别墅物业项目管理机构运作方法及管理制度

别墅物业项目管理机构运作方法及管理制度世纪物业将目标管理贯穿整个管理过程，建立可量化的分级质量目标管理体系，严格按照ISO9001质量管理体系要求，建立质量管理与控制体系文件。一、目标计划管理目标确定充分沟通管理处总经理将根据管理处年度工作目标，与管理处各部门及员工充分沟通，经过协商达成共识。目标分解经过沟通，将管理处目标分解到各部门，各部门再将部门目标分解落实各组或个人，同时各部门或个人应再将目标细化到阶段性目标。计划制定各部门和个人必须依据本部门或个人目标制定切实可行的工作计划，以确保目标分步骤分阶段逐步实现。检查评审为了保证目标的按时完成，必须对工作计划执行情况随时进行监控。每日检查：由各部门主管或班组长对工作情况进行巡视检查，并填写检查记录表；每周由管理处总经理携各部门经理进行全面检查；根据日检和周检结果出具检查报告及整改措施。每年由公司组织一次内部质量审核。对业主投诉的重大问题或突发事件开展调查。分析与改进根据检查记录表、检查报告和内部质量审核报告进行认真研究，分析其发生的深层次原因，以便制定改进措施，并对整改措施的充分性、适用性、和有效性进行评审。二、管理规章制度和资料管理（一）管理规章制度规章制度在日常物业管理实务运行中既是物业管理的保障，又是实施物业管理的准则，一个企业管理水平的高低就可以从它是否有健全的规章制度并严格执行上来评判。我公司管理人员将根据我公司制度体系，结合某别墅的实际，制订某别墅管理制度和管理体系。其内容主要有以下诸方面（但不限以下内容）组成。公众制度（具体内容略）某别墅业主公约某别墅业主精神文明公约消防安全责任书装修管理规定用水管理规定用电管理规定煤气使用管理规定专用房屋管理规定环境卫生管理规定治安管理规定防火防风管理规定商铺管理规定停车管理规定货物出入管理规定岗位职责（具体内容略）管理处总经理岗位职责客户服务经理岗位职责工程经理岗位职责安全经理岗位职责保安岗位职责车场管理员岗位职责监控室保安员岗位职责设备运行管理员岗位职责维修管理员岗位职责后勤管理员岗位职责(兼职)档案管理员岗位职责(兼职)行政人事管理员岗位职责(兼职)保洁员岗位职责绿化员岗位职责客户助理员岗位职责备注：各岗位人员可根据具体情况设置，可一人兼岗。3、管理运作制度（具体内容略）员工行为规范房屋钥匙管理程序供电管理程序供水管理程序装修控制程序收费运作程序绿化管理程序清洁卫生管理程序治安管理程序停车管理程序值班管理程序消防管理程序公用设施改造及维护维修工作程序服务回访工作程序财务核算程序服务受理程序商铺管理程序4、公司考核管理制度及标准（具体内容略）员工月度考核办法员工年终考核办法人力资源考评制度员工末位淘汰制度物业资料管理科学的、规范化的档案管理能有效地为某别墅及公共设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指引和服务。1.物业资料管理流程：收集：工程技术、维修、改造资料；收集：工程技术、维修、改造资料；证件、装修审批表；历次管理活动书面、音像记录整理分类：产权资料；技术资料；管理规章及内部管理制度；历次管理工作资料、记录；业委会文件、通知、资料、活动记录；财务帐表及分布方案归档：按ISO9001：2000国际体系标准。利用：按权限取用，领取时登记，使用后立即归还。2.档案资料的分类检索（1）开发建设单位移交档案资料(复印件)1)产权资料2)技术资料某别墅规划图建筑施工图竣工图a.总平面图b.单体建筑、结构、设备竣工图c.消防、附属工程及地下管网竣工图工程合同开、竣工报告隐蔽工程验收签证竣工验收证明书钢材、水泥等主要材料的质量保证书新材料、构配件的鉴定合格证书水电、卫生器具等设备的检验合格证书砂浆、混凝土试块试压报告供水试压报告3)物业资料某别墅基本资料某别墅分项资料公共配套资料（2）管理处自建档案资料1)业主资料A.业主基本情况B.各项签约文件2)日常管理资料A.环境管理记录B.保安管理记录C.车辆档案D.装修管理资料档案E.维修服务档案F收费管理档案G.设备管理档案H.绿化管理档案I.环境管理档案J意见调查、统计记录K.业主投诉及处理记录L.员工管理档案M.培训档案N.行政文件3、档案、资料使用流程：开发建设单位开发建设单位提供的资料某管理处档案室张贴文件物业管理公司建立的资料借阅文件复印文件作废文件4、档案资料收、发管理程序（1）公司重要资料（如开发建设单位提供的资料）接收必须经过管理处经理或其指定负责人验收，完善交接手续后方能分卷归档。（2）日常管理文件按照公司制定的文件管理程序进行发放及接收，并分卷归档。5、某别墅档案资料管理要求（1）采用多种形式的文档储存方式，如电脑磁盘、光碟、录像带、录音带、胶卷、照片、图表等，并采用相适应的保管、储存方法。（2）尽可能把其它形式的档案资料转化为电子档案储存，便于查找和利用。（3）电脑文件必须由专人按