KT-F-QP-01 文件管理程序

合肥科天水性科技有限责任公司合肥科天水性科技有限责任公司文件编号文件版本文件管理程序文件页码第1页共5页修订记录序号修订内容修订日期文件修订表编号备注合肥科天水性科技有限责任公司文件编号文件版本文件页码第2页共5页通过对本公司质量管理体系文件与资料进行规范管理，确保质量管理体系文件与资料的适用性和适用于合肥市合肥科天水性科技有限责任公司质量管理体系文件的管理。3.定义3.1一阶文件：质量手册。3.2二阶文件：质量管理体系程序文件。3.3三阶文件：作业指导类文件。3.4四阶文件：记录表单。3.5外来文件：由外界取得国际标准、行业标准，法律法规及客户提供之技术标准、技术要求等。3.6机密文件：凡涉及本公司产品及客户相关的信息(包括知识产权、设计方案、物料成份表、价格信息、专利技术)员工个人资料等与公司经营相关的保密性文件。4.职责4.1质控部负责：质量管理体系文件的发行、回收以及电子档、签批件文件的保存管理。4.2其他部门负责：本部门相关质量管理体系文件的编制、审核、会签及有效文件的归档管理。5.1文件的编制审批权限文件编写一阶文件管理者代表或指定人管理者代表不需会签总经理二阶文件使用部门部门负责人相关部门主管管理者代表使用部门使用部门主管相关部门主管使用部门分管副总四阶文件同二、三文件一起审核后实施文件编号文件版本文件页码5.2.1文件编号按照《文件编号管理办法》执行；5.2.2文件版本控制；5.3.6相关文件：该文件引用的其他文5.3.7相关记录：如有记录性的表单及说明性文件必须作为程序文件的附件如作业流程规范操作、培训新进员工、具体性很强，作业指导文件由责任部门，按照业务自行进行编写，力求清晰明了，且应遵循5.6条款相关要求。如有记录性的表单及说明性文件，必须作为文件的附件，该文件引用的其他文件的表单为该5.6.1文件新建、修订新建或修订文件由责任部门按照“5.1文件的编制审批权限”进行编制审核，审核结束后由文件编写者填写《文件修订表》,经相关部门会签后，按照“5.1文件的编制审批权限”进行合肥科天水性科技有限责任公司文件编号文件版本第4页共5页批准，最后由质控部进行文件发行，文件电子版原稿和签批件由质控部负责存档。文件更改应在文件修订栏中作好更改的相关记录，如仅更改少量笔误内容可采用当页划改，更改者应在划改的内容旁签上自己的名字和更改日期,并在修订栏中作好更改的相关记录,修订栏如下序号修订内容修订日期文件修订表编备注注：文件修订表编号按文件修订日期编号，如文件修订日期为2016年5月16日，修订表编号可以写为2016051601,便于追溯。质控部负责将签批件复印后盖“受控文件章”发行，责任部门收到文件后在《文件发放回收记录表》上签字，并建立本部门《质量管理体系文件清单》存档管理，旧版文件由质控部回收，并加盖“作废”章存档，其他部门不得保留作废文件，如有需要请到质控部查阅，但不废”章保存，超过保存期限的体系文件由质控部负责销毁，各部门自行保存的质量记录，超出保存期限的由各部门负责销毁。B.如属机密文件超出保存期限的由保存单位做销毁处理。文件使用单位因文件破旧、损毁、遗失、缺页或其它原因,填写《文件增补发申请单》经单位主管审核，质控部批准后，由质控部按照“5.6.2进行发行”。5.8文件有效性评审为确保文件的有效性和适宜性，各部门负责定期对本部门的文件进行评审，必要时对文件进5.9外来文件管理文件编号文件版本文件页码5.9.1外来文件的来源A.国际标准、法律法规、行业标准由相关业务部门负责收集；5.9.2外来文件收集后，将原件或电子档资料转交质控部，质控部将外来