秘书文档管理课件

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聲像檔案管理概要第一節照片檔案管理概要照片檔案的構成與種類照片檔案的管理流程一、照片檔案的構成與種類照片檔案的構成照片檔案主要由底片、照片及文字說明材料構成照片檔案的種類按攝影的目的與表現方式，照片檔案可以分為記錄照片檔案和藝術照片檔案兩大類按照片的感光材料主要可分為鹵化銀照片和數碼感光照片二、照片檔案的管理流程照片檔案的歸檔範圍：本單位在工作活動中產生的具有憑證和參考價值的照片領導人和著名人物參加與本單位、本地區有關的重大公務活動的照片反映本地區重大事件、重大事故、自然災害及異常現象的照片本單位向有關單位提出內容和要求，組織拍攝或徵集的照片與本單位其他載體檔案有密切聯繫的照片外單位形成但經本單位選用的照片二、照片檔案的管理流程照片檔案的整理照片檔案的分類底片的分類，按製成材料分類照片的分類，一般按照照片所反映的內容或專題來進行分類照片文字說明的編寫照片檔案的立卷照片檔案的編目照片檔案的考證、價值鑒定與保管期限照片檔案的考證與鑒別照片檔案價值的鑒定照片檔案的保管期限二、照片檔案的管理流程照片檔案的保管照片檔案庫房照片檔案的裝具照片檔案的提供利用展覽諮詢與宣傳編輯出版照片畫冊第二節數碼照片檔案管理概要數碼照片的立卷歸檔數碼照片的整理和保管數碼照片的利用一、數碼照片的立卷歸檔歸檔範圍記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的數碼照片記錄本單位、本地區重大事件、重大事故、重大自然災害及其他異常情況和現象的數碼照片記錄本地區地理概貌、城鄉建設、重點工程、名勝古跡、自然風光以及民間風俗和著名人物的數碼照片其他具有保存價值的數碼照片一、數碼照片的立卷歸檔歸檔時間和歸檔要求數碼照片在拍攝完成後，應及時整理和歸檔，最遲在第二年6月底前完成歸檔歸檔的數碼照片應是用數字成像設備直接拍攝形成的原始圖像檔對反映同一內容的若干張數碼照片，應選擇其中具有代表性和典型性的數碼照片歸檔歸檔的數碼照片應為JPGE、TIFF或RAW格式歸檔的數碼照片應附加文字說明數碼照片可通過存儲到符合要求的脫機載體上進行離線歸檔，也可通過網路進行線上歸檔歸檔時，應參照《電子檔歸檔與管理規範》對數碼照片進行真實、完整、可用和安全方面的鑒定、檢測二、數碼照片的整理和保管數碼照片的整理數碼照片的分類和排列數碼照片用“保管期限代碼—年度—照片組號—張號．擴展名”格式命名數碼照片的存儲數碼照片的保管線上存儲離線存儲在磁性載體上離線存儲在光碟上三、數碼照片的利用碼照片檔案的利用參照各單位檔案利用借閱制度執行，

利用時應確保數碼照片檔案的資訊安全。同時，

依據國家有關規定，

對已到保管期限的數碼照片檔案開展鑒定、銷毀工作第三節光碟檔案管理概要光碟檔案的記錄原理與種類光碟檔案的管理流程一、光碟檔案的記錄原理與種類光碟的記錄原理光碟技術是利用雷射光束的發射和反射來記錄和讀取資訊的技術。光碟資訊存儲是通過記錄介質在鐳射作用下產生物理變化來實現的。其記錄方式有燒蝕記錄、變形記錄、相變記錄、磁光記錄等光碟的種類只讀光碟一次寫入光碟可擦寫光碟光碟塔、光碟庫二、光碟檔案的管理流程光碟檔案的歸檔光碟檔案的分類光碟檔案的登記與編目光碟檔案的鑒定光碟檔案的保護控制溫濕度防止有害氣體、灰塵和光照避免損傷盤面避免讀取面損傷防止標記面的機械損傷二、光碟檔案的管理流程光碟檔案的保護日常的維護工作光碟的存放要求光碟的整理要求光碟的清潔要求02

文書處理第一節行文制度行文關係與行文方向行文方式及行文規則一、行文關係與行文方向行文關係隸屬關係非隸屬關係行文方向下行方向，即有隸屬關係的上級機關單位或部門發文給下級機關單位或部門，其檔稱為下行文，如“決定”“通知”等上行方向，即有隸屬關係的下級機關單位或部門送文給上級機關單位或部門，其檔稱為上行文，如“請示”“報告”等平行方向，即沒有隸屬關係的機關單位或部門之間互相行文，其檔稱為平行文，如“函”“議案”等二、行文方式及行文規則行文方式逐級行文越級行文多級行文普發行文聯合行文平行行文二、行文方式及行文規則行文規則關於行文的必要性問題《條例》規定：“行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。”（

第十三條）關於部門內設機構的行文問題對部門內設機構的行文權加以嚴格限制、明確部門在職權範圍內行文、強調部門之間的協調一致關於檔抄送問題主送與抄送對象要根據行文目的和送文對象的職權範圍來確定，不能簡單照搬黨政順序硬性規定關於“請示”的使用問題關於檔報送主要負責人的問題第二節文書辦理文書辦理流程文書辦理的方法和要求一、文書辦理流程二、文書辦理的方法和要求收文辦理簽收第一，確認來文、郵件是否應由本機關單位接收第二，外收發將所有來文、來函按部門或收件人分門別類，及時送達各部門或相關人員手中登記登記前先要拆封，即由秘書人員對檔進行啟封並作進一步檢查清點拆封時要注意保護封內的檔或物品，檢查檔及其他隨信物件是否齊全、完整，內容、數量是否有誤來件中附帶的零散物件如匯票、單據、發票、現金、照片等，應放在專用紙袋內，做上標記並一一登記重要的物件送交領導處理；與檔直接相關的隨文一起辦理；憑據性的物件則暫存於秘書部門，統一保管和處理二、文書辦理的方法和要求收文辦理初審承辦認真閱讀來文，正確區分篩選針對不同檔，分別承辦落實傳閱催辦答復二、文書辦理的方法和要求發文辦理起草審核簽發復核（復審）登記印製確保品質、確保時效、確保安全核發傳遞第三節文書管理文書管理職責文書管理原則文書管理制度文書管理方法內部檔管理一、文書管理職責文書管理職責即文書管理人員的職責秘書部門作為各級機關單位的綜合管理部門，是直接輔助領導做好各項管理工作，處理各項日常事務，集綜合性、輔助性、服務性和保密性於一體的部門秘書部門最基本、最主要的工作就是文書處理，在日常工作中對文書進行專門管理，使文書發揮“實施領導、履行職能、處理公務，傳達貫徹黨和國家的方針政策，公佈法規和規章，指導、佈置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的工具”作用二、文書管理原則實事求是原則準確規範原則精簡高效原則安全保密原則三、文書管理制度《條例》第七章為文書管理確定了一系列基本制度，如下：“各級黨政機關應當建立健全本機關公文管理制度，確保管理嚴格規範，充分發揮公文效用。”（第二十八條）“設立黨委（黨組）的縣級以上單位應當建立機要保密室和機要閱文室，並按照有關保密規定配備工作人員和必要的安全保密設施設備。”（第二十九條）“公文確定密級前，應當按照擬定的密級先行採取保密措施。確定密級後，應當按照所定密級管理。……公文的密級需要變更或者解除的，由原確定密級的機關或者其上級機關決定。”（第三十條）“公文的印發傳達範圍應當按照發文機關的要求執行；需要變更的，應當經發文機關批准。涉密公文公開發佈前應當履行解密程式。公開發佈的時間、形式和管道，由發文機關確定。經批准公開發佈的公文，同發文機關正式印發的公文具有同等效力。”（第三十一條）“複製、彙編機密級、秘密級公文，應當符合有關規定並經本機關負責人批准。絕密級公文一般不得複製、彙編，確有工作需要的，應當經發文機關或者其上級機關批准。複製、彙編的公文視同原件管理。複製件應當加蓋複製機關戳記。翻印件應當注明翻印的機關名稱、日期。彙編本的密級按照編入公文的最高密級標注。”（第三十二條）三、文書管理制度《條例》第七章為文書管理確定了一系列基本制度，如下：“公文的撤銷和廢止，由發文機關、上級機關或者權力機關根據職權範圍和有關法律法規決定。公文被撤銷的，視為自始無效；公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。”（第三十三條）“涉密公文應當按照發文機關的要求和有關規定進行清退或者銷毀。”（第三十四條）“不具備歸檔和保存價值的公文，經批准後可以銷毀。銷毀涉密公文必須嚴格按照有關規定履行審批登記手續，確保不丟失、不漏銷。個人不得私自銷毀、留存涉密公文。”（第三十五條）“機關合併時，全部公文應當隨之合併管理；機關撤銷時，需要歸檔的公文經整理後按照有關規定移交檔案管理部門。工作人員離崗離職時，所在機關應當督促其將暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。”（第三十六條）“新設立的機關應當向本級黨委、政府的辦公廳（室）提出發文立戶申請。經審查符合條件的，列為發文單位，機關合併或者撤銷時，相應進行調整。”（第三十七條）四、文書管理方法檔密級管理檔確定密級前的管理涉密檔在使用中的管理檔密級變更和解除的管理檔印發傳達管理印發傳達的範圍：只發給組織，不發給個人公開發佈的檔四、文書管理方法檔翻印複製彙編管理檔翻印複製管理檔彙編管理涉密檔彙編彙編收錄範圍技術處理要求檔撤銷和廢止管理檔清退銷毀管理檔合併移交管理發文立戶管理五、內部檔管理內部檔辦理內部檔從擬制到出臺、從收文到傳閱以及最後的存檔備查，也要經過基本的發文辦理和內部流通程式發文辦理要經起草、審核、簽發、復核、印製和核發這幾個程式收文辦理則相對簡單，一般只需經過簽收、登記、傳閱、承辦等幾個程式五、內部檔管理內部檔保管內部檔辦理完畢後，同樣要及時歸卷存放秘書人員應將內部檔與外部檔分別存放，可按照檔分類方法，依據部門名稱或工作性質設置不同條款名稱的檔夾，將內部檔分門別類、對號入座，存放到各個檔夾裏暫存，待檔歸檔前統一整理五、內部檔管理內部檔利用秘書不單要為領導利用檔提供便利，隨時按照領導的要求快速調取檔，而且對其他各個部門利用檔同樣要以認真服務的態度，積極、主動地做好提供利用工作對經常要利用的檔，秘書應放在近旁；對不常利用的檔，要熟練利用檢索工具快速調取。秘書部門應配合有關部門搞好文檔資料庫建設，建立資訊資源共用平臺另外，秘書部門還可以編發檔彙編、技術手冊、員工大全等工作資料，使檔利用工作得到全面提升09

專門檔案管理概要第一節人事檔案管理概要人事檔案概述人事檔案的檔材料收集人事檔案的檔材料鑒別人事檔案的整理人事檔案的保管人事檔案的利用人事檔案的轉遞一、人事檔案概述人事檔案的概念人事檔案是在組織人事管理活動中形成，並經組織審查或認可的，記錄、反映人員經歷和德才表現等原貌，以個人為單位立卷歸檔保存的文字、聲音、圖像、照片等形式的檔案簡言之，人事檔案即記錄和反映個人德、能、勤、績、廉等方面情況的，經組織認可歸檔保存的個人材料人事檔案的特點專屬性、真實性、認可性、動態性、機密性二、人事檔案的檔材料收集人事檔案材料產生於與個人有一定關係的各有關組織或部門的現實工作中，從其來源看，有個人形成的，也有組織上形成的檔案管理者只有充分瞭解人事檔案的來源，才能在收集工作中做到心中有數，才能及時、全面地收集好個人的檔案材料，個人在某個時期或階段的歷史面貌才能通過完備的檔案材料得到整體的反映收集人事檔案是人事檔案管理的起點，也是人事檔案管理的重要環節二、人事檔案的檔材料收集以幹部檔案收集為例，根據《幹部人事檔案工作條例》《幹部人事檔案材料收集歸檔規定》，以下檔材料都屬於幹部檔案收集內容：履歷類材料自傳和思想類材料考核鑒定類材料學歷學位、專業技術職務（職稱）、學術評鑒和教育培訓類材料政審、審計和審核類材料更改（認定）姓名、民族、籍貫、國籍、入黨入團時間、參加工作時間等材料，個人申請、組織審查報告及主要依據與證明材料、上級批復，計算連續工齡審批材料等黨、團類材料二、人事檔案的檔材料收集表彰獎勵類材料違規違紀違法處理處分類材料工資、任免、出國和會議代表類材料治喪材料幹部人事檔案報送、審核工作材料其他可供組織參考的材料三、人事檔案的檔材料鑒別在鑒別中可參照如下原則：判斷是否屬於幹部人事檔案材料查材料是否屬於辦畢材料審查材料是否齊全、完整審查材料是否手續完備四、人事檔案的整理人事檔案的分類由具體條例確定人事檔案的檔材料排列不同類材料按不同方式排序，主要排序方式有：按檔案材料形成時間排序按檔案材料內容的主次關係進行排序按時間順序或按材料性質相對集中排序的檔目錄的編制檔案材料的裝訂五、人事檔案的保管人事檔案保管的範圍各級管理人員，其全套人事檔案由主管部門保管，主要協管的部門只保管檔案副本離休、退休和退職人員，就地安置的，檔案由原管理單位或工作單位保管；異地安置的，則可轉到負責管理該人員的組織、人事部門保管開除公職人員，未就業的，其檔案由原管理單位保管；另就業的，其檔案轉給有關的人事部門保管受刑人員，在處分期內，其檔案由原管理單位保管；刑滿釋放後，重新安排工作的，其檔案由有關人事部門或政府部門所屬的人才流動服務中心保管出國不歸、失蹤及逃亡人員，其檔案由原管理單位保管幹部檔案管理人員及其本單位的直系親屬的檔案，由所在單位組織指定有關部門專人保管五、人事檔案的保管人事檔案保管的設施與要求人事檔案管理部門要建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質的檔案櫃庫房面積，每千卷需20~

30平方米。庫房內應設置空調、去濕設備、滅火設備等經常檢查庫房內的各類設施和安全措施，保證所有設施能正常使用要保持庫房的清潔和適宜的溫濕度六、人事檔案的利用利用人事檔案主要通過以下五種途徑實現：一是提供閱覽二是提供外借三是出具檔案證明四是提供綜合性的檔案資訊五是諮詢服務提供檔案利用時必須遵守以下規定：規範審查程式查閱幹部檔案，利用單位應派中共黨員幹部到保管單位查閱室查閱人事檔案一般不外借任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案嚴禁塗改、圈畫、抽取、撤換檔案材料，查閱者不得洩露或擅自向外公布檔案內容借用、查閱檔案的單位或個人，不得擅自拍攝複製檔案內容七、人事檔案的轉遞人事檔案管理依據檔案隨人原則。也就是說，隨著人員工作關係的調整遷移，其人事主管單位如果發生變動，就要辦理人事檔案轉移手續，原人事主管單位必須將已調離人員的檔案轉到新的主管或協管單位另外，在辦理幹部職務的任免、獎勵、處分等項工作中，形成新的人事檔案材料，所在單位也要將材料轉給管理人事檔案的部門第二節會計檔案管理概要會計檔案概述會計檔案的歸檔範圍會計檔案的整理立卷電子會計資料的管理要求會計檔案的保管會計檔案的歸檔與移交會計檔案的借閱會計檔案的鑒定與銷毀一、會計檔案概述會計檔案的概念會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過電腦等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案會計檔案的特點專業性、客觀性、巨量性二、會計檔案的歸檔範圍會計檔案的歸檔範圍包括以下幾類：會計憑證會計賬簿財務會計報告其他會計資料三、會計檔案的整理立卷會計憑證的立卷方法一般按月立卷會計賬簿的立卷方法按年度立卷財務會計報告（會計報表）的立卷方法按年度立卷立卷時要區分不同的保管期限年度報表與季度、月度報表分別組卷四、電子會計資料的管理要求同時滿足下列條件的，單位內部形成的屬於歸檔範圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案第一，形成的電子會計資料來源真實有效，由電腦等電子設備形成和傳輸第二，使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程式第三，使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，並建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關係第四，採取有效措施，防止電子會計檔案被篡改第五，建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防範自然災害、意外事故和人為破壞的影響第六，形成的電子會計資料不屬於具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案五、會計檔案的保管會計檔案的保管期限會計檔案的重要程度不同，其保管期限也有所不同五、會計檔案的保管會計檔案的保管要求會計檔案室應選擇在乾燥防水的地方，並遠離易燃品堆放地，周圍應備有相應的防火器材採用透明塑膠膜作防塵罩、防塵布，遮蓋所有檔案架和堵塞鼠洞；會計檔案室應保持通風透光，防止潮濕，並有適當的空間、通道和查閱場地，以利查閱設置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱登記簿，嚴防毀壞、損失、散失和洩密電子會計檔案保管要採取防盜、防磁等安全措施六、會計檔案的歸檔與移交當年形成的會計檔案，在會計年度終了後，可由單位會計管理機構臨時保管一年，再移交單位檔案管理機構保管。因工作需要確需推遲移交的，應當經單位檔案管理機構同意單位會計管理機構臨時保管會計檔案最長不超過三年臨時保管期間，會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關規定，且出納人員不得兼管會計檔案各單位會計管理機構在辦理會計檔案移交時，應當編制會計檔案移交清冊，並按照國家檔案管理的有關規定辦理移交手續紙質會計檔案移交時應當保持原卷的封裝電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數據一併移交，且檔格式應當符合國家檔案管理的有關規定特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一併移交七、會計檔案的借閱會計檔案為本單位提供利用，原則上不得借出，如有特殊需要須經上級主管單位或單位領導、會計主管人員批准外單位人員借閱會計檔案時，應持有單位正式介紹信，經會計主管人員或單位領導人批准後，方可辦理借閱手續單位內部人員借閱會計檔案時，應經會計主管人員或單位領導人批准後，辦理借閱手續八、會計檔案的鑒定與銷毀各單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，並形成會計檔案鑒定意見書經鑒定，仍需繼續保存的會計檔案，應當重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀經鑒定可以銷毀的會計檔案，應當按照程式銷毀06

檔案的檢索、編研與提供利用第一節檔案的檢索檔案檢索工作的一般過程檔案的著錄與標引檔案檢索工具的編制一、檔案檢索工作的一般過程檔案檢索概述檔案檢索是對檔案的內容和形式進行分析、選擇、濃縮和記錄，按照一定次序編排出各種檢索工具，並根據利用者的利用需求運用檔案檢索工具準確檢出檔案的過程檔案檢索的過程存儲階段的主要內容：著錄標引；編制檢索工具查檢階段的主要內容：確定查找內容；查找操作評價檔案檢索的指標查全率與漏檢率查準率與誤檢率二、檔案的著錄與標引檔案的著錄檔案的著錄，是指在編制檔案目錄時，對檔案內容和形式特徵進行分析、選擇和記錄的過程，即根據著錄規則，將檔案檔的內容和形式特徵記錄下來，構成著錄條目的工作二、檔案的著錄與標引檔案的標引檔案的標引是對檔或案卷進行主題分析，把自然語言轉換成規範化檢索語言的過程，即對主題分析的結果給予檢索標識的過程。檔案標引的目的是揭示檔案的主題內容，為從內容方面查找檔案提供檢索途徑檔案分類標引檔案主題標引三、檔案檢索工具的編制檔案檢索工具的分類按編制方式分，可分為目錄、索引、指南按載體形式分，可分為書本式檢索工具、卡片式檢索工具、縮微式檢索工具、機讀式檢索工具按檢索範圍分，可分為全宗範圍檢索工具、檔案館範圍檢索工具、專題範圍檢索工具、若干館範圍檢索工具按功能分，可分為館藏性檢索工具、查檢性檢索工具、介紹性檢索工具三、檔案檢索工具的編制常用檔案檢索工具簡介案卷目錄：以案卷為單位，登錄案卷題名和其他特徵，按案卷號次序排列的一種檔案檢索工具全引目錄：將一個全宗內的案卷目錄和卷內檔目錄彙編成冊，按一定次序編排而成的一種檔案檢索工具全宗目錄：一種介紹檔案館所有全宗狀況的檢索工具，它的內容包括全宗名稱、全宗號、全宗內案卷數量及起止年代等分類目錄：依據分類表將分類標識以一定次序編排而成的一種檔案檢索工具主題目錄專題目錄文號索引：指明檔編號及相應檔號，以一定次序編排而成的一種檔案檢索工具人名索引全宗指南第二節檔案的編研大事記組織沿革檔案檔彙編會議簡介科技成果彙編企業年鑒員工手冊一、大事記大事記的種類機關大事記國家或地區大事記專題大事記個人生平大事記大事記的體例、結構與形式大事記的體例：一般採用編年體大事記的結構:題名、前言、目錄、正文、附注大事記的形式：文書敘述和列表敘述兩種形式一、大事記大事記編寫的要求選材要求一般來說，凡是涉及以下內容的事件，應當被納入大事記的編寫範圍：組織的各種重要會議、重大活動情況；組織領導人的各種重要活動情況；以組織名義制定的方針政策，發佈的規定，作出的重要決定、決議、規劃；本組織的成立、撤銷，以及隸屬關係、職權範圍、內部機構的變動情況；本組織主要領導成員的任免、獎勵情況；本組織工作中出現的典型事件、事故；上級組織或上級領導對本組織的重要指示，以及上級領導到本組織檢查工作的重要活動情況；報紙、刊物發表的關於本組織的經驗、事故和批評的報導及重要新聞等；重大成果（生產上的重大突破、科研上的重大發明創造、重要產品等），經濟建設、文化建設、科學技術的重大變革和成就，以及重大公共設施的建設一、大事記大事記編寫的要求時間排列要求要按照年月日自然順序排列事件。時間的記載要特別注意準確性，必須寫明事件發生的年月日，有的甚至要精確至時分秒大事記記述要求取材要真實、準確，文字簡明扼要、客觀，不要加以評論；要一條一事，不要一條多事；記述內容要完整，大事涉及的時間、地點、人物、數據、發展過程、因果關係等均應揭示出來材料來源要求檔案只是機構大事記的重要材料來源之一，為了更好地豐富大事記的內容，編研人員可以從報刊、書籍、資料、調研報告等材料中進行廣泛的搜集，使大事記能夠全面反映機構發展變遷的方方面面二、組織沿革組織沿革的結構與形式組織沿革的結構：由總題名、總序、目錄、正文和附圖五個部分組成組織沿革的形式包括三種：文字敘述、圖和表組織沿革的內容與體例組織沿革的內容機構的歷史發展概況、行政區劃、建制等情況；機構的性質、任務、職權範圍和隸屬關係；機構內部組織機構的設置和人員編制的變化情況；機構主要負責人和相關責任人的任免情況；機構名稱變更、印信的啟用與廢止、機構辦公地點的遷移等情況組織沿革的體例年度（階段）—內容法部門—年度法問題—階段—部門法三、檔案檔彙編檔案檔彙編的結構：彙編名稱、目錄、檔案檔原文檔案檔彙編的編寫要求內容新、典型、全儘量選擇檔案檔的原件進行全文摘錄，檔格式應當儘量還原檔案檔的原貌轉引檔案檔要將檔的全部內容轉引，包括檔正文後的附件內容如果選擇的檔是某機構制發的請示，那麼在這篇檔案檔之後一定要附上上級機關針對這則請示給予的批復通過進一步瞭解國家、機構的相關政策法規，分清哪些檔案檔應該對外公開，哪些檔案檔需要一定的年限後才能公開，哪些檔案檔不能公開四、會議簡介會議簡介的內容標題、前言、正文、附注編寫會議簡介的要求分類纂輯，連續不斷實事求是，不加評判結構完整，有所側重文字簡練，層次分明五、科技成果彙編科技成果彙編的內容科技成果完成單位是否獲獎及獲獎等級科技成果內容簡介關鍵技術及其性能指標發現、發明及其創新點應用情況及效果推廣應用前景評審驗收情況五、科技成果彙編科技成果彙編的編寫要求成果選擇要全面，同時要突出重點成果資訊要填寫完整，並能真實反映科技成果的原貌成果彙編要定期編寫，編寫過程中要注意保密六、企業年鑒企業年鑒概述企業年鑒的概念企業年鑒是記錄企業年度發展歷史的技術性編研產品，也是一種新類型的年度企業史企業年鑒的功能企業年度重要數據公佈的主要形式；對外宣傳、展示企業形象的有力載體企業年鑒的編寫要求企業年鑒的內容選擇要有特色，突出企業工作的亮點合理科學地安排年鑒的結構年鑒內容要緊跟企業發展圖文並茂，注重裝幀設計貼近企業員工生活七、員工手冊員工手冊的內容手冊前言前言包括兩個方面的內容：一是在員工手冊正文之前，可由董事長或總經理致辭，對新員工表示誠摯歡迎，預祝事業成功，並附上親筆簽名，這種致辭會讓員工備感親切；二是對這份員工手冊的目的和效力給予說明公司簡介對公司進行簡要介紹的目的是讓員工快速瞭解公司、快速融入公司。這一部分通常包括以下幾個方面：

公司的價值觀；

公司的戰略目標；

公司業務概況介紹；公司的組織架構；公司的發展歷史；公司的企業文化等手冊總則一般包括禮儀守則、公共財產、辦公室安全、人事檔案管理、員工關係、客戶關係、供應商關係等條款七、員工手冊員工手冊的內容行為準則這部分通常包括以下內容：

公司日常行為規範；公司日常工作中的行為規範；對外業務交往中的行為規範；行業特殊職業要求政策規定人事制度、工資待遇、勞動紀律、其他各項制度培訓任職聘用考核晉升員工薪酬與福利工作時間行政管理安全守則手冊附件七、員工手冊員工手冊的編印要求在語言與條款邏輯性方面從語言風格上，審核員工手冊是否與公司宣導的企業文化相吻合從用詞與表述的方式上，審核員工手冊的表述是否簡潔流暢，是否易懂易記從整體的邏輯性與條理性上，審核員工手冊每項內容之間的條理性，以及各項內容之間表述的邏輯性在手冊內容表述方面重點突出企業文檔管理機構、人力資源部要通過與相關部門的充分溝通，來調動和發揮相關部門的專業性，豐富員工手冊的內容，並與其共同完成員工手冊內容的草擬前言中的致辭由人力資源部編寫，然後交給總經理或董事長審批、簽字，也可以由總裁辦編寫，然後交給總經理或董事長審批、簽字；公司簡介部分通常交由負責對外形象宣傳的部門負責企業每年要組織人員修改一次員工手冊，以便與時俱進在手冊外觀和合法性方面手冊印刷精美手冊必須經過公示，得到員工的認可第三節檔案的利用服務提供閱覽服務檔案外借服務制發檔案複製件舉辦展覽制發檔案證明諮詢服務檔案網路服務一、提供閱覽服務可供閱覽的檔案範圍於一個組織機構來說，機構內的任何人員都可以閱覽除涉密檔案之外的檔案，而機構外的利用者需要進行申請，獲批准後方可流覽因此文秘人員要根據其所在組織機構的檔案館（室）藏資源進行檔案閱覽範圍的劃分，一般情況下涉密檔案和涉及機構重大利益、涉及人員利益的檔案不公開閱覽除了組織機構的檔案之外，檔案閱覽服務還可以提供其他資料的流覽服務閱覽室的設施要求需要考慮以下幾點：閱覽室的選址與環境閱覽室的配置開闢電子閱覽室電腦輔助管理閱覽室的休閒設施一、提供閱覽服務檔案閱覽服務的注意事項建立健全規章制度控制閱覽利用範圍保護檔案安全加強電子閱覽管理收集利用資訊回饋二、檔案外借服務檔案外借服務的範圍在一般情況下檔案不能外借使用，但在某些特殊情況下，為了利用者的工作方便，如黨政領導工作的需要，或者某些組織必須利用檔案原件作證據等的利用需要，檔案可以適當借至館（室）外使用但是對於特別珍貴的資料、檔案、古稀文本，以及照片、影片、錄影帶、錄音帶等原件，必須以保護檔案原件為原則，不能借至館（室）外，而只能提供相應的複製件對借至館（室）外使用的檔案，應嚴格控制借檔單位和檔案的形式與種類在借檔單位的控制上，應以黨政領導機關為主而兼顧業務部門，以檔案的立檔單位為主而兼顧其他單位，以服務政法、監察機關取證為主而兼顧一般性使用二、檔案外借服務檔案外借服務的流程機構內部外借服務外借檔案的人員應填寫檔案外借申請單，並經分管文檔工作的負責人批准後，到檔案管理部門辦理借出手續外借檔案的人員持獲批申請書到檔案管理機構，填寫檔案外借登記簿後，檔案管理人員可根據其需求，提供檔案外借服務借閱人對所借檔案進行清點核對後，必須在“借出者簽名”欄內履行簽收手續機構以外的外借服務非檔案形成機構的組織或個人需要檔案的外借檔案服務，應持有查（借）閱檔案介紹信，寫明利用者的身份、借閱目的、範圍和借閱期限等，經本組織領導批准後方能借出。同時還要進行詳細的檔案外借登記二、檔案外借服務檔案外借的規章制度借出期限檔案外借的時間不應當設置過長，特別是非本機構的檔案外借要控制在5~7天以內外借檔案的使用要求要嚴格保證檔案在物質和內容上的安全借閱範圍外借制度中應當明確規定，哪些檔案屬於該機構檔案保管機構外借檔案的範圍催還與續借歸檔檢查效果回饋效果回饋是對檔案利用者在利用檔案後取得的效果和效益的登記三、制發檔案複製件制發檔案複製件的形式提供檔案副本提供檔案摘錄提供電子文檔拷貝制發檔案複製件的流程利用者提出申請進行複製最終審查制發檔案複製件的注意事項提高檔案複製的品質嚴格控制複製範圍四、舉辦展覽展覽準備選好主題精心選材編排展品和編寫說明陳列展出佈置檔案展覽注意事項文字不宜過多，字型大小不宜太小展板的高度要適中，圖片編排要清晰、明確加大對展覽檔案的保護四、舉辦展覽展覽善後處理拓展和延伸宣傳效果對於已經結束的檔案展覽，可對其展板或展品進行拍攝，留作資料，為下次佈置類似的展覽提供參考拍攝錄影帶，製成專題片，以便在更大範圍內發揮宣傳教育作用如果不涉及保密事項，這些加工後的材料完全可以放置於單位的網站上，通過專門的欄目供本單位員工和社會公眾流覽保存或歸還展出物品經請示領導後，佈置的展板若還有繼續展出的必要，應妥善保存，防止損壞，以備下次展出之用。若不必保留，則應細心拆除展品如系原件，經仔細檢查確保完好無損後，應完璧歸趙。展品如系複製品，也應在展板拆除後，交有關部門妥善保存，防止展品的散失乃至洩密事件的發生對製作展板的材料也應積極穩妥地進行處理，避免造成資源浪費和環境污染五、制發檔案證明制發檔案證明的工作流程利用者提出申請審查申請並編寫證明材料制發檔案證明制發檔案證明的要求“引經據典”格式規範六、諮詢服務諮詢服務的常見形式解答諮詢指導諮詢電腦遠程諮詢服務電子郵件、即時交流、FAQ(常見問題回答)、表單、BBS

(電子公告板)諮詢服務的一般步驟接受諮詢查找資訊回復諮詢建立記錄回饋跟蹤七、檔案網路服務檔案網路服務的特點資源多維性資源豐富性服務便捷性檔案網站服務的主要內容提供檔案線上流覽服務提供檔案檢索服務檔案展覽線上諮詢與預約服務遠程檔案資訊服務七、檔案網路服務檔案微信公眾號服務的主要內容檔案資訊發佈檔案文化資源推廣檔案查詢、預約與諮詢檔案微博服務的主要內容資訊發佈與轉發機構間工作互動與業務諮詢開展檔案用戶調研七、檔案網路服務檔案App服務的主要內容檔案業務諮詢與服務檔案驗證服務數字檔案資源展示檔案網路服務的注意事項建立嚴密的用戶訪問體系設置醒目的服務提示注意網上檔案的保護硬體設備與資訊內容要及時更新07

文書檔案管理現代化第一節文檔一體化概述文檔一體化的意義實現文檔一體化的前提文檔一體化的理論依據與技術支持一、文檔一體化的意義文檔一體化的實現具有重要意義。它使檔案事業發生了如下變化：關注焦點從檔實體轉向檔形成過程；從注重分散的個別檔的性質和特徵，轉向關注導致檔產生的業務職能、活動、任務、事物處理和工作流程；從根據檔內在價值或研究價值進行鑒定，轉向宏觀鑒定形成者的主要職能、計畫和活動，挑選出反映其主要工作活動的檔加以保存；從對檔實體的整理、編目和保管，轉向根據資訊系統和形成者在相關檔之間的有機聯繫進行整理；檔案館從希望與檔形成機構合作的“懇求”機構，轉變為一個監督形成者及維護檔案檔活動的審計機構；檔案館建築從檔保管基地轉變為一個便於公眾利用各種檔的資訊中心二、實現文檔一體化的前提加強立法，制定嚴密的法規體系制定各類綜合管理標準建立高效的檔案行政管理運行機制提高檔案工作者的素質三、文檔一體化的理論依據與技術支持檔生命週期理論從檔生命週期理論來看，檔、檔案只是檔在整個生命運動過程中的不同階段，其物質形態、資訊內容等方面並無實質性改變。這是實行文檔一體化管理的理論基礎電子檔生命週期的特點：以電子檔的價值形態為根本劃分準則電子檔生命週期管理模式確定電子檔生命週期管理模式，需要檔管理部門、檔案部門、資訊技術部門在充分認識電子檔價值形態變化的基礎上，對電子檔的運動規律達成共識，從實際出發，提出合理的軟體需求分析三、文檔一體化的理論依據與技術支持前端控制思想前端控制思想就是將原來紙質檔管理系統中的許多後期階段的控制手段提到了最前端，將傳統理論中對實體保管對象的控制轉變為對檔自身及其相關問題的關注前端控制是現代檔、檔案管理理念的重要內容，它以檔生命週期理論為基礎，把檔從生成到永久保存或銷毀的不同階段視為完整的生命過程“前端控制是對整個管理過程的目標、要求和規則進行系統分析、科學整合，把需要和可能在檔生成階段實現或部分實現的管理功能儘量在這一階段實現。”三、文檔一體化的理論依據與技術支持來源原則來源原則是檔案工作的基本理論和核心原則，其基本思想是尊重來源，明確檔案與形成者的聯繫，從而有力地維護和保證檔案的原始記錄性從法國的尊重全宗原則、普魯士的登記室原則、英美的檔案／檔組合思想、德國的自由來源原則到蘇聯和我國的全宗理論，來源原則在不同歷史時期、不同國家的表現形式略有差別，但都遵循了同一核心思想，即根據檔案與形成者的來源聯繫進行整理和分類，建立全宗，同一全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混雜三、文檔一體化的理論依據與技術支持資訊技術支持文檔一體化的管理需要以技術作為後盾，文檔管理系統是將檔管理與檔案管理融為一體的平臺檔管理系統是資訊技術部門與檔管理部門、檔案管理部門協同開發的產物，它利用先進的電腦與網路技術，在機構、組織、部門中建立起相對獨立的電子資訊系統，以實現該單位電子檔自生成到最終處置的整個管理過程檔案部門介入文檔管理系統的設計開發工作，提出各種細節需求，使文檔管理系統與辦公自動化系統在功能上實現無縫銜接，從而保證檔在生成時就獲得完善管理，使檔案得到最充分的維護，可以說，文檔管理系統是電子檔實現文檔一體化的重要工具第二節文檔管理系統簡介文檔管理系統的目標文檔管理系統的功能與特點文檔管理系統的模組設計文檔管理系統的基本使用方法一、文檔管理系統的目標保證電子檔的行政有效性和法律證據力度確保電子檔最大限度地支持機構的職能活動保護電子檔的完整、真實與可靠，維護系統內的記錄長期可讀保證機構內外線上檔的檢索和利用保證系統中所存儲的資訊安全、可靠確保系統的各個環節符合相應法律法規的要求保護系統內的電子檔中涉及的個人隱私與知識產權確保檔在現行期後的歸檔與線上移交二、文檔管理系統的功能與特點主要功能包括：檔案接收、檔案整理編目、檔案利用、全宗管理、查閱利用、多媒體檔管理、目錄管理、案卷級檔案管理、卷內檔管理、自動歸檔處理、數據錄入、一鍵掃描、全文錄入、數據統計報表、網上利用效果智能分析、檔案編輯、光碟打包管理、開放檔案鑒定等兩大特點：全面性連續性三、文檔管理系統的模組設計檔收轉系統模組檔管理系統模組資訊利用系統模組資訊安全系統模組四、文檔管理系統的基本使用方法進入系統檔歸檔檔案整理與編目目錄級和案卷級的整理與編目檔級的整理與編目其他類型檔的整理與編目文檔的檢索與利用系統設置第三節電子檔管理電子檔生成階段的管理電子檔的採集電子檔的傳送電子檔的鑒定電子檔的最終處置大數據時代的電子檔管理一、電子檔生成階段的管理對某份檔命名檔命名的原則唯一性、概括性、關聯性、規範性檔命名的注意事項不要使用日期命名、考慮應用軟體的限制、區分好檔案名與網址的關係和異同、處理好電子檔與其硬拷貝的關聯問題對檔夾命名考慮三個問題：唯一性、主題性、關聯性二、電子檔的採集採集的範圍複雜的數據類型完整的檔資訊元數據的採集機制文檔管理系統應設置採集元數據的對話窗口文檔管理人員可以對自動捕獲完成的元資料項目目進行審核與修改，也可以完成那些需要手工錄入的元資料項目目三、電子檔的傳送傳送格式的選擇各機構使用的電腦平臺與電腦軟體多種多樣，必須充分考慮檔的傳送與讀取，選擇一種規範的文檔格式，使電子檔能實現跨平臺、跨軟體的無障礙流通比如文本檔用PDF格式檔傳送的安全防範資訊的安全與保密是一個涉及面很廣的問題，必須同時從法規政策、管理、技術這三個層面綜合著手，採取有效措施，方可獲得較為理想的解決四、電子檔的鑒定雙重鑒定思想既要對檔內容的價值進行鑒定，也要對檔的技術狀況進行鑒定鑒定工作的內容真實性鑒定完整性鑒定可讀性鑒定確定保管期限對電子檔鑒定過程的記錄五、電子檔的最終處置銷毀在本機構文檔管理系統內長期保存向檔案部門移交反映了本機構主要職能活動和基本情況、對本機構具有業務憑證價值或其他長遠利用價值，或者具有一定社會價值、歷史研究價值的電子檔，應由機構定期向檔案管理部門移交機構向檔案管理部門移交檔的過程就是電子檔歸檔的過程六、大數據時代的電子檔管理大數據時代電子檔管理的主要矛盾海量資訊存量與精准資訊需求的矛盾資訊開放、共用與資訊隱私、安全的矛盾大數據時代電子檔管理環節的革新嚴控歸檔時間節點，保證及時歸檔規範檔存儲結構，保證科學整序轉變鑒定工作重點，重視資訊安全合理引入雲計算技術，謹慎進行備份操作六、大數據時代的電子檔管理大數據時代電子檔管理保障的完善督促相關人員更新管理意識依據組織情況制定相關標準細則加強資源投入和結構完善03

檔的整理與歸檔第一節檔整理與歸檔工作概述檔整理與歸檔的概念和內容檔整理與歸檔工作的意義檔整理工作的原則一、檔整理與歸檔的概念和內容檔的整理與歸檔，就是依據歸檔制度的要求，將處於零亂狀態的檔材料（包括紙質檔和電子檔），進行分類、組卷（件）、排列、編目等，組成有序體系後向檔案部門移交的工作過程從整理工作的環節和程式來看，檔整理的內容主要包括：分類、組卷（件）、排列、編號、編目等（紙質檔還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子檔還包括格式轉換、元數據收集等）從檔整理歸檔工作性質來看，可概括為系統化工作和基本編目工作兩個部分二、檔整理與歸檔工作的意義檔整理是檔案整理的前提檔整理是文檔管理的重要基本建設檔整理是開發檔案資訊資源的重要基礎檔整理歸檔是把分散的檔集中保存的重要手段歸檔是檔轉化為檔案的重要標誌三、檔整理工作的原則充分尊重和沿用原有的整理方法保持檔之間的歷史聯繫檔在來源、時間、內容、形式方面的聯繫便於保管和利用第二節檔整理歸檔的範圍機關檔整理歸檔的範圍企業檔整理歸檔的範圍一、機關檔整理歸檔的範圍需要整理歸檔的檔範圍本機關的檔“紅頭”檔及其輔助檔會議檔材料本機關單位內部管理及業務檔對外活動材料專案檔材料撤銷機構形成的檔材料徵集的檔材料反映本單位基本歷史面貌的檔一、機關檔整理歸檔的範圍需要整理歸檔的檔範圍上級機關的檔上級機關頒發的屬於本機關主管業務並要執行的檔上級機關召開的需要貫徹執行的會議的主要材料黨和國家領導人、人大代表、上級機關領導等視察、檢查本地區、本機關工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄影等材料對外活動材料代上級機關草擬的並被採用的檔的最後草稿和印本上級機關轉發本機關的檔等下級機關的檔下級機關報送的重要工作計畫、總結、報告、典型材料、報表、預決算及法規性備案檔直屬機關報送的重要科技管理性檔材料一、機關檔整理歸檔的範圍需要整理歸檔的檔範圍同級或不相隸屬機關來文雖不是本機關主管業務但需貫徹執行的法規檔有關業務機關檢查本機關工作形成的重要檔與本機關聯繫、協商工作的重要來往檔一、機關檔整理歸檔的範圍不需要整理歸檔的檔範圍本機關不需要整理歸檔的檔範圍重份檔無查考利用價值的事務性、臨時性檔未經會議討論、未經領導審閱簽發的未生效檔，電報草稿，一般性檔的歷次修改稿（重要法規性檔定稿除外），鉛印檔的各次校對稿（主要領導人親筆修改稿和負責人簽字的最後定稿除外）從正式檔、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料無特殊保存價值的信封，一般性表態，詢問一般性問題、提出一般性建議或意見的人民來信機關內部互相抄送的檔材料本機關負責人兼任外機關職務形成的與本機關無關的檔材料為參考目的從各方面收集的檔材料一、機關檔整理歸檔的範圍不需要整理歸檔的檔範圍來自上級機關不需要整理歸檔的檔範圍上級機關任免、獎懲非本機關工作人員的檔上級機關發來的普發性供參閱的檔材料及工作參考的抄件上級單位徵求意見未定稿的檔來自下級機關不需要整理歸檔的檔範圍下級機關送來供參閱的簡報、情況反映、不應抄報或不必備案的檔材料越級抄送的一般的、不需要辦理的檔材料下級機關抄報備案的一般性檔材料來自同級或不相隸屬機關不需要整理歸檔的檔範圍參加非主管機關召開的會議，不需要貫徹執行和無查考價值的檔材料不相隸屬機關抄送的不需要辦理的檔材料二、企業檔整理歸檔的範圍依據《企業檔材料歸檔範圍和檔案保管期限規定》（

國家檔案局10號令），企業檔整理歸檔範圍包括以下18大類：本企業設立、變更、解散過程的檔材料；本企業董事會、監事會、股東會構成及變更等方面的檔材料；本企業資本登記、資本變動、融資的檔材料；本企業資產管理的檔材料；本企業總經理辦公會、黨政聯席會的檔材料；本企業召開的工作會議、專題會議的檔材料；本企業承辦的大型展覽會、博覽會、論壇、學術會議、國際性會議的檔材料；有關機關和上級主管部門領導、社會知名人士檢查、視察、調研本企業工作時形成的檔、工作彙報、錄音錄影等檔材料；二、企業檔整理歸檔的範圍依據《企業檔材料歸檔範圍和檔案保管期限規定》（

國家檔案局10號令），企業檔整理歸檔範圍包括以下18大類：本企業向有關機關、上級主管單位的請示、報告，以及有關機關、上級主管單位的批復、批示；本企業收到的有關機關、上級主管單位等相關機構制發的檔材料；本企業與金融機構、仲介機構及其他組織和個人來往的檔材料；直屬單位、所屬和控股企業的請示、報告、函與本企業的批復、復函等檔材料；本企業經營決策、建設專案（

含境外專案）管理、企業管理、資本經營、財務、物資管理、產品與服務業務管理、市場開發與行銷、產品與服務銷售管理、售後服務管理、客戶資訊、信譽、統計等管理工作的檔材料；二、企業檔整理歸檔的範圍依據《企業檔材料歸檔範圍和檔案保管期限規定》（

國家檔案局10號令），企業檔整理歸檔範圍包括以下18大類：本企業生產組織、品質管理、能源管理、設備管理、安全、環保、計量管理、科技管理、資訊化管理、標準、圖書情報等管理工作的檔材料；企業組織機構設置、人力資源、文秘、機要、檔案、保密、保衛、綜合治理、信訪、外事、風險管理、內控與審計、社會責任、基本建設管理等管理工作的檔材料；本企業黨、團、工會等黨群工作的檔材料；本企業其他事務管理檔材料，如企業接待工作計畫、方案，重要來賓有關的照片、錄音、錄影、題詞、講話、批示等，企業住房出售、出租等檔材料，企業文化建設檔材料等；各種非紙質載體、介質及實物形式的檔材料。第三節檔的分類檔分類概述分類的一般方法複式分類法的選擇分類方案的編制一、檔分類概述分類的概念檔分類，就是把立檔單位所形成的檔，按照檔形成的領域範疇、時間、來源、內容和形式上的聯繫，分成若干層次和類別，使之構成有機的體系分類的意義分類是保持檔有機聯繫的重要舉措分類是後續整理環節有序開展的基本前提分類的優化可為檔案的全面管理創造有利條件分類的基本要求從檔的形成特點和規律出發，符合檔的歷史狀況，保持它們之間的歷史聯繫具有思想性、客觀性、科學性、邏輯性、實用性二、分類的一般方法時間分類法按檔的產生時間分類，分年度分類法和時期分類法年度分類法:根據檔形成的年度將全宗內檔案分成若干類別的方法時期分類法:把檔按照立檔單位在發展變化過程中形成的不同時期或階段分類，而在較長的階段內又可按年度分類整理年度分類法有需要特殊處理的幾種情況:一個檔有多個時間:以檔簽發日期確定檔的所屬年度跨年度檔:如果是收文以落款日期為准；發文則以檔簽發的年度為准；內部檔以定稿時間為准跨年度的來往檔，放入關係最密切的年度檔的形成年度與檔內容針對年度不一致時，傳統的立卷方法以內容的針對年度為准，而新的分類方案統一採用檔的形成年度歸檔對同一個事由的跨年度檔，往往統一在辦結年度歸檔幾份檔作為一件時，“件”的年度歸屬以排在最前面的檔的日期為准專業年度檔二、分類的一般方法來源分類法組織機構分類法:根據立檔單位的內部機構設類和歸類確定分類層次:大多數單位，在按組織機構分類時，只要分到第一層即可確定類別排序:各類的次序可按照單位內部機構固有的排序規定或習慣上的順序來排列檔的歸類:如果檔涉及幾個機構，則應當有統一規定，以便將檔合理地歸入相應的類別，從而利於查找利用作者分類法:按制發文件作者的名義，即簽署、制發文件的組織或個人來分類通信者分類法:按立檔單位有來往通信關係的機構或個人分類，其中收文按作者分類，發文存本和原稿按收件者分類二、分類的一般方法內容分類法問題分類法按照檔內容所說明的問題對檔案檔進行分類，以保持內容相同或相近檔之間的聯繫，避免或減少同類問題檔分散的現象實物分類法按檔內容所涉及的實物類型進行分類，如石油、煤炭、糧食、木材等，也可以看作是某種意義上的問題分類地理分類法按檔內容所涉及的地理區域進行分類，如可分為華北、東北、西南，或北京、山東、湖南等二、分類的一般方法形式分類法形式分類法即按檔檔案的形式、形態特徵進行分類的方法。具體有三種形式:按檔種類分類、按載體形態分類、按形狀規格分類保管期限分類法保管期限分類法就是根據劃定的不同保管期限對歸檔檔進行分類三、複式分類法的選擇歸檔檔整理主要採用以下複式分類法：保管期限—年度分類法，即先將歸檔檔按保管期限分類，每個保管期限分類下按年度分類，這種分類適合小單位。此種分類法的盒號編制方法是同一保管期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度內，從“1”開始編制一個流水號保管期限—年度—問題分類法，即先將應歸檔檔材料按保管期限分類，每個保管期限分類下按年度分類，再在年度分類下按問題分類。此種分類法適合檔數量特別多的單位。可將本單位上下級、同級及不相隸屬單位有密切聯繫的材料組合在一起，如針對同一問題的請示與批復、來文和複文等。此種分類法的盒號編制方法是同一保管期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度內，同一個問題從“1”開始編制一個流水號三、複式分類法的選擇歸檔檔整理主要採用以下複式分類法：保管期限—年度—組織機構分類法，即先將應歸檔檔材料按保管期限分類，每個保管期限分類下按年度分類，再在年度分類下按組織機構分類。此種分類法適合組織機構比較穩定且以“件”整理檔案數量特別多的單位。此種分類法的盒號編制方法是同一保管期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度內，同一個組織機構內從“1”開始編制一個流水號問題—年度—保管期限分類法，即先將歸檔檔按問題分類，每個問題分類下按年度分類，再在年度分類下按保管期限分類。此種分類法只適用於以問題作為一級類目的企業單位和高等院校。此種分類法的盒號編制方法是同一問題內，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一問題下、同一年度內，同一保管期限內從“1”開始編制一個流水號三、複式分類法的選擇歸檔檔整理主要採用以下複式分類法：年度—保管期限分類法，即先將歸檔檔按年度分類，每個年度分類下按保管期限分類。此種分類法一般是按照上級業務主管機關的規定辦理，銀行等企業採用較多。此種分類法的盒號編制方法是同一年度內，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一年度內，同一保管期限內從“1”開始編制一個流水號與此類似還有組織機構—年度—保管期限分類法，組織機構—保管期限—年度分類法等，在此不一一列舉四、分類方案的編制分類方案是指機關檔案部門在一年的實際檔沒有形成以前，根據本機關工作活動的規律，預測該年可能形成的檔，按照檔整理的原則要求和方法，事先擬制出來的歸卷條目分類方案的編制應在對本機關的檔深入調查研究的基礎上完成，調查內容有：檔作者、時間、檔種類、檔字型大小、地區、通信者、載體、使用價值等機關常用檔種類、數量，各種檔利用率、利用角度，機關對於文檔工作的有關規定與要求等內部機構設置特點機關業務活動特點與外機關業務往來等四、分類方案的編制機關單位傳統的分類方案主要是為立卷提供指導的，所以亦稱立卷類目、歸卷條目、案卷條目立卷類目一般由以下三者組成：類（類別）：是綜合概括歸卷檔材料的類屬名稱，檔材料的類別劃分有兩種方法：一是按工作性質分類；二是按組織機構分類目（條款）：是類名之下按照立卷要求和方法概括出來的一組檔的總標題，標題一般由作者、內容和文種組成，擬制條款應當注意：應該按照立卷特徵來擬制條款；應當照顧到檔的不同保存價值號（條款順序號）：條目排列的規則：方針政策性的、領導指示性的檔排在前面，其次是綜合類條目，再次是反映具體內容和業務的條目第四節歸檔檔的整理《歸檔檔整理規則》概述歸檔檔整理的方法與步驟一、《歸檔檔整理規則》概述《歸檔檔整理規則》的特點簡化實行檔級管理簡化“件”目錄簡化裝訂簡化封面簡化相容兼顧電腦和手工兩種管理方式靈活條款規定具有一定的靈活性，能適用於各級機關、團體、企事業單位和其他社會組織一、《歸檔檔整理規則》概述《歸檔檔整理規則》的術語與定義歸檔檔歸檔檔是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的檔材料，包括紙質檔和電子檔材料整理整理是指將歸檔檔以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等，使之有序化的過程。件歸檔檔的整理單位，即以“件”為單位。檔號在歸檔檔整理過程中編制的一組字元代碼，以體現歸檔檔的類別和排列順序二、歸檔檔整理的方法與步驟紙質歸檔檔整理的方法與步驟二、歸檔檔整理的方法與步驟紙質歸檔檔整理的方法與步驟件的確定件的固定檔修整檔排序裝訂檔編寫頁碼檔分類檔排列同一事由的歸檔檔排列;按檔形成先後順序或重要程度排列不同事由按形成時間的先後順序或重要程度或共同屬性排列會議材料和成套性檔集中排列對具有保存價值，但因特殊原因未及時歸檔的零散件，可排在同一年度、同一機構（問題）、同一保管期限的最後，或與相關的某件歸檔檔裝訂成一件，並在檔條目備註欄和備考表中加以說明二、歸檔檔整理的方法與步驟紙質歸檔檔整理的方法與步驟檔蓋章編號檔編目二、歸檔檔整理的方法與步驟紙質歸檔檔整理的方法與步驟填寫備考表檔裝盒和填寫檔案盒二、歸檔檔整理的方法與步驟歸檔電子檔整理的方法與步驟歸檔電子檔的整理件的組織、分類、排列、編號、編目，與紙質歸檔檔的要求和方法基本相似，但電子檔可以由系統生成歸檔章式樣或直接以條碼等形式在歸檔檔上進行標識此外，歸檔電子檔整理時，應遵循電子檔案的真實性、完整性和可讀性等管理原則，因此在對歸檔電子檔進行組件時，需要對電子檔進行格式轉換、元數據收集、歸檔數據包組織對歸檔電子檔的存儲，根據歸檔電子檔重要程度以及整理和利用的需要，選擇線上、近線、離線、異地、異質和分級存儲等技術和方式，進行存儲時，應選擇安全性和穩定性很好的存儲設備第五節單位內項目檔的整理專案檔整理的特點建設專案檔的整理大型活動專案檔的整理科研專案檔的整理一、專案檔整理的特點以專案為基本分類單元依據專案生命期各階段整理檔專案檔的收集、整理、歸檔、移交與專案同步進行二、建設專案檔的整理建設專案檔整理的責任分工專案準備階段：建設單位各機構負責收集、積累和整理專案前期檔以及設備、工藝和涉外檔；勘察、設計單位負責收集、積累勘察和設計檔，並按規定向建設單位檔案部門提交有關設計基礎資料和設計檔專案施工階段：專案實行總承包的，由各分包單位負責其分包專案全部檔的收集、積累、整理，並提交總承包單位匯總；由建設單位分別向幾個單位發包的，由各承包單位負責收集、積累其承包專案的全部檔，專案監理單位負責收集、積累專案監理檔專案試運行階段：試運行單位負責收集、積累在生產技術準備和試運行中形成的檔：專案器材供應、財務管理單位或部門應負責收集、積累所承建專案在器材供應和財務管理中形成的檔二、建設專案檔的整理建設專案檔整理的方法與步驟組卷專案、單元、分項工程組卷法階段、專業、結構組卷法問題組卷法時間組卷法檔案名稱組卷法來源組卷法對於大型複雜的建設專案，在按專案階段組卷的基礎上，還可以根據需要進一步細分管理性檔。按問題、時間或專案依據和基礎、竣工驗收檔組卷勘察設計材料和專案設計檔。按專案或專業組卷專案施工檔。按單項工程、單位工程或裝置、階段、結構、專業組卷專案竣工圖。按建築、結構、水電、暖通、電梯、消防、環保等順序組卷檢查驗收記錄、品質評定及原材料試驗檔。按單項工程、單位工程組卷設備檔。按專業、臺件等組卷監理檔。按文種組卷二、建設專案檔的整理建設專案檔整理的方法與步驟卷內檔的排列如果建設專案檔材料組成一卷，則按階段或工序排列如果一個建設專案的所有文檔按階段—問題、階段—專業、階段—問題組成多卷，則管理性檔按問題、時間或重要程度排列，施工檔按管理、依據、建築、安裝、檢測實驗記錄、評定、驗收排列，設備檔按依據性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調試和運行維修等順序排列卷內既有文字材料又有圖紙時，文字材料在前、圖紙在後卷內純為文字材料時，整體上按專案進度即時間順序來排列裝訂成本、印刷成冊的材料一般不拆散重新排列卷內檔編號編號範圍位置編號工具二、建設專案檔的整理建設專案檔整理的方法與步驟填寫卷內檔目錄卷內備考表填寫案卷裝訂整卷裝訂單份檔裝訂案卷封面和脊背的編制案卷封面的主要內容:案卷標題、立卷單位、起止日期、保管期限、密級、檔號案卷脊背，應填寫保管期限、檔號和案卷題名或關鍵字三、大型活動專案檔的整理責任分工及整理歸檔範圍大型活動的主辦單位、承辦單位或組建的臨時機構，應指定專職、兼職專案文檔管理人員，以保證單位大型活動的檔收集、整理、歸檔工作順利開展重大活動材料的歸檔範圍主要包括：報告、方案、計畫、日程安排、領導講話、題詞、會議材料、簡報、總結、宣傳報導、紀念冊等各種紙質檔材料及其電子檔錄音帶、錄影帶、照片、磁片、光碟、膠片等材料有紀念意義的憑證性和標誌性實物，包括活動標誌、證件、證書、獎盃、獎狀、獎章、錦旗等其他具有保存利用價值的材料三、大型活動專案檔的整理整理的步驟與方法組卷專案組卷法階段組卷法類型組卷法機構組卷法排序卷內檔編號填寫卷內檔目錄、卷內備考表和案卷封面案卷裝訂或裝盒四、科研專案檔的整理科研專案檔形成特點專案完成週期長短不一涉及的環節多形成的來源廣科研專案檔整理的內容及方法組卷排序卷內檔編號填寫卷內檔目錄、備考表和案卷封面案卷裝訂第六節單位內檔的歸檔歸檔的概念建立健全歸檔制度的必要性和意義歸檔制度的內容檔案室對檔歸檔的組織工作一、歸檔的概念歸檔就是指各單位的檔處理部門或業務部門及檔工作者，將工作、生產活動中形成並辦理完畢的檔進行整理後，定期移交給單位檔案室集中保存的活動過程簡單地講，就是按照國家規定把歸檔檔移交給單位檔案部門集中保存的過程它是文書處理程式的終點，也是檔案工作的起點二、建立健全歸檔制度的必要性和意義必要性單位檔的歸檔，是單位文書或檔工作的最後一環，也是人們將辦理完畢的檔作為檔案保存起來的第一個重要關口為了保證歸檔檔的齊全完整，必須建立本單位的歸檔制度歸檔制度是單位檔處理部門或業務部門做好檔歸檔工作，及時、科學地移交檔的重要依據，同時也是檔案部門取得檔案，監督、指導、檢查本單位歸檔工作的必要手段意義建立健全歸檔制度，是單位檔案室做好收集工作的關鍵建立健全歸檔制度，是為國家積累檔案財富的重要保證三、歸檔制度的內容歸檔範圍《機關檔材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》於2006年12月18日公佈，在這一檔中有詳細規定。各單位可根據這一檔精神，結合本單位實際情況，制定本單位的檔材料歸檔與不歸檔的範圍，使收集工作有章可循、有據可依，從而讓本單位的收集工作制度化、規範化確定歸檔和不歸檔範圍時，要注意以下幾點：把握歸檔的重點，應該以反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的檔為主凡屬本單位歸檔範圍的檔材料，必須按有關規定向本單位檔案室移交，實行集中統一管理，任何個人不得據為己有或拒絕歸檔本單位對應歸檔檔的流轉資訊也要一併歸檔。本單位應歸檔檔中，有檔發文稿紙、檔處理單的，應與檔正本、定稿一併歸檔三、歸檔制度的內容歸檔時間依據《機關檔案工作條例》和《企業檔案工作規範》等規範性檔，文書檔案、會計檔案、專案檔案、教學檔案、特殊載體檔案等都有特定的歸檔時間文書檔案的歸檔時間一般是在檔形成後第二年的上半年，即在次年6月底以前向檔案部門移交大型活動專案檔在活動結束後1~2個月內歸檔；企業業務專案、科研專案在其專案鑒定2~3歸檔；基建專案檔材料在專案竣工後或財務決算後2~3個月內歸檔；週期長的可分階段、單項歸檔會計檔材料在會計年度終了後由財會部門保管一年，然後向單位檔案室歸檔教學檔案應在次學年寒假前歸檔電子檔邏輯歸檔即時歸檔，物理歸檔應與紙質檔歸檔時間一致三、歸檔制度的內容歸檔案卷的品質要求組卷要求：內容齊全