XX集团公司交运管理制度

XX集团公司交运管理制度1交运安排及理货

2成品交运

3「成品交运单」窗体流程及管制

4「发票」窗体流程及管制

5计算机无法打印「成品交运单」之处理

6交运资料异常之处理

7客户自运

8成品补收差价

9交运单回联之控制

10运费计算及汇付处理 11运费计算及汇付处理

1交运安排及理货成品部门应每日打印「成品交运单」（附表三十四）或次日拟交运之「交运预定表」，据以连络承运车行开立「派车单」，调派车辆入厂装运。已实施「货源资料传送」计算机作业之成品，成品部门每日应将拟交运之货源资料，透过计算机自动传送承运车行，据以开立「派车单」，调派车辆入厂装运。为提高成品出货时效及正确性，承运车行派车入厂装运前需先行理货之成品，成品部门应将「交运预定表」、「成品交运单」交理货人员理货。2成品交运可由计算机自动打印「成品交运单」之成品，成品部门应每日激活「自动开单」计算机作业，由计算机依设定之开单条件，打印「成品交运单」一式三联，凭以发货。需输入「交运指示」资料后再打印「成品交运单」之成品，成品部门应依「交运预定表」输入相关交运资料后，由计算机打印「成品交运单」一式三联，凭以发货。以槽车装运出厂并以出厂过磅净重作为交运量之成品，成品部门应依「交运预定表」输入相关交运资料及开立「提货单」，待成品装妥并至厂门过磅后，于厂门计算机打印「成品交运单」一式三联，凭以出厂。成品部门应确保交运凭证正确、完整，经承运人于「成品交运单」之「承运人」字段签章，并经厂门警卫查核无误后，签章放行出厂。成品经厂门警卫查核若有异常发生(例如：磅差异常)时，厂门警卫应即通知成品部门处理，经成品部门分析可放行并由部门主管以书面核签后，厂门警卫始可放行。3「成品交运单」窗体流程及管制计算机打印之「成品交运单」为一式三联，以人工开单者为一式四联，第一联为成品部门自存联(白色)，第二联为客户签收回联(红色)，第三联为客户联(黄色)，人工开单之第四联为会计联(绿色)。「成品交运单」由成品部门开立者，经承运人签章后，第一联由成品部门依序存盘备查(客户自运时第二联应同时留存)，第二、三联交承运人经厂门警卫核签后，凭以出厂，由承运人随成品送交客户签收；第二联经客户签收后，由承运车行携回送成品部门据以核销运费，第三联由客户留存。「成品交运单」由厂门警卫开立者，经承运人及厂门警卫签章后，第一联由厂门警卫暂存(客户自运时第二联应同时留存)，并于翌日汇送成品部门，第二、三联流程同3(2)规定。「成品交运单」以人工开单者，需依下述作业方式管制：A.「成品交运单」统一由会计部门负责印制，成品部门依需要量以「事务用品领用单」办理领用；「成品交运单」应有预印之流水号，供会计部门管制单据之使用情形。B.「成品交运单」应经成品课长(XX、塑化公司应经仓储主管)核签后，始得出厂。成品部门应将主管签名式送厂门警卫，警卫人员应确实核对主管签名与留存之签名式相符后，始予放行。C.「成品交运单」前三联流程同计算机打印之成品交运单，第四联于成品出厂时，由厂门警卫暂存，翌日转会计部门凭以管制成品部门补立帐。D.成品部门应于计算机恢复正常后，补入交运资料并打印计算机联之「成品交运单」，第一联并人工开立之「成品交运单」第一联归档备查，第二联并客户签收回联作为运费核销之依据，第三联送会计部门销案。E.会计部门接到警卫收转之人工「成品交运单」第四联后，应管制成品部门于人工单出厂后第三日前完成交运资料补入(遇月底日时，应于月底日补入，不得跨月)，逾期应以书面跟催成品部门处理；会计部门接到成品部门补立帐之计算机交运单，应审核计算机单与人工单资料需正确一致，始可销案归档。「成品交运单」有效出厂期限之规定：A.「成品交运单」逾列表日十天交运出厂者，应经成品课长或仓储主管核签后，始得凭以出厂；并管制出厂期限为列表日至次月十日(含)前有效，逾上述规定期限，不得凭以出厂(已发函呈准可延后出厂之成品，依函文规定处理)。B.针对「成品交运单」逾列表日十天延迟交运之案件，成品主管应依实际状况检讨改善，以确保交运时效。4「发票」窗体流程及管制成品部门于「成品交运单」开单后，需依规定自计算机打印「发票」（附表三十五）一式二联(客户扣抵联及收执联)，除指定直接寄送客户外，其余交由承运人随成品送客户收执登帐。「发票」开立后，存根联由计算机自动转入光盘供会计部门存查。外销订单属零税率者，依税法规定得免开立「发票」。5计算机无法打印「成品交运单」之处理遇停电、计算机故障或电传作业异常等无法打印「成品交运单」时，成品部门应即洽请营业部门提供需紧急交运之订单资料，避免延误交期。营业部门接到成品部门无法使用计算机办理交运作业之通知时，应将急于交运之订单资料汇总呈营业处长核签后（属交运管制或超授信者，需先依规定呈准），传真成品部门凭以用人工开单办理交运。成品部门接获经营业部门主管核签可交运之订单资料后，需依3(4)办理交运。6交运资料异常之处理「成品交运单」及「发票」资料异常需作废时，成品部门需于原「成品交运单」上注明原因，呈部门主管核签后始得输入计算机。「成品交运单」需以整张为单位作废，不论是否出厂，由成品部门于「成品交运单」各联均加盖上「作废章」，第一联由成品部门归档备查，第二、三联送会计部门，由会计部门依「作废单据查核清单」内容查核销案后，再将第二联寄回成品部门归档。当月份开立之「成品交运单」及「发票」资料异常需作废时，成品部门需于月底日前处理完成；未于当月份作废而需于跨月作废时，成品部门需以书面通知会计部门，并依下列方式处理：A.「发票」尚未向税捐稽征机关申报者，经会计部门同意后，成品部门始可输入计算机，将「成品交运单」及「发票」依6(2)规定作废。B.「发票」已向税捐稽征机关申报者，原「成品交运单」及「发票」不得作废，经会计部门同意办理取消或申退营业税时，成品部门需依「成品收货作业」程序，以空退方式办理(收货原因代号以「CV」注明)。C.计算机作业有规定「发票」不得隔月作废之成品，比照6(3)B之规定办理。「成品交运单」及「发票」需作废重开时，成品部门应通知有关部门更正相关档案资料后，依成品交运开单作业程序，重新开立「成品交运单」及「发票」。相关作废程序比照6(2)之规定办理，但若无法收回原「成品交运单」二、三联时，则改以原「成品交运单」第一联复印件并同重开之二、三联(须盖不得出厂章)送会计核销。7客户自运

客户要求自运时，需经营业部门确认及同意后，成品部门始得办理交运事宜。成品装妥并经承运人于「成品交运单」签收完整后，依3款规定办理。8成品补收差价

成品销售后需补收差价时，营业部门应通知成品部门开立「发票」一式二联，并依4规定办理。9交运单回联之控制成品交运后应收回交运单客户签收回联，以做为收货之债权凭证，因此，回联之客户签收栏内须加盖客户收货章为原则，如无法加盖收货章时，则以签名代替，若有下列情形者，应即由营业人员或承运车行转请客户补签。A.未盖「收货章」及签名者。B.签收回联逾期未回收者需管制跟催收回，如因故无法收回者，成品部门应要求承运车行切结，以确保债权。如在运输中发生短交或破损时，应要求客户在签收回联上签注异常状况，并即由成品部门查明处理。为督促承运车行在规定期限内将成品送达客户，成品部门可就签收回联上客户实际收货日期与交运单开单日期(或出厂日期)比较，依迟延日数罚扣运费。10运费计算及汇付处理由计算机依据各成品交运单承载重量、交货地点及运费基准建文件资料，自动计算运费。现行运费支付采「先付后审」方式处理，每旬由计算机就成品部门已办理提运之交运资料，及经会计审核入文件之运费调整资料，整理出当旬应付运费，并打印「运费明细表」（附表三十六），由计算机将运费自动汇付予承运车行。成品部门应核对「运费明细表」之车行、运费金额是否正确，并应即通知承运车行依「运费明细表」金额开立「发票」及检附成品交运单签收回联，送成品部门办理运费报销。成品部门收到承运车行检附之运费核销资料，应查核签收回联签收内容是否完整及张数是否正确，如有异常应即反应承运车行处理后，再送会计部门办理运费核销作业。

11以柜代仓为提升外销交运时效，由营业及出口相关部门依呈准之国内港口货柜场或海外保税仓洽借空柜，将预定出口之成品装柜出厂运至国内港口货柜场或海外保税仓，俟与客户洽妥订单后，直接办理报关交运，以缩短交运时程，其相关料帐管理依下列方式办理。库存管制：A.营业与成品仓储部门应随时注意其库存情形，可依以柜代仓专用库存查询屏幕查询库存资料。B.销售出货时，须依先进先出原则办理，并注意个别库位之存放期限，俾避免仓租费用支出。国内港口货柜场管理：A.移库时，凭「成品交运单(厂间库位移转)」办理出厂，移库运费依10规定办理。B.销售时，依一般外销报价、销售确认书(S/C)、订单输入、装运资料输入、选船、报关出口方式办理，并将出货资料输入计算机，供计算机自动查核届预定结关日后转立销售收入与应收帐款帐项。海外保税仓管理：A.移库时：a.凭「成品交运单(厂间库位移转)」办理出厂，移库运费依10规定办理。b.打印「装运通知单」办理出口相关事宜。c.会计部门需办理零税率申报与外销费用暂估，营业部门办理相关出口费用申请与支付。d.因尚未销