珍贵入职培训制度

办公室制度培训广州三君调养中心培训内容中心现有制度如何严格遵守制度

培训形式讲解集体讨论（培训时间为4小时）

办公室的基本常识和一些制度第一部分：办公环境的保持第二部分：办公室的一些规矩第三部分：办公相关用具的使用办公室的基本常识和一些制度第一部分：办公环境的保持一、注意安全二、随时保持干净、整洁三、个人卫生四、办公环境的保持第一部分之一：注意安全1、内部安全管理2、贵重物品的管理3、防火4、防盗1、内部安全管理区分不同级别的区域，不同级别的区域有不同的人入内。安全区域的区分区域具体地点可进入人士一级仓库、档案柜只有收款、出货员可进入，档案保管员才有权打开档案柜二级总经理室未经许可，除总经理、董事长及清洁人员外，其他人不得入内三级前台、办公室外来人员未经邀请，不可入内四级调养室、仓库前厅顾客可入内五级接待处前来人员在此处说明来意，再由工作人员带到相关地方。私人区域每个员工的私人用抽屉、柜子等是各个员工的私人空间，其他员工不得私自打开，否则视为偷窃行为。每个员工的私人用品都应在使用完毕后放在抽屉内，私人贵重物品不要放在办公室。未经许可，不得翻阅、移动、使用其他员工桌面上的东西和文件等。2、贵重物品的管理对公司的贵重仪器、设备和技术资料的安全管理贵重仪器、设备包括电脑、摄像机、照相机、录音笔及投影仪等；平时有专人保管；当有关人员因工作关系要借用时，要办理借领手续；并由借用人负责在外使用时的一切风险。有关中心机密的资料要及时放进专门的资料柜保存。3、防盗前台要随时都设有工作人员；在没有工作人员的时候，必须把门暂时关闭。前台的物品，特别是私人物品要放好。每一位员工都有义务提醒顾客随身携带并保管好自己的物品，特别是不能放在前台接待区。办公室内不准存放私人贵重物品以及现金等下班前指定人员要认真检查每道门窗是否锁好，电源（包括电灯、空调、饮水机等）是否关闭。指定人员不在时，最后一个离开办公区域的员工，有责任履行以上职责4、防火办公室内严禁吸烟，每一位员工都有义务监督顾客：不能在办公室的任何区域吸烟；如有发现则有礼貌的请他们马上熄灭烟头或到外面走廊去吸。自己使用的电脑等设备要常常注意电线不能乱七八糟的缠绕在一起。办公室内不准使用电炉、电热器等，非电气作业人员不得装拆修理电气设备。坚持定期和经常性的防火安全检查。第一部份之二：

随时保持干净、整洁不随地丢任何垃圾，不在办公区域暂时堆积垃圾每一位员工都有义务帮助保持公共办公区域的整洁看到顾客用过的水杯则及时清理使用洗手间时见到地上有水或淤泥等不干净的，则拿起拖把拖一拖等等。第一部份之二：

随时保持干净、整洁（续）每位员工有义务保持私人办公区域的清洁桌面和座位区域要常常保持干净、整洁。第一部分之三：个人形象卫生1、总纲2、着装3、仪容4、其他行为规范1、个人形象卫生总纲每一位员工都代表着中心形象员工应给人的印象：整洁、大方得体、和蔼可亲每一位员工在工作区内必须佩戴工作牌。可以穿什么？男士：西装、衬衣(长袖或短袖均可，衫衣下摆不应外露)、有领T恤、西裤、长裤、、领带、皮鞋；女士：套装、衬衣(长袖或短袖均可)、西裤、西装裙、长裙、丝袜、皮鞋不能穿什么？无袖服装、无领服装（男士）、牛仔服装、膝盖以上的短裙（女士）、运动服、短裤、拖鞋（机房除外）、运动鞋、厚底鞋等2、着装3、仪容头发必须保持干净整齐，不得染浅色头发女性职员要画淡妆，不可画浓妆、怪妆、不得戴彩色隐形眼镜和擦味道过浓的香水禁止佩戴过量及夸张的饰物女士戒指总共不得超过2个，手链每之手不得超过1条，项链总共不得超过1条；男士戒指总共不得超过1个，手链总共不得超过1条，项链总共不得超过1条。3、仪容（续）皮鞋应经常擦拭，保持干净男士正规着装时应着配色袜子；女士丝袜保持光洁，无破损，丝袜上沿不得露出来男士不能留胡子着装干净整齐，不得卷裤腿，工作牌不得装在口袋里勤剪指甲，指甲内在任何时候不得有污垢，女士只能染接近自然色的指甲油经常清洁，保持良好的个人卫生违反规定人员，不得进入工作区

4、其他行为规范站姿：挺胸收腹，不摇头晃脑，不耸肩坐姿：坐姿端正，不能躺，上身垂直，双腿自然弯曲，不倚不斜，不乱伸腿，在领导来宾面前不能跷“二郎腿”；女职员要双腿并拢行走：走路要端庄、稳重，不能懒洋洋；脚落地要轻，在中心内禁止奔跑递交物件时：把方便、安全接的一端向对方

4、其他行为规范（语言）与客户和同事讲话声音适中，语速适度，语气温和文雅说话时面部表情自然，微笑；不挤眉弄眼，夸张平时讲话要用普通话，对讲广东话顾客可用广东话别人讲话时要用心聆听，听到使用本岗位礼貌用语，“请”、“谢谢”等词要经常使用第一部分之四:保持办公环境1、保持办公硬环境的整齐、清洁2、保持办公软环境2、保持办公的软环境进入房间前要敲门办公室内不准大声喧哗、大笑、哭及制造各种噪音在工作时间严禁躺、卧、蹲手机铃声的音量要适中，尽量选择悦耳的音乐员工工作时间内不得从事与工作无关的事2、保持办公的软环境（续）

同事相处要互相理解，关心见面要主动打招呼不谈及使对方不愉快的话题不造谣重伤他人，不私下传播同事的不良消息与领导讲话不许顶撞，同事间有不同意见时要友好协调、协商，不得争吵面对失误，不推托责任，不相互责备团结为公，不搞小集体

第一部分回顾办公环境的保持一、注意安全二、随时保持干净、整洁三、个人卫生四、办公环境的保持第二部分：办公室的一些规矩一、注意保密工作二、财产管理三、文档管理四、会议管理五、上下班时要做的事情景问题一小明的女朋友问：你今天上班都干什么了？小明说：“我们开了两个会，调养部的会讨论了调养部的制度改进和未来规划等问题；市场部的会分析了市场发展的问题。”小明的女朋友说：“正好！我下周要写一篇市场分析的论文，你给我讲一下你们公司的市场发展策略好不好？”小明：“…….”请问小明应该怎样回答？顾客甲来找养生师调理身体，养生师见到顾客甲的资料后说：“你也在西瓜公司工作呀?我们有一个顾客叫哈密瓜，他是我们这里的老顾客了。”顾客甲说：“哈密瓜？他是我们部门的领导。他有什么问题吗？”养生师说：“他有鸡眼，还有痤疮……”他们之间的对话有什么问题？情景问题二第二部分之一、注意保密工作保密工作的重要性中心秘密关系到中心的利益和发展中心全体职员都有保守中心秘密的义务1、保密范围直接影响中心权益的重要决策文件及技术信息资料中心的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、客户资料、经营状况、管理制度中心人事档案、合同、协议、职员工资、尚未进入市场或尚未公开的各类信息等等举例：

顾客档案信息

分销商信息

政策变化

同事工资2、保密措施密级文件专人经手密集文件不经董事长批准，不得查阅、复制、摘抄不准在私人交往和通信中泄露中心秘密，不准在公共场所谈论中心秘密，不准通过其他方式传递中心秘密中心工作人员发泄中心秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救错失并及时报告领导

对于泄漏中心秘密的处罚：

出现下列情况之一者，给予警告，并扣发工资10-500元；*泄露中心秘密，尚未造成严重后果或经济损失*已泄露中心秘密但采取补救措施的出现下情况之一的，给予辞退并酌情赔偿经济损失直至追究法律责任；

*故意或过失泄露中心秘密，造成严重后果或重大经济损失*违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买、或违章提供中心秘密的*利用职权强制他人违反保密规定的保密工作总结不该问的不问不该说的不说不该听的不听不该看的不看角色设计和表演什么情况是不该看的，什么情况是不该听的，什么情况是不该说的，什么情况是不该问的？请设计四个情景，表演出不该看的看了，不该听的听了，不该问的问了，不该说的说了。注：可以组合表演，也可单独表演。准备时间：10分钟第二部分之二：财产管理中心财产范围：中心购置的一切物品及资源（含固定资产、办公用品及水电等）原则：节约、爱护、多次利用爱护财产的一些规定：中心房屋一切设施不得损坏天气变化和下班时，及时关好门窗防火、防潮电脑离岗时待机防毒和安全检查电源下班关机、关电源打印传真复印一体机上班开机，不耽误工作不要长时间连续使用，如果过热时可随时关机，散热后再重新开机下班时关机空调使用根据气温调温度办公室无人，最后离开的人关空调下班时关机饮水机定期清洗，下班关机家具爱护家具，轻搬轻放发现损坏，及时报告修理各类档案（含书报资料）借阅登记，归还注销借阅中有责任保护档案完好和安全办公用品节约高效原则

保存爱护办公用品，不得随意丢失

节约白纸，打印复印草稿用废纸

领用登记

水电节约水电的重要性节水洗手及时关紧龙头，水量控制喝水按需取水节电日光充足时不开灯（但是办公室暗时要及时开灯）中心内部禁止使用耗电量大的机器办公室无人时，所有电器均应关闭公司行政秘书离开办公室时负责关复印机、饮水机、空调等电脑由每个使用的员工负责关机、关电源最后离开办公室的员工全面检查所有的电脑、电源、饮水机、空调、门窗等等是否关好。第二部分之三：文档管理文书档案管理规定文件管理发文：中心的文书包括中心起草的各项文件及回应有关部门客户的文件文书种类：通知、决议、会议纪要、法律文书其他各种公务文件文书形式书面形式、传真、邮件等文书格式及行文规则发文程序内部发文对外发文各部门承办人拟稿总经理同意董事长签发办公室打印或复印、登记、在规定日期内发送完毕发文程序收文：中心收文是指接收来自外界的各种与经营活动相关的文件

收文类型文件、传真、邮件收文程序所有外来文书办公室统一接收注明日期并登记收文程序公司文书非重要部门文书绝密亲启文书一般公司文书开启并盖收发印章不开启只盖收发印章各部门文书重要、专递或者夹有重要物品的文书私人信件发往各部门直递专人档案管理档案分类文字档案公司档案音像档案财务文件经营管理文件公司成立文件人事档案法律事务文件顾客档案教育培训文件机器设备说明书库存档案书报资料照片档案影片档案录音档案录像档案归档程序资料分类归档程序案卷排列文字档案音像档案姓氏字母顺序内容轻重顾客档案音像档案一般档案编号登记一般档案顾客档案时间顺序档案借阅借阅需要登记，密级文件须总经理同意，董事长批准后方可借阅查阅档案必须在办公室进行，不得带出中心，借阅人离开岗位时，需锁好所借档案，以防档案丢失借阅人必须爱护档案借阅期限不得超过一天，下班时借阅人要归还档案并登记第二部分之四：会议管理广州三君调养中心日常办公会议包括：董事长办公会办公例会

每周二早上8：30召开中心办公例会，会议时间如有改动，则具体时间、地点由董事长办公室负责另行通知，参加人：中心全体人员会议内容：各部门一周来工作情况、成果汇报

总结在工作中发现的问题

明确人员新一周的任务和时限要求

对各部门具体工作进行协调

每月第一周的会议内容增加上月总结和本月计划每周办公例会要严格控制参加会议人员，与会议无关人员一律不得进入会场

参会人员要准时到会议地点

会议期间参会人员不开手机、不接电话、不中途退场（中心全体例会除外，紧急电话除外）会上发言要紧扣主题，不谈论与会议无关的话题

会议最后，召集人员确认会议结论，明确任务

会后由指定人员负责形成会议纪要，并下发到会议相关人员

中心会议要求第二部分之五：

每天上下班要做的事讨论题目：每天上班后和下班前有什么必须要做的事情？讨论时间：5分钟讨论完毕后，由培训师指定一名学员讲述讨论结果第二部分之五：

每天上下班要做的事上班后15分钟：填写考勤表，查看工作安排表格，安排一天的工作第二部分之五：

每天上下班要做的事下班前10分钟：检查一天工作安排完成情况，并且把需要继续完成的任务放在第二天日程表中。整理办公桌，保持私人办公环境的整洁。填写考勤表第二部分回顾办公室的一些规矩一、注意保密工作二、财产管理三、文档管理四、会议管理五、上下班时要做的事办公室的基本常识和一些制度第三部分：办公相关用具的使用一、文书模板的使用二、电脑及网络的使用三、印章的使用四、其他用品的使用第三部分之一：文书模板的使用文书信函正式发文传真会议文书等文书格式（文书）最普通文书三君文书文书格式（信函）三君空白信纸三君信函证明、介绍信、推荐信等文书格式（正式发文）通知、内部文件、文件等文书格式（传真）三君一般传真三君正式传真文书格式（会议）会议纪要关于文书格式的掌握要求每一位员工都能够掌握各种文书格式；并且在需要使用时能够应用自如。第三部分之二：

电脑及网络的使用电脑硬件的管理电脑文件的管理电脑使用的一些规定网络使用的一些规定每位员工要对自己专用的电脑或正在使用的电脑负责工作时间内，电脑在长时间不使用时需要设定为待机状态（超过30分钟时）下班前要关机、关显示器及关闭电源。电脑硬件的管理电脑文件的管理主文件夹分类文件夹特别备份文件夹文件主文件夹：在使用的固定电脑电脑的D盘建立以本人姓名汉语拼音为名的文件夹，称为主文件夹，所有的资料文档都应存放在主文件夹中（如果没有D盘则在C盘建立，可在桌面加放快捷方式）（所有本人使用及建立的文件都放在这个主文件夹内。）电脑文件的管理分类文件夹：在主文件夹中建立若干文件夹，不同类别文件放在不同的文件夹中。特别备份文件夹：除了不同类别的文件夹之外，还要在主文件夹中建立一个特别备份文件夹，以本人姓名汉语拼音和日期为名。每周所有新建立或修改过的文件在分类保存时都应同时存储在该文件夹中，以方便周一对更新的文件进行备份。文件名格式所有的文件名都由四部分组成：主题内容建立文件年月日本人姓名汉语拼音第一个字母版本号，例如：电子文档管理040428wyqV2.0“电子文档管理”是主题内容，“040428”表示04年4月28日，wyq是姓名缩写，V2.0是版本号。如果已知修改文档的机会不多，版本号则可以省略。例如：电子文档管理040428wyq

分类文件夹特别备份文件夹范例1电脑文件管理范例2主文件夹子文件夹所包括的文件JXH会议程序“040321五月会议安排”，“031201初级培训程序”联络资料“040428各地代理联络方式”。。。。。。。。。。。。040428JXH“040428各地代理联络方式”网络管理员对文档的管理管理员将于每周一上午将各人主文件夹中的备份文件夹（备份文件夹中应包括一周内的所有新建文件及所有本周修改过的文件）复制至公司专用的备份硬盘。请在管理员通知开始备份后将备份文件夹共享打开。在公司的备份硬盘上每位员工有以自己姓名拼音首个字母为名的文件夹。在必要时可以要求管理员共享该文件夹以便查询资料。

电脑使用的一些规定严禁任何部门和个人在公司电脑上安装游戏，电影等有传播病毒危险及耗费大量资源的文件没有领导或专人允许，不得开启专人专用的电脑并查看不属于自己工作范围内的公司资料专人使用的电脑，使用者应保证杀毒软件和防火墙的及时更新升级，以保证公司资料的安全工作时间不得上网办私事，包括上和工作无关的网站、聊天及察看私人电子邮件等除了网络管理员之外，不得在公司的机器上下载及安装软件中心在每天中午12：00－13：30；及下午3：40分－4：00为休息时间，在这段时间，如果不影响工作，可以上网查私人电子邮件，中午休息时间可以听音乐网络使用的一些规定第三部分之三：印章的使用中心内部有文件需要盖章者，需要向有关管理人员提出书面申请，批准后才可盖章除印章管理人员外，其他人员无权自行使用印章，否则视为严重违规行为