项目文件及信息管理要点

项目文件及信息管理要点工程总承包项目信息文控管理在项目建设过程中发挥着重要的作用。随着项目的启动、规划、设计、采购、施工、试运行等项目生命周期阶段的展开，与项目有关的各类信息会不断地产生，项目信息文控管理的效率将直接影响项目管理其它环节的工作效率、质量和成本。良好的信息文控管理能保证项目各参与方内部及相互之间顺利的沟通，有利于工程总承包项目的顺利实施。1、工程总承包项目信息文控管理概述项目信息的收集整理、分析处理、上传下达、分类归档是总承包项目信息文控管理的主要工作。项目信息最终以各类文件的形式存在，从而进行归档存储。1.1、项目信息的分类1、按级别和层次划分上级部门的信息；EPC总承包商项目经理部的信息；分包商的信息；项目外部的其它信息。2、按信息来源划分内部信息：指EPC总承包商项目经理部内部传递的信息。外部信息：EPC总承包商项目经理部与业主、PMC/监理等单位之间的往来信息。3、按形式划分（1）各种书面文件，包括通知、报告、程序、申请、指令等工程管理文件和工程图纸、变更、方案、措施等技术文件。（2）传真，传真文件的有效性应视同传真文件原件。（3）信函，包括接收的信函以及发送的信函原件。（4）电子文件，当面传递的电子版文件的载体或形式包括光盘、软盘、USB盘和计算机红外线对传、网络共享等。有效文件的电子扫描件可视为电子文件。（5）电话，指一般意义上的通知、工作洽谈等信息交流。重要事件或紧急情况下的通知、要求、指令、承诺等，也应以电话先行联络，必要时应以适当的书面形式及时予以确认。（6）会议纪要，指项目中的例会、专题会等会议的会议纪要。4、项目文件的分类（1）工程总承包项目文件要求采取先按文件来源单位不同进行分类，然后按管理要素及文件功能进行综合分类，最后按照文件的形式、内容进行分类。（2）总承包商根据与本单位有信函往来关系的单位，按上述一级目录表对文件进行选择分类；对已建立的一级目录均按收到该单位的文件进行二级分类；在二级目录分类合理的基础上，总承包商还应进行文件三级目录的划分上表可供参考选取用），进一步的细化由总承包商自行掌握。总承包商可根据本单位和本专业的特点，建立适宜的文档信息管理系统，对各自的专业文件进行管理。1.2信息文控的编码总承包商应根据有关建设项目档案管理的要求，编制与其相适合的信息文控编码程序”，对总承包项目从投标、设计、采购、施工、试运行到竣工验收全过程中形成的具有保存价值的文字、图纸、声像等各种载体的信息文控资料进行编码，科学地管理项目信息文控，实现项目信息文控管理的标准化、规范化和统一。1.3信息文控管理的组织与职责分工1、信息文控管理的组织EPC总承包商项目经理部下设信息文控中心，为信息文档管理的归部门。信息文控中心的组成成员应包括信息文控工程师、IT工程师。信息文控管理是一个二级控制模式，信息文控中心从总体上负责项目全部信息的汇总、控制和管理。在项目经理部各部门再设置信息文控人员，负责该部门的信息文控管理工作。信息文控工程师与各部门的文档管理人员相互协调配合从而构成了项目文档控制网络。2、信息文控管理的职责分工。(1)EPC总承包商项目经理及各部门经理项目经理负责项目经理部发往业主文件等信息的签发。项目经理外出时可指定一名副经理代替签发信函。部门经理负责本部门报批文件的签发。信息文控中心编制用于指导项目的所有文档管理工作的文档管理程序，并负责该程序的应用和推广。将计算机技术应用于信息文控管理工作中，建立总承包项目管理信息系统，建立并维护计算机信息文档数据库，在项目内部建立局域网络，使信息可以及时准确的获取、传递、更新、共享。对项目文档的准备、报批、分发、存档和作废等一系列处理过程进行有效的控制和管理，确保项目文档的质量和格式满足文档使用者的需要。负责项目实施期间文档的印刷、分发以及临时存档，提供项目文档查阅及复印服务。负责文档整理分类，在项目结束后负责项目文档的移交工作。负责竣工文件的整理工作。按合同要求负责项目其他参与方计算机系统的建立。3）各部门信息文控人员各部门信息文控人员按照信息文控中心的程序要求建立本部门信息文控管理体系，参与制订文件编码系统。根据要求及时提交各类文件状态。负责本部门所有文档的处理和最终归档。负责接受信息文控中心对本部门信息文控管理的质量审核。2、工程总承包项目信息文控管理流程2.1、项目信息的收集项目信息的收集是项目信息管理的基础。在项目信息管理过程中，要培养和树立项目全员信息管理意识，保证所收集信息的全面性、准确性和有效性。在项目信息收集过程中，要按照项目信息标准化的要求，形成标准的原始信息，为项目信息管理的传递、处理、反馈和存储提供方便。信息的积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围之中，并有相应的检查、控制及考核措施。1、收集范围凡是反映与项目有关的重要职能活动、具有利用价值的各种载体的信息，都应收集齐全，归入建设项目档案。2、收集时间应按信息形成的先后顺序或项目完成情况及时收集。3、各方职责（1）项目准备阶段形成的前期信息应由业主各承办机构负责收集、积累并确保信息的及时性、准确性。EPC总承包商负责项目建设过程中所需信息的收集、积累，确保信息的及时性、准确性，并按规定向业主档案部门提交有关信息。（2）各分包商负责其分包项目全部信息的收集、积累、整理，并确保信息的及时性、准确性。（3）项目监理负责监督、检查项目建设中信息收集、积累和齐全、完整、准确情况。（4）紧急质量、健康、安全、环境）情况由发现单位迅速上报，具体按照EPC总承包商项目经理部质量管理体系文件和HSE管理体系文件中的相关程序执行。2.2项目信息的处理1、外部信息EPC总承包商接收到的外部信息，在进行处理和传递分发之前必须审查其有效性。如发现收到的文件和资料在有效性存在问题，应立即与发放信息的单位联系，取得有效的证据。对于接收到的外部信息由信息文控中心接收并确认其有效性，进行编码，再根据文件类别填写来文登记表”，登记过的文件由信息文控人员呈交项目经理审阅、批办或转批。然后交信息文控中心复印，原件存档，复印件按照文件发放登记表”分发到相关各部，或提交有关部门处理，必要时报送业主。2、内部信息内部信息按照EPC总承包商项目经理部要求起草后形成正式文件，由项目经理审批后再由信息文控中心登记、编码、复印，然后按照文件发放登记表”分发到相关各部，必要时报送业主。项目的所有信息资料，在使用前应由有关的责任部门或人员进行评审。如发现错误或疑问，应及时与提供部门联系，协商解决，以确保质量。2.3项目信息的发送与回执1、项目信息的发送发往外部的所有报批文件、信函、传真、会议纪要等应使用信息文控中心制订的统一文件格式和文件编码。经发件部门经理、项目经理签字批准，由信息文控中心登记编码后统一发送、存档。传真应以固定的标识和格式明确文件主题、发文号、收发件人等内容，要求对方回复的事项应明确回复时间和相关要求。发往外部的信函中要求对方回复的事项应明确要求回复时间和相关要求。报批文件由各部门准备内容涉及其他部门时，由文件编制部门牵头会签)，连同由部门经理签字的文件传送单”送信息文控中心向业主提交。（4）EPC总承包商项目经理部与业主例会的会议纪要由信息文控中心、整理完成，征求各部门意见后交业主审阅修改，无异议后双方签字认可，传送各相关部门。2、项目信息的回执（1）各部门应按照职责要求，要及时准确地对接收到的项目信息及时进行处理及反馈。（2）各部门设置专门文控人员定时查看信息平台通知栏和公文办理模块，定时查看信息、下载，系统自动回执，并对系统自动回执信息下载保存，日后跟踪和追溯。（3）技术类文件、程序类文件、管理类文件、设计变更、组织设计报批文件等特殊要求的纸质传真类文件，在收到对方文件传送单”或传真文件后，第一时间在文件传送单”或其要求的回执签字处签署，按文件分类规定进行分类归档。2.4、项目信息的存储总承包项目中流动的各类信息最终都会以各类文件的形式进行存储保存。针对项目信息的存储管理也即为对于项目文件的管理。1、档案管理基本要求（1）对于所有的项目竣工资料都要按项目文档编码体系要求进行编码。（2）归档竣工资料要按照相关文件的编制要求，由EPC总承包商项目信息文控中心、在开工前对文档管理职责进行划分。（3）要保证项目档案资料的原始性及真实性，各部门都必须指定专人负责收集和整理。（4）项目资料的整理应按项目文档管理程序要求，保证各部分之间有机联系，分类科学、组卷合理。2、项目文件的归档（1）归档文件必须完整、成套、系统；必须记述和反映建设项目的全过程；必须真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图物相符、技术数据可靠、签字手续完备。（2）各部门完成本业务范围的资料的收集、整理，移交信息文控中心进行分类、编号、整理、立卷、编目，经EPC总承包商项目经理审核签认后，由项目信息文控中心存档。（3）对于电子文件，文件的形成部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向信息文控中心、移交，并按相应管理规定的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。（4）竣工资料的编制整理必须符合相关管理规定。3、项目文件的借阅总承包商项目经理部应建立一套高效简洁的内部文件流转程序。对所有接收