基金公司外派人员管理规定

外派人员管理规定第一章总则第一条制度依据为进一步规范基金投资行为,提高******投资管理有限公司(以下简称“公司”)外派人员管理水平，优化外派人员管理流程，切实维护公司、委托人及出资人的投资权益,根据《中华人民共和国公司法》(以下简称“《公司法》)、行业监管规定以及《中国******保险******有限责任公司向非控股另类股权投资项目派出董事、监事、高级管理人员暂行办法》等相关制度,制定本规定。第二条名词释义本规定所称外派人员,是指公司在开展投资业务时,按照投资合同、公司章程等文件的约定，向被投资方委派并经被投资方依据相关法律法规以及文件履行相关推荐、委派,选举等手续就任董事、监事、高级管理人员、专业委员会委员或观察员或其他职务的人员。若在开展投资业务时所签署的相关条款对外派人员有特别约定的，从其约定。第三条履职准则外派人员根据相关法律法规、被派驻方制度与本规定,行使各项外派人员职责与权利，遵守各项外派人员义务、代表公司,委托人及******内出资方立场,执行公司、委托人及******内出资方意志,应做到尽忠职守、勤勉尽责,竭力维护公司、委托人及******内出资方的投资权益.公司员工未履行内部审批流程的,不得在所投资项目或组织擅自任职、履职。第二章责任部门及分工第四条投资业务部门职责：(一)根据项目具体情况,提出明确的外派人员职责与任职要求，提供支持性材料并推荐人选。(二)负责牵头组织公司相关部门从经营、财务、法务等角度协助支持外派人员履行职责;(三)负责收集管理与外派人员及被派驻方相关的重要文件资料；(四)负责协调外派人员与被派驻方的工作联系；(五)要求的其他职责。第五条综合管理部门职责(一)负责外派人员归口管理,推动外派人员任免、续任、离任、变更等手续;(二)负责对外派人员的履职情况进行业务考核;(三)协助投资业务部门组织执行外派人员选派流程完成外派人员的聘任、续任、免职等工作;(四)负责将外派人员的业务考核情况纳入年度考核体系；(五)公司要求的其他职责。第六条风险合规部门职责(一)根据法律法规、监管政策、被派驻方章程以及其他规范性文件要求,对公司拟外派人员进行合规性审查；(二)公司要求的其他职责。第三章外派人员任职资格第七条任职条件公司外派人员应满足以下要求:(一)符合法律法规、行业监管政策、被派驻方股票上市地监管规则、被派驻方章程以及其他规范性文件的任职资格要求,自觉遵守以上法规、政策、规则及制度;(二)具有被派驻方所在行业的从业经验,具备贯彻执行公司投资策略与工作部署的能力;具有相应的经济管理、金融、法律、技术、财务等专业能力;(三)具有诚实信用的道德品行和良好的合规经管意识，对自身行为负责,恪尽患实与勤勉的义务;（四）外派董事、监事原则上应为公司高级经理及以上职级、高级管理人员、专业委员会委员/观察员以及其他需要外派的人员原则上应为公司经理及以上职级,如业务确有需要的，可适当放宽条件；(五)在公司任职期内无严重违规行为记录;(六)公司认为外派人员必须具备的其他条件。第八条不得推荐的情形有下列情形之一的人员,不得推荐为外派人员:(一)在过去三年受到银保监会、******和************或者公司处罚的人员:(二)被监管机构确定为市场禁入者,并且禁入处分尚未解除的人员;(三)根据法律法规要求,妨碍其独立履行职责的人员,如存在犯罪记录、曾受证监会等其他监管机构处罚、曾被公检法机关主案侦察等;(四)监管机构、******和************或公司认为不宜担任外派人员的其他人员。第四章外派人员管理程序第九条投资业务部门负责公司外派人员的归口管理，综合管理部提供人事管理支持。第十条任免程序外派人员聘任及免职管理,按照公司人事制度完成审批.程序如下:(一)在完成投资最终决策后,投资业务部门及时提出外派人员需求并提供支持性材料,包括但不限于最终投资决策文件、公司章程、投资协议等。(二)投资业务部门编写外派人员推荐方案,经风险合规部门、人力资源部门等相关部门会签,提交公司审定。(三)综合管理部门根据审定结果执行外派人员任免手续。(四)外派人员属于******和************干部管理权限的,应由人力资源部门完成******相关部门备案手续。(五)外派人员审议确定后，人力资源部门根据公司相关制度以及项目实际情况办理外派人员聘任手续,组织外派人员签署《外派人员承诺书》(附件1),并拟定《外派人员任职推荐函》(附件2)发往被派驻方。(六)投资业务部门负责督促和协助被派驻方根据法律法规、投资合同、被派驻方章程等相关文件规定完成聘任手续，以及相关工商备案手续。第十一条外派人员续任、免职程序,按照公司管理权限,参照聘任程序进行。第十二条变更程序已聘任外派人员发生下列情形之一的,公司应及时变更外派人员,并通知被派驻方,提请其按法定程序予以变更:(一)外派人员本人提出辞呈的；(二)因职务变动不再适合担任外派职务的;(三)经公司年度专核或外派工作考核后认为其不能胜任外派职务的;(四)因健康等原因不能履行工作职责的;(五）外派人员任期届满的;(六)达到法定退休年龄的;(七)公司认为外派人员无法胜任相应职务,或不满足本则第七条所述任职条件的其他情形.变更外派人员时,综合管理部门应及时拟定《外派人员权利终止告知面》(附件3)发往被派驻方.在《外派人员权利终止告知面》明确的时间节点之前、原外派人员应继续履行职责,且离任后应按照公司规定继续保守因任职所获悉的公司及被派驻方的商业秘密。第十三条离任程序外派人员高任、继任的交接工作由投资业务部门、综合管理部门共同管理,共同负责组织和监督交接过程。在继任外派人员就职前,离任外派人员应继续履行工作职责,并向被派驻方发送《辞任书》(附件4)。第十四条表决程序(一)董事、监事及高级管理人员被派驻方召开股东(大)会、董事会、监事会或其他重大会议,在接到会议通知和议案后,外派人员及时将文件发送至投资业务部门,并对议案进行初步审核,提出意见,填报《会前报告单》(附件5),投资业务部门按照公司授权表决管理审批。如审议过程中存在困难或问题,由投资业务部门牵头协调沟通解决。外派人员根据公司最终审议决定对相关议案进行表决。(二)专业委员会成员当外派人员在专业委员会中拥有一票否决权或表决结果将对公司利益产生重大影响(影响公司当期投资收益及预期、影响产品关键要素)的,应参照本条第(一)款规定,提交公司审议、除上述情况外,外派人员可以将需审议事项提交公司投资管理委员会审议，审议意见可以作为其表决的参考意见。表决完成后,应及时将表决事项的会议纪要及相关决议发至投资业务部门备案。(三)非会议成员（如观察员)按照投资合同等文件的规定履行相应职权,无需经过公司审议及授权,但履职所涉及内容对公司利益产生重大影响的除外。在履职后,应及时将相关文件发至投资业务部门备案。第十五条外派人员授权表决管理根据待决议事项，分级审批机制如下：待决议事项分级审批机制经营方针和投资计划:选举和更换非留职工代表担任的董事、监事:年度财务预算方案、决算方案;包含财务负责人在内的高级管理人员任免及其报酬事项:设置内部管理机构;制定基本管理制度;其他日常公司治理、经营管理事项等。总经理被投资企业增加或减少注册资本;发行债券;合并、分立、解散、清算或变更公司形式;股权结构变更;重大经营决策;利润分配方案。公司投管会其余涉及经营的重大事项公司投决会外派人员根据审定结果执行表决,表决完成后,决事项相关文件及时报送投资管理部门备案。第十六条报告程序外派人员应按照工作职责的要求，实行工作报告制度，投资业务部门予以督导和协助,工作报告分为定期报告和不定期报告。(一)定期报告外派人员在被派驻方年度财务报告出具后十五日内,向公司提交上一年度履行职务情况报告,报告中应如实反映被派驻方上一年度的经营与财务状况,出席被派驻方股东(大)会、董事会、监事会及专业委员会等情况,在被派驻方领取薪酬补贴及职务消费情况等。（二）不定期报告被派驻方出现下列情形之一时,外派人员应在不违反法律法规、监管要求和被派驻方章程等相关规定的前提下,及时向公司报告：1.被派驻方经营管理人员在经营过程中出现违反法律法规、公司章程等情况:2.被派驻方高级管理人员职务发生变动;3.被派驻方采用的会计制度和财务管理办法需重新修订：4.被派驻方利润分配和弥补亏损方案;5.被派驻方发行股票、债券或其他重大融资事项;6,被派驻方对外提供担保或资产抵押;7.被派驻方重大资产处置,资产或债务重组;8.被派驻方设立子公司或其他重大对外投资;9.要派驻力主要股东发生股权转让、合并成分立,变更公司形式、清算解散等事项；10.自身判断不符合任职资格的情形发生；11.其他有可能严重影响被派驻方经营、财务状况及公司权益的重大事项；12.公司和外派董事、监事、高级管理人员认为需要报告的其他重大事项。第五章外派人员职责、权利与义务第十七条外派人员职责(一)遵守法律法规和被派驻方章程，谨慎.认真、勤勉地行使外派人员的各项权利和履行规定的各项义务;(二)根据外派人员职责参加被派驻方相关会议,并代表公司行使相应职权、执行会议决议；(三)忠实执行公司做出的决议、决定,以公司利益最大化为行为准则、坚决维护公司利益;(四)持续了解被派驻方的经营、管理情况,并及时向公司报告所掌握的信息及本人履职情况;(五)督促被派驻方定期提供财务报告、经营报告及投资合同等文件中约定的相关书面材料;(六)应******、公司或相关外部检查机构的要求,需对被派驻方的有关问题做出解释、说明或提供材料的,应当及时作出回复,并配合相关检查、调查、巡视、审计等工作;(七)获悉被派驻方发生工商注册变更、章程修订、法人治理结构变更,股东变更或出资份额增减等重大事项、外派人员应督促被派驻方将有关书面材料及时报送公司备案；(八)公司交办的其他事项。第十八条外派人员权利(一)根据合同协议,有权获取为履行职务所需的被派驻方信息,包括但不限于已审计财务报告、经营分析报告及其他相关资料;(二)根据合同协议,有权对被派驻方的经营发展、投资策略或计划、内部控制体系建设和相关制度提出意见与建议；(三)有权就增加或减少公司对被派驻方的投资等重大事项提出决策建议;(四)有权要求公司各相关部门为其履行工作职责提供必要支持；(五)法律法规、被派驻方章程及公司赋予的其他权利。第十九条外派人员义务(一)在职责及授权范围内行使职权,不得越权;(二)外派人员对于被派驻方定期财务报告、审计报告、经营分析报告等相关材料,具有协助配合督促的义务;对于因履行职务所获得的书面材料,具有协助配合及时移交投资管理部完成归档的义务.(三)法律法规、被派驻方章程及公司要求遵守的其他义务。第六章外派人员费用、考核、工作纪律及罚则第二十条费用外派人员在任职期间，未经授权或批准，不得在被派驻方领取工资、奖金、津贴、补贴和其他经济收入.经公司审议批准、符合投资合同等文件约定、符合被派驻方章程规定的外派人员经济收入,应统一上缴公司,或按相关文件约定执行但符合投资合同等文件约定、符合公司外派人员公事活动纪律、与派驻项目相关的合法合规的差旅、交通、住宿培训、招待等必要的履职费用,不受本条规定限制,相关费用标准参照费用承担方的标准执行。第二十一条考核综合管理部门作为公司绩效考核的管理部门,应将外派人员工作情况纳入年度考核体系。考核内容主要包括:(一)按时出席相关会议情况、表决情况;(二)对本规定中规定的权利行使情况,义务、职责的履行情况及对纪律的遵守情况;(三)外派人员报告制度执行情况;(四)对被派驻方提出管理建议及识别风险情况;(五)被派驻方按时报送会议资料情况;(六)按照相关监管部门要求,参加董事、监事、高管人员培训及考核的情况；(七)其他属于外派人员工作范围的职责履行情况第二十二条工作纪律(一)未经合法授权,不得以任何名义代表公司对外表态、承诺、签署协议等；(二)不得利用职权谋取私利,不得收受贿赂或获取其他非法收入,不得侵占公司财产;(三)不得利用内幕信息或职权便利为自己或他人谋取利益；(四)不得自营或者为他人经营与被派驻方相同的业务,不得从事损害公司利益的活动;(五)未经公司的允许,不得接受被派驻方的馈赠、报酬或福利待遇:(六)不得参加由被派驻方安排、组织或支付费用的与经营行为无关的活动;(七)不得串通被派驻方弄虚作假、隐瞒重大经营、财务问题：(八)任期尚未结束的外派人员不得擅自离职;对因擅自离职使公司利益造成的损失,应当承担赔偿责任。(九)外派人员应遵守的其他工作纪律第二十三条违纪处罚外派人员违反工作纪律及本规定的、公司视情况可以采取以下处罚措施:(一)批评、黄今改正；(二)诫勉谈话、警告；(三)认定不适当人选,通过合法程序予以免职、劝辞；(四)对于因失职,渎职造成公司投资利益遭受损失的，应追究其责任，并给予必要的处分；(五)对有关责任人员涉嫌犯罪的,依法移送司法机关，追究刑事责任。第七章附则第二十四条针对公司为******外资金方提供技术支持或顾问服务的另类投资业务,如需向被投资方委派人员的,参照本细则执行。第二十五条本细则未尽事宜,根据国家相关法律法规监管规定、******和************及公司相关制度执行;如有不一致,从其规定第二十六条本细则由******投资管理有限公司解释与修订,自印发之日起施行。附件:1.《外派人员承诺书》2.《外派人员任职推荐函》3.《外派人员权利终止告知函》4.《外派人员辞任书》附件1：外派人员承诺书******投资管理有限公司:本人受公司委派出任公司董事/监事/其他职务,履行相关法律法规和公司制度规定的外派人员工作职责,任职期为年。本人郑重承诺:1、在接受公司委派前及任职期内,均符合国家法律法规、监管规定、公司制度所要求的董事/监事/其他职务任职条件。2.遵守国家法律、行政法规和公司章程,切实履行忠实义务和勤勉义务。3．按照《******投资管理有限公司外派人员管理规定》的要求,落实公司依法享有的投资资产收益、参与被派驻方重大决策,忠实执行公司决议,维护公司合法权益。承诺人：时间：附件2外派人员任职推荐函