沟通与协商管理程序

5--1-沟通与协商管理程序1目的建立和规范内外协商与沟通行为，确保一体化管理体系的有效运行。2适用范围规定了沟通与协商的职责、管理内容与要求，标准的实施与监督检查。适用于集团公司内部与外部有关质量、环境、职业安全健康的信息交流与沟通和xx集团有限公司机关部室和各单位。3职责3.1集团公司办公室3.1.1是本程序的主管部门，负责本文件的编制、解释、指导与监督检查。3.1.2负责集团层次的对上级机关和对外联络对接工作；负责公文、信函等外部信息的接收、传递和回复工作。3.1.3负责政策研究和信息调研工作。3.1.4负责牵头与国内外港口及相关企业建立友好关系工作；负责集团大型会务及接待活动组织筹办。3.2工会3.2.1负责代表职工与企业行政进行平等协商签订集体劳动合同，依法维护职工的合法权益。3.2.2负责了解和协调员工的意见和建议，督促落实本单位职工代表大会的相关议案，并将涉及公司的意见和要求反馈到相关部门。3.2.3负责推进企业民主管理，发挥职代会的作用，完善厂务公开制度。3.3安全环保部3.3.1负责向集团范围内传达部署安全工作。3.3.2负责组织开展各类安全活动。3.3.3负责事故综合管理，进行安全事故统计上报。3.3.4负责协调“山东省危险化学品应急救援中心”相关工作。3.4集团公司其他部室3.4.1负责职责范围内专业信息的收集、整理和传递。3.4.2负责相关下级单位沟通与协商工作的指导和监督。3.5各单位是沟通、交流与协商的实施单位，根据各部室提供的信息，对本程序有建议权。4工作程序4.1工作流程图4.2信息的分类根据信息来源不同，将信息分为外来信息和内部信息。4.2.1外部信息a）上级政府和有关部门有关企业的方针政策、法规和指令；b）行业、上级部门制定的有关标准、规范、规程及其变更信息；c）行业、上级部门下发的有关通知、通告等；d）国内外有关港口发展的科技信息；e）地方政府相关部门提供的气象预报、地震、台风和其它自然灾害预报；f）客户、口岸单位、新闻媒体和其他有关方面的要求及监督意见；g）应急准备与响应的信息；h）市场及社会的要求和趋向。4.2.2内部信息a）ISO9001体系建立、运行和管理方面的信息；b）ISO9001体系审核、评审信息；c）集团公司经营过程中的ISO9001信息；d）集团公司内部文件、标准、规定变更的信息；e）员工的建议、要求和意见等；f）质量、职业健康安全和环境方针、目标的实现情况；g）法律、法规、规范、标准及其它要求；h）各部门质量、职业健康安全和环境管理职责；i）监测、测量结果；j）紧急情况。4.3信息沟通和交流方式4.3.1内部信息采用各种会议、内部网络、培训、电话、内部刊物、办公自动化系统、书面文件、记录和其它方式。a）各种会议，如年度工作会、职工代表大会、总结会、党政联席会、动员会、经济活动分析会、工作例会等；b）港口信息网发布；c）口头传达、汇报、协商；d）文件、报表、通知等；e）电话、传真、宣传栏、内部网站、报纸等；f）职代提案、员工合理化建议等。4.3.2外部信息采用通报、会议、刊物、函件和其它各种传播媒介等方式。a)电话、传真、电邮、信函等；b)走访；c)各种推介会议；d)考察学习，外出培训。4.4信息的收集、传递与处理集团办公室是集团政务信息、政工信息的归口管理部门，负责政务、政工信息的收集、整理、报批和发布工作。4.4.1集团公司各单位、部室应建立信息管理台账，记录有关信息的收集、传递及处理情况。4.4.2信息的收集、传递应保证及时性和准确性，在必要的情况下，能够出示信息传递的可追溯性证据。4.4.3一般信息由各职能单位、部室保存，需查询时征求单位、部门负责人的同意。4.4.4通用信息由各单位、部室公布在网站或相关刊物等媒体，可按所受权限自行查询。4.4.5保密信息按集团公司下发的有关保密管理规定执行。4.4.6集团公司重大新闻及突发事件信息，由相关职能部门向上级汇报。需要向外界发布新闻、公告信息时，由党委工作部与新闻媒体联络，并做好发布准备工作。4.4.7各相关单位、部室按职责分工做好分管业务范围内信息收集、传递和处理工作。4.5信息交流、沟通4.5.1内部信息交流、沟通a）集团公司ISO9001管理体系的有关要求，由经营管理部负责向有关单位宣传；b）ISO9001管理体系运行中产生的信息由其产生的单位及时传递到有关单位、部室，接受信息的单位要做好记录；c）集团公司定期召开年度会议、季度例会、月度例会，通报情况，安排工作，沟通信息，并印发会议纪要；d）紧急状态下的信息沟通按集团相关应急预案进行处置；e）发生重大信息应于当日传递到集团公司最高管理者，一般信息应及时传递到相应部门负责人。4.5.2外部信息交流、沟通a）外部相关方要求提供信息时，有关单位、部室按集团保密及其它相关规定给予传递或部分传递；b）相关方抱怨及其它信息，由各单位、部室第一接收人接受并记录，及时传递到相关责任部门，责任部门应及时记录、处理，要求答复的要将处理结果及时传递给相关方与第一接受人，第一接受人有进行监督与相关方进行沟通的权利和义务；c）各职能部门应与本部门业务范围内对口的集团外各单位部门保持沟通交流；d）各部门及相关负责人要及时获取法律、法规、标准类的信息；e）各单位、部室收集、获取的需要集团领导审阅批示的外部信息、文件等，应由集团办公室统一整理并上报分管领导审批。4.6协商4.6.1职工代表参与商讨工作场所职业健康安全的任何变化和有关事故的调查处理、风险评价和风险控制措施等。4.6.2职工代表向公司各级领导及时反馈员工和其它相关方的意见、建议和合理要求，保护员工合法权益。4.6.3通过职工代表大会、政工会、合理化建议征集和厂务公开的形式，征求员工在管理体系运行、职业健康安全，包括影响作业场所的改善等方面的要求和意见，确保员工参与协商、监督和促进管理体的有效运行。4.6.4职工方代表依法就集团公司内部工资分配制度、工资分配形式、工资收入水平、工资支付办法等事项与集团公司方代表进行平等协商。4.6.5集团领导及相关部门通过听取汇报或接待处理职工和相关方来信来访等形式，了解各项要求和抱怨，以便沟通解决相关问题。4.7监督与检查4.7.1本程序执行情况由集团办公室负责组织检查，由经营管理部利用体系审核的形式对各单位、部室的协商和沟通效果进行考核。4.7.2考核标准执行《xx集团有限公司目标管理考核办法》。5相关文件《关于设立xx集团有限公司机构定员编制委员会的通知》《关于印发xx