高速公路运营管理单位实施采购内部控制问题及对策研究

随着我国交通基础设施建设的不断发展，高速公路的建设和运营逐渐成为重要的社会事业。同时，高速公路的运营管理也面临着诸多问题，其中采购内部控制问题尤为突出。高速公路运营管理单位在采购过程中存在的内部控制问题，不仅会影响采购的公正、透明和合法性，还会增加单位的经济风险和管理难度。因此，对高速公路运营管理单位的采购内部控制问题及对策进行研究，具有重要的现实意义和理论价值。一、高速公路运营管理单位实施采购内部控制的重要意义高速公路是我国交通运输体系中重要组成部分，高速公路运营管理单位不仅要保证道路的安全畅通，还要积极维护其使用功能，这就需要不断采购各类所需物品，如采购建设材料、道路设备、服务等，以维护和提高高速公路的正常运营。为了保证采购活动的合规性和效率，高速公路运营管理单位需要实施采购内部控制，对保障公共利益、防范风险、提高采购效率等具有重要意义。其一，高速公路是公共基础设施，其建设和运营涉及公共利益，为此高速公路管理单位在采购过程中，首要考虑的便是公共利益，在此基础上提升采购活动的合规性和合理性。采购内部控制可以通过制定合适的采购流程、明确采购标准和要求等方式，保证采购活动的合规性，避免不必要的风险和损失，保障公共利益。其二，采购内部控制包括采购程序、采购文件、采购人员等方面，如果这些方面都做得好，就可以提高采购效率。例如，采购程序合法规范，采购文件完整，采购人员专业素质高，就可以提高采购效率，让采购工作更加顺畅。通过内部控制可以制定合适的采购方案以及供应商管理制度等，有效防范风险，保障采购活动的安全性和可靠性。其三，高速公路运营管理单位采购量通常比较大，如果采购流程不规范、采购标准不明确，会导致采购时间和成本的增加，降低采购效率，通过制定规范采购活动、明确采购标准和要求等方式来提高采购效率，同时可以降低采购成本，为高速公路的正常运营提供保障。因此，高速公路运营管理单位应该注重采购内部控制工作的完善和提高，不断改进采购工作，提高单位的采购管理水平。二、高速公路运营管理单位采购内控面临的问题（一）采购内部控制管理体系不健全高速公路运营管理单位采购内部控制管理体系不健全，可能会导致采购流程不规范，采购人员缺乏把控，容易出现不必要的采购，或者采购成本过高的情况。采购成本上升会直接增加高速公路运营管理单位的经营成本，降低企业的经济效益，进而增加采购风险。例如，采购人员与供应商勾结，私自收取回扣等问题，都会导致企业的声誉受损，甚至会引发法律纠纷，增加采购风险。同时也会导致采购周期延长，采购效率降低的情况，直接影响高速公路运营管理单位的运营效率。因此，高速公路运营管理单位必须加强采购管理体系建设，规范采购流程，完善采购管理制度，确保采购合规、透明、高效，促进企业的可持续发展。（二）缺乏规范的内控管理制度高速公路运营管理单位的采购内控管理制度是提高采购过程合法、公正、透明的重要保障，然而目前许多高速公路运营管理单位缺乏规范的采购内控管理制度，导致采购过程中出现不良行为，降低了采购公正透明度。在缺乏制度约束的情况下，采购人员可能会向熟悉的供应商倾斜，或者在采购过程中排斥其他潜在的供应商，这样就会降低采购过程的公正性，引发社会公众对高速公路运营管理单位的不信任，对高速公路的形象和声誉产生不良影响。在采购过程中内控管理制度不完善很容易引起违反法律法规的现象，如采购人员可以借机故意提高采购价格、扰乱市场秩序等，这些不当行为会导致高速公路运营管理单位的财务损失，甚至可能引发更加严重的经济风险。在这种情况下，高速公路运营管理单位对整个采购过程了解不深入，对采购人员无法进行监督，也就不能控制其恶意行为，这为采购人员提供了违法乱纪的机会。为此，高速公路运营管理单位必须建立完善的采购内控管理制度，有效防范不当行为问题。只有这样，才能保障其正常运营和发展，同时也能维护社会公共利益和公共信任。（三）采购内控中信息化技术应用不高高速公路的运营管理单位在内部控制实施的过程中，虽然采用了信息化技术，但是在实施采购内部控制中信息化技术应用效果并不高。信息化技术应用会提升高速公路运营管理单位采购环节的效率，如果信息化技术的应用不够完善，在采购工作中，无法对采购活动进行监督，这样很容易出现高价采购低质量产品的现象。另外，缺乏信息化系统支持，采购流程容易出现瓶颈，导致采购过程不透明。比如，在信息化技术应用不足的情况下，采购环节都是由采购人员决定，这期间如果采购出现不良行为，单位也无法对其进行监管，这不仅会增加单位采购过程中的风险，甚至出现管理漏洞，为单位带来很大的财务损失。并且信息化建设不足导致采购数据管理不完善，数据质量不高，难以准确分析采购情况，影响决策的准确性和及时性。信息化系统可以有效整合供应商信息，提高采购效率，降低采购成本，如果缺乏，采购成本将会不断提升，进而导致单位经济效益降低。（四）采购内控制度监督不到位作为高速公路运营管理单位，采购内部控制监督和管理的不到位会对高速公路运营带来一系列的影响。采购内部控制监督不到位会导致采购程序不规范，容易出现违规行为，在采购过程中由于采供信息不透明、定价不公开、采购决策不合理等问题，进而会影响采购活动的公正性和合法性，增加采购风险，对高速公路运营单位的形象和声誉造成负面影响，也会影响采购成本管理，出现采购程序不规范、采购合同管理不到位的情况，进而导致单位采购成本的上升。严重时会出现采购合同漏洞、合同履行不规范等问题，大大增加采购成本，给高速公路运营单位带来经济上的压力。另外，采购内部控制监督制度与高速公路的维修养护工作质量密切相关，如果在采购建设材料和设备时缺乏完善的内控制度监督制度，也就无法保障维修材料的质量，这会给高速公路带来安全风险，影响高速公路的安全运行和故障处理效果。因此，高速公路运营管理单位应该加大采购内部控制监督力度，提高采购环节的效率和质量，进而保障高速公路的安全和顺畅运行。三、采购环节实施内部控制的优化对策（一）构建良好的采购内控管理体系内部控制体系对其实施效果具有较高的影响，高速公路运营管理单位实施采购内部控制过程中，还应当不断优化和完善内部控制建设的重视力度。为了保证公路运营的安全和顺畅，确保高速公路运营管理单位采购活动的公正、透明和规范，高速公路运营管理单位需要构建良好的采购内部控制体系。首先，高速公路运营管理单位需要建立完善的采购制度，采购制度需要符合相关法律法规和政策要求，并经过内部审批程序和公示程序。其次，高速公路运营管理单位需要建立完善的采购管理体系，采购管理体系应包括组织机构、人员配备、职责分工、内部审批程序、监督机制等内容，采购管理体系需要保证采购活动的公正、透明和规范，防止采购人员滥用职权或接受贿赂等不当行为。最后，公路单位应该加强采购人员的培训和管理。采购人员是采购内控管理的重要主体，他们的素质和能力将直接影响采购效率和采购结果。因此，公路单位应该加大采购人员的培训力度，包括采购法律法规、采购流程、采购标准等方面的知识培训，提高采购人员掌握专业知识、技能、相关法律法规、政策要求的程度，熟悉采购流程和程序，掌握采购评审的方法和技巧。另外，还需要不断加大对采购人员的管理和考核力度，让采购人员严格遵守采购制度和采购管理体系进行采购，不得违反法律法规和政策要求，不得接受贿赂或其他不当利益，营造良好的采购内控管理环境。（二）提高内控管理的规范性一个良好的采购内控管理制度可以帮助企业规范采购流程，降低采购风险，提高采购效率，进而保障企业的正常运营和发展。首先，确认采购需求。需求直接关系到后续采购活动的顺利进行，为了确保采购需求的准确性和合理性，企业应该建立完善的采购需求确认流程。采购需求应该由相应的部门或负责人提出，并经过审批和授权后方可实施采购活动；采购需求应该明确需求的数量、品质、交期和价格等要求，并制定相应的采购计划；采购需求应该与企业的战略目标和财务预算相匹配，确保采购活动的合理性和经济效益。其次，科学选择供应商，这是采购流程中的关键环节，它直接影响到采购品质和成本。因此，企业应该建立完善的供应商评估和选择流程，确保供应商的合法性和可靠性。企业应该建立供应商数据库，收集供应商的基本信息和质量认证证书等资料，并对供应商进行分类和评估。之后制定供应商选择标准，并通过招投标等方式选择最优质和最具有竞争力的供应商。另外，企业应该建立供应商管理制度，对供应商进行日常的监督和管理，确保供应商的质量和服务水平。最后，签订采购合同，企业应该建立完善的采购合同签订流程，确保采购合法性和合规性。采购合同应该由法务部门进行审核和审批，确保合同的法律效力和合规性；合同应该明确商品或服务的数量、品质、价格、交期和付款方式等条款，并制定相应的履约和违约责任；合同应该加盖企业公章和供应商签字盖章，确保合同的真实性和有效性。（三）提高信息化技术应用效果高速公路单位采购是一个复杂的过程，需要进行多方面的内部控制，信息化技术的应用可以帮助高速公路单位实现更有效的内部控制，提高采购过程的效率和准确性。高速公路单位应该建立全面的采购管理系统，采购管理系统应该实现信息的共享，避免信息孤岛，减少信息沟通的时间和成本。高速公路单位需要根据自身发展特点，结合实际工作需求构建完善的信息化采购内部控制体系，充分利用信息化管理平台，对数据进行高效、准确的采集和整合。高速公路单位采购过程应该实现电子化，电子化可以减少人力成本和时间成本，避免文档遗失和篡改，提高采购过程的透明度和公正性。在电子采购平台中，采购人员需要将采购信息上传到平台中，包括物资的数量、规则、价格、产品图片等信息，这样整个采购环节都处于透明状态，管理层在平台中便可以了解采购过程，避免徇私舞弊问题出现。高速公路单位采购过程中，所有的电子文档都应该采用数字签名技术，以确保文档的真实性和完整性，采用云计算技术可以使高速公路单位在采购过程中实现信息的实时共享和数据的安全存储，避免信息孤岛和数据遗失。高速公路单位可以采用人脸识别技术来鉴定投标人员的身份，以确保投标人员的身份真实、合法，人脸识别技术可以避免投标人员冒名顶替的情况出现，提高采购过程的公正性和合法性。（四）制定完善的内控监督管理制度高速公路作为国家重要的交通基础设施，其建设和运营需要大量的资金投入，并且与广大民众的出行和生命财产安全密切相关。高速公路管理单位采购内部财务内控监督和审计工作的重要性不言而喻。首先，财务内控监督制度是高速公路单位内部控制实施的基础，通过规范企业内部的财务管理行为，可以有效保障企业财务安全。高速公路管理单位应当制定适合自身特点的财务内控监督制度，包括采购预算、采购流程、采购审批、采购验收等环节。同时，应该明确各部门之间的职责分工，建立相应的内部控制和审计机制，以确保采购过程的透明性和规范性。其次，高速公路管理单位要确保财务内控制度的有效实施，高速公路管理单位应该加强对各环节的监督和管理，建立相应的制度和流程，确保每个环节的操作符合规定并能够得到有效监督，应该加强对采购过程关键节点的把控，如招标文件的编制、招标公告的发布、招标文件的审定等，确保采购过程的透明度和公正性。最后，高速公路运营管理单位应该加大审计力度，对采购过程进行全面审计，发现并纠正可能存在的问题，保障采购过程的规范性和透明度。审计机构应该加强对高速公路运营管理单位内部控制制度的评估和监督，及时发现并纠正制度中存在的漏洞和不足。只有这样，才能够保障高速公路运营管理单位采购过程的规范性和透明度，保障国家重要的交通基础设施的安全和可持续发展