浅议审计组组长的沟通协调艺术与方法

浅议审计组组长的沟通协调艺术与方法江苏省扬州市审计局课题组【时间:2008年08月15日】【来源:】【字号：大中小】【摘要】沟通协调是审计项目实施的重要手段与方法，是审计组组长必备的领导素质和艺术修养。实施审计项目面对的复杂性和风险性，决定了审计组组长沟通协调的重要性和特殊性，要在思想上高度认识，在方式上灵活运用，遵循一定的原则，讲究相应的策略，采取符合实际的沟通协调措施，推进审计项目顺利实施，提高审计工作质量和效率。【关键词】审计组组长审计沟通协调构建和谐审计关系所谓沟通，是人与人思想和信息的交换；所谓协调，即配合得当，和谐一致。沟通是基础，协调是目的，二者紧密相连、密不可分，都是行政管理重要的手段、艺术与方法。现代社会的人与人之间（领导与部下之间、同事之间）、单位与单位之间都需要进行沟通协调，在互通信息的基础上实现互相理解、达成共识，促进既定目标任务的完成。审计组组长既是审计机关审计项目的直接组织者和领导者，也是审计机关及审计人员与被审计单位和各相关部门联系的纽带和桥梁。实施审计项目面对的复杂性和风险性，决定了审计组长进行沟通协调的重要性和特殊性。本文试就审计组组长如何开展沟通协调、构建新型审计和谐关系进行肤浅的探讨。一、审计组组长在审计项目实施中进行沟通协调的必要性（一）审计接触对象的广泛性要求沟通协调。众所周知，审计项目实施的过程是与被审计单位及相关部门和个人频繁接触并需要不断沟通协调的过程。首先，审计组组长要做好审计分工，了解项目背景和账外情况，必须与审计组成员和被审计单位进行沟通协调。其次，因审计职能职责的限制，要取得相关单位的协作与配合，审计组组长必须与纪检、财税等相关部门进行沟通协调。再次，为明确审计意图，审计组组长必须与审计机关领导、交办任务的领导机关进行沟通协调。最后，为确保审计质量，审计组组长必须与金融机构、中介机构和外部专家进行沟通协调。总之，要取得方方面面对审计项目实施的理解、支持和配合，审计组组长需要针对不同对象，进行不同形式的沟通协调。（二）审计实施环节的多样性要求沟通协调。根据审计署六号令的要求，审计项目实施的每个阶段和每个环节都要进行沟通协调，沟通协调无处不在。开展审前调查时，审计组组长要带队到被审计单位了解情况，走访相关主管和监管部门；制定审计实施方案时，审计组组长要组织审计组成员共同商定，并报审计机关领导或审计业务会议审定；审计项目实施时，审计组组长要做好审计组织分工，督导审计组成员收集审计证据；起草审计报告时，审计组组长要组织审计组成员讨论，征求被审计单位不同意见，送交审计机关法制部门复核和审计业务会议审定；出具审计结果文书后，审计组组长要组织审计整改回访，督促被审计单位纠正存在问题，帮助健全制度改善管理。（三）开展文明审计的职业性要求沟通协调。在2007年的全国审计工作会议上，李金华审计长首次提出的“文明审计”概念，既是对审计队伍建设的最新要求，也是对审计沟通协调的最好诠释。要做到“用审计别人的标准要求自己，用理解自己的理念理解别人”，审计组组长做好审计项目实施中的沟通协调显得尤其重要。“遇事要先讲道理”，要讲道理就要进行沟通协调，沟通协调是遇事讲道理、达成审计共识的必经途径；“要善于听取别人的意见，尊重别人”，“不讲粗话、大话、过头话，不讲伤害他人感情的话”，“言行举止要文明”，这是对包括审计组组长在内的审计人员进行沟通协调提出的行为要求。（四）做好审计工作的实效性要求沟通协调。国家审计开展二十五年来，审计监督已在经济社会生活中产生了广泛影响，理解和支持审计已得到社会各界的广泛认同。但受审计覆盖面的限制，仍有一些单位和人员对审计的职责权限还缺少正确的理解；受非理性认识的误导，少数被审计单位对审计工作还存在消极抵触情绪。要消除被审计单位、相关主管部门和业务联系单位对审计工作的误解，让这些单位认同审计监督与服务发展的统一性，使审计项目顺利实施，营造良好的审计氛围与和谐的审计关系，最根本的方法和最重要的途径仍然是做好审计项目实施的沟通协调。此外，加强审计组成员之间的沟通协调，也有助于形成审计工作合力，减少审计人力资源不必要的浪费。二、审计组组长在审计项目实施中的沟通协调方式及措施（一）在审计项目实施中通常采用的一般沟通协调方式一是口头沟通协调。口头沟通协调是指审计组组长以口头语言与审计组成员、相关单位人员进行的沟通协调。如：通过询问来了解与审计相关的情况，通过会谈解决审计中遇到的问题，通过调查获得审计需要的信息，通过讨论细化审计实施方案、审计重点与方法，通过解答协调统一审计实施的不同意见等。口头沟通协调灵活方便，简便易行，可以在两人以上的任意组合内进行，可以在任何时间内进行，可以迅速了解对方的立场与态度，容易实现达成共识的目的。但由于口头沟通协调获得的信息情况缺乏对审计事项的证明力，获得的口头证据缺乏足够的充分性，审计组组长要将口头沟通协调获取的审计证据，依照要求转化为书面证据或视听证据（记录后签字或进行录音），并实施追加或替代的步骤与方法，获得更为充分、更有证明力的书面证据。二是书面沟通协调。书面沟通协调是指审计组组长以书面文字与审计组成员、相关单位人员进行的沟通协调。如，向被审计单位送达审计通知书、审计证据材料、审计报告征求意见书以及审计结果文书，向被审计单位的关联单位和金融机构发送银行账户和往来账款函证，请外部专家和公证机构对专项业务做出鉴定结论和勘验笔录，向审计机关领导、法制机构以及审计业务会议等提交审计实施方案、审计报告征求意见稿、被审计单位反馈意见及审计组书面说明等。书面沟通协调虽然缺乏感情上的联系，不能迅速反馈沟通协调的信息，但因具有充分的证明力，可以作为审计证据长期保存，较之口头沟通协调更受审计组的青睐。三是传媒沟通协调。传媒沟通协调是指审计组组长运用现代信息技术手段与审计组成员和相关单位人员进行的沟通协调。随着计算机网络技术的普及，人们的沟通协调方式正悄然改变。除相对传统的电话、传真、录像、幻灯片沟通协调外，公文交换系统、办公管理系统、邮件传输系统、局域网、政务网已成为人们常用的沟通协调媒介，电子邮件、QQ聊天成了许多人热衷使用的沟通协调方式。在审计系统内部，审计署部署实施的OA办公管理系统具有信息互动、沟通协调的功能，实行小型联网的AO现场审计实施系统和正在试行的联网审计系统，也为审计组成员之间、审计组与被审计单位之间进行沟通协调提供了技术支持。运用传媒沟通协调，不仅消除了时空限制，而且迅速便捷，为提高审计工作效率提供了可能。话题，应选择在会议室进行，以引起被沟通协调对象高度重视和严肃对待；对审计项目实施中了解情况、查清真相等非正式的沟通协调话题，应选择在气氛相对宽松的工作环境下进行，融洽沟通协调气氛，以消除对方紧张设防的心理，深入了解需要掌握的情况；对搜集审计资料等零碎的沟通协调话题，可选择用电话、QQ、传真、电子邮件等简便的沟通协调方式进行；对追查舞弊问题和保密性较强的沟通协调话题，则应选择在相对安静、具有私密性的场所进行，若选择在审计机关进行沟通协调，凸显审计威慑力和主动地位，则更有利于实现审计查证取得突破进展。二是定好人数。根据沟通协调目的不同，审计组组长可选择一对一、一对多或多人互动的沟通协调形式。通常来说，有多人参加的沟通协调，有利于全面获取各方面的信息。对进行开放式的、建设性的沟通协调，如审计实施方案讨论会、审计情况汇总会、审计报告征求意见会，应实行多人互动式沟通协调，以充分听取各方意见，集中集体智慧。对进行比较严肃话题的沟通协调，如审计进点见面会、审计整改回访会，在实行多人参与沟通的情况下，应请沟通双方领导参加，因为领导作了表态讲话后，下属部门及其人员一般不会提出相反的意见，有利于审计工作的顺利开展。对涉及敏感问题或保密事项的沟通协调，审计组组长应严格控制沟通协调人员，最好实行一对一的沟通协调方式；如要做好过程记录和审计取证，审计组最多安排两人参加。三是算好时间。审计查账阶段是固定审计证据、查清审计事项的阶段，这时的沟通协调最频繁也最重要。审计组组长应根据沟通协调的目的，算准沟通协调时间，找准沟通协调时段。对需要相关单位较长时间进行准备的事项，应在审计进点时就进行沟通协调，如开展往来账项函证、发放审计调查表格、提供相关账册报表等。对需要突击检查、不让被审计单位提前准备的事项，应择机临时进行沟通协调，并当即组织审计实施，如进行现金盘点、财产盘查等。对一时不能解决、需要反复沟通协调的事项，应安排数次沟通协调时间，进行充分而彻底的沟通协调。与领导人员进行的沟通协调，应考虑领导公务繁忙的因素，事先预约征求意见，限制沟通协调的时间。对比较松散的沟通协调话题，应集中在下班前一两个小时内，或集中在某几天内进行，以免影响审计检查工作，降低审计工作效率。四是用好语言。针对不同对象和不同情况，审计组组长要采取不同的沟通协调语言，以达到沟通协调的出奇效果。要先进行非正式的谈话，可以谈一些家庭生活的轻松话题，在营造融洽环境的基础上，逐步将沟通协调话题转换到审计实施的要求上。要多采用征询或启发式的语气，避免使用指责性或命令式的语言，注意运用鼓励、回应、重述等语言形式，确保对沟通协调内容的正确理解。对合理不合法的问题，可采用共同协商的口吻，主动讲明沟通协调的目的，以提升沟