档案馆2013年管理工作报告

PAGEPAGE12013年2013年管理评审会议材料十三

档案馆2013年管理工作报告一、2013年度重点工作完成情况（一）档案信息化建设（1）推进档案信息化进程，配合信息中心集中精力搞好搭建档案系统文档库平台和档案全文索引平台。做好前期调研分析和初步设计工作，落实6月14日“档案信息化系统研发汇报会议纪要”对档案信息化建设工作要求，完成了“设计图纸、文件信息自动采集及归档流程图”。把努力实现设计图纸文件在喷图、打印过程中自动采集录入图纸文件信息作为公关重点目标，并以此为基础实现借阅查询、审批、办理电子文件浏览下载审核、归还、催还提醒等业务管理目标。（2）开展测绘成果档案管理系统的研发，其中可视化检索部分课题组正已在试运转，并在征求意见基础上逐步完善。现已完成部分的借阅管理功能。目前，我馆正在对库存地形图图幅编号、图名、比例尺、地区名称、标准图号等基础信息进行录入。全年共完成了基础信息录入26707个条目，48269张地形图。（二）加强设计成果档案管理（1）落实职代会行政报告的要求。加强设计成果档案管理，本着务实高效的原则，根据《科技档案管理办法》有关规定，对借阅科技档案资料超期未还、亦未办理续借手续的单位发出“关于院科技档案资料催还的通知”，同时成立专项工作小组，深入15个生产单位现场办公服务，就加强档案资料安全保密教育、增强职工保管档案资料的安全意识、杜绝个人私自处置档案资料的现象等进行宣贯，并检查各单位借阅设计成果档案使用情况，现场办理归还、续借手续；及时发现和解决档案管理中出现的新情况、新问题，协助建立档案基础工作，规范管理，提高基层管理水平；靠前服务的举措，受到基层欢迎和肯定。（2）推动档案规范化建设。根据《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第十号，以下简称《规定》）及天津市档案局关于落实《规定》的要求，档案馆结合集团公司文件材料管理工作实际，完成了对《规定》中“企业文件材料归档范围和档案保管期限表”的承接，形成了《铁三院文件材料归档范围和保管期限表》系列，制定了文书档案、财务档案、基建档案、科技开发档案、设备仪器档案、人事档案、管理体系档案及科技产品产业化管理档案等八个文件材料的归档范围和档案保管期限表，明确了各类档案的归档范围和归档内容，推动了档案规范化管理。（3）在集团公司领导大力支持下及横向部门单位的积极协助下，组建了清理整编积压档案项目部，集中办公，目前运转良好，截止11月底约两个半月时间完成了12.4万科技档案的整编和11.9万个条目的信息录入工作，至明年三季度初有望解决长期困扰的档案积压问题。(三)进一步强化安全生产管理发布了新的《档案馆安全管理岗位职责》、《档案馆安全管理措施》。并抓好落实工作，按照集团公司“关于开展消防安全大检查的通知”要求，制定了安全保证措施，开展安全教育，对制定的2013年档案馆管理目标逐项进行落实。开展了消防安全火灾应急预案的演练，提高了员工应急处置能力，坚持做好各岗位日、周经常性的安全检查和节假日馆领导班子的专项检查，今年无任何安全事故发生。（四）强化体系运行管理（1）制定了“档案馆2013年质量目标、环境目标、职业健康安全目标、指标及管理方案。（2）按照集团公司职业健康安全管理体系程序文件的要求，组织完成了对危险源的进一步辨识、评价和更新，对适用的法律、法规和其他要求清单、职业健康安全法律法规及其他要求使用条款与控制措施一览表、职业健康安全管理体系支持性文件清单进行的更新。起草2013年档案馆安全重点工作、制订档案馆2013年度安全管理绩效测量报告、职业健康安全目标管理方案完成情况统计分析及合规性评价记录等工作。（3）按照院统一要求，开展了“环境因素”的更新识别与评价及“法律法规和其他要求”的更新、收集、确认等工作，形成了“日常生产办公、辅助活动环境因素识别清单、环境因素评价表、重要环境因素清单、环境法律法规和其他要求清单、日常生产办公、辅助活动环境因素与法律法规和其他要求关系表”、合规性评价、环境管理体系监视测量报告以及为确保体系文件有效运行而制定的相关制度措施,并依据自查中的问题,不断改进完善各项基础工作，推动了管理体系持续有效运行。（4）顺利通过院内审及联合检查。针对去年劳氏审核中的负面发现进行了对照检查，就光盘存放、保存期限、销毁的要求等，结合我院的实际制订了《档案馆电子文件光盘管理规定》，不断改进完善各项基础工作，建立和完善相应的管理制度，对整改情况进行跟踪、检查和落实，逐项关闭，保证了三个管理体系持续有效的运行。二、2013年管理工作存在的不足（一）科技开发（四大部类）档案归档管理有些薄弱，有待加强管理。（二）工程总承包项目档案管理处于空白，急需加强制度建设。三、2014年度主要管理改进安排针对2013年管理工作的不足，采取如下改进安排：加大四大部类档案的催归力度，与科技处了解全院四大部类项目分布及项目完成情况，与承担单位加强沟通做好归档计划，扎实推进该项工作。对工程承