，每个信息代码的长度应相等，便于计算机的处理。（3）便于记忆的原则。便于记忆主要是为了在处理监理信息时更快更容易些，也使使用者更方便些。例如，长于五个字符，最好分成小段，便于记忆；比如，用汉语拼音的第一字母表示信息类别等。（4）相对稳定的原则。代码系统要有一定的稳定性，要使它能适应环境的变化，从而能够使用较长的时间，而不致于经常修改代码系统。当然这时指的是编码方法的修改，而不是增减几个代码。例如，用了汉语拼音第一个字每表示信息类别后，就不要再用英文简写母来表示，否则代码混淆，系统混乱，信息处理就麻烦了。（5）短小精炼的原则。在条件许可的情况下，应尽量使信息代码短小精炼，不仅是为了易记易用，而且实践证明，代码越长，信息处理过程中错误越多。2、编码方法（1）顺序编码。顺序编码的方法是代码由数字组成，按数字顺序编排下去。即001（或0001等）开始依次编排下去，直至最后的编码方法。顺序编码。顺序编码的方法简单，代码较短。但这种编码缺乏逻辑基础，本身不能说明任保信息特征。此外，新的信息代码只能在代码最后依次追加，删除无用的信息又会产生空码。所以，此方法一般只用他分类编码后进行细分类的一种手段。（2）成批编码。成批编码的方法是在顺序编码方法基础上进行改动的一种编码方法。它也是从数字开头，依次编号，只是在每批同类型数据后面留有一定的余量，以各添加新的代码。这种编码方法同样存在缺少逻辑基础和信息特征的缺点。与顺序编码方法一样，此方法一般只用作其他分类编码后进行细分类的种手段。(二)监理工作中的信息流程信息流程反映了工程项目建设中各参建单位及有关单位之间的关系。显然信息流程畅通，将对监理的信息管理工作带来很大的好处和方便，相友信息流程混乱，信息管理工作是无法进行的。为了保证监理工作的顺利进行，必须使监理信息在工程项目建设管理的上下级之间、参建单位之间、与外部环境之间流动，这称为“信息流”。应该指出的是，信息流不是信息，而是信息流通的渠道。为了监理工作的顺利完成，必须使监理信息在上下级之间，内部组织与外部环境之间流动，本公司拟建立以下五种类型的“信息流”。1、自上而下的信息流，由主管单位、主管部门、业主以及总监开始，流向项目管理工程师、监理员的信息，主要包括监理目标、工作条例、命令、办法及规定、业务指导意见等。2、自下而上的信息流：由下级向上级流动的信息，主要包括项目实施和有关目标的完成量、进度、成本、质量、安全、消耗、效率、监理人员的工作情况等。3、横向间的信息流：同一层次的工作部门或工作人员之间相互提供和接受的信息，包括相互协作，互通有无或相互补充，以及在特殊紧急情况下，为了节省信息流动时间而需要横向提供的信息。4、以信息管理人员为集散中心的信息流：信息管理人员是汇总信息分析信息，分散信息的专职人员，帮助工作部门进行规范，任务检查，对有关的专业，技术问题进行咨询。5、工程项目内部与外部环境之间的信息流：项目监理机构（公司）与业主、承建商、设计单位、质量监督部门、国家有关管理部门和业务部门，都不同程度地需要信息交流，既要满足自身监理的需要，又要满足与环境的协作要求。6、各类信息都应进行分类建档、信息保存，传递发送时都应进行签字记，各类文件都应有可追溯性，信息管理严格按照公司ISO9002质量标准《程序文件》执行。(三)信息的收集1、工程建设信息的收集（1）收集业主提供的信息当业主方负责某些材料的供应时，需收集提供材料品种、数量、质量、价格、提货地点、提货方式等信息。业主方在建设过程中对各种有关进度、质量，投资、合同等方面的意见和看法，监理工程师应及时收集，同时还要及时收集业主方的上级单位对工程建设的各种意见和指令。（2）收集承建商提供的信息如向监理单位报送施工组织设计，报送各种计划、单项工程施工措施、月支付申请表、各种工程项目自检报告、质量问题报告、有关的意见等等。（3）收集工地会议信息工地会议是监理工作的一种重要方法，会议中包含着大量的监理信息，我们抖建立一套完善的会议制度，以便于会议信息的收集。（4）工程竣工阶段的信息收集工程竣工并按要求进行竣工验收时，需要大量的对竣工验收有关的各种资料信息。这些信息一部分是在整个施工过程中，长期积累形成的；一部分是在竣工验收期间，根据积累的资料整理分析而形成的。我们将督促承建商编制完整的竣工资料，并报我监理方审签后，移交业主并通过移交管理单位。2、监理信息的收集监理信息收集，应是收集各种原始信息，这是一项很重要的基础工作。监理信息管理工作质量的好坏，很大程度上取决于原始资料的全面性和可靠性。尤其在施工阶段，施工现场千变万化，新的信息不断产生。因此，建立一套完善的信息收集制度是极其必要的。监理信息的收集制度的建立不外乎两方面的内容。一是监理记录，二是会议制度。对监理信息的收集有：（1）建设前期的信息收集：a、收集计划任务书及其有关资料；b、收集设计文件及有关资料；c、收集招标投标合同文件及其有关资料。（2）施工中的信息收集a、收集业主提供的信息，如甲供设备数量、质量、价格提货地点、提货方式，气象预报等。b、收集承建商提供的信息，如各种计划，单项工程施工措施，月支付申请表，各种工程项目自检报告，质量问题报告，有关的意见等。C、建设项目监理的记录，如现场监理人员的工地记录、监理日志、现场每日的天气记录、监理负责人的日记、监理周报、月报、监理工程师对施工单位的指示。d、搜集工地会议信息。e、适时召开第一次工地会议。f、检查承建商的动员情况（履约保证金、进度计划、保险、组织人员、工料等）;g、检查业主对合同的履行情况（如资金、投保、移交工地、图纸等）;h、监理工作动员情况；I、明确监理工作程序：包括支付报表，下达有关指令，明确上报统计时间，下发工程质量验收程序表，下发工程计量表，下发工程中间交工证书。(四)监理信息的处理根据对信息加工整理的深浅可分为三个类别：第一类为对资料和数据进行简单整理和过滤；第二类是对信息进行分析，概括综合能产生辅助决策的信息，第三类通过应用数学模型统计推断可以产生决策的信息。在工程项目建设的过程中，所发生并以棕收集和整理的信息、资料，从以上所介绍的情况看，其内容和数量是相当多的。而在监理过程中，可能要随时调用的方便，必须对所收集到的信息、资料进行处理。1、监理信息处理的要求要使信息能有效的发挥作用，在处理它的过程中就必须做到及时、准确、适用、经济。及时，就是住处的传递速度要快。由于监理过程中，信息具有很重要的作用，监理信息的及时获得，将对监理工程师的及时决策起到很大的作用，对工程的顺利进展也有着很在关系。准确，就是在信息过程中，要使处理后的信息能客观地如实地反映实际情况。监理工程师收集到的大量信息，大多数量是客观情况的反映，但一些有虚假万分的信息不可避免地混入，因此必须支伪存真，使信息真实、可靠。适用，就是处理后的信息必须能符合监理工作的实际需要。也是说，信息经过处理后，监理工程师在三大控制上，或在监理决策上、或者说协调工作上都能得心应手地随时调用。经济，就是指信息处理采用什么样的方式，才能达到取得最大的经济效果的目的。信息处理采用什么样的方式，与其它事物一样，同样存在价值论的问题。信息处理既要求及时、准确、适用，经济效果也是信息处理的要求之一。否则，采取劳民伤财的信息处理方式，就违背了监理工作的本意。2、监理信息处理的内容监理信息的处理一般包括信息收集、加工、传输、存储、检索和输出六项内容。信息处理的方式一般有三种，即手工处理方式、机械处理方式和计算机处理方式。（五）、工程建设施工阶段监理资料管理的要点1、各工程项目监理资料应按照《建设工程文件归楼整理规范》第五、六章的要求收集、装订、编目、立卷、归档、并应做到，“及时整理、真实完整、分类有序”。2、监理资料的管理应由项目总监理工程师负责，并由总监理工程师指定的专人进行监理资料的日常管理及归档工作。监理资料的收集、整理可按资料类别建立相应的登记管理台帐。3、专业监理工程师应根据要求认真审核资料，不得接收签字、盖章不全或经涂改的报验、报审资料。审核整理后应及时交资料管理人员整理、存收。4、在工程监理过程中，监理资料应按单位工程立卷，分专业存放保管并编目，以便跟踪管理。5、监理资料的收发、供阅必须经过资料管理人员履行相应手续。6、监理资料应在各阶段监理工作结束后及时整理归档，除监理企业自存资料外，还应将单位工程的监理资料向建设单位移交。监理归档资料目录1、合同文件：监理合同、施工合同；2、勘察设计文件；3、监理规划；4、监理实施细则；5、分包单位资格报审表；6、设计交底与图纸会审会议纪要；7、施工组织设计（方案）报审表；8、工程开工/复工报审表及工程暂停指令；9