采购业务流程与控制要点课件

采购业务流程与控制要点课件汇报人：AA2024-01-21采购业务流程概述供应商选择与评估采购计划与预算编制采购执行与监控成本控制与风险防范采购绩效评估与改进采购业务流程概述01采购是企业为获取生产经营所需的物资、服务或知识等资源，与供应商进行交易的活动。采购定义采购直接影响企业的成本、质量、交货期等方面，是企业运营的关键环节之一。采购重要性采购定义及重要性付款结算根据合同约定和采购执行情况进行付款结算。采购执行按照合同约定进行采购操作，包括订单下达、货物接收、验收等。合同签订与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。需求确定明确采购物品或服务的名称、规格、数量、质量等要求。供应商选择通过市场调查、评估等方式选择合适的供应商。采购流程基本框架技术部门负责采购物品的技术规格与标准的制定、采购过程中的技术评估与验收等。采购部门负责采购计划的制定、供应商的选择与管理、采购合同的签订与执行等。财务部门负责采购预算的制定与审批、采购资金的支付与结算等。生产部门负责提出采购需求计划、参与供应商的选择与评估、采购物品的接收与使用等。质量部门负责采购物品的质量检验与评估、参与供应商的选择与评估等。采购涉及部门与职责供应商选择与评估02掌握所需产品或服务的市场供需状况，包括价格、质量、交货期等方面的信息。了解市场供需情况分析市场竞争格局调查供应商背景研究市场上主要供应商的竞争态势，包括市场份额、技术优势、品牌影响力等。收集潜在供应商的相关信息，如公司规模、财务状况、生产能力、质量管理体系等。030201供应商市场调查明确供应商资格预审的评价指标和权重，如企业资质、生产能力、质量保证能力等。制定资格预审标准向潜在供应商发布资格预审公告，明确申请条件、提交材料和截止时间等。发布资格预审公告对供应商提交的申请材料进行审核，包括企业资质证明、产品样本、质量认证等。审核申请材料供应商资格预审

供应商综合评估方法建立综合评估指标体系根据采购需求和目标，建立包括价格、质量、交货期、服务等多方面的综合评估指标体系。确定评估方法选择合适的评估方法，如加权评分法、层次分析法等，对供应商进行综合评估。实施评估组织专家或相关部门对供应商进行评估，得出综合评估结果。根据供应商的重要性和绩效表现，将供应商分为战略型、优先型、考察型和消极淘汰型等不同类别，实施分类管理。分类管理供应商与优秀供应商建立长期稳定的合作伙伴关系，共同应对市场变化和挑战。建立合作伙伴关系建立有效的激励与约束机制，鼓励供应商持续改进和提高绩效表现。激励与约束机制供应商关系管理策略采购计划与预算编制03市场调研通过市场调研了解市场动态、竞争对手情况、供应商情况等，为采购需求预测提供参考。历史数据分析通过对历史采购数据的分析，找出采购需求的规律和趋势，为未来的采购计划提供依据。专家判断利用专家的经验和知识，对采购需求进行预测和分析。需求分析与预测方法明确采购的物品、数量、质量、价格等要求。对潜在供应商进行评估，包括其质量、价格、交货期、服务等。采购计划编制步骤及注意事项评估供应商确定采购目标根据采购目标和供应商评估结果，制定相应的采购策略。制定采购策略将采购策略转化为具体的采购计划，包括采购物品、数量、时间等。编制采购计划采购计划编制步骤及注意事项注意事项采购计划要与企业的整体战略和业务计划相一致。采购计划要考虑市场变化和风险，制定相应的应对措施。采购计划要经过审批和确认，确保计划的合理性和可行性。01020304采购计划编制步骤及注意事项全面性预算要涵盖所有与采购相关的成本，包括物品成本、运输成本、关税等。合理性预算要基于合理的假设和预测，考虑市场波动和风险。预算编制原则和方法可控性：预算要便于监控和管理，及时发现和解决超支问题。预算编制原则和方法根据历史数据和经验，设定一个固定的预算额度。固定预算法根据采购量的变化，设定一个可调整的预算额度。弹性预算法从零开始编制预算，对每个采购项目进行详细分析和评估。零基预算法预算编制原则和方法预算调整策略预算调整原因市场变化、供应商变动、企业内部需求变化等。预算调整流程提出申请、审批、执行等。预算调整方法增加或减少预算额度、调整采购策略等。注意事项预算调整要遵循企业规定和流程，确保调整的合理性和必要性。同时，要对调整后的预算进行监控和管理，确保不出现超支等问题。采购执行与监控04招标采购适用于采购金额较大、技术复杂或市场竞争激烈的物资或服务。其流程包括编制招标文件、发布招标公告、组织开标评标、确定中标人等。询价采购适用于采购金额较小、技术标准明确且市场竞争充分的物资或服务。其流程包括编制询价文件、发布询价公告、接收报价文件、评审报价文件等。采购方式选择（招标、询价等）合同签订及履行过程管理合同签订明确双方权利义务，确保合同条款与招标或询价文件一致，防范合同风险。合同履行监督供应商按照合同约定履行义务，确保采购物资或服务的质量、数量、时间等符合合同要求。质量检验与验收标准制定制定质量检验计划，明确检验项目、方法、标准和程序，确保采购物资或服务的质量符合要求。质量检验制定详细的验收标准，包括外观、性能、安全等方面，确保采购物资或服务的验收有章可循。验收标准付款结算流程规范采购部门根据合同约定和供应商发票，向财务部门提出付款申请。财务部门审核付款申请，确保付款金额、时间等符合合同约定和公司内部规定。财务部门按照审批结果执行付款操作，确保资金安全。采购部门和财务部门定期对账，确保采购结算准确无误。付款申请付款审批付款执行结算核对成本控制与风险防范05识别关键成本驱动因素找出影响成本的主要因素，如原材料价格波动、生产效率、运输费用等。制定成本优化措施针对关键成本驱动因素，制定相应的优化措施，如寻找更便宜的原材料供应商、提高生产效率、优化运输方式等。了解成本构成详细分析采购物品或服务的成本构成，包括直接材料、直接人工、制造费用等。成本构成分析及优化措施做好谈判准备收集市场信息，了解供应商情况，明确谈判目标和底线。运用谈判技巧采用有效的谈判技巧，如给出合理报价、掌握让步时机、制造竞争态势等，以获取更优惠的价格。保持良好关系在谈判过程中，注意保持良好的沟通和合作关系，以便在未来合作中获得更好的价格和服务。价格谈判技巧运用03建立应急机制针对可能出现的风险和问题，建立相应的应急机制，如备用供应商、紧急采购等，以确保采购活动的顺利进行。01明确合同条款在合同中明确规定双方的权利和义务，包括交货期、质量标准、付款方式等。02加强过程监控对合同履行过程进行全面监控，确保供应商按照合同规定履行义务，及时发现和解决问题。合同履行过程中风险防范检查采购成本控制效果审计采购成本控制措施的执行情况，检查成本节约和效益提升的实际效果。发现潜在风险和问题通过审计揭示采购活动中可能存在的潜在风险和问题，为管理层提供决策依据和改进建议。评估采购流程合规性通过内部审计，评估采购流程是否符合公司政策和法规要求，确保采购活动的合规性。内部审计在采购中作用采购绩效评估与改进06123包括采购成本节约、供应商交货准时率、采购订单周期时间等关键指标。关键绩效指标（KPIs）设定根据企业实际情况和行业最佳实践，制定合理的绩效评估标准。绩效评估标准制定针对不同指标的重要性，合理分配权重，确保评估结果客观公正。权重分配采购绩效评估指标体系建立通过采购系统、ERP等信息系统收集相关数据。数据收集对收集到的数据进行清洗、分类和汇总，确保数据的准确性和完整性。数据整理运用统计分析、趋势分析等方法，对数据进行深入挖掘和分析，发现潜在问题和改进机会。数据分析数据收集、整理和分析方法问题诊断针对识别出的问题，制定具体的改进策略和行动计划。改进策略制定实施效果评价对改进策略的实施效果进行跟踪和评估，确保改进措施的有效性和可持续性。基于绩效评估结果，识别采购流程中的瓶颈和问题。持续改进策略制定和实施效果评价简要介绍该企业的行业地