资料档案管理制度

资料档案管理制度1.引言本资料档案管理制度（简称管理制度）旨在规范和优化资料档案的管理流程，确保资料的安全性、可靠性和便捷性，提高工作效率和信息管理水平。所有相关部门和人员都应严格遵守本管理制度的规定。2.资料档案管理的目标确保资料的安全性：保护档案资料免受未经授权的访问、篡改、丢失或破坏。提高资料的可靠性：确保档案资料的真实性、完整性和准确性。优化资料的存储和检索方式：提供快速、方便和一致的档案检索和管理服务。加强档案文化建设：培养全员的档案管理意识和技能。3.资料档案管理的职责和权限3.1资料档案管理员负责制定和完善资料档案管理制度，并负责制度的宣传和实施。负责档案资料的收集、整理、分类、编目和归档工作。负责档案资料的存储、借阅、归还和销毁工作。监督并检查档案资料的安全性和完整性。提供档案信息查询和报告服务。3.2部门经理/主管负责指导和监督本部门的档案管理工作。确保部门成员遵守资料档案管理制度的规定。提供必要的资源和支持，保证档案管理工作的顺利进行。3.3全体员工遵守资料档案管理制度，合理使用和维护档案资料。及时上交和归还档案资料，不得私自拷贝或私自销毁档案资料。注意保护档案资料的安全，防止档案丢失或损坏的情况发生。积极配合档案管理员的工作，提供必要的协助和支持。4.资料档案的收集与整理4.1资料收集相关部门按照规定的时间和要求提供需要归档的资料。资料档案管理员将相关部门提供的资料进行清点、验收和登记。4.2资料整理与编目资料档案管理员根据所收集到的资料进行整理、分类和编目。资料整理包括清洗、修复、复制和装订等工作。资料编目采用统一的标识符和命名规范。5.资料档案的存储与保管5.1应遵守的基本原则确保档案资料的安全性，防止未经授权的访问和损坏。采取适当的措施防止火灾、水灾或其他事故导致档案丢失或损坏。使用合适的设备和介质存储档案资料，防止腐蚀和劣化。编制档案存储目录，确保档案资料的逻辑性和易于检索。5.2存储设施和条件为档案资料提供安全可靠的存储设施，如档案室、保险柜等。控制存储环境的温度、湿度和光照等因素，以保护档案资料的保存质量。定期检查和维护存储设施，确保其正常运行和安全性。6.资料档案的借阅与归还6.1借阅申请与审批任何人需要借阅档案资料都必须填写借阅申请表，并经过相关负责人的审批。被借阅的档案资料必须记录在借阅登记簿中，包括借阅人、借阅时间和归还时间等信息。6.2借阅期限和续借借阅期限一般为一周，如有特殊情况可向档案管理员申请延长借阅期限。如需续借，借阅人必须在借阅期结束前提出申请并得到批准。6.3档案资料的归还借阅人应按时归还档案资料，并确保归还时档案资料的完整性和安全性。档案管理员负责登记和核对归还的档案资料。7.资料档案的销毁与备份7.1销毁程序与标准被认定为无需保留的档案资料可以进行销毁。档案销毁必须符合国家相关法律法规和政策的要求。销毁程序包括申请、审批、执行和登记等环节。7.2档案备份与恢复档案资料必须定期进行备份，并储存于安全可靠的设备或介质中。针对重要档案资料，应进行冗余备份，以防止数据丢失或损坏。档案备份恢复工作必须在专人指导和监督下进行，并及时记录和汇报。8.审计与检查档案工作应定期接受内部审计和外部检查，确保操作规范和合规性。针对发现的问题和不足，及时整改并制定相应的措施和计划。9.培训与宣传组织档案管理培训，提高全员的档案管理意识和技能。定期开展档案管理宣传活动，普及档案管理知识和重要性。10.附则本管理制度自发布之日起生效，旨在规范和优化档案管理工作。档案管理相关的事项可根据实际情况进行调整和完善，但须经过责任部门的批准和登记。以上为资料档案管