共享与一线四季度视频会议材料

财务共享四季度视频会议财务共享中心物业业务组2015年1月16日

物业费用审核业务分析1物业费用核算业务分析2问题沟通3会议议程目录单据情况总结分析报销单标准化四季度风险点提示2015年新规范及要求物业费用审核付款单分布趋势报销单分布对比异常单据分析时效分析单据情况总结分析1过渡页1页1.1

付款单分布趋势2页四季度共享付款为2,808.3万元，占全年付款的42.6%；四季度付款单共38,765笔，占全年付款单笔数的42.5%。12图1.114年4季度付款单分布趋势1.2付款单分布趋势3页月均单据量占全年的全年的8%较为合理，三季度末整体控制较好，四季度末控制较好的公司仅占10%

（东莞、沈阳）。大量单据集中在年末报销，最突出的公司为南昌、发展、青岛、大连、武汉公司，希望各对接人能及时传递财务要求，加大对一线员工的指导。图1.212月付款单笔数占全年比率规范的费用报销，即反应了财务管理水平，也避免了年底纸质单据大量堆积的压力。1.3报销单分布对比4页四季度总单据量为32,151笔，较三季度↑33%，主要集中在11-25号。四季度单据峰值逐月前移，有助于当月单据及时付款。不足：为督促单据及时报销，共享多次知会一线及时填单，但截止年度付款日后在途审批单据仍有982笔，占12月总单据量的7.8%，数据显示还有3000多笔跨年报销的单据未通过一线审批。图1.314年第二、三、四季度单据分布趋势1.4

异常单据分析5页总体而言：在四季度在单据量上涨32.8%的情况下，异常单据比率从2.2%下降到1.8%，如上图，12家物业公司单据质量呈良性趋势。提升分析：重点在退扫率（由1.03%下降到0.88%）、打回退票率均持续降低。具体公司：大连、长春、沈阳的异常率控制较好，单据质量较高；天津、青岛、深圳四季度单据异常上升明显。图1.414年第三、四季度异常单据对比四季度异常单据比率2.2%三季度异常率1.8%四季度异常率1.5

时效分析-K2审批时效6页一线公司K2审批时效从三季度的13.2提升到四季度的11.3，审批效率提高14.3%，部分公司为优化审批流程、提升审批时效做出的举措效果明显！深圳、大连、青岛、北京审批时效较快；东莞、发展、上海审批时效长期超出平均值，其审批流程设置和管理水平方面均有待提升。图1.514年第三四季度平均时效13.2三季度平均时效11.3四季度平均时效摘要问题发票问题附件问题报销单标准化2过渡页7页2.1

事由问题现状：各物业公司报销人事由填写随意且不能充分表达报销事项，导致凭证摘要不能充分表达凭证内容。(如下图)8页2.1

事由问题9

页费用类型事由模板字数要求举例差旅费/交流费时间+地点+事由不超过15字1月5日-7日外出深圳交流/办公/培训/参加会议员工活动费部门+时间+事由不超过15字汉阳国际11月员工活动员工关怀费奠仪/（结婚/独生子女）贺仪不超过15字结婚贺仪探望/慰问+姓名不超过15字慰问张三冬季防寒关怀/夏季防暑关怀不超过15字四季花城冬季员工关怀员工生日关怀不超过15字员工生日关怀员工工作餐费部门+事由+加班误餐费不超过15字魅力A级夜查加班误餐费会议费部门+时间+事由不超过15字蓝山2014年总结例会业务招待费对外沟通费/业务招待费不超过15字对外沟通费/业务招待费补贴及津贴月份+探亲费不超过15字2月探亲费异地派遣费用月份+房租/行李托运/安家费用不超过15字2月行李托运费公务用车费用公务用车费用不超过15字2月公务车加油费/维修费/保养费车辆费用/市内办公交通费部门/个人+月份+市内办公交通费/车辆费用不超过15字财务管理部2月市内办公交通费通讯费部门/个人+月份+通讯费不超过15字客服助理2月通讯费汇总/2月通讯费其他职工福利部门+时间+事由不超过15字万科城10月外包服务奖励改进：统一事由模板，规定字数。注：详细内容可以写入K2，供领导审批时查阅。图2.1报销单事由模板2.2.1发票问题-发票抬头10页我们提倡厦门物业现状：各公司因发票抬头的准确性影响正常报销（特别是广深区域）第四季度因发票抬头有误导致的退单为117笔，占异常单据总量的25%。推荐：发放带标准发票抬头的公务卡片，有效解决发票抬头问题。图2.2.1厦门公司图2.2.2财务共享中心2.2.2发票问题-发票真伪11页沈阳物业、北京物业希望：一线初审岗对发票的真实性进行确认（如图）。发票查询截图、初审岗针对发票真实性签字……….机打≥2000元、手写≥500元、定额>100元的发票扫描岗必须签字。图

沈阳物业发票查询图

北京物业发票查询我们表彰2.3附件问题12页北京物业—交通费明细表武汉物业—差旅费明细表我们提倡油票报销要提供详细的里程数明细表并附上网站截图。差旅费报销提供差旅费明细表，并按出差行程编制表格，列示发票号。尤其是多次出差、汇总报销的发展公司重复报销费用报销口径不规范突破集团制度风险点提示3过渡页13页4.1重复报销—青岛物业14页原因：①财务共享中心在与报销人就收款信息有误进行沟通时理解不一致；②扫描岗在未查询原单据是否作废的情况下再次扫描。案例：共享审核单据时，发现单据收款信息有误，知会报销人更新收款人银行信息，报销人理解偏差，在单据未废弃的情况下重新填单（同一份发票用于两笔单据）。图3.1同一附件不同报销封面4.2费用报销口径不规范同样规模的公司存在巨大差异图3.314年物业公司付款单占比分析共享平台报销的14项费用中，同等规模公司业务单据量存在较大差异，部分公司仍存在已上线费用类型在知本家报销的现象。报销口径15页4.2费用报销口径不规范16页费用类型合计金额补贴及津贴129

234,426.13差旅费4

47,471.00车辆费用42

267,363.92会议费1

1,600.00其他职工福利188

16,933.63通讯费173

356,253.79业务招待费1

80,560.05员工餐费133

312,578.00员工餐费补贴88

175,617.00员工关怀132

55,779.84员工关怀费用53

80,430.22员工活动费64

432,455.51员工食堂经营补贴47

281,213.00合计1055

2,342,682.09通过数据进一步表明：四季度苏南应在共享报销单据为1567笔，而实际仅在共享报销712笔，仍有高达59.7%（1055笔）停留在一线报销（如下表）。2一线财务管理部需加强费用报销规范，共享会持续统计并通报。。图3.4知本家招待费付款单图3.5知本家报销已上线费用统计已上线费用类型请统一走共享报销(各公司级统筹需分摊、合同类进行一事一议外)。1报销要求4.3突破集团制度17页现状：一线公司突破集团制度的规定共8项，涉及7个公司，多数事项在2014年发现时，已进行过邮件备案，部分事项经过一线公司财务经理审批，但均未经过事业部审批，影响：1、存在一定内审风险；2、对标准统一形成较大阻力。建议措施：方案1、严格按集团标准执行；方案2、结合一线现行管控需求，报事业部特例备案审批。公司费用类型事项集团制度规定前期处理方法建议措施苏南市内办公交通费由于苏南物业将苏州、无锡、昆山等地之间的交通费计入市内办公交通费，而非差旅费，故部分有车补人员仍可报销市内交通费（仅限苏州、无锡、昆山等地之间的路桥费，不可报销汽油费）享受职员车辆费用报销的公司职员不得在额度外报销出租车费，也不得申请公务用车将此事项写入审核岗操作指引，按照特例备案处理。突破了集团制度，建议报事业部审批，通讯费作为员工福利，若提供消费清单，定额减半可适当放开。杭州市内办公交通费/差旅费借用员工车辆外出办公，报销市内办公交通费，以及自驾车出差，油耗补贴按照1元/公里计算差旅费中，对于自驾车出差的汽油费，按照0.7元/公里进行报销；对于市内交通费中自驾车产生费用如何计算未作规定备案：一线有关于该事项的制度，以一线制度进行备案。长沙市内办公交通费副经理级以下（自驾车）报销市内办公交通费按0.9元/公里计算备案：上线时按1.1元/公里计算，后经沟通，按长沙车补的城市系数改为0.9元/公里计算。涉及人员共8人，将人员名单备案，做特例处理。广州市内办公交通费使用油票报销市内交通费（自驾车），交通费明细表中不注明里程，仅注明金额，共享无法核定准确性。审批流程完整，金额由一线把控，故做通过处理，没有强行要求其必须提供里程。个人通讯费客服人员每月使用定额发票可报销150元/200元职员通讯费报销需提供电信部门托收发票，如使用定额发票，通讯费额度不分职级降至100元/月标准备案：一线提供此类人员名单，邮件备案。发展个人通讯费部分人员使用定额发票每月可报销150元（100元通讯费，50元网络费）与一线口头沟通，且发展上线初期此类费用审批环节中终审为事业部绪斌总，故做特例处理，暂无备案。（目前K2审批流程已修改，无绪斌总审批环节）上海个人通讯费跟片区民警保持沟通，以出纳岗名义每月用定额发票报销200元，每半年报销一次（实质为招待费）。备案：财务负责人审批邮件备案。北京探亲费探亲费分为两种情况：异地派遣与异地调动。派遣人员福利依照集团制度，调动人员未依照集团制度（每月可报销两次往返交通费，全年48人次单程）异地调遣职员每年享受16人次（已婚）或12人次（未婚）备案：一线有关于该事项的制度，以一线制度进行备案。费用规范化一线考评特例备案2015年新规范及要求4过渡页18页4.1费用规范化19页现状：2014年下半年共有203笔单据审核不通过，其中费用类型有误121笔，占比60%，要求：对存在交叉的费用细项进行统一如下：待统一费用细项统一标准主旨工作日误餐费员工工作餐费因工作原因导致的未能正常就餐的费用都计入该项节假日加班费特殊岗位夜宵生日礼物员工关怀费用只涉及到少数人，体现公司对个人的关怀，非固定性。入院探望体检乙肝疫苗小型座谈会探亲费补贴及津贴周期性特殊岗位津贴外派人员住宿补贴异地调遣费用非周期性行李托运一次性安家费车补车辆费用受额度控制的交通费尽量放入车辆费用，方便管理。兄弟公司之间的招待业务招待费核算主体不同公司之间的招待理应计入业务招待费。公司绩效奖励员工关怀费用公司奖励不能占用普通的活动费额度，属于普通活动之外的激励注：一线对接人邮件知会公司全体并抄送到财务共享中心邮箱wysh1@.图4.1费用规范化一线考评评分项业务维度评分标准调整业务质量退回重扫率▉计算公式：退回重扫率=退回重扫单据/对应单据总量*100%

按城市公司排序后，零退扫的满分，每高于零退扫值一位减1分20核减单据率▉计算公式：核减单据率=核减单据数/对应单据总量*100%

按城市公司排序后，零核减的满分，每高于零退扫值一位减1分10不通过率▉计算公式：不通过率=不通过金额/当月单据总额*100%

按城市公司排序后，零不通过的满分，每高于零不通过值一位减1分10工种错误率▉计算公式：工种错误率=工种错误单据/对应单据总量*100%

按城市公司排序后，零工种错误的满分，每高于零工种错误一位减1分10付款异常率▉计算公式：退回退票率=退回退票单据/对应单据总量*100%

按城市公司排序后，零付款异常的满分，每高于零付款异常一位减1分10K2审批效率▉计算公式：K2审批总耗时/费用报销单笔数；根据各公司审批时效计算各公司平均时效，并按各公司审批时效进行排序，低于或等于平均位值的公司满分，每高于中间值一位减1分10管理质量个人借支管理▲逾期未还笔数，一笔扣1分5加急单据▲加急单据笔数；未加急满分，每加急1单减1分。5特例审批▲计算公式：当月备案笔数/本月全部备案笔数*%

按城市公司排序后，零备案的满分，没高于零备案一位减1分。10管理规范▲共享与一线达成共识的需改进事项；每项未改进扣2分。10小计

100额外加减项加分项▲配合共享完成的课题；例如协助共享做功能测试，参与共享专家委员会讨论、人员交流，推动共享报销平台费用报销标准化等。每完成1个课题加1分。10扣分项▲重复付款、拆单等财务风险项；没发生一笔扣10分-10相对值▉绝对值▲4.2一线考评20页特此感谢杭州、南昌、沈阳、北京、成都、广州、武汉、深圳物业公司对一线考评新标准制定的支持与配合。重新制定背景原标准中的加急单据、后补发票、档案质量由档案组单独评分；单据质量中分值分配不能客观反应真实业务水平。新标准目标客观反映各公司共享平台使用效率、促进费用管理水平持续提升。图4.2一线考评4.3特例备案21页注意事项：抄送人：发起人一定要抄送给自己公司在共享对接人。主题：关于+XX公司+单据号+的特例审批。2014年12月1日起特例备案不再采用邮件审批的形式，统一走K2审批流程（如下表），否则不予受理。（○审核，√最终审批，△抄送）

一线审批流程共享审批流程集团总部审批流程结束抄送流程名称条件备注财务对接人财务负责人业务主管业务组长物业事业本部财务部领导（备案邮箱）特例审批不符合一线公司已报备的规定报备至共享中心发起√△△

△不符合集团制度要求审批至集团发起○○△√△目录核算组业务情况分析核算问题沟通物业费用核算业务量分析异常单据分析核算组业务情况分析季度退票率排名1过渡页22页平移1.1业务量分析23页2014年12月单据量与上月环比↑65%，人均日业务量环比↑9%。12月人均处理量为3197单/人，月饱和工作量为15,840单，月实际凭证量为15,983单，工作饱和度为100.9%。现状：年末业务单据量巨增。影响：费用成本无法按权责发生制原则进行成本归集，造成损益波动过大、预算控制的不良。建议：共享与一线共同努力确保四季度费用报销尽量平移，杜绝跨年报销现象。Ø6845凭证总量图1.1凭证总量变化趋势+10%+65%↑+17%1.2

异常单据分析24页12月手工凭证总量为567张，占总凭证量的3.5%，与11月份修改总量环比↑56.6%。业务原因：“其他”主要表现为东莞物业要求修改凭证敏感摘要。“会计科目调整”主要因为南京、南昌涉及分摊时需调整科目。南京物业凭证修改量依旧居高不下，其原因是项目承接咨询部、工程技术部（前期介入组、设备组）、案场、商业拓展的填单不规范问题。建议：一线在加强审批环节对主营业务类型的重点关注，加强培训宣导。图1.2.1异常单据分析图1.2.2手工凭证原因分析1.3季度付款退票率排名25页付款退票情况：季度退票120笔，共涉及17个公司，退票率0.3%，成都、发展、佛山、大连物业退票率较高。退票详细情况如下：账号有误87笔，收款人名称有误9笔，收款行有误9笔，已销户3笔，其他12笔。长春、苏南物业第四季度零退票，值得学习，还望继续保持！图1.3四季度付款异常反馈表核算问题沟通2过渡页26页报销单填写问题各公司注意问题2.1报销单填写问题27页借方摘要：报销：“报销人”+“事由”+“核定金额”+“单据号”贷方摘要：支付：“收款人”+“事由”+“核定金额”+“单据号”经共享平台填单转换为机制凭证时，系统取摘要字段组成如下：费用报销单差旅费