运营商集采管理中的维基论VIP

运营商集采管理中的“维基论”

企业集中采购管理体制的创新突破，是中国的电信运营商一直在积极探索的课题。以中国移动为例，它建立了“两级体制、三级操作”的集中采购管理体系，实现采购层级的纵向集中和采购职能的横向集中，有力推进了公司的低成本高效运营，进一步整合了对供应链的管理能力，为企业带来了显著效益。然而，企业执行能力的提高与创新探索能力的丧失往往是同时发生的，随着集中采购管理体制的建立和实施，一些问题也逐渐暴露出来。在内部组织和流程层面，集中采购工作存在“项目穿越”和“部门穿越”带来的管理困境，这些问题的实质是垂直的组织架构与水平的流程方向之间的矛盾。总的来说，集中采购涉及多个部门、多个项目，流程环节较多，使得集中采购缺乏灵活性、时间开销大、难以满足个性化的少量需求，从而对采购的整体效率产生不利影响。更为重要的是，员工潜在的创新思想和能力在集中采购的体制下往往得不到重视和发挥，制约了工作的积极性和组织的学习能力。在采购信息化建设层面，各个部门分散的采购信息系统和其他相关在为本部门的采购工作带来高效率的同时，却因为信息难以共享和交流给整个采购流程信息系统的整合造成困难。由于缺乏统一的数据库和知识库，目前电信运营商内部与采购相关的信息系统正处于流程整合的阶段，还不能承担知识共享、挖掘和创新的重任，不能为采购管理及决策提供有力支撑。上述组织流程和信息系统两个层面的问题与电信运营商以集中采购提高效率的初衷相悖，需要在进一步的工作中加以解决。在企业信息化建设的初始期和普及期，关注的问题是生产及业务流程的自动化；在控制期和整合期，工作的重点是信息系统的整合于管理信息化；在数据管理期和成熟期，主要目标是实现商务智能、电子商务和工作协同。当前集中采购信息化所面临的问题正是由第二阶段向第三阶段迁移的“台阶”。我们在探索如何解决信息化建设处于中级阶段向高级阶段过渡的电信运营商的采购管理问题的过程中，聚焦到一个关键词——“维基(Wiki)”。作为致力于创新和转型的中国电信运营商，维基的应用是一个解决当前集中采购种种问题，尤其是进行知识管理和协作创新的有效途径。实际上维基一词并不特指某种网站，而是指维基这种超文本系统及其应用所引起的一系列网络应用、网络文化。简单来说，维基是一个多人协作的写作工具。维基站点可以由多人(甚至任何访问者)维护，每个人都可以发表自己的意见，或者对共同的主题进行扩展和探讨。实质上，维基是一种超文本系统，用户可以在Web的基础上对维基文本进行浏览、创建、更改；同时，维基系统还支持面向社群的协作式写作。图1展示了维基系统的基本使用流程。图1：维基系统使用流程图维基在企业内部成功应用的案例比比皆是。很多著名的大型企业如雅虎、诺基亚、摩托罗拉等都采用了维基技术创建企业知识库，并利用维基进行项目协作和知识的挖掘与传播。更大规模的协作来自于企业外部的维基应用。例如，加拿大Goldcorp(黄金公司)受维基启发在全球悬赏找矿者，一周后就在全球地质专家的帮助下找到现有开采量30倍的黄金富矿。维基开放、平等的技术特点，使得它在企业内外部的应用中具有巨大潜力。在企业内部，维基应用可渗透于企业内部的人际管理、知识管理和项目管理等方面。而维基在企业的外部应用，是指利用互联网上的维基网站或在自办的企业网站中嵌入维基系统介绍产品或服务信息并可邀请网友参与其中，对知识进行不断完善。目前市场上已有大量可供选择使用的内容管理和协作软件，但维基所具有的公开性、迅即性、直接性、存储性及纠错补遗及时性等特点，使其在关键的信息准确性和完整性环节上具有独特优势，因此维基是企业人际交流与沟通的最佳平台和知识管理最佳工具。对于以上需求，电信运营商在采购信息化建设的实践中需重视知识库的建立和协同平台的搭建。而由于维基在协同工作和知识管理方面的独特优势，基于维基的信息化采购方案正好能保证上述目标的实现。对电信运营商的维基平台的应用方案从内部维基平台和外部维基平台两方面进行考虑。如右图2所示的是在电信运营商集中采购流程中，维基平台的作用、功能、涉及的内外部组织以及信息系统。图2：电信运营商内部维基采购平台基于维基技术和系统开放、平等的特点，在电信运营商的内部维基采购平台中建立五个专业知识库，分别是采购产品库、采购协作文档库、专家库、技术经验知识库和创新方案库，图3展示了内部维基平台及其与采购流程的关系。下面将介绍这些专业知识库将在电信运营商采购管理中发挥的作用。图3：内部维基采购平台采购产品库：在采购产品库下，来自采购需求部门、采购管理部门和与财务部门的全体员工都可以通过维基这一开放的形式，参与编撰一部电信企业特有的产品“百科全书”。这部“百科全书”以产品为条目，每个条目将详细介绍产品的情况、产品的使用维护知识以及产品使用者对此产品的评价和采购建议。而且，“百科全书”中的产品可以是已编入集采目录的产品，也可以是企业员工通过其他途径了解到的向公司推荐的产品。采购项目协作文档库：采购项目协作文档库专为“部门穿越”的多部门采购项目协作设立。发挥维基系统特有的项目协作优势，涉及不同部门的同一产品采购项目小组可以在这个平台上召开项目在线会议，同时将项目文档的管理集中在这一平台上。通过这个文档库，项目文档和电子表格的最新版本永远为身在不同部门的每一个项目小组成员所知，从而摆脱传统分散的采购管理信息系统中信息线性流动所带来的文档丢失、检索困难等一系列困扰。另外，在项目经验交流空间，不同的项目小组可以探讨共同遇到的采购方面的问题，互帮互助，将集体的智慧转化为企业采购的高效率。采购专家库：在采购专家库，企业内部的专家们可以在这里发布和更新产品专业知识和维护技能，对采购招标标准的讨论或者是采购管理建议，为采购流程中的诸如采购份额分配、库存管理等专业问题提供重要参考依据。技术经验知识库：与采购产品库相似，企业内部的所有员工都可以在这一平台编写、交流电信新技术、设备(包括网络设备和办公设备)故障与维护经验等相关知识、展示技术方案，为全公司人员共享，这也将成为企业学习型组织建设的重要部分。创新方案库：在这一平台企业任何人员都可以提交关于采购产品和采购流程的创新方案，同时有定期的采纳信息反馈和成功方案展示。同时还可以建立配套的竞争和激励机制，激发员工的知识创新。这也将成为电信企业正在实行的创新管理的重要组成部分。电信运营商对供应商的管理是其集中采购管理中的重要部分，因此一个与外部供应商沟通合作的电子平台在电信运营商的供应链整合中显得尤为重要。电信运营商的外部维基采购平台中将建立四大块功能，分别是产品擂台、产品服务、行业动向、合作研发平台，如图4所示：图4：外部维基采购平台产品擂台：在这个“擂台”上，电信运营商已有的或潜在的供应商们在这里以类似编辑网络百科全书的方式，在线向电信运营商和竞争对手们展示它们的特色产品的性能、价格和不同产品的横向比较指标值。同时，运营商也可以将内部反映的对供应商产品和服务的评价反馈给供应商们。产品孰高孰低，维基擂台上即见分晓。产品服务：在这一平台，将实现供应商和运营商之间的产品售后信息交流。供应商根据运营商的反馈意见，为采购的产品提供售后服务、故障和维护信息交流。行业动向：电信运营商、供应商们在这个平台上发布最新与采购相关的政府监管政策和前沿技术产品、国外电信发展状况和行业统计数据，进而对行业走势进行分析。分析的人员将来自电信设备供应商、电信运营商和电信领域的专家，他们从不同角度得到的结论能够拓宽电信运营商的战略视野，及时发现问题和契机，为未来的采购管理作战略上的规划。合作研发平台：在这个合作研发平台，运营商和供应商可以根据行业分析结果，把握盈利机会，共同开发满足市场需求的产品，形成新的战略联盟和企业生态圈。与供应商紧密合作，把握市场需求，共同生产新产品和提供服务，这正成为大多数产业的主流。这一平台除了提供研发项目的协同功能，还有成功解决方案和创新案例的展示。在更高层面，可将内部和外部维基采购平台视为运营商采购信息化建设的一部分，图5展示了这两个维基平台将在整个采购管理中充分发挥知识库辅助决策、沟通提升创新能力的重要作用。图5：维基采购平台在采购系统中的作用如上图所示，企业内部的采购需求部门、采购管理部门和财务部门通过内部维基平台，进行采购流程中的沟通与协作，并在这一平台下产生产品“百科全书”的数据资源；企业外部与采购相关的供应商们通过在外部维基采购平台上的交流协作，产生了供应商“百科全书”的数据资源。然后，将这两部“百科全书”纳入一个统一的数据库，就可以进行数据挖掘，形成知识库。此知识库可以实现产品基本及维护知识查询、项目执行情况查询、在线知识讲座、技术方案展示以及最新的采购管理分析。这个采购知识库可以使访问者得到其关心的全面而精确的信息，进而对采购产品管理、供应商管理进行决策支撑。维基采购平台的功能和效率并不限于上述构想，在电信运营商的采购管理流程中对维基技术和维基精神的进一步、更深入的应用值得期待。当然，电信运营商对维基的应用前景还不止于采购管理。在电信运营商的产品设计和业务营销方面，我们都可以预见到维基的巨大