R公司销售与收款循环内部控制问题分析

一、销售与收款业务循环内部控制相关概述（一）相关重点概念简述美国COSO对内部控制的阐述中提出，在公司经营中，确保各方利益并能确保财务报表的真实性、合法性，对公司全体成员实施的一种相互制约、相互调节的程序[1]。销售与收款循环是企业向客户销售产品、劳务并向客户收回货款等相关业务的工作所构成的一个系统循环体系。销售与收款业务每个阶段的业务环节开展工作，都会对企业销售和收款周期产生至关重要的影响。（二）销售与收款业务内部控制的意义与目标企业的销售与收款流程中包括很多环节，企业在销售与收款业务流程中需要有标准化、规范化的内部控制制度，来规避销售或收款循环的业务中隐性风险。因此，做好销售与收款循环内部控制工作，对提高企业经济效益和防范经营及财务风险有重大意义[2]。企业对销售与收款内部控制目标可有五个目标：其一是遵守国家法律法规，保证企业发生活动的真实性、合法性[3]；其二是确保公司所有资产的安全和完整，使资金能顺利流回公司；其三是保证企业销售与收款业务的财务报告及其他信息的完整性、有效性、准确性；其四是为了确保公司在销售与收款环节的业务开展，以提高企业经营的效率和效果；其五是企业经营高效性目标达成后，以促进发展战略的实现。二、R公司销售与收款循环内部控制具体流程（一）R公司简介及业务现状R公司是一家集各种学生装制服的生产管理、市场策划、销售服务为一体专业生产的多功能企业，承接全国各地的校服、制服接单加工生产。该企业开展的销售与收款循环业务流程主要包括开发客户、客户赊销信用审批、签订销售合同、接受客户订单、生产并发出货物、开票、收回货款和应收账款管理、办理和记录销售退回。（二）业务流程概述1.开发客户客户开发也是销售与收款业务中较为重要的环节，不断拓展客户群体，找到潜在的商机，并与客户建立良好的合作关系。客户开发实际上涉及到一系列市场部工作人员的业务，比如涉及市场调研、销售策略制定、潜在客户开发等。2.客户赊销信用审批通过实地调研，R公司是由销售业务人员直接对客户信用档案管理负责，再同步给财务部人员。R公司只依据客户以前与公司的交易状况以及对客户的熟悉程度来确定赊销额度，在需要执行赊销审批程序时，R公司由销售业务人员一手办理赊销手续。3.签订销售合同销售业务员与对接人约谈形成客户约谈记录单，获取客户名称、联系方式，客户拟购入服装规格、型号、校标设计、数量等指标要求以及能接受的价格水平、计划付款方式、需要的交货期、交货方式等。若客户有其他需求，则需根据其具体情况更改合同内容，并获得上级批准。4.接受客户订单销售代表根据客户提交订单信息进行初步评估，将订单信息与客户营运相关信息和合同条款相结合，销售总监对客户订购单授权审批，接受客户订单后，根据企业的生产能力以及送货路途时间的因素，判断能否在客户规定的时间内完成生产订单，通过后编制销售单。5.生产并发出货物销售业务人员需要根据订单上的信息向产销中心提交生产申请，产销中心根据要求批量生产完合同上的数量后，通知品质管理中心进行抽样核验，货物核验人员完成货物订单的核对与货物质量核验后，将移交记录盖章审核至销售部。销售业务人员沟通好发货事宜后，填写发货请求并编制发货通知单至销售总监处审批，然后提交给成品仓作为发货凭证。成品仓接收到发货通知单后，需要在出库单上签字，并组织装运部门发货，销售业务人员跟进后与客户交货，待交货单签字确认后留存备查。6.开票销售部编制的销售出库单经销售总监审核完毕后，移交至财务部与销售合同审核内容真实性，然后盖财务专用章，销售业务人员在发票簿上签字领取发票，成品仓管理人员在出库时签字，销售业务人员完成货物递送及票据交接确认后，至此开票流程结束。7.收回账款和应收账款管理开票交易完成后，一般按照合同里的约定条款在2个月内为付款环节，在应收账款账期结束后的一个月内，财务部人员将对客户进行提示付款。财务部门在个别情况下会委托销售部门代为收取现金。财务部将根据销售合同、出库单、到货确认函件和发票等原始凭证对收入进行确认，并在会计系统中编制记账凭证。8.办理和记录销售退回客户签字确认交接单起七日内，如若对服装质量不满意可给予退货处理，R公司销售业务人员接收到客户意愿后需要先向销售总监授权批准，然后财务部、产销中心的部门员工应各司其职，分别跟进货物退回具体情况并做好会计处理工作。三、R公司销售与收款循环内部控制存在的问题（一）客户信用档案管理不到位R公司并未专门设立信用管理部门，客户的信用档案是由销售业务人员来管理，而销售部门与信用审批未能职责分离，并且R公司未对客户建立有效的信用审查制度，导致未能全面调查赊销或分期付款客户的背景。销售业务人员仅收集客户基本信息，未能对客户偿付能力、资产结构和信誉等方面的信息进行深入了解，R公司员工也缺乏根据经验及时更新客户数据和信用等级的能力。（二）销售合同订立人员设置与程序不规范R公司更多时候都是指派销售业务人员进行谈判，没有专职人员或部门给予合同谈判指导性意见，后期合同签订也是由销售人员继续对接客户，在谈判人员的配置上是不合适的。R公司应派设具有法律意识的合同签订人员，并与销售业务人员的职责分离。合同审批多表现为事后进行，销售总监未合理实行审批工作并给予意见，而业务人员签合同也并无授权备案书，没有被正确和适当地授权。（三）管理人员未在发货程序上实行恰当审批成品仓工作人员疏于对出货方面的管理，导致R公司存在成品仓出货审批功能不健全，库存数据统计功能未能完善的情况。销售业务员在进行业务谈判时，对公司库存情况未能明晰，易造成决策失误，R公司在发货的程序上过于简单，验证程序不严格且忽视移交记录交验人员的名章，为后续发生质量纠纷定责造成阻碍，影响内部控制的执行效力。（四）账款回收方式不合理并存在风险当前，R公司的催收人员是财务部人员，作为辅助催收客户货款的销售业务人员，对客户信用信息收集工作比较松懈，使建立的客户赊销信用审批内部控制制度流于形式。在催促客户交付货款的方式上较为单一，且没有作详细记录，存在一定风险，进而导致管理层对于账款回收进度不了解。R公司通常在与客户签订合同前后只根据客户以前与公司的交易状况以及公司对客户的熟悉程度来确定赊销额度，这极大影响应收账款能否按时收回。（五）缺乏合理的内部控制监督机制R公司虽设立审计部门，但审计人员对销售与收款相关流程把握不准确，内部控制监督体系不健全，执行不力，内控监督薄弱，不能有效对销售与收款环节进行监督。四、R公司销售与收款循环内部控制改进建议（一）规范客户信用档案管理有效的信用管理是确保公司资产和减少坏账损失的必要手段。R公司可以设立信用管理部负责全公司的客户档案工作，通过科学有效的信用管理方法，来统计每个客户的基本情况。R公司建立一个合适的信用评分机制也很重要，就赊销审批讲，此机制内容可包括：1.制定可行的企业信用政策和信用等级标准；2.加强对客户信用状况进行调查、监督和评估；3.严格审核和处理针对特殊情况下出现的可能存在风险或不良记录等问题。（二）规范销售合同订立标准与程序R公司应明确各岗位的职责权限，对不相容的岗位要做到相互监督,有效牵制[4]。在与客户进行谈判时，必须确保至少有两位代表在场，以确保公司的利益不会受到损害风险。订立合同人员应与合同谈判人员相分离，如果超出权限，必须经销售总监或总经理审核批准后才可执行。销售总监应对合同审批采用事前控制，并对特殊事项的风险进行合理评估和书面批示。在签署前，应采用《合同签约申报表》形式进行备案，如有不明确事项相关人员不能擅自签署合同。（三）完善管理人员发货环节审批管理R公司应促进各部门间信息交流，建立服装生产信息交流系统，成品仓管理人员准确记录商品库存信息并及时分享给与销售与收款业务有关的业务部门，和销售与收款业务有关的人员应定时了解公司库存商品数量，在货物发出时保证对出库单进行签字审核并记录好库存量及出库量。首先，品质管理人员要重视对服装的抽检工作，确认质检员和交验人员的签章情况。其次，建议R公司要对各部门管理人员的专业性进行考核，让各部门管理人员以身作则，规范履行义务。最后，为了确保发运凭证与销售单之间的相关内容一致，信息交流系统可以提供协助。通过设定要求，系统能够有效地核对两者之间的信息，提高企业生产效率和管理质量。（四）加强应收账款催收方式与回收控制R公司为确保货款及时回收，应将销售业务人员个人绩效考核和部门绩效考核以及客户货款催收情况列入绩效考核机制，建立良好的内部控制环境。同时，R公司以发送提示付款通知单的邮件形式并结合电话催收的方式定期对客户进行付款提醒，做好提示付款的相关记录，上报给管理层进行签字确认。（五）发挥内部控制监督作用R公司管理层应重视并完善有关销售与收款内部控