公文处理知识讲座

公文处理知识讲座一、公文及公文处理二、《条例》的主要变化三、文种使用四、公文格式五、行文规则六、公文起草与审核一、公文及公文处理

（一）公文的概念。公文作为一种事物，也经历了产生、发展、演变的过程。《条例》规定：公文是指党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

换句话说，公文就是依法执政和行政的工具。公文处理指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。对于公文的重要性，刘勰讲的明确而具体，他在《文心雕龙·章表》中写道：“章表奏议，经国之枢机”。

(二)公文的特征。公文有两个显著特征，一个是特定效力，一个是规范体式。特定效力意味着公文是依法执政和行政的具体体现，具有政治法律层面上的要求。规范体式就要求公文按照一定的书写和印制方式去表现。二、《条例》的变化

(一)文种方面。原《条例》规定的党的机关文种14个，原《办法》规定行政机关文种有13个。《条例》确定了党政机关公文文种有15个。

(二)要素、格式方面。一是要素方面。有3种情况：增加、修改和删除。新增加了发文机关署名和页码。删除了主题词。修改的有：公文份数序号—份号，附件—附件说明等。二是格式方面。突出强调了公文格式的标准化，要求凡有明确国家标准的，一律按国家标准执行。

(三)对部分内容进行了调整、归并，使条理更清晰、内容更集中、程序更优化。如行文规则方面进行了梳理，分为总规则、向上行文规则、向下行文规则、其他行文规则，很清晰。

(四)特别强调了保密。现在保密形势严峻，窃密的渠道多、技术越来越高科技，因此对公文处理工作的保密要求也越来越高。在公文管理一章中，10条内容就有6条涉及保密。其他章节也有规定。三、文种使用

（一）文种使用方面存在的突出问题：使用非法定文种。不选用《条例》规定的文种，而使用总结、要点、方案、计划、安排、纲要、规划、建议、答复等文种。文种合并适用。如请示报告、意见报告、请示函等。错用文种。日常行文的实践中此问题较多见，主要表现为请示报告不分、决定与决议相混、公告与通告乱用、决议和纪要等同等。（二）区分不同的文种：请示和报告的区别，请示、报告截然不同，不能混用，请示用于“向上级机关请求指示、批准”，报告用于“向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关的询问”。请示是要求答复的，报告不要求回复，也不能要求批示、回复。请示和函的区别。请示和函都可以用于请求批准有关事项，关键的区别是：请示对上级机关，函适用于不相隶属机关之间。意见这一文种，可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。作为平行文，提出的意见供对方参考。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。决定、命令（令）、通报。这3个文种的共同点是适用范围都有表彰先进的内容；决定与通报这两个文种还可用于批评错误。

判断的标准主要有两个，一个是机关的层级，一个是表彰、批评对象的典型性。四、公文格式《条例》规定公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志等18个要素组成，可以划分为版头、主体、版记三部分。

（一）份号。是同一件公文印制若干份时每份公文的顺序编号。《条例》规定，涉密公文一定要标注份号。如果发文机关认为有必要，也可对不涉密的公文标注份号。

（二）涉及国家秘密的公文应当标注密级和保密期限。

1.标注密级要有依据，不能随意。防止出现定密过泛，或者漏定。2.涉及国家秘密的公文如有具体保密期限应当明确标注，否则按《国家秘密保密期限的规定》执行。

（三）紧急程度。是对公文送达和办理的时限要求，以确保紧急公文及时传递和处理。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（四）发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成。联合行文时，发文机关标志可并用联合发文机关名称，也可单独使用主办机关名称。发文机关标志用红色小标宋体字。要注意字号的大小。取消了原上行文格式。

(五)发文字号应当包括发文机关代字、年份、序号。联合行文，使用主办机关发文字号。

下行文发文字号在发文机关标志下空2行位置，用3号仿宋体字居中排布；上行文发文字号居左空1字编排；平行文发文字号在右上角第一行用用3号仿宋体字编排。年份、序号用阿拉伯数字，年份应标全称，用六角括号括入；序号不编虚位（1不编为001），不加“第”字。

（六）上行文应当注明签发人、会签人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空1字，编排在发文机关标志下空2行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。联合上报公文，所有机关负责人姓名都要标注。原来一行只排一个名字，现在排2个名字。

（七）标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。发文机关名称、事由、文种三要素要全。

现在可以用标点符号。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空2行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。标题排列应当使用梯形或菱形。

（八）主送机关。指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。标题下空1行，居左顶格用3号仿宋体字标注，回行时顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。

（九）正文。文中结构层次序数可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

(十)附件说明。公文附件的顺序号和名称。公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。1.如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.××××”），附件顺序号后用小圆点。2.附件名称后不加标点符号。3.附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

（十一）发文机关署名。署全称或规范化简称。

需加盖印章的公文，单一机关发文时不需要署名。联合行文时需署名。不需要加盖印章的公文如电报需要署名。

（十二）成文日期。以会议通过或机关负责人签发的日期为准。联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。成文日期一般右空4个字，年、月、日用阿拉伯数字标全。年份标全称，月、日不标虚位。电报的发文机关署名和成文日期。在正文或附件说明下空1行右空2字标注发文机关署名，下一行排成文日期，成文日期首字比发文机关署名首字右移2字。如成文日期比发文机关署名长，则成文日期右空2字，发文机关署名相应左移2字。

（十三）印章。行政机关的公文，除电报、纪要等不需要加盖印章外，其他必须加盖印章。印章顶端距正文或附件说明一行之内。联合行文时，将发文机关署名按发文机关顺序整齐排列，每排最多3个印章，并一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章同时下压成文日期。印章之间不相交或相切。

（十四）附注。需要说明的其他事项，如“（此件不公开报道）”等。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（十五）附件。在附件左上角第一行用3号黑体字顶格编排“附件”二字，两字之间空1字。有顺序号时标注顺序号，“附件”二字之间不空字。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。

（十六）抄送机关。指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。（十七）印发机关和印发日期。印发机关均用单位全称,一般是一个单位的办公室。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。以上两个要素，一般用4号仿宋体字，左右各空1字编排。

（十八）页码。4号半角宋体阿拉伯数字，编排在版心下边缘，数字左右各放一条4号一字线，一字线上距版心下边缘7毫米。单页码居右空一字，双页码居左空一字。函的格式，首页是第一页，但不编排页码。版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。五、行文规则

(一)行文总规则是“行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性”。

(二)“行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关”。党政机关间的行文关系主要有4种：一是领导关系。指有隶属关系的上下级机关之间的公文往来关系。二是指导关系。指同一组织系统内上级机关的部门与下级机关相应部门之间的公文往来关系。

三是管理关系。指党政机关的业务主管部门职权范围内的事项与其他部门、单位的公文往来关系。四是协作关系。指没有隶属关系的机关、单位之间因工作上的相互联系而形成的公文往来关系。

（三）“请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。”一文一事，反映了请示公文专一性，有利于上级机关审阅、批示和答复。

（四）“除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。”落实上级机关负责人批示办理情况的报告，不属于直接交办范畴。

（五）“党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需要政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。”

（六）“部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。”规则中“正式”二字，可以理解为代表本部门行使职权、履行职能、发布政策性规范性文件的行为。

六、公文起草与审核

（一）发文关。这与行文的总规则相对应。是否需要发文、以什么形式发文，是起草和审核的首要任务。从精简公文角度讲，一是可发可不发的坚决不发，二是不重复发文，三是不升格发文，四是不得层层转发。

（二）法律政策关。符合法律法规和上级方针政策。要加强合法性审查工作。加强衔接，避免公文“打架”。依法行政的重要条件就是政令统一。以事实为依据。否则，分析问题不可能实事求是，提出的政策措施不可能切实可行。

（三）文字关。表述准确，文字精练。1.字词使用是否规范、准确。审核有无错别字、简化字、异体字、繁体字、多字、漏字等。不得随意简化、自造词语。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。2.符合汉语语法。3.

数字和标点符号使用要正确。对于数字和标点符号的用法