基于财务管理流程再造的民办高校会计信息化建设探析

近年来我国高等教育事业迅猛发展，高等学校的办学规模、办学模式都发生了深刻的变化。信息技术已经渗透到高校教学、科研、行政办公、后勤服务等方面的每一个环节，不仅是高等教育的重要内容，而且成为教学的关键手段，正改变着传统的教育、教学模式。如何利用信息技术创新改造财务管理架构，提高财务管理水平是每个会计人都应关注的课题。一、民办高校会计信息化建设的发展契机第一，财政部财会【2021】27号《会计改革与发展“十四五”规划纲要》的主要任务：将会计信息化工作规范的适用范围从企业扩展至行政事业单位，实现会计信息化对单位会计核算流程和管理的全面覆盖。研究信息化新技术应用于会计基础工作、管理会计实践、财务会计工作和单位财务会计信息系统建设。第二，互联网技术的迅速发展，尤其是移动互联网、物联网、人工智能等高新技术日新月异，为民办高校会计信息化搭建平台提供了现代化信息技术。第三，财务软件的更新与升级，更为民办高校会计信息化建设提供了有效的管理工具，尤其是天财、国子、用友等专业财会软件研发公司针对高校的相关服务产品也相竞上市，产品技术完善并取得了较好的效果。第四，第三方移动支付平台、电子发票、电子签名、电子档案系统等技术的日趋成熟与推广使用，为民办高校信息化建设提供运用工具。二、民办高校会计信息化建设现阶段的状况（一）财务信息系统与其他部门信息系统不能有效对接现阶段绝大多数高校已完成校园网和校园网站的建设，管理部门根据需要分别使用了各自的管理系统，如教务系统、人事管理系统、资产管理系统、财务管理系统、一卡通系统等系统。这些业务信息系统的运行取得了很好的实际效果，积累了大量的数据资源。但由于人为主观认知和技术条件的局限，学校现有的各管理信息系统往往是以部门为单位进行建设的。由于缺乏统一的信息标准、统一的基础架构、统一的组织管理，各业务部门的信息系统及数据相对独立，校内一个个的管理信息系统应用了起来，却没有做到互联互通。财务软件只限财务部门使用，其他部门无法通过查询或其他权限提取相关财务数据，财务管理数据更多依赖于财务报表或者询问核算人员获得。同样的，财务部门也无法从其他部门的管理系统中获取科研、资产等相关信息。校内各部门数据的报送往往通过纸质或电子文档进行，接收部门还要手工录入数据，不仅费时费力，还容易出差错。（二）会计信息化建设资金投入不足会计信息化建设是一项系统工程，需要投入大量的人力物力才能有成效。民办高校收入来源单一，资金总量有限，能分配给财务部门用于优化财务信息化建设的专项资金不多。因资金不到位，大部分民办高校的财务部门办公用电脑、服务器等硬件设备都是本着能省就省的原则将就使用，陈旧的硬件设施设备达不到信息化建设的基础要求。而对于系统软件不管是自行研发还是采购成品，都会增加相应的成本，因资金不充足而得不到及时更新及升级影响了会计信息化的正常使用。（三）民办高校会计信息化建设推广力度不高虽然国家出台了相关文件推广会计信息化建设，但是目前大部分民办高校会计信息化只是会计电算化的初级阶段，会计信息化建设推广力度不高，主要因素有：第一，领导意识不到位。民办高校的领导没有认识到会计信息化对学校管理的重要性及必要性，更多的是从安全角度考虑问题，觉得会计信息系统从部署在PC机上，到部署到局域网、Intranet、Extranet上，再到部署在财务云上，它的风险威胁会随着黑客、病毒、网络和软硬件故障等破坏的可能性而剧增，对会计信息化建设支持力度不够。第二，缺少复合型专业人才。会计信息化的建设，不能只依靠系统研发人员，很多架构和流程的搭建需要财务人员的介入，才能保障最终成果可以符合相关内控的要求以及满足财务的需求。系统建设的相关对接人，不仅需要财务专业知识，也要了解系统的相关逻辑，否则会产生和研发人员沟通不顺畅的问题，双方都没有办法明白对方的真实需求，最终导致系统研发的成果与预期有偏差，而这种复合性财务人才目前是较为匮乏的。三、民办高校会计信息化建设的意义（一）优化民办高校经营管理系统的应用，使民办高校的各项流程更加完善，不同的流程设置不同的审批人，不同部门的审批人对于数据或信息从自身的专业出发进行衡量，可以提前进行风险提示，以此来评估是否要进行此项目，对于风险的评估更加全面。另外也可以查询风险产生的源头，利用制度等手段来降低风险再次发生的可能性。系统的应用将全部的传递过程从线下转为线上，解决了异地办公、人员休假等等的问题，减少了原有线下信息传递过程所耗费的时间，提高了流程流转的效率。（二）提高财务管理效率相比人工进行数据统计，会计信息化系统可以更加快速的处理大量数据，也可以设置各种检验来避免人为录入或操作性的错误，大大提高了数据的及时性和准确率。利用系统设置各类模板，将数据进行各维度的智能统计，实时进行数据跟踪，提升了数据对于决策的支持力度。不同的系统之间，因为数据存在一定的关联性，可以设置接口进行对接，完成业务数据到财务数据的自动化处理。（三）提高民办高校的竞争力会计信息化可以提升数据的及时性和准确性，完善底层数据，可以以此为基础进行对于未来的预测，提前预见可能发生的风险，从而引导业务发展的方向。会计信息化带来的对于学校管理的改善，都会提高管理效率，从数据-问题-决策的时间被大大缩短，民办高校适应行业变化的能力加强，最终形成了民办高校的竞争力。四、财务管理流程再造的会计信息化建设实施措施流程再造在20世纪90年代初由美国管理学家迈克尔哈默与詹姆斯钱皮提出。该理论主要是取代过去以职能划分部门的管理模式，改变为以业务流程为核心，对企业现有的资源重新进行规划整合，谋求整体最优，不再谋求个别最优，以实现降低企业成本，提高企业效率的目的。在民办高校会计信息化建设的实施前提下，民办高校财务管理流程再造是指在对现有财务管理流程分析的基础上，找出传统财务管理流程中存在的问题与不足，针对问题与不足提出相应的对策，进而对民办高校财务管理工作的业务流程进行重新设计，完善内部控制，加强财务会计信息化建设顶层谋划，解决事业发展及财务转型中的瓶颈问题，更好地管控财务风险，创新财务工作思路，提高财务管理效率和服务质量，实现业财融合。民办高校可以在业务流程再造理论基础上在以下几个方面推进民办高校会计信息建设的实施。（一）内部控制环境的再造随着会计信息化建设的逐步完善，财务管理的内外部环境发生较大的改变，各管理部门、二级学院的管理重点、管理方式、管理流程都有不同程度的变化，根据内部控制原则要求，与信息化相适应的会计内部控制制度、控制措施都需要重新进行再造设计。1．完善内部控制制度建设在推进民办高校会计信息化建设过程中，科学规范的内部会计控制制度是必不可缺的。内部控制制度的建设除了要遵循国家相关法律法规的规定外，还要结合会计信息化工作的要点，制定财务人员不相容工作岗位分离措施，完善常规授权与特别授权的使用范围，规范会计系统控制，建立严谨高效的内控制度，比如制定信息化财务人员管理制度、软件管理制度、网络运行维护管理制度、数据安全管理制度、电子会计档案管理制度等一系列完整的内部会计控制和管理制度，从而使财务工作有法可依、有章可循，不断提高财务工作的服务质量与业务水平。2．重新构建财务组织架构在我国体制改革的大背景下，民办高校财务部门应该努力实现职能配置的优化，实行扁平化的管理体制。当前，我国大部分民办高校的财务都是按照预算管理、核算管理、综合管理三个层次来划分部门科室的，设有综合事务科、会计核算科、财务管理科等，部分科室业务重叠。随着民办高校会计信息化进程的加快，财务工作已经从人工操作向自动化、信息化的方向发展，管理方式也从简单的组织结构向交互式、网络化、扁平化的管理体制过渡。为了实现部门的统一与优化，首先要明确各个部门的职能，明确执行、决策、监督三个方面要分开，形成相互监督、相互制约。其次对财务核算、业务流程的岗位功能进行梳理。根据财务工作的工作流程，结合目前各部门的工作特点，删减不合理、重复的业务流程，避免重复的工作，精简部门的组织结构，重新界定工作任务和任务的分配。为了防止由于计算机自动便捷处理财务业务而使很多不相容的工作岗位由计算机统一执行而发生的内控风险，财务管理系统中必需分别设置财务长、系统管理员、数据录入员、数据复核员、数据审核人等相关财务工作岗位，建立一套行之有效的制衡机制，使得各工作岗位之间相互联系、相互制约。通过对现有财务部门进行科学、合理的管理重组，实现了财务工作的程序化、规范化、制度化，从而提高了民办高校财务工作效率和管理水平。（二）财务管理系统的再造1．网上报账平台的再造目前，大部分民办高校都使用了“网上预约报账系统”，报账人在报账系统上录入报销单，系统自动生成电子凭证，相对于传统的人工编制记账凭证，财务人员的工作效率提高了很多。但该系统还是存在一定的缺陷，如报销人提交网上报账预约单后被通知预算额度不足导致退单；电子普通发票重复报销；到财务处现场投递纸质报销材料的排队复核时间过长等等。为进一步优化网上报账系统，提升师生的服务体验，可进行如下流程再造。首先，报账人上网上报销平台查询所要报销项目的预算余额，确认有可用预算额度后方可按规定填写报销单，如：要求报账人员填录发票号码，如果报账人员录入的发票号码与系统中发票号码重复，系统不予通过并予以警告，这样能从根本上遏制了重复报销的风险。其次，按填报说明上传报销材料的扫描件，确认上传后，支出预算控制功能同步控制，将该报销金额从预算系统中实时冻结，改变过去提交报销单后预算额度不足被退回的被动现象。再次，电子资料由系统设定自动推送至具体的项目负责人或部门负责人进行电子签名审批。负责人电子签名审批完成后，系统将相关信息自动推送给财务部门。会计人员通过网上报账平台对电子报销单据在线预审，符合财务相关规定以电子签名的方式给予审核通过。凡是预审通过的，平台自动发送信息提示报销人提交纸质报销资料，如果不通过，则由预审人员通过平台发送具体原因反馈给报账人以便于修改。最后，会计人员对纸质报销资料进行终审无误后，系统将自动生成记账凭证，出纳通过系统支付款项。2．出纳管理系统的再造加大出纳业务板块的信息化程度。出纳业务包括来款管理、银行对账管理、出纳票据打印管理、综合票据管理、电子支付管理等。优化银校互联系统，改变过去登录网上银行付款的方式，财务核算系统直接与银行网银系统专线对接，不用登录网上银行而是从财务核算系统中发起电子支付，实现无现金报销、公务卡还款、银行台账自动提取、银行日记账与银行对账单自动核对等财务管理模式。如教工报销，出纳不必再到银行提取备用金，而是通过财务核算系统中的电子支付功能直接支付到报账人的银行卡上，大大减小了出纳的工作量及差错率，缩短了报账人排队等候付款的时间，整个报销付款流程安全、方便、快捷。3．物流管理系统的再造为解决报账人到财务处现场提交纸质报销单据长时间排队问题，可进行物流管理平台的再造。物流管理平台外设物流报账投递机及退单机，为方便师生报账，物流报账投递机及退单机可放置于学校平常人流流动密集之地。物流报账投递机及退单机是全新的自助服务设备，用于取代人工接单的传统服务模式，由广大师生员工自助投递报销单及取回退单，极大提高财务报销的工作效率和服务质量。报销单据通过网上预审后，由报账人将纸质报销单据按照“一单一袋”“一袋一扫”的原则放入财务专用物流袋，将专用物流袋的物流条形码对准报账投递机的扫描区，扫描成功后投递闸门自动打开，将投递袋投入设备投递口，系统检测投递成功后将自动关闭闸门。如果在网上预审未通过的情况下扫码，则会被提示不能投递，这时必须在网上报账平台上传凭据扫描件申请预审。报账人后续可登录物流管理系统可查询报销单据的具体执行进度，如会计是否复核，会计是否审核，出纳是否付款、款项是否被银行退回等信息。而在复核会计完成复核，制单会计完成审核，出纳完成付款时，系统都会实时发送信息给报账人并显示实时状况，以便相关负责人随时把握报账进度。如果报销单据需要退回修改，财务处会在物流管理系统发送取件码和退单机地址至报销单上预留的手机号码，报账人可根据短信提示及时取回。物流管理系统解决了民办高校纸质报销单据投递难的问题，提高财务服务的效率和效果。（三）财务信息互联平台的再造财务信息互联平台旨在构建与民办高校内部各业务系统及校外各机构业务管理系统互联互通的信息传递体系，实现民办高校财务信息的集成和共享。1．校内财务系统与校内其他系统互联的再造平台可将分布在校园主干网络各节点与财务相关的信息系统数据进行统一的定义、规划和管理，并根据各职能处室、院系的实际业务需求，提供实时、有序、统一的数据交换服务，将校内财务管理信息系统中完整成块的财务信息进行分离，形成以单个用户为基础单位的财务信息模块，成为独立的信息单元。实现学校的各个管理信息系统都能通过访问这些信息单元从而实现可以同步获得每一个用户相应的财务数据，使财务信息系统与其他部门信息系统有效对接，进而避免了业务重复劳动，摆脱信息孤岛，提高学校的整体管理水平。（1）与微信公众号、短信系统互联，通过与财务系统、收费系统、工资系统等系统对接，自动实现费用报销通知、资金到账通知、借款催还通知、借用单据未核销通知、学生欠款通知、学杂费批量代扣发放通知等多项服务。（2）与教学部门所采用的教学管理系统进行数据交换，实时传送学生的班级变动、课程选择、考试时间安排、竞赛公告、学号变更等信息至学校的财务管理系统中。（3）与后勤管理部门所用的宿舍管理系统进行财务数据交换，实现宿舍管理系统可以从财务管理系统中调取学生住宿费缴交的数据。（4）把财务管理系统与学生助学贷款管理系统、电子迎新系统、数字离校系统进行互联，实现学生的各种缴款和各种补助信息，例如学生贷款、学费、教材、体检费用等财务数据，实时向各系统推送，使得财务处、各二级学院的学工部、门诊部等多个部门都能对学生的相关数据信息得到全面和明晰的掌握。2．财务系统与校外机构各管理系统互联的再造在我国财政体制改革不断深入的同时，民办高校也面临着越来越大的财政审计压力，如果在财务管理方面出现问题，很可能会给学校的声誉带来很大的损害，这对民办高校的财务管理提出了新的要求。通过实现财务管理系统与税务部门的云票据管理系统互联，实现对增值税发票真实性的智能认证；通过打通支付系统和银行系统的链接，提高了出纳员的支付效率；通过与财政部、教育部系统的连接，可以实现对相关专项资金和科研经费使用单位的远程监控，有效地防止专项资金、科研经费的滥用。五、会计信息化建设的实施保障（一）组建领导小组统筹规划会计信息化是一个长期的系统工程，需要多个部