工程采购管理流程

工程采购管理流程汇报人：XX2024-01-22目录contents采购计划制定供应商选择与评估采购执行与跟踪质量检验与验收采购结算与支付采购绩效评估与改进采购计划制定01明确工程需求对工程所需物资、设备、服务等进行详细分析，明确采购目标。制定采购清单根据工程需求，列出所需采购的物资、设备、服务等清单。评估采购风险分析采购过程中可能出现的风险和问题，制定相应的应对措施。需求分析03制定采购策略根据市场调研结果，制定相应的采购策略，如集中采购、分散采购等。01了解市场情况收集相关市场信息，了解所需物资、设备、服务等的市场价格、供应商情况等。02分析供应商能力对潜在供应商进行能力评估，包括产品质量、交货期、售后服务等。市场调研123根据采购清单和市场调研结果，制定详细的采购预算方案。制定预算方案对预算方案进行审核，确保其合理性和准确性。审核预算方案根据审核结果，对预算方案进行调整和完善。调整预算方案预算编制提交采购计划将采购计划提交给相关部门或领导审批。审批采购计划相关部门或领导对采购计划进行审批，确保其符合公司政策和实际需求。调整采购计划根据审批意见，对采购计划进行调整和完善，确保后续采购工作的顺利进行。采购计划审批030201供应商选择与评估0203获取供应商的企业规模、生产能力、技术水平、管理水平等方面的信息。01收集供应商的基本信息，包括公司名称、注册地址、经营范围、资质证书等；02了解供应商的产品种类、质量、价格、交货期等方面的信息；供应商信息收集01根据采购需求，制定供应商资格预审标准；02对收集的供应商信息进行筛选和分类，初步确定符合资格预审标准的供应商名单；03向初步确定的供应商发送资格预审问卷，要求其提供相关证明材料；04对返回的资格预审问卷和证明材料进行审核，评估供应商的资格。供应商资格预审供应商现场考察01对通过资格预审的供应商进行现场考察，了解其实际生产情况和管理水平；02考察供应商的生产设备、工艺流程、质量控制等方面的情况；与供应商的管理人员、技术人员和生产人员进行交流，了解其企业文化和合作意愿。03010203根据现场考察结果和其他相关信息，对供应商进行综合评估；评估内容包括供应商的产品质量、价格、交货期、服务水平、信誉等方面；根据评估结果，选择最符合采购需求的供应商，并与其签订采购合同。供应商评估与选择采购执行与跟踪03采购合同签订合同谈判明确采购需求，与供应商进行谈判，就价格、质量、交货期等关键条款达成一致。合同起草根据谈判结果，起草采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、质量标准、交货方式、付款方式等。合同审批提交采购合同给相关部门进行审批，确保合同内容符合公司政策和法律法规。合同签订经过审批后，与供应商正式签订采购合同。订单下达根据采购计划，向供应商下达采购订单，明确采购产品的名称、规格、数量、交货期等。订单确认供应商收到采购订单后，进行确认并回复是否接受订单。如有异议，需及时与采购方进行沟通并达成一致。订单变更在订单执行过程中，如需对订单内容进行变更，需及时与供应商进行沟通并达成一致，同时修改采购订单。采购订单下达与确认根据采购订单约定的交货期，跟踪供应商的生产进度和交货计划，确保供应商能够按时交货。交货期跟踪对供应商提供的产品进行质量检查和验收，确保产品质量符合采购合同约定的质量标准。质量监控在采购过程中如出现异常情况，如供应商无法按时交货、产品质量问题等，需及时与供应商进行沟通并协商解决方案。异常情况处理采购进度跟踪与监控在采购过程中如需进行变更，如变更产品规格、数量、交货期等，需向相关部门提交变更申请。变更申请变更审批变更执行变更记录相关部门对变更申请进行审批，评估变更对采购计划和成本的影响。经过审批后，执行采购变更，与供应商进行沟通并达成一致，修改采购合同和订单。对采购变更进行记录和管理，以便后续跟踪和审计。采购变更管理质量检验与验收04检验准备熟悉采购合同、技术协议、检验标准等文件，准备检验工具和设备。到货检验核对货物数量、规格型号、外观质量等，检查产品合格证明、质量证明文件等。问题处理发现不合格品或数量不符等问题，及时通知供应商并协调处理。入库管理对合格品进行入库登记，建立物资台账，确保账物相符。到货检验与入库安装准备按照图纸和技术要求进行设备安装，确保安装质量符合标准。设备安装调试运行问题处理01020403发现设备性能问题或安装缺陷，及时通知供应商并协调处理。熟悉设备安装图纸和技术要求，准备安装工具和材料。对安装完成的设备进行调试运行，检查设备性能是否满足要求。安装调试与试运行验收准备熟悉采购合同、技术协议、验收标准等文件，准备验收工具和设备。最终验收对安装调试完成的设备进行最终验收，检查设备性能、外观质量等是否符合要求。交付使用对验收合格的设备进行交付使用，办理交接手续。问题处理发现设备性能问题或外观缺陷，及时通知供应商并协调处理。最终验收与交付使用质量保证期约定在采购合同中明确质量保证期的期限和范围。质量保证期监督在质量保证期内对设备运行情况进行监督，确保设备性能稳定、质量可靠。问题处理发现设备在质量保证期内出现质量问题，及时通知供应商并协调处理。质量保证期结束在质量保证期结束后对设备进行一次全面检查，确保设备状态良好。质量保证期管理采购结算与支付05核对发票信息采购部门在收到供应商提供的发票后，需仔细核对发票上的各项信息，包括供应商名称、发票号码、开票日期、商品或服务的名称、规格型号、数量、单价、金额等，确保发票信息的准确性和完整性。确认收货情况根据采购合同和订单要求，核对实际收货情况与发票信息是否一致，包括商品或服务的数量、质量等，确保采购的商品或服务符合合同要求。处理发票问题如发现发票信息有误或存在疑问，采购部门需及时与供应商联系并协商解决，确保发票信息的准确性和合法性。发票核对与确认提交付款申请采购部门在核对发票信息无误后，需按照公司规定的流程提交付款申请，包括填写付款申请单、附上相关采购文件和发票等。付款审批流程付款申请需经过规定的审批流程，包括采购部门负责人审批、财务部门审核、公司领导审批等，确保付款申请符合公司规定和采购合同要求。审批结果处理如付款申请被批准，采购部门需将批准结果通知财务部门进行付款；如申请被拒绝，需了解拒绝原因并与相关部门协商解决。付款申请与审批付款执行01财务部门在收到批准的付款申请后，需按照公司规定的付款方式和流程执行付款操作，包括填写付款凭证、办理银行转账或支票等手续。付款记录02财务部门需详细记录每笔付款的详细信息，包括付款日期、付款方式、付款金额、收款方信息等，确保付款记录的准确性和完整性。付款凭证管理03财务部门需妥善保管好付款凭证和相关文件资料，以便日后审计和查询。付款执行与记录采购结算报告编制经审核通过的采购结算报告需存档备查，作为公司财务管理和内部控制的重要依据。结算报告存档采购部门在完成采购结算后，需编制采购结算报告，详细反映本次采购的商品或服务的名称、规格型号、数量、单价、金额等，以及采购过程中的各项费用支出情况。编制结算报告采购结算报告需经过采购部门负责人和财务部门的审核，确保报告内容的准确性和完整性。结算报告审核采购绩效评估与改进06评估采购过程中成本节约和预算执行情况，确保采购活动符合成本效益原则。采购成本控制分析采购周期的长短及波动情况，找出影响采购周期的关键因素，提出改进措施。采购周期管理评估采购物料的质量合格率、退货率等指标，确保采购物料满足生产需求。采购质量保障采购目标达成度评估物料合格率分析供应商提供物料的合格率，了解其质量控制能力和技术水平。服务响应速度评价供应商在售前、售中、售后服务中的响应速度和解决问题的能力。交货准时率统计供应商的交货准时率，评估其履约能力和合作态度。供应商绩效评价分析现有采购流程中的冗余环节，提出简化流程的建议，提高采购效率。简化采购流程建议加强与供应商之间的合作与沟通，实现供应链协同优化。强化供应链管理推广电子化